Λογισμικό βαρδιών για ομάδες κατ’ οίκον φροντίδας

Η κατ' οίκον φροντίδα τρέχει πάνω σε ένα πρόγραμμα που έχει ήδη πάψει να ισχύει μέχρι το μεσημέρι. Μια φροντίστρια δηλώνει ασθένεια, ένας εξυπηρετούμενος μετακινεί την επίσκεψή του, η κίνηση καταπίνει ένα παράθυρο ώρας και ένα πρόγραμμα που στήθηκε προσεκτικά σε δύο μέρες πρέπει να ξαναχτιστεί σε είκοσι λεπτά. Το λογισμικό βαρδιών για κατ' οίκον φροντίδα δικαιώνει τη θέση του επειδή κάνει αυτό το ξαναχτίσιμο γρήγορο και κρατά όλους μπροστά στην ίδια έκδοση, γιατί σε αυτόν τον κλάδο το πρόγραμμα δεν είναι διοικητικό αρχείο, είναι η ίδια η υπηρεσία.

Η δεύτερη πίεση είναι το περιθώριο. Οι ώρες είναι το προϊόν, ο χρόνος μετακίνησης είναι απλήρωτος ή μερικώς πληρωμένος ανάλογα με τη σύμβαση και η αποχώρηση προσωπικού κοστίζει ακριβά. Ένας φορέας που δεν μπορεί να βάλει τις προγραμματισμένες ώρες δίπλα στις πραγματικές μαντεύει και το κόστος και την ακρίβεια των ωρών, και γι' αυτό ένα λογισμικό βαρδιών για την κατ' οίκον φροντίδα κρίνεται από τις αναφορές του όσο και από το ημερολόγιό του.

Τι πρέπει να κάνει σωστά ένα λογισμικό βαρδιών για κατ' οίκον φροντίδα

Τέσσερα πράγματα, όλα τα άλλα είναι προαιρετικά. Να στήνει γρήγορα μια εβδομάδα επισκέψεων, ακόμη και όταν η μέρα μιας φροντίστριας περιέχει πολλές σύντομες επισκέψεις. Να φτάνει στην ομάδα στο κινητό τη στιγμή που κάτι αλλάζει. Να καταγράφει ώρες με αρκετή ακρίβεια για να βγαίνει η μισθοδοσία από αυτές. Και να παραμένει εύχρηστο για μια συντονίστρια που ταυτόχρονα απαντά στο τηλέφωνο.

Το Shifton είναι φτιαγμένο ακριβώς σε αυτό το σχήμα: ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία προγράμματα, βάρδιες που κόβονται σε δραστηριότητες, ανοιχτές βάρδιες, ανταλλαγές, δήλωση διαθεσιμότητας και αιτήσεις άδειας, καταγραφή ώρας από το κινητό και αναφορές που ξεχωρίζουν τις δεδουλευμένες ώρες από τις υπερωρίες. Είναι εργαλείο διαχείρισης προσωπικού και όχι κλινικό σύστημα, οπότε κρατά το πρόγραμμα και τις ώρες, όχι τον φάκελο φροντίδας.

Κάποιοι φορείς ψάχνουν λογισμικό βαρδιών για φροντιστές, άλλοι σύστημα διαχείρισης προσωπικού κατ' οίκον φροντίδας και άλλοι εργαλείο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού για υπηρεσίες υγείας στο σπίτι. Το λεξιλόγιο αλλάζει από αγορά σε αγορά, η λίστα των δουλειών όχι.

Προγραμματισμός σε επίπεδο επίσκεψης και όχι μπλοκ βάρδιας

Τα περισσότερα γενικά εργαλεία υποθέτουν ότι ένα άτομο δουλεύει μια συνεχή βάρδια. Η κατ' οίκον φροντίδα δεν μοιάζει έτσι. Ένα πρωινό μπορεί να περιέχει τέσσερις ξεχωριστές επισκέψεις σε τέσσερις διευθύνσεις με μετακινήσεις ενδιάμεσα, και η αντιμετώπισή τους ως ένα οκτάωρο μπλοκ κρύβει ακριβώς ό,τι έχει σημασία. Το λογισμικό βαρδιών για υπηρεσίες υγείας στο σπίτι πέφτει στον ίδιο τοίχο με άλλα λόγια: η μονάδα προγραμματισμού είναι η επίσκεψη και όχι η μέρα. Μια εφαρμογή που ζωγραφίζει μόνο μία μπάρα ανά άτομο και ανά μέρα δεν περιγράφει αυτή τη δουλειά.

Οι δραστηριότητες το λύνουν. Κάθε επίσκεψη κάθεται μέσα στη βάρδια με τη δική της ώρα έναρξης και διάρκεια, οπότε η συντονίστρια βλέπει το πραγματικό σχήμα της μέρας και αν αυτή βγαίνει από άποψη χρόνου και μετακινήσεων. Η δουλειά μπορεί να δημιουργηθεί μαζικά και να μοιραστεί με μία ενέργεια στις διαθέσιμες φροντίστριες, αντί για βάρδια προς βάρδια, και εκεί βρίσκεται η διαφορά ανάμεσα σε έναν προγραμματισμό επισκέψεων που τρώει ένα απόγευμα και σε έναν που κρατά μισή ώρα. Τα φίλτρα ανά περιοχή, θέση και έργο επιτρέπουν να χτίζεται μια διαδρομή τη φορά χωρίς να χάνεται η συνολική εικόνα.

Συνέχεια στη φροντίδα και ποιος μπορεί να πάει πού

Οι εξυπηρετούμενοι νιώθουν καλύτερα με γνώριμα πρόσωπα, ενώ οι φροντίστριες έχουν διαφορετικές δεξιότητες, γλώσσες και δυνατότητες μετακίνησης. Κάθε λογισμικό βαρδιών πρέπει να το σέβεται αυτό αντί να αντιμετωπίζει το προσωπικό ως εναλλάξιμα κουτάκια.

Στο Shifton, οι θέσεις και οι σημάνσεις περιγράφουν τι κάνει ο καθένας, η διαθεσιμότητα περιγράφει πότε μπορεί να δουλέψει και οι τοποθεσίες περιγράφουν πού. Στήστε μια διαδρομή μία φορά και αποθηκεύστε τη ως πρότυπο, μετά ξαναχρησιμοποιήστε τη εβδομάδα με εβδομάδα, ώστε οι σταθεροί εξυπηρετούμενοι να παίρνουν εξ ορισμού την ίδια φροντίστρια και να χρειάζονται προσοχή μόνο οι εξαιρέσεις. Μια αποθηκευμένη διαδρομή λειτουργεί σαν πρότυπο προγράμματος που ξέρει ήδη ποιος πηγαίνει πού και σε τι ώρα, οπότε μια σταθερή εβδομάδα κοστίζει στη συντονίστρια λεπτά και όχι ώρες. Ένα καλό εργαλείο μειώνει τις αποφάσεις, δεν τις πολλαπλασιάζει.

Κάλυψη απουσίας της τελευταίας στιγμής χωρίς αλυσίδα τηλεφωνημάτων

Κάθε φορέας έχει το ίδιο αδύναμο σημείο: το τηλεφώνημα στις 06.40 που λέει ότι κάποιος δεν μπορεί να πάει. Η παραδοσιακή απάντηση είναι ένας κύκλος κλήσεων με τη σειρά των ονομάτων που θυμήθηκε τυχαία η συντονίστρια.

Οι ανοιχτές βάρδιες το αντικαθιστούν. Δημοσιεύετε την ακάλυπτη δουλειά, όλες οι φροντίστριες που πληρούν τα κριτήρια τη βλέπουν ταυτόχρονα στην εφαρμογή, τη διεκδικούν και η συντονίστρια επιβεβαιώνει. Μια εφαρμογή που απλώς δείχνει το πρόγραμμα είναι μισό εργαλείο, το χρήσιμο μισό είναι εκείνο που αφήνει το προσωπικό να απαντήσει στο πρόγραμμα. Οι ανταλλαγές μεταξύ εργαζομένων ακολουθούν τον ίδιο δρόμο και ζητούν έγκριση πριν οριστικοποιηθεί οτιδήποτε. Την αλλαγή τη μεταφέρουν ειδοποιήσεις push και SMS, ώστε κανείς να μη ξεκινήσει για επίσκεψη που ανατέθηκε σε άλλον μία ώρα πριν. Αυτός είναι συνήθως ο πρώτος μηχανισμός που προσέχουν οι φορείς μετά το χαρτί και τα υπολογιστικά φύλλα και μεγάλο μέρος του λόγου για τον οποίο ένα λογισμικό προγραμμάτων για κατ' οίκον φροντίδα αποπληρώνεται γρήγορα.

Μετακινήσεις, παρουσίες και η βεβαιότητα ότι η επίσκεψη έγινε

Η μετακίνηση ανάμεσα σε εξυπηρετούμενους είναι το σημείο όπου σπάνε τα προγράμματα φροντίδας. Το Shifton κρατά τις επισκέψεις σε πραγματικό άξονα χρόνου, οπότε τα κενά ανάμεσά τους φαίνονται πριν τη δημοσίευση, δηλαδή όσο μια κακοστημένη μέρα μπορεί ακόμη να διορθωθεί. Οι φροντίστριες δηλώνουν είσοδο και έξοδο από την εφαρμογή και αυτές οι χρονοσημάνσεις γίνονται το αρχείο, στη θέση ενός χειρόγραφου φύλλου που μαζεύεται μια φορά την εβδομάδα.

Όταν χρειάζεται περισσότερη βεβαιότητα, η επί πληρωμή ενότητα γεωεντοπισμού καταγράφει τον τόπο της δήλωσης εισόδου και μπορεί να σχεδιάσει σε χάρτη τις στάσεις μιας φροντίστριας για επιλεγμένη περίοδο, με τη σειρά να εμφανίζεται ως διαδρομή. Η σελίδα λειτουργίας τοποθεσία εργασίας εξηγεί πώς ρυθμίζεται. Το Shifton καταγράφει πού δήλωσε είσοδο ο εργαζόμενος, δεν σχεδιάζει διαδρομές οδήγησης και δεν προβλέπει ώρες άφιξης. Η παρακολούθηση χρόνου εδώ σημαίνει μια χρονοσήμανση και, στην επί πληρωμή ενότητα, μια τοποθεσία, και τα δύο συνδεδεμένα με τη βάρδια στην οποία ανήκουν.

Ώρες, υπερωρίες και οι αριθμοί πίσω από το τιμολόγιο

Η αναφορά ωρών εργασίας είναι το σημείο όπου η παρακολούθηση χρόνου παύει να είναι διοικητική δουλειά και γίνεται πληροφορία διοίκησης. Για οποιαδήποτε περίοδο δίνει έναρξη και λήξη βάρδιας, διάρκεια, διαλείμματα, ώρες καθυστέρησης, πρόωρη αποχώρηση, απουσία, δεδουλευμένες ώρες, ώρες υπερωρίας και αριθμό βαρδιών ανά άτομο, με φίλτρα ανά έργο, θέση ή εύρος ημερομηνιών.

Αυτό αρκεί για να απαντηθούν τα τρία ερωτήματα που θέτουν πραγματικά οι φορείς. Παραδόθηκαν οι προγραμματισμένες ώρες. Πόσο από την εβδομάδα έπεσε σε υπερωρίες. Ποιες περιοχές ξεφεύγουν συστηματικά. Μια εφαρμογή καταγραφής που δείχνει μόνο σύνολα αφήνει και τα τρία αναπάντητα, και ένα λογισμικό βαρδιών χωρίς αυτή την αναφορά αφήνει τη συντονίστρια να υπερασπίζεται αριθμούς που δεν βλέπει. Οι εξαγωγές πάνε στη μισθοδοσία και στην πλευρά της λογιστικής υπάρχει σύνδεση με το QuickBooks. Οτιδήποτε λιγότερο αναλυτικό κάνει τη μηνιαία συμφωνία διαπραγμάτευση αντί για έλεγχο.

Από μία διαδρομή σε φορέα με πολλά παραρτήματα

Ένας μικρός πάροχος θέλει ταχύτητα και τίποτε άλλο. Ένας φορέας κατ' οίκον φροντίδας με πολλά παραρτήματα θέλει έργο ανά παράρτημα, επίπεδα πρόσβασης ώστε κάθε συντονίστρια να βλέπει μόνο τη δική της περιοχή και ενοποιημένη αναφορά για τη διοίκηση. Το Shifton καλύπτει και τα δύο χωρίς αλλαγή προϊόντος: τα έργα και τα προγράμματα χωρίζουν παραρτήματα ή ομάδες εξυπηρετούμενων, τα δικαιώματα ορίζουν ποιος επεξεργάζεται τι και οι αναφορές αθροίζονται ή αναλύονται.

Η ορολογία διαφέρει ανά αγορά. Όποιος ψάχνει λογισμικό σχεδιασμού διαδρομών επισκέψεων, όποιος συγκρίνει συστήματα προγραμμάτων για υπηρεσίες υγείας στο σπίτι και όποιος ζητά προσφορά για λύση προγραμματισμού στην κατ' οίκον φροντίδα περιγράφουν μία απαίτηση: παραρτήματα ξεχωριστά, ώρες σωστές και ένα πρόγραμμα που το εμπιστεύονται όλοι. Ο σχεδιασμός διαδρομών, ο προγραμματισμός επισκέψεων και η παρακολούθηση χρόνου στέκονται στο ίδιο θεμέλιο: βάρδιες, δραστηριότητες, διαθεσιμότητα και ώρες. Όποιος αγοράζει λογισμικό βαρδιών για φορέα κατ' οίκον φροντίδας καλά θα κάνει να δοκιμάσει αυτό το θεμέλιο και όχι την ετικέτα.

Οι φορείς που στελεχώνουν και μονάδες με σταθερή έδρα μπορούν να συγκρίνουν αυτή τη σελίδα με τη σελίδα μας για τον προγραμματισμό βαρδιών υγειονομικού προσωπικού, που αφορά την κάλυψη βαρδιών σε σταθερό χώρο και τα επιδόματα βάρδιας, όχι επισκέψεις σε διευθύνσεις.

Τι να δοκιμάσετε πριν αποφασίσετε

Περάστε οποιαδήποτε εφαρμογή προγραμματισμού για κατ' οίκον φροντίδα από μια πραγματική εβδομάδα πριν αποφασίσετε. Στήστε μια ολόκληρη διαδρομή με πολλές επισκέψεις ανά φροντίστρια και μετρήστε πόσο σας πήρε. Ανοίξτε την εφαρμογή σε παλαιότερο κινητό, γιατί αυτό κρατά μεγάλο μέρος της ομάδας. Μεταφέρετε μια επίσκεψη σε άλλο άτομο και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση και τι βλέπει η φροντίστρια. Μετά βγάλτε την αναφορά ωρών για εκείνη την εβδομάδα και δείτε αν ξεχωρίζει υπερωρίες, καθυστερήσεις και απουσίες ή αν σας δίνει μόνο ένα σύνολο. Οι κατατάξεις με τα καλύτερα λογισμικά για κατ' οίκον φροντίδα σπάνια επιβιώνουν αυτής της δοκιμής με τη σειρά που δημοσιεύτηκαν, γιατί οι διαφορές που μετρούν φαίνονται μόνο κάτω από μια πραγματική διαδρομή.

Το Shifton είναι δωρεάν έως δέκα μέλη ομάδας χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει πλήρως έναν μικρό πάροχο, και τα επί πληρωμή πακέτα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα όσο η ομάδα μεγαλώνει. Η σελίδα τιμών δείχνει πού στέκεται κάθε ενότητα. Εισάγετε τη λίστα των φροντιστών, στήστε μια διαδρομή, δημοσιεύστε τη και δείτε πόση από τη διοικητική δουλειά της εβδομάδας εξαφανίζεται.