Softver za raspored u kućnoj njezi za timove njegovatelja

Kućna njega vrti se oko plana koji do podneva već nije točan. Njegovateljica prijavi bolovanje, korisnik premjesti posjet, promet pojede jedan termin, a raspored složen kroz dva pažljiva dana treba prekrojiti u dvadeset minuta. Softver za raspored u kućnoj njezi zaslužuje svoje mjesto time što to prekrajanje ubrza i drži sve pred istom verzijom, jer u ovom sektoru raspored nije administrativni zapis, on je sama usluga.

Drugi pritisak je marža. Sati su proizvod, vrijeme putovanja prema ugovoru nije plaćeno ili je plaćeno samo dijelom, a odlazak ljudi je skup. Pružatelj koji ne može staviti planirane sate uz odrađene nagađa i trošak i točnost sati, pa se softver za raspored u kućnoj njezi ocjenjuje po izvještajima koliko i po kalendaru.

Što softver za raspored u kućnoj njezi mora dobro riješiti

Četiri stvari, sve ostalo je dodatak. Brzo sastaviti tjedan posjeta, uključujući nekoliko kratkih posjeta unutar dana jedne njegovateljice. Doseći tim na mobitelu u trenutku kad se nešto pomakne. Zapisati sate dovoljno točno da se iz njih obračuna plaća. I ostati upotrebljiv koordinatorici koja u isto vrijeme odgovara na pozive.

Shifton je izgrađen upravo u tom obliku: dnevni, tjedni i mjesečni rasporedi, smjene razdijeljene na aktivnosti, otvorene smjene, zamjene, dostupnost i zahtjevi za slobodne dane, mobilna evidencija radnog vremena i izvještaji koji odvajaju odrađene sate od prekovremenih. To je alat za upravljanje ljudima, a ne klinički sustav, pa drži raspored i sate, a ne dokumentaciju o njezi.

Neki pružatelji traže softver za raspored njegovatelja, drugi sustav za upravljanje osobljem u kućnoj njezi, a treći alat za upravljanje ljudima u kućnoj zdravstvenoj njezi. Rječnik se mijenja od tržišta do tržišta; popis zadataka ne.

Planiranje na razini posjeta umjesto blok smjena

Većina univerzalnih alata pretpostavlja da jedna osoba radi jednu neprekinutu smjenu. Kućna njega ne izgleda tako. Jedno jutro može sadržavati četiri odvojena posjeta na četiri adrese s putovanjem između njih, a tretirati to kao jedan osmosatni blok skriva upravo ono što je važno. Softver za raspored u kućnoj zdravstvenoj njezi udara u isti zid drugim riječima: jedinica planiranja je posjet, a ne dan. Aplikacija koja može nacrtati samo jednu traku po osobi i danu ne opisuje taj rad.

Aktivnosti to rješavaju. Svaki posjet sjedi unutar smjene s vlastitim početkom i trajanjem, pa koordinatorica vidi pravi oblik dana i je li on uopće izvediv. Posao se može stvoriti masovno i jednim potezom rasporediti dostupnim njegovateljicama umjesto smjenu po smjenu, a to je razlika između planiranja posjeta koje pojede popodne i onoga koje traje pola sata. Filtri po području, radnom mjestu i projektu omogućuju da se ruta gradi jedna po jedna bez gubitka šire slike.

Kontinuitet njege i kome je gdje mjesto

Korisnicima je bolje s poznatim licima, a njegovateljice imaju različite vještine, jezike i mogućnosti putovanja. Svaki softver za raspored to mora uzeti u obzir, a ne gledati osoblje kao međusobno zamjenjive kvadratiće.

U Shiftonu radna mjesta i oznake opisuju što tko radi, dostupnost opisuje kada može raditi, a lokacije opisuju gdje. Sastavite rutu jednom i spremite je kao predložak, a onda je koristite tjedan za tjednom, tako da stalni korisnici po pravilu dobivaju istu njegovateljicu i pozornost traže samo iznimke. Spremljena ruta ponaša se kao predložak rasporeda koji već zna tko ide kamo i u koje vrijeme, pa stabilan tjedan koordinatoricu troši minute, a ne sate. Dobar alat smanjuje broj odluka, ne povećava ga.

Pokriti izostanak u zadnji trenutak bez lanca poziva

Svaki pružatelj ima istu slabu točku: poziv u 06.40 s viješću da netko ne može doći. Tradicionalni odgovor je krug poziva u redu imena kojih se koordinatorica slučajno sjeti.

Otvorene smjene to zamjenjuju. Objavite nepokriveni posao i sve njegovateljice koje ispunjavaju uvjete vide ga istovremeno u aplikaciji, prijave se, a koordinatorica potvrdi. Aplikacija koja samo prikazuje raspored je pola alata; korisna polovica je ona koja osoblju dopušta da na raspored odgovori. Zamjene među zaposlenicima idu istim putem i traže odobrenje prije nego što bilo što postane konačno. Promjenu nose push obavijesti i SMS, pa nitko ne vozi na posjet koji je sat prije prebačen drugoj osobi. Upravo taj mehanizam pružatelji prvi zapaze nakon što ostave papir i tablice i velik je dio razloga zašto se softver za rasporede u kućnoj njezi brzo isplati.

Putovanje, prisutnost i sigurnost da se posjet dogodio

Putovanje između korisnika mjesto je na kojem se rasporedi u njezi lome. Shifton drži posjete na stvarnoj vremenskoj osi, pa su praznine između njih vidljive prije objave, dakle onda kada se loše složen dan još može popraviti. Njegovateljice prijavljuju dolazak i odlazak u aplikaciji, a ti vremenski zapisi postaju evidencija umjesto rukom ispisanog lista koji se skuplja jednom na tjedan.

Kad treba više sigurnosti, plaćeni modul geolokacije zapisuje mjesto prijave dolaska i može na karti nacrtati zaustavljanja njegovateljice u odabranom razdoblju, s redoslijedom prikazanim kao ruta. Stranica značajke radno mjesto objašnjava kako se to postavlja. Shifton bilježi gdje se zaposlenik prijavio; ne planira vozne rute i ne predviđa vrijeme dolaska. Praćenje vremena tu znači vremenski zapis, a u plaćenom modulu i lokaciju, oboje vezano na smjenu kojoj pripadaju.

Sati, prekovremeni rad i brojevi ispod računa

Izvještaj o radnim satima mjesto je na kojem praćenje vremena prestaje biti administracija i postaje upravljačka informacija. Za bilo koje razdoblje daje početak i završetak smjene, trajanje, pauze, sate kašnjenja, rani odlazak, izostanak, odrađene sate, prekovremene sate i broj smjena po osobi, s filtrima po projektu, radnom mjestu ili razdoblju.

To je dovoljno za odgovor na tri pitanja koja pružatelji doista postavljaju. Jesu li planirani sati stvarno odrađeni. Koliki dio tjedna je pao u prekovremeni rad. Koja područja stalno prekoračuju. Aplikacija za evidenciju koja prikazuje samo zbirne brojeve ostavlja sva tri bez odgovora, a softver bez tog izvještaja tjera koordinatoricu da brani brojeve koje ne vidi. Izvozi idu u obračun plaća, a na računovodstvenoj strani postoji integracija s QuickBooksom. Sve manje detaljno od toga pretvara mjesečno usklađivanje u pogađanje umjesto u provjeru.

Od jedne rute do pružatelja s više podružnica

Malom pružatelju treba brzina i ništa više. Pružatelju kućne njege s više podružnica trebaju projekt po podružnici, razine pristupa da koordinatorica vidi samo svoje područje i spojeni izvještaji za vlasnika. Shifton pokriva oboje bez promjene proizvoda: projekti i rasporedi razdvajaju podružnice ili skupine korisnika, ovlasti određuju tko što uređuje, a izvještaji se mogu zbrojiti ili razgraditi na detalje.

Terminologija se razlikuje po tržištima. Onaj koji traži softver za planiranje ruta posjeta, onaj koji uspoređuje sustave rasporeda u kućnoj zdravstvenoj njezi i onaj koji traži ponudu za rješenje rasporeda u kućnoj njezi opisuju jedan zahtjev: podružnice držane odvojeno, točne sate i jedan raspored kojemu svi vjeruju. Planiranje ruta, planiranje posjeta i praćenje vremena stoje na istom temelju: smjene, aktivnosti, dostupnost i sati. Onaj koji kupuje softver za raspored za agenciju kućne njege treba testirati taj temelj, a ne etiketu.

Pružatelji koji popunjavaju i ustanove na fiksnoj lokaciji mogu ovu stranicu usporediti s našom stranicom raspored zdravstvenog osoblja, koja se bavi pokrivanjem smjena na jednom mjestu i dodacima na smjenu, a ne posjetima na adresama.

Što testirati prije odluke

Pustite bilo koju aplikaciju za raspored u kućnoj njezi kroz stvarni tjedan prije odluke. Sastavite cijelu rutu s nekoliko posjeta po njegovateljici i izmjerite sebi vrijeme. Otvorite mobilnu aplikaciju na starijem telefonu, jer takav nosi velik dio tima. Prebacite jedan posjet drugoj osobi i pogledajte kako brzo obavijest stigne i što njegovateljica vidi. Zatim izvucite izvještaj o satima za taj tjedan i pogledajte odvaja li prekovremeni rad, kašnjenja i izostanke ili vam daje samo jedan zbroj. Popisi najboljeg softvera za raspored u kućnoj njezi rijetko prežive taj test u redu u kojem su objavljeni, jer razlike koje su važne pokazuju se samo pod stvarnom rutom.

Shifton je besplatan do deset članova tima bez vremenskog ograničenja, što malom pružatelju pokriva cijeli posao, a plaćeni paketi obračunavaju se po zaposleniku mjesečno kako tim raste. Stranica s cijenama pokazuje gdje stoji svaki modul. Uvezite popis njegovateljica, sastavite jednu rutu, objavite je i pogledajte koliko tjedne administracije nestane.