সেবিকা টিমের জন্য হোম কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার

হোম কেয়ার এমন এক পরিকল্পনায় চলে যা দুপুরের আগেই ভুল হয়ে যায়। এক সেবিকা অসুস্থতার খবর দেন, এক ক্লায়েন্ট ভিজিট সরিয়ে দেন, যানজট একটি স্লট খেয়ে ফেলে, আর দুই দিনের যত্ন দিয়ে বানানো রোস্টার বিশ মিনিটে আবার সাজাতে হয়। হোম কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার নিজের জায়গা বানায় এই কারণে যে এটি সেই পুনর্গঠন দ্রুত করে এবং সবাইকে সত্যের একই সংস্করণের সামনে রাখে, কারণ এই খাতে রোস্টার কোনো প্রশাসনিক নথি নয়, এটিই সেবা।

অন্য চাপটি হলো মার্জিন। ঘণ্টাই পণ্য, চুক্তি অনুযায়ী যাতায়াত অবৈতনিক বা আংশিক বৈতনিক, আর কর্মী ছেড়ে যাওয়া ব্যয়বহুল। যে এজেন্সি পরিকল্পিত ঘণ্টার সাথে কাজ করা ঘণ্টা মিলিয়ে দেখতে পায় না, সে খরচ ও নিয়ম দুটোই অনুমান করে চলে, আর তাই হোম কেয়ারের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার ক্যালেন্ডারের মতোই রিপোর্ট দিয়েও বিচার হয়।

হোম কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা ঠিকভাবে করতে হবে

চারটি জিনিস, বাকি সবই বাড়তি। এক সেবিকার দিনের ভিতরে কয়েকটি ছোট ভিজিট সহ পুরো সপ্তাহের ভিজিট দ্রুত সাজানো। কিছু নড়লেই সেই মুহূর্তে টিমের ফোনে পৌঁছানো। ঘণ্টা এতটা নিখুঁতভাবে রেকর্ড করা যাতে তা দিয়েই পেরোল চালানো যায়। আর পুরো ব্যাপারটা এমন সমন্বয়কারীর জন্য ব্যবহারযোগ্য রাখা যিনি একই সময়ে ফোনও ধরছেন।

Shifton ঠিক এই আকারেই তৈরি: দিন, সপ্তাহ ও মাসের রোস্টার, অ্যাক্টিভিটিতে ভাগ করা শিফট, ওপেন শিফট, শিফট বদল, উপলব্ধতা ও ছুটির অনুরোধ, মোবাইল টাইম ক্লক এবং যে রিপোর্ট কাজ করা ঘণ্টা ওভারটাইম থেকে আলাদা রাখে। এটি কর্মী ব্যবস্থাপনা, ক্লিনিক্যাল সিস্টেম নয়, তাই এটি সেবার নথি নয় বরং রোস্টার ও ঘণ্টা ধরে রাখে।

কিছু এজেন্সি খোঁজে সেবিকা স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার, কিছু খোঁজে হোম কেয়ার স্টাফ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার, আর কয়েকটি খোঁজে হোম হেলথের জন্য ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। শব্দভাণ্ডার বাজারের সাথে বদলায়; তালিকার কাজগুলো বদলায় না।

লম্বা শিফটের বদলে ভিজিট স্তরে পরিকল্পনা

বেশিরভাগ সাধারণ টুল ধরে নেয় একজন মানুষ একটানা এক শিফট কাজ করে। সেবা এমন দেখতে নয়। এক সকালে চার ঠিকানায় চারটি আলাদা ভিজিট আর মাঝে যাতায়াত থাকতে পারে, আর সেটিকে এক আট ঘণ্টার ব্লক ধরলে যা কিছু গুরুত্বপূর্ণ সবই ঢাকা পড়ে যায়। হোম হেলথ শিডিউলিং সফটওয়্যার অন্য শব্দ নিয়ে সেই একই দেয়ালে ধাক্কা খায়: পরিকল্পনার একক ভিজিট, দিন নয়। যে হোম হেলথ শিডিউলিং অ্যাপ দিনে প্রতি জনের জন্য মাত্র একটি বার দেখাতে পারে, সেটি কাজটির বর্ণনাই দিচ্ছে না।

অ্যাক্টিভিটি এর সমাধান করে। প্রতিটি ভিজিট শিফটের ভিতরে নিজের শুরুর সময় ও দৈর্ঘ্য নিয়ে বসে, ফলে সমন্বয়কারী দিনের আসল আকার দেখেন এবং বোঝেন তা শারীরিকভাবে সম্ভব কি না। কাজ একসাথে তৈরি করে এক ক্লিকে খালি সেবিকাদের মধ্যে বিতরণ করা যায়, শিফট ধরে ধরে নয়, আর এখানেই তফাত সেই ভিজিট শিডিউলিংয়ের যা এক বিকেল নেয় আর যেটি আধ ঘণ্টা নেয়। এলাকা, পদ ও প্রজেক্ট অনুযায়ী ফিল্টার সমন্বয়কারীকে বড় ছবিটি না হারিয়ে একবারে এক রাউন্ড সাজাতে দেয়।

সেবার ধারাবাহিকতা এবং কে কোথায় যেতে পারে

চেনা মুখ পেলে ক্লায়েন্টদের অবস্থা ভালো হয়, আর সেবিকাদের দক্ষতা, ভাষা ও যাতায়াতের সীমাবদ্ধতা আলাদা। যেকোনো সেবিকা শিডিউলিং সফটওয়্যারকে কর্মীদের বদলযোগ্য ঘর হিসেবে না দেখে এই বিষয়টি মানতে হবে।

Shifton এ পদ ও মার্ক বলে কে কী করে, উপলব্ধতা বলে সে কখন কাজ করতে পারে, আর লোকেশন বলে কোথায়। রাউন্ড একবার সাজিয়ে তা টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করুন, তারপর সপ্তাহের পর সপ্তাহ সেটি ব্যবহার করুন, যাতে নিয়মিত ক্লায়েন্টরা ডিফল্টভাবেই একই সেবিকা পান এবং শুধু ব্যতিক্রমগুলোতেই মন দিতে হয়। সেভ করা রাউন্ড এমন সেবিকা শিডিউল টেমপ্লেটের মতো কাজ করে যা আগে থেকেই জানে কে কোথায় কখন যাবে, ফলে একটি স্থির সপ্তাহে সমন্বয়কারীর ঘণ্টা নয়, মিনিট যায়। সেবিকাদের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যারের কাজ সিদ্ধান্ত কমানো, বাড়ানো নয়।

ফোনের সারি ছাড়াই শেষ মুহূর্তের কভার

প্রত্যেক এজেন্সির একই দুর্বল জায়গা: সকাল ০৬:৪০ এর সেই ফোন যা বলে কেউ আসতে পারছে না। প্রচলিত উত্তর হলো সমন্বয়কারীর যে ক্রমে নাম মনে পড়ে সেই ক্রমে একের পর এক ফোন করা।

ওপেন শিফট এর বদলে আসে। কভার না হওয়া কাজ প্রকাশ করুন, প্রত্যেক যোগ্য সেবিকা তা সঙ্গে সঙ্গে সেবিকা শিডিউল অ্যাপে দেখে, নিয়ে নেয়, আর সমন্বয়কারী নিশ্চিত করেন। যে সেবিকা শিডিউলিং অ্যাপ কেবল রোস্টার দেখায় সেটি অর্ধেক টুল; কাজের অর্ধেকটা হলো সেটি যা কর্মীদের উত্তর দিতে দেয়। কর্মীদের মধ্যে শিফট বদলও একইভাবে চলে, কিছু চূড়ান্ত হওয়ার আগে অনুমোদন নিয়ে। ফোনের নোটিফিকেশন ও এসএমএস পরিবর্তন বহন করে, তাই এক ঘণ্টা আগে অন্যকে দেওয়া ভিজিটে কেউ গিয়ে হাজির হয় না। কাগজ ও স্প্রেডশিট ছাড়ার পর বেশিরভাগ এজেন্সি প্রথমে এই একটি ব্যবস্থাই লক্ষ্য করে, আর হোম কেয়ার রোস্টারিং সফটওয়্যার দ্রুত খরচ তুলে আনার বড় কারণও এটাই।

যাতায়াত, উপস্থিতি এবং ভিজিট হয়েছে তা জানা

ক্লায়েন্টদের মধ্যে যাতায়াতই সেই জায়গা যেখানে সেবার রোস্টার ভেঙে পড়ে। Shifton ভিজিটগুলো আসল টাইমলাইনে রাখে, তাই তাদের মধ্যেকার ফাঁক প্রকাশের আগেই দেখা যায়, যখন খারাপভাবে সাজানো দিন এখনও ঠিক করা সম্ভব। সেবিকারা অ্যাপে কাজের শুরু ও শেষ দেন, আর সেই টাইমস্ট্যাম্পই রেকর্ড হয়ে যায়, সপ্তাহে একবার তোলা হাতে লেখা কাগজ নয়।

যেখানে বেশি নিশ্চয়তা দরকার, পেইড জিওলোকেশন মডিউল কাজ শুরুর লোকেশন রেকর্ড করে এবং বেছে নেওয়া সময়কালে সেবিকার থামাগুলো ম্যাপে বসাতে পারে, ক্রমটি রুট হিসেবে দেখিয়ে। এটি কীভাবে সেট করা হয় তা আমাদের ওয়ার্ক লোকেশন ফিচার পাতায় ব্যাখ্যা করা আছে। Shifton রেকর্ড করে কর্মী কোথায় কাজ শুরু দিয়েছে; এটি গাড়ির রুট পরিকল্পনা করে না এবং পৌঁছানোর সময় অনুমানও করে না। সেবিকাদের সময় হিসাব এখানে মানে একটি টাইমস্ট্যাম্প এবং পেইড মডিউলে একটি লোকেশন, দুটোই যে শিফটের সেই শিফটের সাথে জুড়ে থাকে।

ঘণ্টা, ওভারটাইম এবং ইনভয়েসের পিছনের সংখ্যা

কাজের ঘণ্টার রিপোর্টই সেই জায়গা যেখানে হোম কেয়ার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার প্রশাসনিক কাজ থাকা বন্ধ করে ব্যবস্থাপনার তথ্য হয়ে ওঠে। যেকোনো সময়কালের জন্য এটি দেয় শিফট শুরু ও শেষ, দৈর্ঘ্য, বিরতি, দেরির ঘণ্টা, আগে চলে যাওয়া, অনুপস্থিতি, কাজ করা ঘণ্টা, ওভারটাইম ঘণ্টা ও প্রতি জনের শিফট সংখ্যা, প্রজেক্ট, পদ বা তারিখ পরিসর অনুযায়ী ফিল্টার করা।

এজেন্সিগুলো আসলে যে তিনটি প্রশ্ন করে তার উত্তর দিতে এটুকুই যথেষ্ট। পরিকল্পিত ঘণ্টা কি সত্যিই দেওয়া হয়েছে। সপ্তাহের কতটা ওভারটাইমে পড়েছে। কোন এলাকা নিয়মিত সীমা ছাড়িয়ে যাচ্ছে। যে সেবিকা টাইমশিট অ্যাপ কেবল যোগফল দেখায় সেটি তিনটিই অনুত্তর রেখে দেয়, আর এমন রিপোর্ট ছাড়া কেয়ার ওয়ার্কার শিডিউলিং সফটওয়্যার সমন্বয়কারীকে এমন সংখ্যা রক্ষা করতে বাধ্য করে যা তিনি দেখতেই পান না। এক্সপোর্ট পেরোলে যায়, আর হিসাবরক্ষণের জন্য QuickBooks ইন্টিগ্রেশন হিসেবে আছে। এর চেয়ে কম বিস্তারিত কিছু মাসিক মিলকরণকে যাচাই না রেখে দরকষাকষিতে পরিণত করে।

একটি রাউন্ড থেকে বহু শাখার এজেন্সি

ছোট প্রোভাইডারের দরকার গতি, আর কিছুই নয়। বহু শাখার কাজে হোম কেয়ার এজেন্সি শিডিউলিং সফটওয়্যারের দরকার প্রতি শাখায় প্রজেক্ট, সমন্বয়কারীরা যেন শুধু নিজের অংশই দেখেন সেই অ্যাকসেস লেভেল, আর মালিকের জন্য একত্রিত রিপোর্ট। Shifton প্রোডাক্ট না বদলেই দুটোই সামলায়: প্রজেক্ট ও শিডিউল শাখা বা ক্লায়েন্ট গ্রুপ আলাদা করে, অনুমতি ঠিক করে কে কী সম্পাদনা করবে, আর রিপোর্ট একত্র হয় বা ভেঙে দেখা যায়।

পরিভাষা বাজার অনুযায়ী বদলায়। যারা ডমিসিলিয়ারি কেয়ার রোস্টার সফটওয়্যার খোঁজেন, যে এজেন্সিগুলো ইন হোম কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার তুলনা করে এবং যারা হোম কেয়ার শিডিউলিং সিস্টেমের দাম হিসাব করে, তারা সবাই একই চাহিদা বর্ণনা করছে: শাখা আলাদা থাকবে, ঘণ্টা নিখুঁত থাকবে আর একটি রোস্টার থাকবে যা সবাই বিশ্বাস করে। ডমিসিলিয়ারি কেয়ার রোস্টারিং সফটওয়্যার, হোম কেয়ার রোস্টার সফটওয়্যার আর হোম হেলথ এইড শিডিউলিং সফটওয়্যার সবই শিফট, অ্যাক্টিভিটি, উপলব্ধতা ও ঘণ্টার একই ভিত্তির ওপর দাঁড়িয়ে। হোম কেয়ার এজেন্সির ব্যবহারের জন্য যে শিডিউলিং সফটওয়্যার কিনবেন তার লেবেল নয়, সেই ভিত্তিটাই পরীক্ষা করুন।

যে এজেন্সিগুলো ক্লিনিক্যাল পরিবেশেও কর্মী দেয়, তারা এটি আমাদের হেলথকেয়ার স্টাফ শিডিউলিং পাতার সাথে মিলিয়ে দেখতে পারে, যেখানে ঠিকানায় ভিজিট নয় বরং স্থির জায়গার কভার ও শিফট প্রিমিয়াম নিয়ে কথা আছে।

চুক্তি করার আগে যা পরীক্ষা করবেন

সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে যেকোনো হোম কেয়ার শিডিউলিং অ্যাপকে একটি আসল সপ্তাহের ভিতর দিয়ে চালান। প্রতি সেবিকার জন্য কয়েকটি ভিজিট রেখে পুরো রাউন্ড সাজান এবং নিজের সময় মাপুন। মোবাইল অ্যাপটি পুরনো হ্যান্ডসেটে খুলুন, কারণ টিমের অনেকেই সেটাই বহন করে। একটি ভিজিট অন্যকে দিন এবং দেখুন নোটিফিকেশন কত দ্রুত পৌঁছায় ও সেবিকা কী দেখে। তারপর সেই সপ্তাহের ঘণ্টার রিপোর্ট বের করে দেখুন এটি ওভারটাইম, দেরি ও অনুপস্থিতি আলাদা করে কি না, নাকি শুধু একটি যোগফল দেয়। সেরা হোম কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যারের তালিকা যে ক্রমে প্রকাশ হয় সেই ক্রমে এই পরীক্ষায় খুব কমই টেকে, কারণ যে তফাতগুলো গুরুত্বপূর্ণ সেগুলো আসল রাউন্ডেই বেরিয়ে আসে।

Shifton সময়সীমা ছাড়াই দশ জন টিম সদস্য পর্যন্ত ফ্রি, যা একটি ছোট প্রোভাইডারকে পুরোপুরি কভার করে, আর টিম বড় হলে পেইড প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে হয়। প্রাইসিং পাতা দেখায় কোন মডিউল কোথায় আছে। আপনার সেবিকাদের তালিকা ইমপোর্ট করুন, একটি রাউন্ড সাজান, প্রকাশ করুন এবং দেখুন সপ্তাহের প্রশাসনিক কাজের কতটা মিলিয়ে যায়।