Kotihoidon työvuorosuunnittelu ja käyntien hallinta

Kotihoito pyörii suunnitelmalla, joka on lounaaseen mennessä vanhentunut. Hoitaja sairastuu, asiakas siirtää käyntiä, liikenne syö aikaikkunan, ja kahden huolellisen päivän aikana rakennettu työvuorolista pitää koota uudelleen kahdessakymmenessä minuutissa. Kotihoidon työvuoro-ohjelma lunastaa paikkansa tekemällä sen uudelleenrakentamisen nopeaksi ja pitämällä kaikki saman totuuden äärellä, sillä tällä alalla lista ei ole hallinnollinen asiakirja vaan itse palvelu.

Toinen paine on kate. Tunnit ovat tuote, siirtymät ovat sopimuksen mukaan palkattomia tai osittain palkallisia, ja työntekijöiden vaihtuvuus on kallista. Palveluntuottaja, joka ei näe suunniteltuja tunteja toteutuneiden rinnalla, arvailee sekä kustannuksia että tuntien oikeellisuutta, ja siksi kotihoidon työvuorosuunnittelun ohjelmisto arvioidaan yhtä paljon raporttiensa kuin kalenterinsa perusteella.

Mitä kotihoidon työvuoro-ohjelman on hoidettava oikein

Neljä asiaa, kaikki muu on lisää. Viikon käynnit rakentuvat nopeasti, myös silloin kun yhden hoitajan päivään mahtuu useita lyhyitä käyntejä. Tiimi tavoitetaan puhelimesta samalla hetkellä kun jotain siirtyy. Tunnit tallentuvat niin tarkasti, että palkat voi ajaa niiden pohjalta. Ja koko kokonaisuus pysyy käytettävänä koordinaattorille, joka vastaa samaan aikaan puhelimeen.

Shifton on rakennettu tuohon muotoon: päivä-, viikko- ja kuukausilistat, vuorot jaettuna aktiviteeteiksi, avoimet vuorot, vaihdot, käytettävyystiedot ja vapaapyynnöt, mobiili kellokortti sekä raportit, jotka erottavat tehdyt tunnit ylityöstä. Kyse on työvoiman hallinnasta eikä hoitotietojärjestelmästä, joten se pitää hallussaan listan ja tunnit, ei hoitodokumentaatiota.

Osa toimijoista etsii ohjelmaa hoitajien työvuorojen suunnitteluun, osa kotihoidon henkilöstöhallinnan järjestelmää ja osa työvoiman hallinnan välinettä kotisairaanhoitoon. Sanasto vaihtelee markkinan mukaan; tehtävälista ei.

Käyntitason suunnittelu pitkien vuorolohkojen sijaan

Useimmat yleiskäyttöiset työkalut olettavat, että yksi ihminen tekee yhden yhtenäisen vuoron. Kotihoito ei näytä siltä. Aamupäivään voi mahtua neljä erillistä käyntiä neljässä osoitteessa ja siirtymät niiden välissä, ja kun tämä käsitellään yhtenä kahdeksan tunnin lohkona, kaikki olennainen jää piiloon. Kotisairaanhoidon suunnitteluohjelmat törmäävät samaan seinään toisin sanoin: suunnittelun yksikkö on käynti, ei päivä. Sovellus, joka piirtää vain yhden palkin henkilöä ja päivää kohti, ei kuvaa tätä työtä.

Aktiviteetit ratkaisevat tämän. Jokainen käynti asettuu vuoron sisään omalla alkuajallaan ja kestollaan, joten koordinaattori näkee päivän todellisen muodon ja sen, onko se fyysisesti mahdollinen. Työt voi luoda massana ja jakaa käytettävissä oleville hoitajille yhdellä toiminnolla vuoro kerrallaan naputtelun sijaan, ja siinä on ero iltapäivän kestävän ja puolen tunnin käyntisuunnittelun välillä. Suodattimet alueen, nimikkeen ja projektin mukaan antavat suunnitella yhden reitin kerrallaan kokonaiskuvaa menettämättä.

Hoidon jatkuvuus ja se, kuka voi mennä minne

Asiakkaat pärjäävät paremmin tuttujen kasvojen kanssa, ja hoitajilla on eri osaamiset, kielet ja liikkumisen rajoitteet. Jokaisen työvuoro-ohjelman on huomioitava tämä sen sijaan, että työntekijöitä kohdeltaisiin keskenään vaihdettavina paikkoina.

Shiftonissa nimikkeet ja merkinnät kuvaavat, mitä kukin tekee, käytettävyys kuvaa milloin ja sijainnit kuvaavat missä. Rakenna reitti kerran ja tallenna se pohjaksi, jota käytät uudelleen viikosta viikkoon. Näin vakioasiakkaat saavat oletuksena saman hoitajan ja vain poikkeukset vaativat huomiota. Tallennettu reitti toimii kuin valmis työvuoropohja, joka tietää jo kuka menee minne ja mihin aikaan, joten vakaa viikko vie koordinaattorilta minuutteja eikä tunteja. Hyvä ohjelma vähentää päätöksiä, ei lisää niitä.

Äkillisten sijaisuuksien täyttäminen ilman soittokierrosta

Jokaisella toimijalla on sama heikko kohta: puhelu kello 06.40, jossa kerrotaan ettei joku pääse. Perinteinen vastaus on soittokierros siinä järjestyksessä, jossa koordinaattori satunnaisesti muistaa nimet.

Avoimet vuorot korvaavat sen. Julkaise täyttämätön työ, ja kaikki kelpoiset hoitajat näkevät sen samaan aikaan sovelluksessa, ottavat sen ja koordinaattori vahvistaa. Sovellus, joka vain näyttää listan, on puoli työkalua; hyödyllinen puoli on se, jossa työntekijä voi vastata listaan. Vaihdot työntekijöiden välillä kulkevat samaa reittiä ja vaativat hyväksynnän ennen kuin mikään on lopullista. Push-ilmoitukset ja tekstiviestit kantavat muutoksen, joten kukaan ei aja käynnille, joka siirrettiin toiselle tunti sitten. Juuri tämä mekanismi on ensimmäinen asia, jonka moni huomaa siirryttyään paperista ja taulukoista, ja siinä on suuri osa siitä, miksi kotihoidon listaohjelma maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Siirtymät, läsnäolo ja tieto siitä että käynti toteutui

Siirtymät asiakkaiden välillä ovat kohta, jossa kotihoidon listat pettävät. Shifton pitää käynnit aidolla aikajanalla, joten niiden väliset raot näkyvät ennen julkaisua, eli silloin kun huonosti rakennettu päivä on vielä korjattavissa. Hoitajat kirjautuvat sisään ja ulos sovelluksessa, ja nämä aikaleimat ovat kirjaus sen paperilapun sijaan, joka kerätään kerran viikossa.

Kun tarvitaan enemmän varmuutta, maksullinen paikannusmoduuli tallentaa sisäänkirjauksen sijainnin ja voi piirtää hoitajan pysähdykset valitulta jaksolta kartalle, järjestys reittinä esitettynä. Ominaisuussivumme työpaikan sijainti kertoo, miten se otetaan käyttöön. Shifton tallentaa, missä työntekijä kirjautui sisään; se ei suunnittele ajoreittejä eikä ennusta saapumisaikoja. Työajan seuranta tarkoittaa tässä aikaleimaa ja maksullisessa moduulissa sijaintia, molemmat kiinnitettynä siihen vuoroon johon ne kuuluvat.

Tunnit, ylityö ja laskun takana olevat luvut

Työaikaraportti on kohta, jossa työajan seuranta lakkaa olemasta hallintoa ja muuttuu johtamistiedoksi. Miltä tahansa jaksolta se antaa vuoron alun ja lopun, keston, tauot, myöhästymistunnit, aikaisen lähdön, poissaolon, tehdyt tunnit, ylityötunnit ja vuorojen määrän henkilöä kohti, suodatettuna projektin, nimikkeen tai päivämäärävälin mukaan.

Se riittää vastaamaan kolmeen kysymykseen, joita toimijat todella kysyvät. Toteutuivatko suunnitellut tunnit. Kuinka suuri osa viikosta valui ylityöksi. Mitkä alueet ylittävät aikansa toistuvasti. Sovellus, joka näyttää vain summat, jättää kaikki kolme vastaamatta, ja ohjelma ilman tätä raporttia jättää koordinaattorin puolustamaan lukuja, joita hän ei näe. Viennit syöttävät palkanlaskennan, ja QuickBooks on saatavilla integraationa kirjanpitoon. Tätä karkeampi taso tekee kuukausittaisesta täsmäytyksestä neuvottelun tarkistuksen sijaan.

Yhdestä reitistä monen toimipisteen palveluntuottajaan

Pieni tuottaja tarvitsee nopeutta eikä muuta. Monen toimipisteen organisaatio tarvitsee projektit toimipistettä kohti, käyttöoikeustasot niin että koordinaattori näkee vain oman alueensa, ja yhdistetyn raportoinnin johdolle. Shifton kattaa molemmat tuotetta vaihtamatta: projektit ja listat erottavat toimipisteet tai asiakasryhmät, oikeudet ratkaisevat kuka muokkaa mitä, ja raportit summautuvat tai porautuvat.

Sanasto vaihtelee markkinoittain. Ne jotka etsivät kotihoidon reittisuunnittelua, ne jotka vertailevat kotisairaanhoidon listajärjestelmiä ja ne jotka hinnoittelevat kotihoidon suunnittelujärjestelmää kuvaavat samaa vaatimusta: toimipisteet erillään, tunnit oikein ja yksi lista johon kaikki luottavat. Reittisuunnittelu, käyntisuunnittelu ja työajan seuranta seisovat samalla perustalla: vuorot, aktiviteetit, käytettävyys ja tunnit. Kotihoidon palveluntuottajalle ostavan kannattaa testata perusta eikä etikettiä.

Toimijat, jotka miehittävät myös kiinteitä hoitoyksiköitä, voivat verrata tätä sivuumme hoitohenkilöstön työvuorosuunnittelu, joka käsittelee kiinteän toimipisteen kattamista ja vuorolisiä eikä käyntejä osoitteissa.

Mitä testata ennen päätöstä

Aja mikä tahansa kotihoidon suunnittelusovellus todellisen viikon läpi ennen valintaa. Rakenna kokonainen reitti, jossa on useita käyntejä hoitajaa kohti, ja ota aikaa itseltäsi. Avaa mobiilisovellus vanhemmalla puhelimella, koska sellaista suuri osa tiimistä kantaa. Siirrä käynti toiselle ja katso kuinka nopeasti ilmoitus saapuu ja mitä hoitaja näkee. Vedä sitten viikon tuntiraportti ja katso, erotteleeko se ylityön, myöhästymiset ja poissaolot vai antaako se vain summan. Listaukset parhaista kotihoidon työvuoro-ohjelmista säilyvät harvoin julkaistussa järjestyksessä tämän testin jälkeen, koska merkitsevät erot näkyvät vasta oikean reitin alla.

Shifton on ilmainen enintään kymmenelle tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen tuottajan kokonaan, ja maksulliset paketit laskutetaan työntekijää kohti kuukaudessa tiimin kasvaessa. Hinnoittelusivu näyttää, mihin kukin moduuli sijoittuu. Tuo hoitajalistasi järjestelmään, rakenna yksi reitti, julkaise se ja katso kuinka suuri osa viikon hallinnosta katoaa.