Software de planificare pentru echipele de îngrijire la domiciliu

Îngrijirea la domiciliu funcționează pe un plan care nu mai este corect până la ora prânzului. O îngrijitoare anunță concediu medical, un beneficiar mută o vizită, traficul înghite un interval, iar graficul construit cu grijă în două zile trebuie refăcut în douăzeci de minute. Un software de planificare pentru îngrijirea la domiciliu își merită locul prin faptul că scurtează această refacere și ține pe toată lumea în fața aceleiași versiuni, pentru că în acest sector graficul nu este un document administrativ, ci serviciul în sine.

A doua presiune este marja. Orele sunt produsul, timpul de deplasare este neplătit sau plătit parțial, în funcție de contract, iar plecarea oamenilor costă mult. Un furnizor care nu poate așeza orele planificate lângă orele lucrate ghicește atât costul, cât și corectitudinea orelor, motiv pentru care un software de planificare pentru îngrijire la domiciliu este judecat după rapoarte la fel de mult ca după calendar.

Ce trebuie să facă bine un software de planificare pentru îngrijire la domiciliu

Patru lucruri, restul este bonus. Să construiască rapid o săptămână de vizite, inclusiv atunci când ziua unei singure îngrijitoare cuprinde mai multe vizite scurte. Să ajungă la echipă pe telefon în clipa în care ceva se mută. Să înregistreze orele suficient de exact ca salariile să poată fi calculate din ele. Și să rămână utilizabil pentru o coordonatoare care răspunde în paralel la telefon.

Shifton este construit exact în această formă: grafice zilnice, săptămânale și lunare, ture împărțite în activități, ture deschise, schimburi între colegi, disponibilitate și cereri de concediu, pontaj din aplicația mobilă și rapoarte care separă orele lucrate de orele suplimentare. Este un instrument de management al personalului, nu un sistem clinic, așa că ține graficul și orele, nu documentația de îngrijire.

Unii furnizori caută un software de grafic pentru îngrijitori, alții un sistem de gestiune a personalului în îngrijirea la domiciliu, iar alții un instrument de management al forței de muncă pentru servicii medicale la domiciliu. Vocabularul se schimbă de la o piață la alta; lista de sarcini nu.

Planificare la nivel de vizită, nu ture bloc

Cele mai multe instrumente generale presupun că o persoană lucrează o singură tură neîntreruptă. Îngrijirea la domiciliu nu arată așa. O dimineață poate cuprinde patru vizite separate la patru adrese, cu deplasări între ele, iar tratarea lor ca un singur bloc de opt ore ascunde tocmai ceea ce contează. Software-ul de planificare pentru servicii medicale la domiciliu se lovește de același perete cu alte cuvinte: unitatea de planificare este vizita, nu ziua. O aplicație care poate desena o singură bară pe persoană și pe zi nu descrie această muncă.

Activitățile rezolvă problema. Fiecare vizită stă în interiorul turei, cu ora de început și durata proprii, așa că coordonatoarea vede forma reală a zilei și dacă aceasta este fizic realizabilă. Munca poate fi creată în masă și distribuită într-o singură acțiune îngrijitoarelor disponibile, în loc de tură cu tură, iar aceasta este diferența dintre o planificare de vizite care consumă o după-amiază și una care durează o jumătate de oră. Filtrele după zonă, post și proiect permit construirea unui traseu pe rând, fără pierderea imaginii de ansamblu.

Continuitatea îngrijirii și cine poate merge unde

Beneficiarii se simt mai bine cu fețe cunoscute, iar îngrijitoarele au competențe, limbi și posibilități de deplasare diferite. Orice software de planificare trebuie să țină cont de asta, în loc să trateze personalul ca niște căsuțe interschimbabile.

În Shifton, posturile și marcajele descriu ce face fiecare, disponibilitatea descrie când poate lucra, iar locațiile descriu unde. Construiți un traseu o singură dată și salvați-l ca șablon, apoi refolosiți-l săptămână după săptămână, astfel încât beneficiarii constanți primesc implicit aceeași îngrijitoare și doar excepțiile cer atenție. Un traseu salvat se comportă ca un șablon de grafic care știe deja cine merge unde și la ce oră, așa că o săptămână stabilă costă coordonatoarea minute, nu ore. Un instrument bun reduce numărul de decizii, nu îl înmulțește.

Acoperirea absențelor de ultim moment fără lanț de telefoane

Fiecare furnizor are același punct slab: apelul de la 06.40 care anunță că cineva nu poate ajunge. Răspunsul tradițional este o rundă de telefoane, în ordinea numelor pe care coordonatoarea și le amintește pe moment.

Turele deschise înlocuiesc asta. Publicați munca neacoperită, toate îngrijitoarele eligibile o văd simultan în aplicație, o preiau, iar coordonatoarea confirmă. O aplicație care doar afișează graficul este jumătate de instrument; jumătatea utilă este cea care permite personalului să răspundă graficului. Schimburile între angajați urmează același traseu și cer aprobare înainte ca ceva să devină definitiv. Notificările push și SMS duc modificarea, așa că nimeni nu mai pleacă spre o vizită preluată de altcineva cu o oră înainte. Acesta este de obicei primul mecanism pe care furnizorii îl observă după ce renunță la hârtie și la tabele și o mare parte din motivul pentru care un software de grafice pentru îngrijirea la domiciliu se amortizează repede.

Deplasări, prezență și certitudinea că vizita a avut loc

Deplasarea între beneficiari este locul în care graficele de îngrijire se rup. Shifton ține vizitele pe o axă reală a timpului, așa că pauzele dintre ele se văd înainte de publicare, adică atunci când o zi prost construită mai poate fi reparată. Îngrijitoarele pontează intrarea și ieșirea din aplicație, iar aceste marcaje de timp devin evidența, în locul unei foi scrise de mână care se strânge o dată pe săptămână.

Când este nevoie de mai multă certitudine, modulul plătit de geolocalizare înregistrează locul pontajului de intrare și poate desena pe hartă opririle unei îngrijitoare pentru o perioadă aleasă, cu ordinea afișată ca traseu. Pagina de funcționalitate locația de muncă explică cum se configurează. Shifton înregistrează unde a pontat angajatul; nu planifică rute de condus și nu estimează ora de sosire. Urmărirea timpului înseamnă aici un marcaj de timp și, în modulul plătit, o locație, ambele atașate turei de care aparțin.

Ore, ore suplimentare și cifrele din spatele facturii

Raportul de ore lucrate este locul în care urmărirea timpului încetează să fie administrație și devine informație de management. Pentru orice perioadă, oferă începutul și sfârșitul turei, durata, pauzele, orele de întârziere, plecarea mai devreme, absența, orele lucrate, orele suplimentare și numărul de ture pe persoană, filtrate după proiect, post sau interval de date.

Atât este suficient pentru a răspunde la trei întrebări pe care furnizorii le pun cu adevărat. Orele planificate au fost livrate. Cât din săptămână a căzut în ore suplimentare. Care zone depășesc constant. O aplicație de pontaj care afișează doar totaluri lasă toate trei fără răspuns, iar un software de planificare fără acest raport lasă coordonatoarea să apere cifre pe care nu le vede. Exporturile intră în calculul salarial, iar pe partea de contabilitate există integrare cu QuickBooks. Orice grad mai mic de detaliu transformă reconcilierea lunară în negociere, nu în verificare.

De la un singur traseu la un furnizor cu mai multe filiale

Un furnizor mic are nevoie de viteză și de nimic altceva. Un furnizor de îngrijire la domiciliu cu mai multe filiale are nevoie de un proiect pe filială, de niveluri de acces astfel încât fiecare coordonatoare să vadă doar zona ei și de raportare unificată pentru conducere. Shifton acoperă ambele situații fără schimbarea produsului: proiectele și graficele separă filialele sau grupurile de beneficiari, permisiunile stabilesc cine editează ce, iar rapoartele se pot cumula sau detalia.

Terminologia diferă de la o piață la alta. Cine caută un software de planificare a traseelor de vizită, cine compară sisteme de grafice pentru servicii medicale la domiciliu și cine cere ofertă pentru o soluție de planificare în îngrijirea la domiciliu descriu o singură cerință: filiale ținute separat, ore corecte și un singur grafic în care toată lumea are încredere. Planificarea traseelor, planificarea vizitelor și urmărirea timpului stau pe același fundament: ture, activități, disponibilitate și ore. Cine cumpără un software de planificare pentru o agenție de îngrijire la domiciliu ar trebui să testeze acest fundament, nu eticheta.

Furnizorii care acoperă și unități cu sediu fix pot compara această pagină cu pagina noastră despre planificarea personalului medical, care tratează acoperirea turelor într-un loc fix și sporurile de tură, nu vizitele la adrese.

Ce să testați înainte de decizie

Treceți orice aplicație de planificare pentru îngrijirea la domiciliu printr-o săptămână reală înainte de a decide. Construiți un traseu complet, cu mai multe vizite pe îngrijitoare, și cronometrați-vă. Deschideți aplicația mobilă pe un telefon mai vechi, pentru că asta poartă o mare parte din echipă. Mutați o vizită la altcineva și urmăriți cât de repede ajunge notificarea și ce vede îngrijitoarea. Apoi scoateți raportul de ore pentru acea săptămână și vedeți dacă separă orele suplimentare, întârzierile și absențele sau dacă vă dă doar un total. Clasamentele celor mai bune programe de planificare pentru îngrijirea la domiciliu supraviețuiesc rar acestui test în ordinea în care au fost publicate, pentru că diferențele care contează apar doar sub un traseu real.

Shifton este gratuit până la zece membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă complet un furnizor mic, iar pachetele plătite se facturează pe angajat pe lună odată ce echipa crește. Pagina de prețuri arată unde se află fiecare modul. Importați lista de îngrijitoare, construiți un traseu, publicați-l și vedeți cât din administrația săptămânii dispare.