देखभालकर्ता टीमों के लिए होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

होम केयर ऐसी योजना पर चलती है जो दोपहर तक गलत हो जाती है। एक देखभालकर्ता बीमारी की सूचना देती है, कोई क्लाइंट विज़िट आगे सरका देता है, ट्रैफ़िक एक स्लॉट खा जाता है, और दो दिन की मेहनत से बना रोस्टर बीस मिनट में दोबारा बनाना पड़ता है। होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अपनी जगह इसलिए बनाता है कि वह उस दोबारा बनाने को तेज़ करता है और सबको सच के एक ही संस्करण के सामने रखता है, क्योंकि इस क्षेत्र में रोस्टर कोई प्रशासनिक रिकॉर्ड नहीं, वही सेवा है।

दूसरा दबाव मार्जिन का है। घंटे ही उत्पाद हैं, यात्रा अनुबंध के हिसाब से बिना भुगतान या आंशिक भुगतान वाली होती है, और स्टाफ़ का छोड़ना महंगा पड़ता है। जो एजेंसी नियोजित घंटों के सामने काम किए घंटे नहीं देख पाती, वह लागत और अनुशासन दोनों का अंदाज़ा ही लगाती रहती है, और इसीलिए होम केयर के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को कैलेंडर जितना ही उसकी रिपोर्ट से भी आंका जाता है।

होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या ठीक करना होगा

चार चीज़ें, बाकी सब वैकल्पिक। एक देखभालकर्ता के दिन के भीतर कई छोटी विज़िट सहित हफ़्ते भर की विज़िट तेज़ी से बनाना। जिस पल कुछ बदले, उसी पल टीम तक उनके फ़ोन पर पहुंचना। घंटे इतने सटीक दर्ज करना कि उनसे पेरोल चलाया जा सके। और पूरी चीज़ को उस कोऑर्डिनेटर के लिए उपयोगी रखना जो साथ ही फ़ोन भी उठा रही है।

Shifton ठीक इसी आकार में बना है: दिन, हफ़्ते और महीने के रोस्टर, एक्टिविटी में बंटी शिफ्ट, ओपन शिफ्ट, अदला-बदली, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, मोबाइल टाइम क्लॉक, और वे रिपोर्ट जो काम किए घंटों को ओवरटाइम से अलग रखती हैं। यह कार्यबल प्रबंधन है, क्लिनिकल सिस्टम नहीं, इसलिए यह देखभाल के दस्तावेज़ नहीं बल्कि रोस्टर और घंटे संभालता है।

कुछ एजेंसियां देखभालकर्ता स्टाफ़ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर खोजते हुए आती हैं, कुछ होम केयर स्टाफ़ मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर और कुछ होम हेल्थ के लिए वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर। शब्दावली बाज़ार के साथ बदलती है; सूची के काम नहीं बदलते।

लंबी ब्लॉक शिफ्ट के बजाय विज़िट स्तर की योजना

ज़्यादातर सामान्य टूल मान लेते हैं कि एक व्यक्ति एक लगातार शिफ्ट करता है। देखभाल ऐसी नहीं दिखती। एक सुबह में चार पतों पर चार अलग विज़िट और बीच में यात्रा हो सकती है, और उसे एक आठ घंटे के ब्लॉक की तरह मानना हर उस बात को छिपा देता है जो मायने रखती है। होम हेल्थ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर दूसरी शब्दावली के साथ उसी दीवार से टकराता है: योजना की इकाई विज़िट है, दिन नहीं। जो होम हेल्थ शेड्यूलिंग ऐप हर व्यक्ति के लिए दिन में सिर्फ़ एक पट्टी दिखा सकता है, वह काम का वर्णन ही नहीं कर रहा।

एक्टिविटी इसे हल करती हैं। हर विज़िट शिफ्ट के भीतर अपने शुरुआती समय और अवधि के साथ बैठती है, इसलिए कोऑर्डिनेटर दिन का असली आकार देखती है और यह भी कि वह शारीरिक रूप से संभव है या नहीं। काम एक साथ बनाया और एक ही कार्रवाई से खाली देखभालकर्ताओं में बांटा जा सकता है, शिफ्ट दर शिफ्ट नहीं, और यही फ़र्क़ है उस विज़िट शेड्यूलिंग में जो पूरी दोपहर लेती है और उसमें जो आधा घंटा लेती है। इलाके, पद और प्रोजेक्ट के फ़िल्टर कोऑर्डिनेटर को बड़ी तस्वीर खोए बिना एक बार में एक राउंड बनाने देते हैं।

देखभाल की निरंतरता और कौन कहां जा सकता है

जाने-पहचाने चेहरों के साथ क्लाइंट बेहतर रहते हैं, और देखभालकर्ताओं के कौशल, भाषाएं और यात्रा की सीमाएं अलग-अलग होती हैं। किसी भी देखभालकर्ता शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को स्टाफ़ को आपस में बदले जा सकने वाले खानों की तरह देखने के बजाय इसका सम्मान करना चाहिए।

Shifton में पद और मार्क बताते हैं कि हर व्यक्ति क्या करता है, उपलब्धता बताती है वह कब काम कर सकता है, और स्थान बताते हैं कहां। राउंड एक बार बनाकर टेम्पलेट के रूप में सहेजें, फिर उसे हफ़्ते दर हफ़्ते इस्तेमाल करें, ताकि नियमित क्लाइंट को डिफ़ॉल्ट रूप से वही देखभालकर्ता मिले और ध्यान सिर्फ़ अपवादों पर देना पड़े। सहेजा गया राउंड ऐसे देखभालकर्ता शेड्यूल टेम्पलेट की तरह काम करता है जो पहले से जानता है कौन कहां और किस समय जाएगा, इसलिए स्थिर हफ़्ता कोऑर्डिनेटर को घंटे नहीं, मिनट लगता है। देखभालकर्ताओं के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को फ़ैसले कम करने चाहिए, बढ़ाने नहीं।

फ़ोन की कतार के बिना आख़िरी वक़्त का कवर

हर एजेंसी की कमज़ोरी एक ही है: सुबह 06:40 पर वह कॉल जो कहती है कोई आ नहीं सकता। पारंपरिक जवाब है उस क्रम में कॉल की एक कतार जिस क्रम में कोऑर्डिनेटर को नाम याद आ जाएं।

ओपन शिफ्ट इसकी जगह लेती हैं। बिना कवर काम पोस्ट करें और हर योग्य देखभालकर्ता उसे तुरंत देखभालकर्ता शेड्यूल ऐप में देखता है, ले लेता है, और कोऑर्डिनेटर पुष्टि कर देती है। जो देखभालकर्ता शेड्यूलिंग ऐप सिर्फ़ रोस्टर दिखाता है वह आधा टूल है; काम का आधा हिस्सा वह है जो स्टाफ़ को उस पर जवाब देने देता है। स्टाफ़ के बीच अदला-बदली भी इसी तरह चलती है, कुछ भी अंतिम होने से पहले मंज़ूरी के साथ। फ़ोन सूचनाएं और एसएमएस बदलाव पहुंचाते हैं, इसलिए एक घंटा पहले किसी और को दी गई विज़िट पर कोई नहीं पहुंचता। कागज़ और स्प्रेडशीट छोड़ने के बाद ज़्यादातर एजेंसियां पहले यही व्यवस्था नोटिस करती हैं, और होम केयर रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर के तेज़ी से पैसा वापस देने की बड़ी वजह भी यही है।

यात्रा, हाज़िरी और यह जानना कि विज़िट हुई

क्लाइंट के बीच की यात्रा ही वह जगह है जहां देखभाल के रोस्टर टूटते हैं। Shifton विज़िट को असली टाइमलाइन पर रखता है, इसलिए उनके बीच के अंतराल प्रकाशन से पहले दिखते हैं, जब गलत बने दिन को सुधारा जा सकता है। देखभालकर्ता ऐप में काम की शुरुआत और अंत दर्ज करते हैं, और वही टाइमस्टैंप रिकॉर्ड बन जाते हैं, हफ़्ते में एक बार जमा होने वाली हाथ से लिखी शीट नहीं।

जहां और भरोसा चाहिए, सशुल्क जियोलोकेशन मॉड्यूल काम शुरू करने के स्थान को दर्ज करता है और चुनी हुई अवधि में देखभालकर्ता के ठहराव नक्शे पर दिखा सकता है, जिनका क्रम रूट के रूप में दिखता है। यह कैसे सेट होता है, यह हमारे वर्क लोकेशन फ़ीचर पेज पर बताया गया है। Shifton दर्ज करता है कि स्टाफ़ ने कहां काम शुरू किया; यह ड्राइविंग रूट की योजना नहीं बनाता और पहुंचने का समय भी नहीं बताता। देखभालकर्ता समय ट्रैकिंग का मतलब यहां एक टाइमस्टैंप है और सशुल्क मॉड्यूल पर एक स्थान, दोनों उसी शिफ्ट से जुड़े जिसके वे हैं।

घंटे, ओवरटाइम और इनवॉइस के पीछे के आंकड़े

काम के घंटों की रिपोर्ट वही जगह है जहां होम केयर टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर प्रशासन होना छोड़कर प्रबंधन की जानकारी बन जाता है। किसी भी अवधि के लिए यह शिफ्ट का शुरू और अंत, अवधि, ब्रेक, देरी के घंटे, जल्दी जाना, अनुपस्थिति, काम किए घंटे, ओवरटाइम घंटे और प्रति व्यक्ति शिफ्ट संख्या देती है, जो प्रोजेक्ट, पद या तारीख सीमा से फ़िल्टर होती है।

एजेंसियां असल में जो तीन सवाल पूछती हैं, उनके जवाब के लिए यह काफ़ी है। नियोजित घंटे असल में दिए गए या नहीं। हफ़्ते का कितना हिस्सा ओवरटाइम में गया। कौन से इलाके लगातार सीमा पार कर रहे हैं। जो देखभालकर्ता टाइमशीट ऐप सिर्फ़ योग दिखाता है वह तीनों सवाल अनुत्तरित छोड़ देता है, और उस रिपोर्ट के बिना केयर वर्कर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कोऑर्डिनेटर को ऐसे आंकड़े बचाने पर छोड़ देता है जो उसे दिखते ही नहीं। निर्यात पेरोल में जाते हैं, और लेखांकन के लिए QuickBooks इंटीग्रेशन के रूप में उपलब्ध है। इससे कम विस्तृत कुछ भी मासिक मिलान को जांच के बजाय मोलभाव बना देता है।

एक राउंड से कई शाखाओं वाली एजेंसी तक

छोटे प्रोवाइडर को रफ़्तार चाहिए और कुछ नहीं। कई शाखाओं वाले काम में होम केयर एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को हर शाखा के लिए प्रोजेक्ट चाहिए, ऐसे एक्सेस लेवल चाहिए कि कोऑर्डिनेटर सिर्फ़ अपना हिस्सा देखें, और मालिक के लिए संयुक्त रिपोर्टिंग चाहिए। Shifton उत्पाद बदले बिना दोनों संभालता है: प्रोजेक्ट और शेड्यूल शाखाओं या क्लाइंट समूहों को अलग करते हैं, अनुमतियां तय करती हैं कौन क्या संपादित करे, और रिपोर्ट जुड़ भी जाती हैं और खुल भी जाती हैं।

शब्दावली बाज़ार के साथ बदलती है। जो प्रोवाइडर डोमिसिलियरी केयर रोस्टर सॉफ्टवेयर खोजते हैं, जो एजेंसियां इन होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की तुलना करती हैं और जो ऑपरेटर होम केयर शेड्यूलिंग सिस्टम की कीमत लगाते हैं, सब एक ही ज़रूरत बता रहे हैं: शाखाएं अलग रहें, घंटे सटीक रहें और एक रोस्टर हो जिस पर सब भरोसा करें। डोमिसिलियरी केयर रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर, होम केयर रोस्टर सॉफ्टवेयर और होम हेल्थ एड शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सब शिफ्ट, एक्टिविटी, उपलब्धता और घंटों की उसी बुनियाद पर टिके हैं। जो कोई होम केयर एजेंसी के इस्तेमाल के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर ले रहा है, उसे लेबल के बजाय उस बुनियाद की परख करनी चाहिए।

जो एजेंसियां क्लिनिकल जगहों पर भी स्टाफ़ देती हैं, वे इसकी तुलना हमारे हेल्थकेयर स्टाफ़ शेड्यूलिंग पेज से कर सकती हैं, जो पतों पर विज़िट के बजाय एक तय जगह के कवर और शिफ्ट प्रीमियम की बात करता है।

तय करने से पहले क्या जांचें

फ़ैसला लेने से पहले किसी भी होम केयर शेड्यूलिंग ऐप को एक असली हफ़्ते से गुज़ारें। हर देखभालकर्ता के लिए कई विज़िट रखते हुए पूरा राउंड बनाएं और अपना समय नापें। मोबाइल ऐप किसी पुराने हैंडसेट पर खोलें, क्योंकि टीम का बड़ा हिस्सा वही रखता है। एक विज़िट दूसरे को सौंपें और जांचें कि सूचना कितनी तेज़ी से पहुंचती है और देखभालकर्ता को क्या दिखता है। फिर उस हफ़्ते की घंटों की रिपोर्ट निकालें और देखें कि वह ओवरटाइम, देरी और अनुपस्थिति अलग करती है या सिर्फ़ एक कुल आंकड़ा देती है। सबसे अच्छे होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की सूचियां इस परख में उस क्रम में कम ही टिकती हैं जिस क्रम में वे प्रकाशित हुई थीं, क्योंकि जो फ़र्क़ मायने रखते हैं वे असली राउंड में ही सामने आते हैं।

Shifton बिना समय सीमा दस टीम सदस्यों तक मुफ़्त है, जो एक छोटे प्रोवाइडर को पूरी तरह कवर कर लेता है, और टीम बढ़ने पर सशुल्क प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह होते हैं। प्राइसिंग पेज बताता है कि हर मॉड्यूल कहां है। अपने देखभालकर्ताओं की सूची आयात करें, एक राउंड बनाएं, प्रकाशित करें और देखें हफ़्ते का कितना प्रशासनिक काम गायब हो जाता है।