Turnus- og besøksplanlegging for hjemmetjenesten

Hjemmetjenesten drives av en plan som er feil ved lunsj. En ansatt melder seg syk, en bruker flytter et besøk, trafikken spiser opp en luke, og en plan som er bygd over to nøye dager må bygges om på tjue minutter. Turnusplanlegging fortjener plassen sin ved å gjøre den ombyggingen rask og ved å holde alle i samme versjon, for i denne bransjen er planen ikke et administrativt dokument, den er selve tjenesten.

Det andre presset er marginen. Timene er produktet, reisetiden er ubetalt eller delvis betalt avhengig av avtalen, og turnover er dyrt. En tjeneste som ikke kan legge planlagte timer ved siden av arbeidede timer, gjetter på både kostnad og nøyaktighet, og derfor blir planleggingsverktøy for hjemmetjenesten vurdert like mye på rapportene som på kalenderen.

Hva turnusplanlegging for hjemmetjenesten må treffe

Fire ting, alt annet er valgfritt. Bygge en uke med besøk raskt, inkludert flere korte besøk innenfor dagen til samme ansatt. Nå teamet på telefonen i det øyeblikket noe flytter seg. Registrere timer nøyaktig nok til å kjøre lønn på dem. Og fortsatt være brukbart for en planlegger som samtidig tar telefonen.

Shifton er bygd etter nettopp den formen: dags-, uke- og månedsplaner, vakter delt opp i aktiviteter, åpne vakter, bytte, tilgjengelighet og ferieønsker, mobil stempling og rapporter som skiller arbeidstimer fra overtid. Det er personalplanlegging og ikke et klinisk system, så det holder planen og timene i stedet for pleiedokumentasjonen.

Noen tjenester leter etter et program for å styre hjemmehjelpere, andre et personalsystem for hjemmesykepleien og noen et verktøy for å legge besøk i hjemmet. Ordvalget skifter med markedet; oppgavene på listen gjør det ikke.

Planlegging på besøksnivå i stedet for blokkvakter

De fleste generelle verktøyene går ut fra at én person jobber én sammenhengende vakt. Pleie i hjemmet ser ikke slik ut. En formiddag kan inneholde fire selvstendige besøk på fire adresser med kjøring imellom, og å behandle det som én blokk på åtte timer skjuler nettopp det som betyr noe: planleggingsenheten er besøket og ikke dagen. En app som bare kan tegne én stolpe per person per dag, beskriver ikke dette arbeidet.

Aktiviteter løser det. Hvert besøk ligger inne i vakten med egen starttid og varighet, slik at planleggeren ser den virkelige formen på dagen og om den er mulig å rekke. Arbeid kan opprettes samlet og fordeles ut over tilgjengelige ansatte i én handling i stedet for vakt for vakt, og det er forskjellen mellom en besøksplanlegging som tar en ettermiddag og en som tar en halvtime. Filtre på område, stilling og prosjekt lar planleggeren bygge én rute om gangen uten å miste det store bildet.

Kontinuitet i tjenesten og hvem som kan reise hvor

Brukerne klarer seg bedre med kjente ansikter, og de ansatte har ulik kompetanse, ulike språk og ulike muligheter til å komme seg rundt. Enhver planleggingsløsning må ta hensyn til det i stedet for å behandle personalet som utskiftbare celler i et skjema.

I Shifton beskriver stillinger og merker hva hver person gjør, tilgjengeligheten beskriver når personen kan jobbe, og lokasjonene beskriver hvor. Bygg en rute én gang og lagre den som mal, og gjenbruk den så uke etter uke, slik at faste brukere som standard beholder samme ansatte og bare unntakene krever oppmerksomhet. En lagret rute oppfører seg som en planmal som allerede vet hvem som kommer hvor og når, slik at en stabil uke koster minutter i stedet for timer. God planlegging reduserer antall beslutninger i stedet for å gange dem opp.

Dekk akutt fravær uten en ringerunde

Alle tjenester har det samme svake punktet: telefonen 06:40 om at noen ikke rekker det. Det tradisjonelle svaret er en runde telefoner i den rekkefølgen planleggeren tilfeldigvis husker navnene.

Åpne vakter erstatter det. Publiser det udekkede arbeidet, og hver kvalifisert ansatt ser det samtidig i appen, tar det, og planleggeren bekrefter. En app som bare viser planen, er halvt verktøy; den nyttige halvdelen er den som lar personalet svare på planen. Bytte mellom ansatte fungerer på samme måte, med godkjenning før noe blir endelig. Push og SMS bærer endringen, så ingen kjører til et besøk som ble gitt videre en time før. Nettopp den mekanismen legger tjenester først merke til når de forlater papir og regneark, og den er en stor del av grunnen til at løsningen tjener seg raskt inn.

Reisetid, oppmøte og visshet om at besøket ble gjennomført

Reisetiden mellom brukere er der pleieplaner knekker. Shifton holder besøkene på en reell tidslinje, slik at luften mellom dem er synlig før publisering, altså på det tidspunktet da en dårlig bygd dag fremdeles kan rettes. De ansatte stempler inn og ut i appen, og disse tidsstemplene blir dokumentasjonen i stedet for en håndskrevet lapp som samles inn en gang i uken.

Der det trengs mer sikkerhet, registrerer den betalte geolokaliseringsmodulen stedet for innstemplingen og kan tegne en ansatts stopp for en valgt periode inn på et kart, med rekkefølgen vist som en rute. Funksjonssiden vår om arbeidssted forklarer hvordan det settes opp. Shifton registrerer hvor det ble stemplet inn; det planlegger ikke kjøreruter og forutsier ikke ankomsttider. Tidsregistrering betyr her et tidsstempel og, med den betalte modulen, en posisjon, begge knyttet til vakten de hører til.

Timer, overtid og tallene bak fakturaen

Rapporten over arbeidstid er der tidsregistrering slutter å være administrasjon og blir styringsinformasjon. For enhver periode gir den vaktens start og slutt, varighet, pauser, forsinkede timer, tidlig avgang, fravær, arbeidstimer, overtidstimer og antall vakter per person, filtrert på prosjekt, stilling eller datointervall.

Det er nok til å svare på de tre spørsmålene tjenester faktisk stiller. Ble de planlagte timene levert. Hvor mye av uken endte i overtid. Hvilke områder går systematisk over. En app som bare viser totaler, lar alle tre stå ubesvart, og en løsning uten den rapporten etterlater planleggeren med å forsvare tall han ikke ser. Eksporter går til lønnsarbeidet, og QuickBooks finnes som integrasjon for regnskapet. Alt mindre detaljert gjør den månedlige avstemmingen til en forhandling framfor en kontroll.

Fra én rute til en tjeneste med flere avdelinger

En liten leverandør trenger fart og ingenting annet. En organisasjon med flere avdelinger trenger prosjekter per avdeling, tilgangsnivåer slik at hver planlegger bare ser sitt eget område, og samlet rapportering til ledelsen. Shifton dekker begge uten produktbytte: prosjekter og planer holder avdelinger eller brukergrupper atskilt, rettigheter avgjør hvem som redigerer hva, og rapportene summeres eller brytes ned.

Terminologien skifter med markedet. Den som leter etter et program for kjørelister i hjemmetjenesten, den som sammenligner turnussystemer for hjemmesykepleie, og den som ber om pris på en planleggingsløsning, beskriver samme krav: avdelinger holdt atskilt, timer som stemmer, og én plan alle stoler på. Ruteplanlegging, besøksplanlegging og timeregistrering står på samme grunnlag av vakter, aktiviteter, tilgjengelighet og timer. Den som kjøper til en hjemmetjeneste, bør teste det grunnlaget og ikke etiketten.

Organisasjoner som også bemanner faste enheter, kan sammenligne dette med siden vår om turnusplanlegging i helsevesenet, som handler om dekning på et fast sted og vakttillegg framfor besøk på adresser.

Hva du bør teste før du bestemmer deg

Kjør enhver løsning gjennom en reell uke før du velger. Bygg en hel rute med flere besøk per ansatt og ta tiden på deg selv. Åpne mobilappen på en eldre telefon, for det er den en stor del av teamet har i lomma. Flytt et besøk til en annen og se hvor raskt varselet lander og hva den ansatte ser. Hent så timerapporten for den uken og se om den skiller overtid, forsinkelse og fravær eller bare gir deg en total. Lister over de beste løsningene overlever sjelden den prøven i publisert rekkefølge, for forskjellene som betyr noe, viser seg først på en reell rute.

Shifton er gratis for opptil ti teammedlemmer uten tidsbegrensning, noe som dekker en liten leverandør helt, og betalte planer faktureres per ansatt per måned når teamet vokser. Prissiden viser hvor hver modul hører hjemme. Importer listen over ansatte, bygg én rute, publiser den og se hvor mye av ukens administrasjon som forsvinner.