برنامج جدولة الرعاية المنزلية لفرق مقدمي الرعاية

تعمل الرعاية المنزلية على خطة تصبح خاطئة قبل الظهر. مقدمة رعاية تتصل لتبلغ عن مرضها، وعميل ينقل زيارته، والزحام يأكل فتحة زمنية، وجدول بني على مدى يومين من العمل الدقيق يحتاج إلى إعادة بناء في عشرين دقيقة. يستحق برنامج جدولة الرعاية المنزلية مكانه لأنه يجعل إعادة البناء سريعة ويحفظ الجميع أمام النسخة نفسها من الحقيقة، فالجدول في هذا القطاع ليس سجلا إداريا بل هو الخدمة نفسها.

الضغط الآخر هو هامش الربح. الساعات هي المنتج، والتنقل غير مدفوع أو مدفوع جزئيا حسب العقد، ودوران الموظفين مكلف. والوكالة التي لا ترى الساعات المخططة مقابل الساعات المنجزة تخمن التكلفة والانتظام معا، ولهذا يحكم على برنامج الجدولة للرعاية المنزلية من تقاريره بقدر ما يحكم عليه من تقويمه.

ما يجب أن يتقنه برنامج جدولة الرعاية المنزلية

أربعة أمور، وما عداها اختياري. بناء أسبوع من الزيارات بسرعة، بما في ذلك عدة زيارات قصيرة داخل يوم مقدم رعاية واحد. الوصول إلى الفريق على هواتفهم في اللحظة التي يتحرك فيها شيء. تسجيل الساعات بدقة تكفي لتشغيل كشوف الرواتب منها. وإبقاء الأمر كله قابلا للاستخدام من منسقة ترد على الهاتف في الوقت نفسه.

بني Shifton على هذا الشكل: جداول باليوم والأسبوع والشهر، وورديات مقسمة إلى أنشطة، وورديات مفتوحة، وتبادلات، وطلبات تفرغ وإجازة، وساعة دوام على الهاتف، وتقارير تفصل الساعات المنجزة عن الساعات الإضافية. إنه إدارة قوى عاملة لا نظام سريري، فهو يحفظ الجدول والساعات لا وثائق الرعاية.

بعض الوكالات تأتي باحثة عن برنامج جدولة موظفي الرعاية، وأخرى عن برنامج إدارة موظفي الرعاية المنزلية، وقليل منها عن برنامج إدارة القوى العاملة للرعاية الصحية المنزلية. المفردات تتغير مع السوق، وقائمة المهام لا تتغير.

تخطيط على مستوى الزيارة بدل الورديات الطويلة

تفترض معظم الأدوات العامة أن الشخص يعمل وردية واحدة متصلة. والرعاية ليست كذلك. صباح واحد قد يحمل أربع زيارات منفصلة في أربعة عناوين مع تنقل بينها، والتعامل مع ذلك ككتلة واحدة من ثماني ساعات يخفي كل ما له قيمة. ويصطدم برنامج جدولة الرعاية الصحية المنزلية بالحائط نفسه بمفردات أخرى: وحدة التخطيط هي الزيارة لا اليوم. وتطبيق للرعاية المنزلية لا يستطيع إظهار سوى شريط واحد للشخص في اليوم لا يصف العمل.

الأنشطة تحل هذا. كل زيارة تجلس داخل الوردية بوقت بدايتها ومدتها الخاصين، فترى المنسقة الشكل الحقيقي لليوم وما إذا كان قابلا للتنفيذ جسديا. ويمكن إنشاء العمل بشكل جماعي وتوزيعه على مقدمي الرعاية المتاحين بإجراء واحد بدل وردية تلو الأخرى، وهذا هو الفرق بين جدولة زيارات تستهلك بعد الظهر وأخرى تستهلك نصف ساعة. والمرشحات بالمنطقة والمسمى الوظيفي والمشروع تتيح للمنسقة تخطيط جولة واحدة في كل مرة دون فقد الصورة الأوسع.

استمرارية الرعاية ومن يستطيع الذهاب إلى أين

يتحسن حال العملاء مع وجوه مألوفة، ولمقدمي الرعاية مهارات ولغات وقيود تنقل مختلفة. وعلى أي برنامج جدولة لمقدمي الرعاية أن يحترم ذلك بدل التعامل مع الموظفين كخلايا قابلة للتبادل.

في Shifton تصف المسميات الوظيفية والعلامات ما يفعله كل شخص، وتصف الإتاحة متى يمكنه العمل، وتصف المواقع أين. ابن الجولة مرة واحدة واحفظها كقالب، ثم أعد استخدامها أسبوعا بعد أسبوع ليحصل العملاء المنتظمون على مقدم الرعاية نفسه تلقائيا ولا تحتاج إلى الانتباه سوى الاستثناءات. الجولة المحفوظة تتصرف كقالب جدول لمقدمي الرعاية يعرف مسبقا من يذهب إلى أين وفي أي وقت، فيكلف الأسبوع المستقر المنسقة دقائق لا ساعات. وبرنامج الجدولة لمقدمي الرعاية يجب أن يقلل القرارات لا أن يضاعفها.

تغطية اللحظة الأخيرة دون سلسلة مكالمات

لكل وكالة نقطة الضعف نفسها: المكالمة في الساعة 06:40 التي تقول إن أحدهم لا يستطيع الحضور. والجواب التقليدي جولة من المكالمات بالترتيب الذي تتذكر فيه المنسقة الأسماء مصادفة.

الورديات المفتوحة تحل مكان ذلك. انشر العمل غير المغطى فيراه كل مقدم رعاية مؤهل فورا في تطبيق جدول مقدم الرعاية، ويأخذه، وتؤكد المنسقة. وتطبيق جدولة لمقدمي الرعاية يعرض الجدول فقط هو نصف أداة؛ والنصف المفيد هو الذي يتيح للموظفين الرد عليه. والتبادلات بين الموظفين تسير بالطريقة نفسها مع موافقة قبل أن يصبح أي شيء نهائيا. وتنبيهات الهاتف والرسائل النصية تحمل التغيير، فلا يقود أحد إلى زيارة أعيد تعيينها قبل ساعة. هذه الآلية وحدها هي ما تلاحظه معظم الوكالات أولا بعد الانتقال من الورق والجداول، وهي جزء كبير من سبب سرعة مردود برنامج جداول الرعاية المنزلية.

التنقل والحضور ومعرفة أن الزيارة حدثت

التنقل بين العملاء هو المكان الذي تنكسر فيه جداول الرعاية. يحفظ Shifton الزيارات على خط زمني حقيقي فتظهر الفواصل بينها قبل النشر، وهو الوقت الذي ما زال فيه إصلاح يوم سيء البناء ممكنا. ويسجل مقدمو الرعاية الدخول والخروج في التطبيق، فتصبح هذه الطوابع الزمنية هي السجل بدل ورقة تكتب باليد وتجمع أسبوعيا.

وحيث تلزم ضمانة أكبر، تسجل وحدة تحديد الموقع المدفوعة موقع تسجيل الدخول ويمكنها رسم توقفات مقدم الرعاية لفترة مختارة على خريطة، مع إظهار الترتيب كمسار. وتوضح صفحة ميزة موقع العمل لدينا كيف يجري إعداد ذلك. يسجل Shifton مكان تسجيل دخول الموظف؛ ولا يخطط مسارات القيادة ولا يتوقع أوقات الوصول. وتتبع وقت مقدمي الرعاية هنا يعني طابعا زمنيا، وفي الوحدة المدفوعة موقعا، وكلاهما مرتبط بالوردية التي ينتمي إليها.

الساعات والوقت الإضافي والأرقام وراء الفاتورة

تقرير ساعات العمل هو المكان الذي يتوقف فيه برنامج تتبع وقت الرعاية المنزلية عن كونه عملا إداريا ويصبح معلومة إدارية. فهو يعطي لأي فترة بداية الوردية ونهايتها، والمدة، والاستراحات، وساعات التأخير، والخروج المبكر، والغياب، والساعات المنجزة، والساعات الإضافية، وعدد الورديات لكل شخص، مصفاة بالمشروع أو المسمى الوظيفي أو مدى التاريخ.

وهذا يكفي للإجابة عن ثلاثة أسئلة تطرحها الوكالات فعلا. هل سلمت الساعات المخططة. كم من الأسبوع وقع في الوقت الإضافي. أي المناطق تتجاوز الحد باستمرار. وتطبيق كشف وقت لمقدمي الرعاية يعرض المجاميع فقط يترك الثلاثة دون جواب، وبرنامج جدولة لعاملي الرعاية بلا هذا التقرير يترك المنسقة تدافع عن أرقام لا تراها. والتصدير يغذي كشوف الرواتب، ويتوفر QuickBooks كتكامل للمحاسبة. وأي تفصيل أقل من هذا يحول التسوية الشهرية إلى مفاوضة بدل تحقق.

من جولة واحدة إلى وكالة متعددة الفروع

المزود الصغير يحتاج إلى السرعة ولا شيء غيرها. أما برنامج جدولة وكالة الرعاية المنزلية في عملية متعددة الفروع فيحتاج إلى مشاريع لكل فرع، ومستويات وصول تجعل المنسقين يرون رقعتهم فقط، وتقارير مجمعة للمالك. ويغطي Shifton الحالتين دون تغيير المنتج: المشاريع والجداول تفصل الفروع أو مجموعات العملاء، والصلاحيات تحكم من يعدل ماذا، والتقارير تجمع أو تتفصل.

تتباين المصطلحات بحسب السوق. فمزودون يبحثون عن برنامج جداول الرعاية المنزلية بالزيارات، ووكالات تقارن برامج جدولة الرعاية في المنزل، ومشغلون يسعرون نظام جدولة للرعاية المنزلية، كلهم يصفون مطلبا واحدا: فروع محفوظة منفصلة، وساعات محفوظة بدقة، وجدول واحد يثق به الجميع. برنامج جداول الرعاية بالزيارات وبرنامج جدولة الرعاية المنزلية وبرنامج جدولة مساعدي الصحة المنزلية كلها تقف على الأساس نفسه من ورديات وأنشطة وإتاحة وساعات. ومن يشتري برنامج جدولة لاستخدام وكالة رعاية منزلية ينبغي أن يختبر هذا الأساس لا الملصق.

والوكالات التي توفر موظفين لبيئات سريرية أيضا يمكنها مقارنة هذا بصفحة جدولة موظفي الرعاية الصحية لدينا، وهي تتناول تغطية موقع ثابت وعلاوات الورديات لا زيارات على عناوين.

ما ينبغي اختباره قبل الالتزام

مرر أي تطبيق لجدولة الرعاية المنزلية على أسبوع حقيقي قبل أن تقرر. ابن جولة كاملة بعدة زيارات لكل مقدم رعاية واحسب الوقت الذي استغرقته. افتح تطبيق الهاتف على جهاز أقدم، فهذا ما يحمله كثير من الفريق. أعد تعيين زيارة وتحقق من سرعة وصول التنبيه وما يراه مقدم الرعاية. ثم استخرج تقرير الساعات لذلك الأسبوع وانظر هل يفصل الوقت الإضافي والتأخير والغياب أم يعطيك مجموعا فقط. وقوائم أفضل برامج جدولة الرعاية المنزلية نادرا ما تنجو من هذا الاختبار بالترتيب الذي نشرت به، لأن الفروق المهمة لا تظهر إلا تحت جولة حقيقية.

Shifton مجاني حتى عشرة أعضاء في الفريق دون حد زمني، وهذا يغطي مزودا صغيرا بالكامل، والخطط المدفوعة لكل موظف شهريا مع نمو الفريق. وتبين صفحة الأسعار موضع كل وحدة. استورد قائمة مقدمي الرعاية، وابن جولة واحدة، وانشرها، وانظر كم يتلاشى من العمل الإداري في الأسبوع.