Phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà cho đội nhân viên chăm sóc

Ở dịch vụ chăm sóc tại nhà, bản kế hoạch thường sai ngay trước giờ trưa. Một nhân viên xin nghỉ bệnh, một khách hàng đổi giờ thăm, tắc đường ngốn mất một khung giờ, và bảng phân ca dựng cẩn thận trong hai ngày phải làm lại trong hai mươi phút. Phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà chứng minh giá trị bằng cách làm cho lần dựng lại đó thật nhanh và giữ cho mọi người cùng nhìn vào một phiên bản, bởi trong lĩnh vực này bảng phân ca không phải hồ sơ hành chính, nó chính là dịch vụ.

Áp lực thứ hai là biên lợi nhuận. Giờ làm chính là sản phẩm, thời gian di chuyển không được trả hoặc chỉ trả một phần tùy hợp đồng, và mất người là khoản chi đắt. Đơn vị không đặt được giờ kế hoạch bên cạnh giờ thực tế thì đang phỏng đoán cả chi phí lẫn độ chính xác của giờ làm, vì thế phần mềm xếp lịch cho chăm sóc tại nhà được đánh giá qua báo cáo không kém gì qua lịch.

Những điều phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà buộc phải làm đúng

Bốn việc, phần còn lại chỉ là điểm cộng. Dựng một tuần lượt thăm thật nhanh, kể cả khi ngày làm của một nhân viên có nhiều lượt ngắn. Chạm tới cả đội qua điện thoại đúng lúc có thay đổi. Ghi giờ đủ chính xác để tính lương trực tiếp từ đó. Và vẫn dễ dùng với người điều phối đang vừa xếp lịch vừa nghe điện thoại.

Shifton được dựng theo đúng hình dáng đó: lịch ngày, tuần và tháng, ca chia thành hoạt động, ca trống, đổi ca, khai báo thời gian rảnh và đơn xin nghỉ, chấm công trên điện thoại, cùng báo cáo tách giờ làm khỏi giờ làm thêm. Đây là công cụ quản lý nhân sự, không phải hệ thống bệnh án, nên nó giữ bảng phân ca và giờ làm chứ không giữ hồ sơ chăm sóc.

Có đơn vị đi tìm phần mềm xếp ca cho nhân viên chăm sóc, có đơn vị tìm hệ thống quản lý nhân sự chăm sóc tại nhà, có đơn vị lại tìm công cụ quản lý nhân lực cho y tế tại nhà. Cách gọi đổi theo từng thị trường; danh sách việc phải làm thì không.

Lên lịch theo từng lượt thăm thay vì cả khối ca

Phần lớn công cụ đa dụng đều giả định một người làm một ca liền mạch. Chăm sóc tại nhà không như vậy. Một buổi sáng có thể gồm bốn lượt thăm riêng biệt ở bốn địa chỉ với thời gian di chuyển ở giữa, và xem đó là một khối tám tiếng thì che mất mọi thứ đáng quan tâm. Phần mềm xếp lịch y tế tại nhà cũng đụng đúng bức tường ấy với cách gọi khác: đơn vị lên kế hoạch là lượt thăm, không phải ngày. Một ứng dụng chỉ vẽ được một thanh cho mỗi người mỗi ngày thì chưa mô tả được công việc này.

Hoạt động giải quyết chuyện đó. Mỗi lượt thăm nằm bên trong ca với giờ bắt đầu và thời lượng riêng, nhờ vậy người điều phối thấy được hình dáng thật của một ngày và liệu ngày đó có chạy được về mặt di chuyển hay không. Công việc có thể tạo hàng loạt rồi phân cho những nhân viên đang rảnh trong một lần thao tác, thay vì sửa từng ca. Đó là khác biệt giữa việc xếp lịch thăm mất cả buổi chiều và việc chỉ mất nửa giờ. Bộ lọc theo khu vực, chức danh và dự án cho phép dựng từng tuyến mà không mất tầm nhìn tổng thể.

Tính liên tục trong chăm sóc và ai được đến đâu

Khách hàng an tâm hơn với người quen mặt, còn nhân viên thì khác nhau về kỹ năng, ngôn ngữ và điều kiện đi lại. Mọi phần mềm xếp lịch đều phải tôn trọng điều đó thay vì coi nhân viên là những ô trống thay nhau được.

Trong Shifton, chức danh và nhãn mô tả từng người làm được gì, thời gian rảnh mô tả khi nào họ đi làm được, còn địa điểm mô tả ở đâu. Dựng một tuyến một lần rồi lưu thành mẫu, sau đó dùng lại tuần này qua tuần khác, nhờ vậy khách hàng cố định mặc định vẫn gặp cùng một nhân viên và chỉ những trường hợp ngoại lệ mới cần xử lý. Một tuyến đã lưu hoạt động như mẫu lịch làm việc biết trước ai đi đâu và vào giờ nào, nên một tuần ổn định chỉ tốn của người điều phối vài phút thay vì vài giờ. Công cụ tốt làm giảm số quyết định, không phải nhân chúng lên.

Bù ca gấp mà không phải gọi vòng quanh

Đơn vị nào cũng có cùng một điểm yếu: cuộc gọi lúc 06h40 báo rằng có người không đến được. Cách xử lý truyền thống là gọi lần lượt theo thứ tự những cái tên người điều phối tình cờ nhớ ra.

Ca trống thay thế cách đó. Đăng phần việc chưa có người, mọi nhân viên đủ điều kiện thấy cùng lúc trên ứng dụng, nhận việc, và người điều phối xác nhận. Một ứng dụng chỉ hiển thị bảng phân ca mới là nửa công cụ; nửa hữu ích là nửa cho phép nhân viên phản hồi lại bảng phân ca. Việc đổi ca giữa nhân viên cũng đi theo đường đó và cần phê duyệt trước khi chốt. Thông báo đẩy và SMS mang thay đổi đi, nên không ai còn chạy đến một lượt thăm đã chuyển cho người khác từ một giờ trước. Đây thường là cơ chế mà các đơn vị nhận ra đầu tiên sau khi rời giấy tờ và bảng tính, và là phần lớn lý do phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà hoàn vốn nhanh.

Di chuyển, chuyên cần và việc biết lượt thăm đã diễn ra

Việc di chuyển giữa các khách hàng là nơi bảng phân ca chăm sóc dễ vỡ nhất. Shifton đặt lượt thăm trên một trục thời gian thật, nhờ vậy khoảng trống giữa chúng hiện ra trước khi công bố, tức là lúc một ngày xếp tệ vẫn còn sửa được. Nhân viên chấm công vào và ra trên ứng dụng, và những dấu thời gian đó trở thành bản ghi thay cho tờ giấy viết tay thu về mỗi tuần một lần.

Khi cần bằng chứng chắc hơn, mô-đun định vị trả phí ghi lại vị trí lúc chấm công vào và có thể vẽ các điểm dừng của một nhân viên trong khoảng thời gian bạn chọn lên bản đồ, thứ tự được thể hiện thành tuyến. Trang tính năng địa điểm làm việc giải thích cách thiết lập. Shifton ghi lại nơi nhân viên chấm công; nó không lập tuyến lái xe và không dự đoán giờ đến. Việc theo dõi thời gian ở đây có nghĩa là một dấu thời gian và, với mô-đun trả phí, một vị trí, cả hai đều gắn với ca tương ứng.

Giờ làm, giờ làm thêm và những con số phía sau hóa đơn

Báo cáo giờ làm là chỗ việc theo dõi thời gian thôi làm hành chính và bắt đầu thành thông tin quản trị. Với bất kỳ khoảng thời gian nào, báo cáo cho ra giờ bắt đầu và kết thúc ca, thời lượng, giờ nghỉ, số giờ đến muộn, về sớm, vắng mặt, giờ làm, giờ làm thêm và số ca theo từng người, lọc theo dự án, chức danh hoặc khoảng ngày.

Thế là đủ để trả lời ba câu hỏi các đơn vị thật sự đặt ra. Số giờ đã lên kế hoạch có được thực hiện hay không. Bao nhiêu phần của tuần rơi vào giờ làm thêm. Khu vực nào liên tục vượt giờ. Một ứng dụng bảng công chỉ hiện tổng số sẽ để cả ba câu không có lời đáp, còn phần mềm xếp lịch thiếu báo cáo này buộc người điều phối bảo vệ những con số mà chính họ không thấy. Dữ liệu xuất ra đi vào tính lương, còn phía kế toán có tích hợp QuickBooks. Bất cứ mức chi tiết nào thấp hơn cũng biến việc đối chiếu hằng tháng thành một cuộc thương lượng thay vì một lần kiểm tra.

Từ một tuyến đến đơn vị nhiều chi nhánh

Một đơn vị nhỏ chỉ cần tốc độ, không cần gì thêm. Một đơn vị chăm sóc tại nhà nhiều chi nhánh lại cần dự án riêng cho từng chi nhánh, mức phân quyền để người điều phối chỉ thấy khu vực của mình, và báo cáo tổng hợp cho chủ đơn vị. Shifton lo được cả hai mà không phải đổi sản phẩm: dự án và bảng phân ca tách các chi nhánh hoặc nhóm khách hàng, quyền hạn quyết định ai sửa được gì, còn báo cáo có thể gộp lại hoặc soi vào chi tiết.

Thuật ngữ thay đổi theo thị trường. Người tìm phần mềm lập tuyến thăm, đơn vị so sánh hệ thống phân ca y tế tại nhà và người đi hỏi giá một giải pháp xếp lịch chăm sóc tại nhà đều đang nói về một yêu cầu duy nhất: chi nhánh tách bạch, giờ làm chính xác, và một bảng phân ca mà mọi người tin. Lập tuyến, xếp lịch lượt thăm và theo dõi giờ làm đều đứng trên cùng một nền: ca, hoạt động, thời gian rảnh và giờ làm. Ai mua phần mềm xếp lịch cho một đơn vị chăm sóc tại nhà thì nên thử cái nền đó chứ không phải cái nhãn.

Đơn vị đồng thời bố trí nhân sự ở cơ sở cố định có thể so trang này với trang xếp lịch nhân viên y tế của chúng tôi, nơi bàn về việc phủ ca tại một địa điểm cố định và phụ cấp ca chứ không phải các lượt thăm tại địa chỉ.

Nên thử gì trước khi quyết định

Hãy cho bất kỳ ứng dụng xếp lịch chăm sóc tại nhà nào chạy qua một tuần thật trước khi chọn. Dựng một tuyến đầy đủ với nhiều lượt thăm cho mỗi nhân viên và tự bấm giờ. Mở ứng dụng trên một chiếc điện thoại cũ hơn, vì phần lớn đội đang dùng loại máy đó. Chuyển một lượt thăm sang người khác rồi xem thông báo đến nhanh thế nào và nhân viên nhìn thấy gì. Sau đó xuất báo cáo giờ của tuần ấy và xem nó có tách giờ làm thêm, đến muộn và vắng mặt hay chỉ đưa cho bạn một con số tổng. Các bảng xếp hạng phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà tốt nhất rất ít khi giữ nguyên thứ tự sau bài kiểm tra đó, vì những khác biệt đáng kể chỉ lộ ra dưới một tuyến thật.

Shifton miễn phí cho tối đa mười thành viên và không giới hạn thời gian, đủ cho một đơn vị nhỏ dùng trọn vẹn, còn các gói trả phí tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng khi đội lớn dần. Trang giá cho thấy từng mô-đun nằm ở đâu. Hãy nhập danh sách nhân viên, dựng một tuyến, công bố nó và xem bao nhiêu việc hành chính của tuần biến mất.