Software de programare a turelor pentru centre expoziționale

Un centru expozițional nu are o forță de muncă stabilă. Are o succesiune de vârfuri scurte și intense de personal, separate de săptămâni liniștite, iar fiecare vârf vine în trei părți: o echipă de montaj care ajunge cu zile înainte de deschiderea ușilor, personalul zilelor de expoziție care ține halele cât timp evenimentul se desfășoară și o echipă de demontaj care eliberează suprafața după ce a plecat ultimul vizitator. Software-ul de programare a turelor pentru expoziții există ca să le țină pe toate trei într-un singur plan, în locul a trei tabele, unei liste tipărite și unei conversații de grup.

Dificultatea nu este mărimea echipei, ci viteza schimbării. O incintă poate trece de la douăzeci de oameni pe teren la două sute și înapoi în zece zile, de câteva ori pe trimestru, cu un amestec de personal permanent, lucrători ocazionali și oameni de agenție care poate nu prind niciodată două evenimente la rând.

Ce acoperă de fapt un software de programare a turelor pentru expoziții

Termenul este folosit larg, așa că merită spus precis ce face un astfel de sistem. Planifică cine este de serviciu, în ce hală și în ce ore, pe fiecare fază a unui eveniment. Publică turele care nu au fost încă atribuite nimănui, adună disponibilitatea de la bazinul de personal ocazional, înregistrează când au început și au terminat oamenii în realitate și raportează orele înapoi pe eveniment și pe persoană. Aceasta este toată treaba, iar în majoritatea incintelor exact această parte se face încă manual, mult după ce partea comercială a fost modernizată.

Ce nu face este să vândă spațiu de expunere sau să administreze expozanți. Aceea este o categorie separată și tocmai pe ea o găsesc primii cei mai mulți când caută. Ținerea celor două lucruri separate face decizia de achiziție mult mai simplă, pentru că o incintă are aproape întotdeauna nevoie de amândouă și niciun produs nu face bine treaba celuilalt.

Montajul, zilele de expoziție și demontajul sunt trei grafice diferite

Tratarea unui eveniment ca pe un singur bloc de personal este exact ce strică graficele incintelor. Montajul este o echipă mică și calificată, cu zile lungi, care începe adesea înainte ca altcineva să fie în clădire. Zilele de expoziție cer cel mai mare număr de oameni, împărțit pe hale, intrări, standuri și spatele casei, iar acoperirea pauzelor nu poate fi lăsată la voia întâmplării. Demontajul este cel mai comprimat dintre cele trei și adesea cel mai scump, pentru că merge peste noapte contra unui termen fix impus de următoarea închiriere.

Planificarea lor ca seturi separate de ture în aceeași grilă păstrează fiecare fază onestă cu privire la ce îi trebuie. Face vizibilă și suprapunerea: punctul în care personalul de montaj este încă pe teren, iar oamenii zilelor de expoziție au sosit deja, este exact locul unde incintele fie dublează oamenii, fie lasă un gol. Vizualizările noastre de programare a turelor sunt construite tocmai în jurul acestui mod de citire alăturată.

Oscilația numărului de oameni între evenimente

Foarte puține industrii mișcă numărul de oameni la fel de brutal. O săptămână liniștită și o săptămână de expoziție pot diferi cu un ordin de mărime, iar graficul trebuie să le reprezinte pe amândouă fără să devină ilizibil. Asta înseamnă că planificatorul trebuie să vadă toată echipa dintr-o dată în vârf, apoi să restrângă la puținii oameni care lucrează într-o marți liniștită, fără să întrețină două sisteme separate.

Înseamnă și că graficul trebuie construit repede. Dacă pregătirea unui eveniment mare cere zile de muncă manuală, planul este mereu întârziat, iar planurile întârziate sunt cele care forțează comenzi de agenție în ultimul moment, la tarife mari. Un software de grafice pentru centre expoziționale își merită locul mai ales prin scurtarea timpului dintre decizia asupra a ceea ce cere evenimentul și anunțul către oameni când să vină.

Lucrători ocazionali și de agenție cu câteva zile de muncă

O bună parte din graficul unui centru expozițional este formată din oameni care lucrează trei zile în acest trimestru și poate niciuna în următorul. Nu vor învăța un sistem complicat, nu stau la birou și nu vor alerga după birou pentru orele turei lor. Orice folosește incinta trebuie să meargă pe telefon, din prima și fără instruire.

Practic, asta înseamnă că turele publicate ajung ca notificare, nu ca mesaj pe care cineva trebuie să îl caute, că disponibilitatea este trimisă chiar de lucrător în loc să fie strânsă de un coordonator și că turele deschise pot fi preluate în loc să fie alocate cu un telefon pe rând. O incintă care publică graficul unui eveniment și lasă bazinul de personal ocazional să acopere singur golurile a scăpat de cea mai mare parte a muncii de coordonare care stătea odată pe umerii unei singure persoane suprasolicitate.

O incintă, mai multe hale, un singur grafic

Centrele mai mari rulează frecvent mai mult de un eveniment în același timp, iar halele au nevoi diferite în aceeași zi: una este în montaj, una este deschisă vizitatorilor, una se eliberează. Dacă graficul nu le poate separa, totalurile nu mai înseamnă nimic și nimeni nu poate spune cărui eveniment îi lipsesc de fapt oameni.

Etichetarea turelor pe hală sau pe proiect rezolvă asta în ambele direcții. Planificarea se face hală cu hală, verificarea se face la nivelul întregii incinte, iar orele se raportează ulterior pe eveniment, ceea ce transformă acoperirea cu personal într-un număr pe care echipa comercială îl poate folosi. Incintele care rulează și conferințe sau servicii de ospitalitate pe lângă expoziții întâlnesc aceeași structură pe mai multe tipuri de săli, iar pagina noastră de programare a personalului de eveniment tratează mai în detaliu acea latură.

Ore corecte atunci când oamenii sunt plătiți pe zi

Munca ocazională și cea de agenție se plătesc de obicei pe oră sau pe tarif zilnic, iar erorile sunt observate imediat de toată lumea. Un lucrător plătit în minus pentru un demontaj de noapte nu va mai răspunde la telefon la următoarea expoziție, iar o factură de agenție care nu se potrivește cu evidența proprie a incintei cere ore de discuții.

Aici pontajul încetează să fie un detaliu administrativ. O oră de început și una de final înregistrate față de tura planificată dau un singur număr cu care pot lucra ambele părți, pauzele se consemnează în loc să fie presupuse, iar întârzierile apar într-un raport, nu în memoria cuiva. Orele se despart apoi pe tarif și se exportă către salarizare, așa că urmărirea timpului într-un centru expozițional devine o chestiune de citit un raport, nu de reconstruit săptămâna. Rapoartele de ore lucrate, de întârzieri și de tarife pornesc toate din aceeași înregistrare de bază.

Unde se oprește programarea personalului și unde încep platformele de eveniment

Merită spusă limita pe față, pentru că economisește multă evaluare inutilă. Software-ul de organizare a târgurilor, sistemele de administrare a centrelor de conferințe și platformele de ticketing țin expozanții, alocarea standurilor, planurile de sală și înregistrarea vizitatorilor. Shifton nu ține nimic din toate acestea. Ține forța de muncă: grafice și șabloane, ture deschise, disponibilitate și cereri de concediu, pontaj, ore lucrate și ore suplimentare, pauze, atribuirea sarcinilor, rapoarte de ore și exporturi, plus integrări cu Usedesk, Zapier, Intercom și QuickBooks.

Incintele care compară un sistem de grafice pentru centre expoziționale cu o platformă completă de eveniment compară de obicei două lucruri pe care vor ajunge să le dețină separat. Întrebarea nu este care câștigă, ci care dintre cele două costă acum mai mult în muncă manuală, iar pentru majoritatea centrelor acela este graficul.

Cum alegeți un sistem de grafice pentru centrul expozițional

Testați orice platformă pe cea mai aglomerată săptămână a voastră, nu pe una liniștită. Construiți un eveniment complet, inclusiv demontajul de noapte, și vedeți cât durează și cum se citesc totalurile. Apoi scoateți doi oameni din graficul zilelor de expoziție și urmăriți cât de repede poate fi golul republicat și acoperit, pentru că exact această situație costă bani. Deschideți-o pe cel mai vechi telefon pe care îl găsiți, pentru că acesta este dispozitivul pe care îl va folosi un lucrător ocazional.

Shifton este gratuit până la 10 membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce se potrivește unei echipe permanente mici a incintei, iar planurile cu plată sunt tarifate pe angajat pe lună pe măsură ce bazinul de personal ocazional crește în jurul ei. Dacă acoperirea cu personal a evenimentelor voastre stă acum într-un tabel ținut de un singur coordonator și într-un telefon care sună tot weekendul, primul lucru care merită reparat este cât de repede ajunge o schimbare din grafic la oamenii din hală.