Kūrybinių agentūrų laiko apskaita ir grafikai dizaino studijoms

Dizaino studija parduoda valandas. Ne failus, ne pristatymus, ne taisymus, o kvalifikuoto dėmesio valandas, kurios arba patenka į mokamą projektą, arba tyliai išgaruoja į vidinius darbus, perdarymus ir niekieno nesuplanuotus susitikimus. Kūrybinių agentūrų laiko apskaita svarbi todėl, kad tai vienintelės studijos atsargos, ir kaip tik jas dauguma studijų matuoja prasčiausiai.

Priežastis ne tingumas. Kūrybinis darbas priešinasi tvarkingiems žiniaraščiams. Dizaineris iki pietų perbėga per tris projektus, pasiūlymo rengimas suryja ketvirtadienį, skirtą klientui, o žmogus, kuris penktadienio popietę turėtų atkurti visą savaitę, jau vėluoja su kita.

Ką turi išspręsti kūrybinių agentūrų laiko apskaita

Keturios problemos, ir visos jos komercinės, o ne administracinės. Žinoti, kiek projektas iš tikrųjų suvartojo, kad kita sąmata nebūtų spėjimas. Žinoti, kas turi laisvų pajėgumų, dar prieš pažadant klientui terminą. Fiksuoti valandas tada, kai jos vyksta, o ne atkurti jas po savaitės. Ir išlaikyti visa tai pakankamai lengva, kad aštuonių žmonių studija tuo naudotųsi ir po pusmečio.

Reklamos agentūros laiko apskaitos programa, kuri atsako į šiuos keturis klausimus, verta daugiau nei sunkiasvorė sistema, kurios ataskaitų po antro mėnesio niekas nebeatidaro.

Kur iš tikrųjų dingsta studijos laikas

Paklauskite bet kurio studijos savininko, kur nuėjo projekto marža, ir sąžiningas atsakymas dažniausiai bus gūžtelėjimas pečiais. Viršijimas buvo tikras, bet nematomas: papildomas taisymų ratas, prarytas be jokio pokalbio, dvi vidinio darbo dienos, nepriskirtos niekam, jaunesnysis specialistas, savaitę užstrigęs prie užduoties vien todėl, kad niekas nematė, jog jis laisvas.

Kai valandos registruojamos pagal grafiką, o ne suvedamos iš atminties, rūkas išsisklaido. Planuotas laikas atsiduria šalia dirbto toje pačioje pamainoje, o skirtumas tarp jų tampa skaičiumi, ne nuojauta. Studijos, pradėjusios naudoti reklamos agentūros laiko apskaitos programėlę, pirmą mėnesį paprastai jaučiasi nejaukiai, o antrą uždirba daugiau. Skaičiai nebūtinai turi būti tobuli, kad pakeistų sprendimą, jiems tereikia egzistuoti prieš išsiunčiant kitą sąmatą.

Atsiskaitomos valandos ir kodėl verta fiksuoti iškart

Atgaline data pildomi žiniaraščiai yra spėjimai su dešimtainiais ženklais. Žmonės apvalina į viršų, pamiršta smulkias užduotis ir visiškai praranda pertrūkius, o galutinis skaičius atsiduria kažkur tarp dosnaus ir klaidingo. Fiksavimas pagal gyvą grafiką pašalina didžiąją dalį šios paklaidos, nes pamaina jau egzistuoja, o registracija trunka vieną prisilietimą.

Shifton laiko apskaita saugo tikrąją kiekvienos pamainos pradžią ir pabaigą kartu su pertraukomis, užduotimis ir taikytu įkainiu, o būtent tai savaitę studijos darbo paverčia pagrįsta eilute sąskaitoje. Reklamos agentūros žiniaraščių programa, veikianti atskirai nuo grafiko, visada pagimdo dvi tiesos versijas ir ginčą, kurią iš jų pateikti klientui. Geriausia kūrybinės studijos laiko apskaitos programa yra ta, kuri niekada neprašo dizainerio prisiminti antradienio.

Dizainerių apkrova: savaitė suplanuota dar prieš jai prasidedant

Pajėgumai yra kita darbo pusė. Studijai baigiasi ne talentas, o ketvirtadienis. Savaitės ir mėnesio vaizdai rodo, kiek valandų kiekvienas žmogus jau neša, o prieinamumo kalendorius rodo, kiek jis dar gali paimti, todėl atsakymas, ar naujas užsakymas telpa, tampa matomas, o ne optimistiškas.

• Matykite kiekvieno dizainerio prisiimtas valandas prieš sutikdami su pristatymo data
• Pastebėkite žmogų, kuris tyliai perkrautas jau trečią savaitę iš eilės
• Paskelbkite laisvą studijos laiką, kad jį pasiimtų laisvai samdomi ar visa komanda
• Išlaikykite ne visą darbo dieną ir pagal sutartis dirbančius dizainerius sutartose valandose

Reklamos agentūros grafikų sudarymo programa, rodanti tik šiandieną, slepia dėsningumą. Būtent mėnesio vaizde perteklinis įsipareigojimas tampa akivaizdus, kol dar galima ką nors perstumti, ir kaip tik ši funkcija skiria geriausią kūrybinės komandos planavimo programėlę nuo bendro kalendoriaus su spalvomis.

Studija, nuotolis ir laisvai samdomi viename grafike

Dauguma kūrybinių komandų šiandien yra mišinys: branduolys studijoje, nuotoliniai specialistai ir laisvai samdomi, kurie ateina projektui ir išeina. Kiekvienas žmogus turi savo pareigas, prieigos lygį ir laiko juostą, todėl nuotolinis dizaineris pamainas skaito vietos laiku, o vadovas išlaiko vieną vientisą vaizdą. Laisvai samdomi mato tik savo pamainas ir nieko daugiau.

Studijos, turinčios ir vidinę kūrimo ar gamybos komandą, dažnai planuoja abi puses vienoje paskyroje, o tai aprašyta mūsų IT komandų planavimo puslapyje. Reklamos agentūros personalo valdymo programa padeda tik tada, kai viename grafike yra visi, kurie prisiliečia prie darbo. Reklamos agentūros darbuotojų planavimo programa, apimanti nuolatinius darbuotojus, bet ne rangovus, palieka nematomą brangiausią studijos pusę, todėl geriausia skaitmeninės agentūros planavimo programa laiko abi grupes viename sąraše.

Žiniaraščiai, kuriuos žmonės iš tikrųjų pildys

Viską lemia įsisavinimas. Dizaineris neatidarys kompiuterinės programos, kad užregistruotų penkiolika minučių, o kūrybos vadovas to nekontroliuos. Registracija telefone pamainoje, kuri jau yra kalendoriuje, trunka sekundes, ir tai vienintelė reklamos agentūros darbo laiko ir lankomumo programos versija, atlaikanti susidūrimą su įtempta studija.

Tiesioginiai pranešimai praneša apie grafiko pokyčius, laisvadienių prašymai ateina per tą pačią programėlę, o patvirtinimai vyksta vienu paspaudimu. Trintis, kuri žudo reklamos agentūros pamainų planavimo programą, beveik visada slypi pirmose trisdešimtyje dizainerio patirties sekundžių. Reklamos agentūros grafiko programėlė turi būti įskaitoma telefone koridoriuje, o reklamos agentūros darbo grafiko programėlė, kuriai reikia mokymų, jau pralaimėjo. Reklamos agentūros pamainų valdymo programa gyvuoja arba žlunga per tą pirmą sąlytį, o ne per savo nustatymų ekraną.

Ataskaitos, atsakančios, kiek kainavo projektas

Mėnesio pabaigoje klausimas paprastas, o atsakymas paprastai lėtas. Darbo valandų ataskaitos pateikia valandas kiekvienam žmogui ir laikotarpiui, biudžeto ir įkainių ataskaitos paverčia tas valandas savikaina, o laisvadienių bei atostogų likučiai paaiškina spragas. Viskas filtruojama pagal mėnesį ar pareigas ir eksportuojama į skaičiuoklę, o būtent tai reklamos agentūros planavimo sistema turėtų perduoti finansams be rankinio perdarymo.

Shifton pateikia valandas ir savikainą, o sąskaitų išrašymas lieka ten, kur ir buvo. Integracija su QuickBooks ir Zapier perkelia skaičius jų neperrašant, ir tai praktinis geriausios dizaino agentūros laiko apskaitos programos testas: ar ji sutaupo finansams dieną, ar duoda dar vieną eksportą suderinti.

Kaip pasirinkti laiko apskaitą dizaino studijai

Studijos vadinasi skirtingai, nuo prekės ženklo agentūros iki dizaino studijos ar skaitmeninės gamybos komandos, tačiau reikalavimai beveik nesiskiria. Tai, kas parduodama kaip geriausia prekės ženklo agentūros planavimo programa, ir tai, kas parduodama kaip geriausia dizaino studijos laiko apskaitos programa, susiveda į tuos pačius du dalykus: grafiką, kurį žmonės perskaito neklausinėdami, ir valandas, kurios ateina be raginimų.

Išbandykite bet kurią platformą per realią savaitę, įskaitant pasiūlymą, surijusį dvi dienas, ir laisvai samdomą, prisijungusį trečiadienį. Pamatuokite, kiek dizaineriui užtrunka registracija. Patikrinkite, ar grafiko pakeitimas pasiekia nuotolinį komandos narį tą pačią minutę. Pasidomėkite, kas nutinka, kai kas nors pamiršta išsiregistruoti, nes būtent ši klaida tyliai sugadina mėnesio duomenis. Reklamos agentūros planavimo platforma, nesugebanti priimti laisvai samdomo, prisijungusio savaitės viduryje, iki penktadienio bus apeinama.

Nėra universalios geriausios kūrybinės agentūros laiko apskaitos programos, nėra ir tobulo reklamos agentūros planavimo įrankio, yra tik tas, kurį jūsų studija tebenaudoja šeštą mėnesį, o geriausia dizaino studijos planavimo programa šešių žmonių komandai retai tinka šešiasdešimčiai. Iki dešimties žmonių Shifton nemokamas be laiko apribojimo, o to pakanka mažai studijai, pereinančiai nuo reklamos agentūros grafiko šablono skaičiuoklėje. Komandai augant mokami planai prideda kelių projektų planavimą, gilesnes ataskaitas ir modulius, kurių iš reklamos agentūros pamainų sudarymo programos tikimasi didesniu mastu. Esmė nesikeičia: valandos, už kurias galite išrašyti sąskaitą, matomi pajėgumai ir studijos savaitė, kuri laikosi kartu.