Parodų centrų komandų darbo grafiko programa

Parodų centras neturi stabilios darbo jėgos. Jis turi eilę trumpų, intensyvių personalo pikų, atskirtų ramiomis savaitėmis, ir kiekvienas pikas susideda iš trijų dalių: montavimo komandos, atvykstančios likus kelioms dienoms iki durų atidarymo, parodos dienų personalo, dirbančio paviljonuose renginio metu, ir demontavimo komandos, ištuštinančios plotą išėjus paskutiniam lankytojui. Parodų grafikų sudarymo programa egzistuoja tam, kad visi trys etapai tilptų į vieną planą vietoj trijų skaičiuoklių, atspausdinto lapo ir grupės pokalbio.

Sunkumas yra ne komandos dydis. Sunkumas yra pokyčio greitis. Centras per dešimt dienų gali pereiti nuo dvidešimties žmonių objekte iki dviejų šimtų ir atgal, kelis kartus per ketvirtį, naudodamas nuolatinių darbuotojų, laikinų darbuotojų ir agentūros žmonių derinį, iš kurių kai kurie niekada nedirba dviejuose renginiuose iš eilės.

Ką iš tikrųjų apima parodų grafikų sudarymo programa

Šis terminas vartojamas laisvai, todėl verta tiksliai pasakyti, ką tokia sistema daro. Ji planuoja, kas budi, kuriame paviljone ir kurias valandas kiekviename renginio etape. Ji skelbia pamainas, kurioms dar niekas nepriskirtas, renka prieinamumą iš laikinų darbuotojų grupės, fiksuoja, kada žmonės iš tikrųjų pradėjo ir baigė, ir pateikia valandas atgal pagal renginį ir pagal žmogų. Tai visas jos darbas, ir daugelyje centrų būtent ši dalis vis dar tvarkoma rankomis dar ilgai po to, kai visa komercinė pusė jau modernizuota.

Ko ji nedaro, tai neparduoda ploto ir netvarko dalyvių. Tai atskira kategorija, ir būtent ją dauguma žmonių randa pirmiausia, kai ieško. Šių dviejų dalykų atskyrimas gerokai palengvina pirkimo sprendimą, nes centrui beveik visada reikia abiejų, o nė vienas produktas gerai neatlieka kito darbo.

Montavimas, parodos dienos ir demontavimas yra trys skirtingi grafikai

Renginio traktavimas kaip vieno personalo bloko yra būtent tai, kas sugadina centrų grafikus. Montavimas yra nedidelė kvalifikuota komanda, dirbanti ilgas dienas, dažnai pradedanti anksčiau už visus kitus pastate. Parodos dienoms reikia didžiausio žmonių skaičiaus, paskirstyto po paviljonus, įėjimus, stendus ir tarnybines patalpas, su pertraukų danga, kurios negalima palikti atsitiktinumui. Demontavimas yra labiausiai suspaustas iš trijų ir dažnai brangiausias, nes vyksta naktį prieš griežtą terminą, kurį nustato kita nuoma.

Planavimas kaip atskirų pamainų rinkinių toje pačioje lentelėje kiekvienam etapui leidžia sąžiningai parodyti, ko jam reikia. Tai taip pat padaro matomą persidengimą: taškas, kuriame montavimo darbuotojai vis dar yra objekte, o parodos dienos personalas jau atvyko, yra būtent ta vieta, kur centrai arba dubliuoja žmones, arba palieka spragą. Mūsų pamainų planavimo rodiniai sukurti būtent tokiam skaitymui greta.

Darbuotojų skaičiaus svyravimas tarp renginių

Labai nedaug sričių taip smarkiai keičia darbuotojų skaičių kaip ši. Rami savaitė ir parodos savaitė gali skirtis eile dydžio, o grafikas turi atspindėti abi, netapdamas neįskaitomas. Tai reiškia, kad planuotojui piko metu reikia matyti visą komandą iš karto, o paskui susiaurinti iki kelių žmonių, dirbančių ramų antradienį, nepalaikant dviejų atskirų sistemų.

Tai taip pat reiškia, kad grafiką turi būti greita sudaryti. Jei didelio renginio paruošimas užtrunka kelias dienas rankinio darbo, planas visada vėluoja, o vėluojantys planai verčia paskutinę minutę užsakyti agentūros žmones už didesnę kainą. Parodų centro grafikų programa pateisina savo vietą daugiausia tuo, kad sutrumpina laiką tarp sprendimo, ko reikia renginiui, ir pranešimo žmonėms, kada atvykti.

Laikini ir agentūros darbuotojai, dirbantys vos kelias dienas

Didelę parodų centro grafiko dalį sudaro žmonės, kurie šį ketvirtį dirba tris dienas, o kitą galbūt nė vienos. Jie nesimokys sudėtingos sistemos, jie nesėdi prie darbo stalo ir nesivaikys biuro dėl savo pamainų laiko. Tai, ką centras naudoja, turi veikti telefone iš pirmo karto, be jokių mokymų.

Praktiškai tai reiškia, kad paskelbtos pamainos ateina kaip pranešimas, o ne kaip žinutė, kurią kažkas turi susirasti, prieinamumą pateikia pats darbuotojas, užuot jį rinkęs koordinatorius, o laisvas pamainas galima pasiimti, o ne skirstyti po vieną skambutį. Centras, kuris paskelbia renginio grafiką ir leidžia laikinų darbuotojų grupei pačiai užpildyti spragas, pašalina didžiąją dalį koordinavimo darbo, anksčiau gulusio ant vieno perkrauto žmogaus pečių.

Vienas centras, keli paviljonai, vienas grafikas

Didesni centrai reguliariai vykdo daugiau nei vieną renginį vienu metu, o paviljonų poreikiai tą pačią dieną skiriasi: viename vyksta montavimas, kitas atviras lankytojams, trečias tuštinamas. Jei grafikas negali jų atskirti, sumos nustoja ką nors reikšti ir niekas nebemato, kuriam renginiui iš tikrųjų trūksta žmonių.

Pamainų žymėjimas pagal paviljoną arba projektą išsprendžia tai abiem kryptimis. Planavimas vyksta paviljonas po paviljono, peržiūra apima visą centrą, o valandos vėliau pateikiamos pagal renginį, ir būtent tai personalo klausimą paverčia skaičiumi, kurį gali naudoti komercinė komanda. Centrai, kurie greta parodų rengia ir konferencijas bei priėmimus, susiduria su ta pačia struktūra didesniame patalpų tipų rinkinyje, o mūsų renginių personalo planavimo puslapis šią pusę aprašo išsamiau.

Tikslios valandos, kai žmonėms mokama už dieną

Laikinas ir agentūros darbas paprastai apmokamas pagal valandas arba dienos įkainį, o klaidas iškart pastebi visi dalyvaujantys. Darbuotojas, kuriam sumokėta per mažai už naktinį demontavimą, kitos parodos metu neatsilieps į skambutį, o agentūros sąskaita, nesutampanti su centro apskaita, atima valandas ginčams.

Būtent čia darbo laiko fiksavimas nustoja būti administracine smulkmena. Užfiksuota pradžia ir pabaiga suplanuotos pamainos atžvilgiu duoda vieną skaičių, kuriuo gali remtis abi pusės, pertraukos registruojamos, o ne nuspėjamos, o vėlavimai atsiranda ataskaitoje, o ne kažkieno atmintyje. Valandos tada išskaidomos pagal įkainį ir eksportuojamos į darbo užmokesčio sistemą, todėl laiko apskaita parodų centre tampa ataskaitos perskaitymu, o ne savaitės atkūrimu. Darbo valandų, vėlavimų ir įkainių ataskaitos visos remiasi tuo pačiu įrašu.

Kur baigiasi personalo planavimas ir prasideda renginių platformos

Šią ribą verta pasakyti aiškiai, nes tai sutaupo daug bergždžio vertinimo. Parodų valdymo programos, kongresų centrų valdymo sistemos ir bilietų platformos apima dalyvius, stendų paskirstymą, salių planus ir lankytojų registraciją. Shifton nieko iš to neapima. Jis apima darbo jėgą: grafikus ir šablonus, laisvas pamainas, prieinamumą ir atostogų prašymus, darbo laiko fiksavimą, dirbtas ir viršvalandines valandas, pertraukas, užduočių priskyrimą, valandų ataskaitas bei eksportą ir integracijas su Usedesk, Zapier, Intercom bei QuickBooks.

Centrai, lyginantys parodų centro grafikų sistemą su pilna renginių platforma, paprastai lygina du dalykus, kuriuos galiausiai turės atskirai. Klausimas ne kuris laimi, o kuris iš dviejų šiuo metu kainuoja daugiau rankinio darbo, ir daugumoje centrų tai yra grafikas.

Kaip pasirinkti parodų centro grafikų sistemą

Testuokite bet kurią platformą pagal savo užimčiausią savaitę, o ne ramią. Sudarykite visą renginį, įskaitant naktinį demontavimą, ir pažiūrėkite, kiek tai užtrunka ir kaip skaitosi sumos. Tada išbraukite du žmones iš parodos dienos grafiko ir stebėkite, kaip greitai spragą galima paskelbti iš naujo ir užpildyti, nes būtent ši situacija iš tikrųjų kainuoja pinigus. Atidarykite ją seniausiame telefone, kokį tik rasite, nes būtent tokį naudos laikinas darbuotojas.

Shifton nemokamas iki 10 komandos narių be laiko apribojimo, o tai tinka nedidelei nuolatinei centro komandai, ir mokami planai apmokestinami už darbuotoją per mėnesį, kai aplink ją auga laikinų darbuotojų grupė. Jei jūsų renginių personalas šiuo metu gyvena skaičiuoklėje, kurią prižiūri vienas koordinatorius, ir telefone, kuris skamba visą savaitgalį, pirmas dalykas, kurį verta sutvarkyti, yra tai, kaip greitai grafiko pokytis pasiekia žmones salėje.