Munkaerő-gazdálkodás rendőrségnek és készenléti szolgálatoknak

A szervezeti létszámbiztosítás valójában költségvetési kérdés beosztás képében. A minimális létszámszinteket szabályzat vagy szerződés írja elő, az ellátandó terület nem zsugorodik össze egy hiányzáshoz, és minden alapszint feletti órát olyan pótlékkal fizetnek, amely közpénzre terhelődik. A készenléti szolgálatoknak szóló munkaerő-gazdálkodási szoftver akkor érdemli ki a helyét, ha egyszerre mutat meg két dolgot: biztonságos és jogszerű-e a lefedettség, és mibe kerül.

Kevés szervezet jutott el a jelenlegi gyakorlatához szándékosan. A táblázat kapott egy második lapot, aztán egy harmadikat, aztán olyan színszabályokat, amelyeket teljesen csak egyvalaki ért. A képzési nyilvántartás egy másik fájlban él. A pótlékos órákat utólag, a bérszámfejtésben egyeztetik, amikor már semmit nem lehet megváltoztatni. A munka azért elkészül, de senki nem tud gyorsan válaszolni egy egyszerű kérdésre: hány órát dolgozott ez az egység az alapszint felett az elmúlt negyedévben, és mi okozta.

Négy feladat, amelyet a munkaerő-rendszernek el kell látnia

Ha lehántjuk a reklámréteget, a feladat szűk. Olyan lefedettséget közzétenni, amely a hét minden órájára megfelel a minimális létszámkövetelménynek. Nyilvántartani, ki volt valóban szolgálatban, nem azt, kit terveztek be. Követni mindenki felhalmozott óráit a rá vonatkozó korlátokhoz mérve. Olyan számokat előállítani, amelyek kibírják a találkozást a pénzügyi osztállyal, végül pedig az ellenőrrel.

Ezen a négyen kívül minden díszítés. Az a megoldás, amely elegáns táblázatot rajzol, de nem tudja megmondani, mibe került a táblázat, a feladat könnyebbik felét oldotta meg.

Képzési órák és minősítések, amelyek nem járhatnak le

Az egyenruhás és a polgári állomány egyaránt visz olyan követelményeket, amelyek lejárnak. Lőkiképzés, önvédelmi fogások, elsősegély, vezetés, egyes feladatokhoz szükséges külön engedély: mindegyikhez tartozik óraszám és megújítási dátum, és mindegyiket úgy kell teljesíteni, hogy egy ügyelet se maradjon emberek nélkül. Ez előbb beosztási, és csak azután megfelelési kérdés, mert a képzési idő olyan idő, amikor az illető nem áll rendelkezésre.

A működő megközelítés az, hogy a képzést munkaként kezeljük. Ütemezze önálló projektként, ossza ki rá az embereket ugyanúgy, mint bármely más szolgálati blokkra, és hagyja, hogy az órák abban a riportban gyűljenek, amely már minden mást is hordoz. A negyedév végén a munkaidő-riport megmutatja, ki mennyi képzést teljesített és mely egységek csúsztak el, párhuzamos fájl vezetése nélkül. Az egyes dolgozói kartonokon tárolt beosztások és szerepkörök nyilvánvalóvá teszik, ki jogosult egy adott feladatra, amikor egy helyet rövid határidővel kell feltölteni.

Megfelelés, kollektív szerződés és az órakorlátok

A készenléti szolgálatok azon kevés ágazat közé tartoznak, ahol a beosztás jogi dokumentumként működik. A kollektív szerződések rögzítik a szolgálatok közti pihenőidőt, az egymást követő napok maximumát, a változtatások bejelentési határidejét és azt, hogyan oszlanak meg a pótlékos órák. Ezek felett állnak a törvényes munkaidőkorlátok. A szabályok megsértése nemcsak panaszba kerül, hanem a teljes időszak újraírásába is.

A szoftver itt két látványtalan dolgot csinál jól. Már a beosztás építése közben megmutatja mindenki maximális óráit a már kiosztott órák mellett, így a korlát élő feltételként működik, nem utólagos felfedezésként. És tartós nyilvántartást vezet arról, mit, mikor és kinek tettek közzé, márpedig egy panasz vagy egy ellenőrzés valójában ezen fordul meg. Az a rendszer, amely csak a terv aktuális változatát tárolja, nem tud válaszolni a múltra vonatkozó kérdésekre.

Hol halmozódik fel valójában a túlóraköltség

A pótlékos idő egy szervezetben szinte soha nem egyetlen döntés. Meghosszabbítással fedett üres álláshelyekből, pihenőnapra eső bírósági tárgyalásokból, riasztásokból, tervezett rendezvényekből és annak lassú elcsúszásából gyűlik össze, hogy egy egység hónapokon át egy fővel kevesebbel dolgozik. Mire a bérszámfejtés összesíti a számot, az okok már nem különböztethetők meg egymástól.

Az órák bérszint szerinti szétbontása ezt a ködöt olyan számmá alakítja, amellyel kezdeni lehet valamit. Az alapórák, az éjszakai pótlék, az éjszakai és hétvégi pótlék, valamint az ünnepnapi órák dolgozónként, projektenként és beosztásonként külön oszlopban kimutatva megmondják a parancsnoknak, melyik egység termeli a drága időt, és hogy az ok szerkezeti-e vagy csak egyetlen rossz hónap. A riportkészítő eszközeink ezt a bontást ugyanabból a szolgálati nyilvántartásból építik fel, amellyel az időszakot tervezték, így a tervezési nézet és a költségnézet soha nem mond ellent egymásnak.

Létszámnormák és álláshelyek tervezése

Minden szervezetnek van engedélyezett és tényleges létszáma, és a kettő közti rés pótlékos órákkal telik meg. Ahhoz, hogy több álláshelyet kérjen, vagy hogy a meglévőket átcsoportosítsa, olyan bizonyíték kell, amely abban a mértékegységben szólal meg, amelyben a költségvetést írják.

Ez a bizonyíték az előzményekből jön: egységenként havonta ledolgozott órák, a pótlékos órák aránya az alapórákhoz, milyen gyakran maradtak elvállalatlanul a szabad szolgálatok, a létszám mekkora részét nyelte el a szabadság és a képzés. Egy teljes évre kiolvasva ezek a számok a valódi létszámnormát írják le, nem azt, amely papíron áll. Az a rendszer, amely tisztán exportál táblázatba, többet tesz az álláshelyek tervezéséért, mint az, amely magába zárja az adatait.

Diszpécserrendszerek és a munkaerőréteg határa

Ugyanazokra a szavakra több különböző terméket keresnek, ezért érdemes pontosnak lenni. A számítógépes diszpécserrendszer az élő eseményeket, az egységek állapotát és a hívások irányítását kezeli. A közbiztonsági kezelőrendszerek tág értelemben a nyilvántartásokat, a bizonyítékokat és az ügyiratokat fogják össze, a tűzoltósági kezelőszoftver pedig ugyanezt teszi a tűzoltói oldalon. A Shifton egyik sem ezek közül. Arra a létszámkérdésre válaszol, amelyet a többi már eldöntöttnek tekint: ki van szolgálatban, mennyi ideig, milyen bérszinten, és mi történik a héttel, ha ketten megbetegszenek.

A határ szándékos. A szervezeteknek már megvannak a nyilvántartási és diszpécserplatformjaik, és ritkán akarják lecserélni őket. Sokkal gyakrabban az hiányzik, hogy legyen egy munkaerőréteg, amelyben a tervező és a pénzügyi osztály egyaránt megbízik, és ezt a rést kell betöltenie a munkaerő-gazdálkodási szoftvernek.

A szolgálatvezető nézete és a vezetés nézete

A napi tervezés és a szervezeti szintű tervezés különböző feladat, amelyet különböző emberek végeznek. A jövő hetet feltöltő szolgálatvezetőnek az számít, ki elérhető és ki került közel a korlátjához. A vezetésnek a pótlékos órák hat hónapos alakulása számít, meg az, hogy egy egység szerkezetileg alullétszámozott-e. Ugyanannak a szolgálati adatnak mindkettőt ki kell szolgálnia, ezért a szolgálati beosztás oldalunk mélységében foglalkozik a lefedettséggel és a mintákkal, míg ez az oldal a munkaerő-gazdálkodásnál, a megfelelésnél és a költségnél marad.

Ha egy rendszerben tartja őket, az egyeztetési lépés is eltűnik. Amikor a beosztás, a jelenléti nyilvántartás és a bérszint szerinti riport három külön dokumentum, az elemzési idő nagy része arra megy el, hogy összhangba kerüljenek. Amikor ugyanannak a nyilvántartásnak a három nézete, az elemzés ott kezdődik, ahol kell.

Hogyan válasszon munkaerő-gazdálkodási rendszert

Bármelyik platformot zűrös, ne tiszta időszakon próbálja ki. Építsen fel egy hetet éjszakai blokkal, képzési nappal, üres álláshellyel és két utolsó pillanatos hiányzással, aztán kérdezze meg a rendszertől, mibe került, és mely korlátokat közelítette meg. Nézze meg, hogy egy dolgozó látja-e a saját óráit és tud-e szabadságot kérni telefonról, mert a bevezetés sikerét azok döntik el, akik nem íróasztalnál ülnek. Győződjön meg róla, hogy a számok olyan formában exportálódnak, amelyet a bérfolyamata fel tud dolgozni, mert az a riport, amelyet senki nem tud továbbmozdítani, olyan riport, amelyet senki nem használ.

A Shifton tíz csapattagig ingyenesen fut időkorlát nélkül, ami egy kis osztályt vagy egyetlen egységet teljesen lefed, és tartalmazza a tervezést, az alap munkaidő-nyilvántartást, a mobilalkalmazást és a szokásos riportokat. A fizetős csomagokat dolgozónként havonta számoljuk, és hozzáadják a mélyebb költségriportot, a több projektes szerkezetet és a helyszínkezelést, amelyre egy nagyobb szervezetnek szüksége van. Ha a jelenlegi gyakorlata csak akkor mondja meg, mibe került egy időszak, amikor az időszak már lezárult, akkor az az egyetlen érdemi változás, amely még akkor mondja meg, amikor van mit eldönteni.