दूर से काम करने वाली टीम का प्रबंधन: शेड्यूल और घंटे

रिमोट टीम प्रबंधन में असल में क्या आता है

इस नाम के नीचे दो बिल्कुल अलग तरह के उत्पाद बिकते हैं, और इन्हें आपस में गड्डमड्ड करना महंगा पड़ता है। एक परिवार लोगों पर नजर रखता है: स्क्रीन की तस्वीरें, टाइपिंग की गिनती, सक्रियता के अंक, खाली बैठे रहने की घड़ी। दूसरा परिवार लोगों में तालमेल बिठाता है: कौन कब काम करता है, किस चीज पर काम करता है, और उस सप्ताह में असल में कितने घंटे बने।

पहला परिवार उन प्रबंधकों को बिकता है जिनका भरोसा टूट चुका है। दूसरा उन्हें बिकता है जिन्हें शेड्यूल और वेतन के लिए एक आंकड़ा चाहिए। Shifton दूसरी तरह का है, और यह फर्क शुरू में ही बता देना ठीक रहता है क्योंकि तुलना की सूचियों में दोनों प्रायः एक ही खाने में रख दिए जाते हैं।

समय क्षेत्र पहली असली समस्या हैं

एक ही इमारत में बैठी टीम बिना सोचे कार्यदिवस साझा कर लेती है। बिखरी टीम ऐसा नहीं करती, और यह फासला छोटी-छोटी पर कुरेदने वाली बातों में दिखता है। ऐसी बैठक जो चार लोगों के लिए सुविधाजनक और पांचवें के लिए क्रूर हो। ऐसा काम सौंपना जो घंटों के उस मेल को मान बैठा हो जो है ही नहीं। ऐसी समयसीमा जो उस समय क्षेत्र में तय हुई जिसका नाम किसी ने नहीं लिया।

शिफ्ट को एक ही समय-रेखा पर रखना और हर व्यक्ति के स्थानीय घंटों में दिखाना गलतफहमियों की पूरी एक श्रेणी मिटा देता है। प्रबंधक एक बार योजना बनाता है। सभी वही सप्ताह सही पढ़ते हैं। बैठक से पहले किसी को हिसाब नहीं लगाना पड़ता।

उपलब्धता योजना के बाद नहीं, पहले

सप्ताह बनने से पहले लोगों से यह पूछ लेना कि वे किन घंटों में काम कर सकते हैं, प्रकाशन के बाद आने वाले सुधारों का पूरा चक्कर बचा देता है। इससे वे चुपचाप वाली बाधाएं भी सामने आती हैं: बच्चों को स्कूल से लाना, दूसरी नौकरी, वे चार घंटे जो किसी के पास बाकी टीम के साथ सचमुच मेल खाते हैं।

बिना निगरानी के घंटे

दूर से काम के घंटों का पहला जवाब निगरानी मान लिया जाता है और वह प्रायः गलत जवाब है। वह नतीजे की जगह हलचल नापती है, भरोसे को महीनों में नहीं बल्कि हफ्तों में खा जाती है, और कई देशों में ऐसा कानूनी जोखिम खड़ा करती है जिसकी लागत किसी ने जोड़ी नहीं थी। जबकि असली जरूरत बहुत सीमित है: इस बात का टिकाऊ रिकॉर्ड कि किसी ने कब शुरू किया, कब खत्म किया और कितना ब्रेक लिया।

ऐसा रिकॉर्ड ब्राउज़र या फोन से चलता है, दफ्तर में किसी मशीन की मांग नहीं करता, और वेतन विभाग को वह सब दे देता है जिसकी उसे जरूरत है। जहां कंपनी को सचमुच हाजिरी को जगह से बांधना हो, जैसे उन कर्मचारियों के लिए जो ग्राहकों के यहां जाते हैं, वहां काम की जगह की जांच अलग सशुल्क मॉड्यूल के रूप में मौजूद है और चुने जाने तक बंद रहती है।

बैठक से पहले किसी को हिसाब नहीं लगाना पड़ता।

गलियारे की जगह अब तालमेल लेता है

एक कमरे में बैठी टीम जो जानती है उसका अधिकांश कभी लिखा ही नहीं जाता। ग्राहक की शिकायत कौन उठा रहा है। रिपोर्ट भेजी गई या नहीं। एक ही समस्या को देख रहे दो लोगों में से असल में उसे सुलझा कौन रहा है। दूरी यह रास्ता छीन लेती है, और आम विकल्प, लंबी बैठकें और ज्यादा संदेश, उसकी जगह बहुत खराब तरीके से लेते हैं।

कामों को शिफ्ट से जोड़ देना जानकारी को वहीं रख देता है जहां शेड्यूल पहले से है। दिन सिर्फ घंटों का ढेर नहीं रहता: वह यह भी बताता है कि ये घंटे किसलिए हैं, ऐसी स्थिति के साथ जिसे कोई भी पढ़ सके और ऐसी टिप्पणियों के साथ जो पहले बोलकर कही जाती थीं। यह पूरी परियोजना प्रणाली उतारने से छोटा कदम है और ठीक उसी चीज को सुधारता है जिसे दूरी ने तोड़ा था।

मिली-जुली व्यवस्था ही अब सामान्य है

बहुत कम टीमें पूरी तरह दूर से काम करती हैं। ज्यादातर मिली-जुली हैं: कुछ लोग दफ्तर में, कुछ घर पर, कुछ दूसरे देश में, और यह अनुपात महीने-दर-महीने बदलता रहता है। एक ही शेड्यूल जो तीनों को संभाले और जहां जरूरी हो वहां जगह जोड़ दे, अलग-अलग समूहों के लिए अलग-अलग प्रणालियों से कहीं आसान चलता है।

भरोसा निगरानी से सस्ता है, और वह ज्यादा टिकता है।

थकान शेड्यूल में दिखने वाला संकेत है

दूर से किया गया अतिरिक्त काम खुद की घोषणा नहीं करता। कोई नहीं देखता कि सहकर्मी रात आठ बजे भी मेज पर है, इसलिए यह ढर्रा महीनों चलता है और अंत में इस्तीफे की शक्ल में आता है। इसे पहले पकड़ने के आंकड़े समय के रिकॉर्ड में पहले से मौजूद हैं।

हर व्यक्ति के घंटे, योजना बनाम असल, हर सप्ताह पढ़े जाएं। जिसके असली घंटे लगातार योजना से आगे निकल रहे हों वह ज्यादा समर्पित नहीं है, उसका शेड्यूल गलत बना है, और यह तब तक सुधर सकता है जब तक यह शेड्यूल की समस्या है, कर्मचारी टिकाने की नहीं।

वह रिपोर्ट जो बोर्ड के सवाल का जवाब देती है

बिखरी हुई टीमें उन लोगों में एक खास तरह का संदेह जगाती हैं जो खुद ऐसे काम नहीं करते। क्या वहां सचमुच कोई काम कर रहा है। सीधा जवाब आमतौर पर हां है, और काम का जवाब बहस नहीं बल्कि रिपोर्ट है: पिछले महीने के लिए व्यक्ति और परियोजना के हिसाब से घंटे, योजना बनाम असल।

यह रिपोर्ट तसल्ली देने से ज्यादा कीमती काम करती है। वह बताती है कि समय किस परियोजना ने खाया, और इस सवाल का जवाब तब भी किसी के पास नहीं था जब टीम एक ही कमरे में बैठती थी। साझा दफ्तर समस्या को दिखने वाली मौजूदगी के पीछे छिपाए रखता था, दूरी ने बस वह भेस उतार दिया।

नियमित कर्मचारी और ठेके वाले एक ही दृश्य में

ज्यादातर बिखरी टीमें मिली-जुली होती हैं। नियमित कर्मचारी वेतन सूची पर, ठेके वाले बिल पर, और अक्सर कुछ लोग तीसरी व्यवस्था में जिस पर वित्त विभाग की अपनी राय होती है। उन्हें एक ही शेड्यूल पर अलग विभागों के रूप में रखना काम की पूरी तस्वीर बचा लेता है, जबकि वेतन के लिए निकाला जाने वाला ब्योरा सिर्फ उन लोगों तक सीमित रहता है जिन्हें कंपनी सचमुच भुगतान करती है।

औजारों की तुलना करते समय क्या देखें

यह श्रेणी एक ही सवाल पर बंटती है: उत्पाद हलचल नापता है या समय दर्ज करता है। जो उत्पाद स्क्रीन की तस्वीर लेते हैं, टाइपिंग गिनते हैं या खाली मिनटों को अंक देते हैं, वे भरोसे की समस्या का जवाब दे रहे हैं। जो उत्पाद शुरुआत, समाप्ति और ब्रेक दर्ज करते हैं, वे वेतन और योजना की समस्या का जवाब दे रहे हैं। जरूरत दूसरे की हो और खरीद पहला लिया जाए तो लाइसेंस के ऊपर टीम का मनोबल भी खर्च होता है।

बाकी जांचें व्यावहारिक हैं। क्या शेड्यूल हर व्यक्ति के स्थानीय घंटों में दिखता है या किसी एक तय दफ्तरी समय क्षेत्र में। क्या कोई बिना कुछ इंस्टॉल किए ब्राउज़र से हाजिरी लगा सकता है। क्या योजना के और असली घंटे दो अलग आंकड़ों की तरह रखे जाते हैं। क्या छुट्टियां शिफ्ट वाले उसी कैलेंडर में हैं, या किसी अलग प्रणाली में जो यह देखे बिना मंजूरी देती है कि जगह कौन भरेगा।

बड़े लागू करने के काम के बिना शुरुआत

Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा मुफ्त है, और इतने में छोटी बिखरी टीमों का बड़ा हिस्सा पूरा आ जाता है। शेड्यूल बनाना, बुनियादी हाजिरी, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट इसमें शामिल हैं। सशुल्क मॉड्यूल एक-एक करके प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर से जुड़ते हैं, हर एक के साथ 60 दिन तक की आजमाइश मिलती है, इसलिए टीम फैसला लेने से पहले वेतन या छुट्टी प्रबंधन आजमा सकती है।