क्लाइंट कार्य के लिए प्रोफेशनल सर्विसेज शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

प्रोफेशनल सर्विसेज फर्म में एकमात्र असली स्टॉक समय है। सलाहकार, अकाउंटेंट, इंजीनियर और आर्किटेक्ट घंटे बेचते हैं, और जो घंटा दर्ज नहीं हुआ, किसी को सौंपा नहीं गया या बिल में नहीं आया, वह हमेशा के लिए चला जाता है। इसीलिए प्रोफेशनल सर्विसेज शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर यहां अधिकांश उद्योगों से ज़्यादा मायने रखता है: शेड्यूल कोई प्रशासनिक सुविधा नहीं, बल्कि उस सप्ताह के लिए फर्म की पूरी क्षमता का प्लान है।

दबाव भी असमान है। काम लहरों में आता है, फाइलिंग की समय-सीमाओं, प्रोजेक्ट के पड़ावों और साल के अंत के इर्द-गिर्द, और फिर घट जाता है। किसी सप्ताह बारह लोगों की टीम में चार लोग कम पड़ते हैं; छह सप्ताह बाद उनमें से आधे बिना किसी बुक किए काम के बैठे रहते हैं। दोनों स्थितियों में पैसा जाता है, और जब तक कोई पूरा सप्ताह एक स्क्रीन पर न देख ले, दोनों अदृश्य रहती हैं।

प्रोफेशनल सर्विसेज शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या करना चाहिए

अधिकांश मूल्य चार क्षमताएं ले जाती हैं। लोगों को क्लाइंट के कामों पर तेजी से लगाना और उस नियुक्ति को पूरा सप्ताह दोबारा बनाए बिना बदलना। शेड्यूल के संपादन योग्य रहते हुए ही हर व्यक्ति के घंटों का योग दिखाना, ताकि दबाव की अवधि चुपचाप थकान और ओवरटाइम में न बदल जाए। सबको एक साथ प्रकाशित करना, क्योंकि आधी टीम क्लाइंट के यहां होती है। और वास्तव में काम हुए घंटे व्यक्ति तथा प्रोजेक्ट के अनुसार ऐसे रूप में दर्ज करना जिसे वित्त विभाग इस्तेमाल कर सके।

इससे आगे सब पसंद की बात है। जो प्रोफेशनल सर्विसेज शेड्यूलिंग सिस्टम इन चार कामों को संभाल लेता है, वह फर्म के लिए उन समस्याओं पर लक्षित लंबी फीचर सूची से ज़्यादा करता है जो उसे हैं ही नहीं।

प्रति क्लाइंट घंटे, याद किए नहीं, दर्ज किए हुए

अधिकांश फर्में आज भी शुक्रवार दोपहर याददाश्त और कैलेंडर से सप्ताह दोबारा जोड़ती हैं। नतीजा प्रोफेशनल सर्विसेज की ऐसी टाइमशीट है जो मोटे तौर पर सही है, व्यवस्थित रूप से कम दर्ज है और क्लाइंट के सवाल उठाने पर बचाव लायक नहीं रहती।

प्रोजेक्ट के सापेक्ष शेड्यूलिंग शुरुआती बिंदु बदल देती है। काम एक क्लाइंट कार्य पर बुक होता है, लोग मोबाइल ऐप या वेब से क्लॉक इन और क्लॉक आउट करते हैं, और घंटों की रिपोर्ट व्यक्ति तथा प्रोजेक्ट के अनुसार बंटी हुई निकलती है, जिसमें काम हुए घंटे और ओवरटाइम अलग रहते हैं। आपको मिलता है समय कहां गया इसका रिकॉर्ड, पुनर्निर्माण नहीं। प्रोफेशनल सर्विसेज टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर खोजने वाली फर्में आमतौर पर जो हुआ और जो लिखा गया, उसी अंतर को पाटने की कोशिश करती हैं।

रिकॉर्ड पर भरोसा बनने के लिए तीन चीज़ों का मेल जरूरी है:

• शेड्यूल और समय दर्ज करना एक ही सिस्टम में हों, ताकि प्लान किए और वास्तविक घंटों की तुलना हो सके
• हर ब्लॉक एक प्रोजेक्ट रखे, ताकि घंटे दर्ज होते ही सही काम के खाते में जाएं
• रिपोर्ट ऐसे रूप में निर्यात हों जिसे वित्त विभाग पहचानता हो, बिना किसी के दोबारा टाइप किए

इनमें से एक भी छूटा तो आप फिर पुनर्निर्माण पर लौट आते हैं। अकाउंटिंग फर्म टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर और किनारे पर लोगों के नाम के आद्याक्षर लिखी साझा स्प्रेडशीट के बीच व्यावहारिक फर्क भी यही है।

व्यस्त सीजन और उसके साथ आने वाला ओवरटाइम

हर फर्म में एक दौर आता है जब प्लान पर मोलभाव नहीं होता। साल के अंत की क्लोजिंग, फाइलिंग की समय-सीमा, लाइव होता प्रोजेक्ट। घंटे चढ़ते हैं, सप्ताहांत खर्च हो जाते हैं, और जोखिम खाली समय से हटकर उन लोगों पर आ जाता है जो चुपचाप खुद को निचोड़ रहे हैं।

इसका नियंत्रण है सप्ताह के संपादन योग्य रहते हुए दिखाई देना। हर व्यक्ति की सीमा पहले से सौंपे गए घंटों के साथ बैठती है, इसलिए ज़्यादा भरा सप्ताह पेरोल के बाद नहीं, प्रकाशन से पहले ही साफ दिख जाता है। विस्तारित कवरेज, शाम के ब्लॉक और सप्ताहांत का काम सामान्य दिनों की तरह उसी ग्रिड पर जाते हैं, भूमिकाएं दिखती हैं ताकि कोई जूनियर डेडलाइन वाली शिफ्ट अकेले न संभाले। अकाउंटिंग फर्म शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की परख इसी बात से होती है कि वह साल के उन आठ सप्ताहों को कितनी अच्छी तरह संभालता है।

खाली क्षमता: अगले सप्ताह कौन उपलब्ध है

उल्टी समस्या भी उतनी ही महंगी है। खाली सप्ताह वाला वरिष्ठ सलाहकार एक ऐसा खर्च है जिसे फर्म पूरा उठाती है, और महीना बंद होने तक किसी का ध्यान नहीं जाता। पूरी टीम को एक ग्रिड पर देखने से उपलब्धता पढ़ी जा सकती है: कौन बुक है, कौन आधा बुक है और कौन से दिन खुले हैं।

उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध टीम से ही आते हैं, इसलिए अगला महीना प्लान करने वाला व्यक्ति दिमाग में रखे नोट से नहीं, बल्कि लोगों ने जो सचमुच बताया उससे काम करता है। जो काम किसी को नहीं सौंपा गया वह गायब होने के बजाय खुली पंक्ति में रहता है, यानी क्षमता के सवाल तब उठते हैं जब जवाब देने का समय बचा हो। कंसल्टिंग फर्म के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर आमतौर पर बिलिंग के सवाल निपटाने के लिए खरीदा जाता है, पर पहली चीज़ जो वह बदलता है वह आसान है: अगले सप्ताह किसके पास जगह है इसका ईमानदार दृश्य। आर्किटेक्चर और इंजीनियरिंग प्रैक्टिस भी इसी ढर्रे पर चलती हैं, और हमारा आर्किटेक्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पेज उसका स्टूडियो संस्करण देखता है।

डेडलाइन पर चलने वाली फर्म में छुट्टियां

प्रोफेशनल सर्विसेज में छुट्टी कभी आसान नहीं होती। अनुरोध शांत अवधियों के आसपास जमा होते हैं, क्लाइंट के तारीख खिसकाने पर रद्द होते हैं, और यह जांचना पड़ता है कि उसी टीम से और कौन पहले से बाहर है। ईमेल से संभालने पर यह किसी पार्टनर की निजी सूची बन जाती है।

शेड्यूल के साथ एक ही सिस्टम में रखने पर अनुरोध ऐप से जमा होता है, मैनेजर उसे मंजूर या नामंजूर करता है, और वह तुरंत रोस्टर में झलक जाता है। छुट्टी शेष और छुट्टी की रिपोर्ट दिखाती हैं कि हर व्यक्ति ने कितनी ली और कितनी बची, जिससे आगे बढ़ाए गए दिनों पर होने वाली सालाना बहस का बड़ा हिस्सा खत्म हो जाता है।

ऐसी टाइमशीट जिन्हें वित्त विभाग सचमुच इस्तेमाल कर सके

महीने के अंत का हस्तांतरण वही जगह है जहां शेड्यूलिंग अपनी कीमत वसूल करती है या नहीं करती। कार्य घंटों की रिपोर्ट अवधि को हर व्यक्ति और प्रोजेक्ट के लिए काम हुए घंटों, ओवरटाइम, ब्रेक, देरी और अनुपस्थिति में बांटती है। वेतन दर की रिपोर्ट बेस घंटों को बढ़ी दर वाले घंटों से अलग करती है। दोनों निर्यात होती हैं, इसलिए वित्त टीम को आधी-अधूरी याद की गई जवाबों के बजाय एक फाइल मिलती है।

QuickBooks इंटीग्रेशन अकाउंटिंग डेटा आगे पहुंचाता है, और Zapier फर्म में पहले से चल रहे दूसरे सिस्टम को Shifton से जोड़ता है। अगर रिपोर्टिंग ही आपके लिए सबसे अहम हिस्सा है, तो रिपोर्ट फीचर पेज बताता है कि हर रिपोर्ट में क्या है।

फर्म-स्तरीय सुइट कहां खत्म होते हैं और शेड्यूलिंग कहां शुरू

यह सीमा साफ कहने लायक है। प्रोफेशनल सर्विसेज मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, अकाउंटिंग फर्म मैनेजमेंट सिस्टम और कंसल्टेंसी सुइट व्यावसायिक चक्र के इर्द-गिर्द बने हैं: पाइपलाइन, बिलिंग, काम का वित्तीय पक्ष। ये शेड्यूलिंग टूल नहीं हैं, और इनमें से अधिकांश समय दर्ज करने को औपचारिकता मानते हैं।

Shifton जानबूझकर दूसरा आधा हिस्सा है। यह प्लान करता है कि कौन कब काम करेगा, उस प्लान को फोन तक पहुंचाता है, उपस्थिति दर्ज करता है और व्यक्ति तथा प्रोजेक्ट के अनुसार साफ घंटे सौंपता है। यह कोई इनवॉइस नहीं बनाता और कुछ भी पूर्वानुमान नहीं लगाता। जो फर्में ऐसा बिल योग्य घंटों का आंकड़ा चाहती हैं जिसके पीछे वे खड़ी हो सकें, उन्हें आमतौर पर पता चलता है कि कमी एक और डैशबोर्ड की नहीं, रिकॉर्डिंग परत की थी।

ऐसा सिस्टम चुनना जिसे टीम चलाती रहे

इसे उसी तरह आजमाएं जैसे फर्म इस्तेमाल करेगी। एक सप्ताह का क्लाइंट काम बुक करें और समय नापें। एक नियुक्ति बदलें और देखें कि संबंधित लोगों को कितनी जल्दी पता चलता है। क्लाइंट के यहां मौजूद किसी व्यक्ति से फोन से क्लॉक इन करने को कहें। एक ही प्रोजेक्ट की घंटों की रिपोर्ट निकालें और देखें कि वह आपकी उम्मीद से मेल खाती है या नहीं।

10 लोगों से कम पर Shifton का मुफ्त प्लान पूरा काम बिना समय सीमा के संभालता है, जो छोटी प्रैक्टिस के लिए पूरी तरह उपयुक्त है। फर्म बढ़ने पर सशुल्क प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह बिल होते हैं और गहरी रिपोर्टिंग तथा नियंत्रण जोड़ते हैं, जबकि जियोलोकेशन और वर्क लोकेशन सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं। लक्ष्य हर आकार पर वही रहता है: ऐसा सप्ताह जो असली क्षमता दिखाए, ऐसा व्यस्त सीजन जिसमें कोई थककर न टूटे, और घंटों का ऐसा आंकड़ा जो क्लाइंट के पूछने पर टिका रहे।