कैटरिंग और बैंक्वेट टीमों के लिए इवेंट स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

कैटरिंग किसी दोहराए जाने वाले साप्ताहिक रोस्टर पर नहीं चलती। वह बुकिंग पर चलती है, जिनमें से हर एक को अलग टीम, अलग वेन्यू और अलग घंटों का हिसाब चाहिए, जो हफ्तों पहले पक्की होती है और फिर दिन आने से पहले दो बार बदलती है। इवेंट स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसलिए है क्योंकि स्प्रेडशीट इस आकार को ज्यादा दिन नहीं संभाल पाती और कोई न कोई भूल जाता है कि किसे किस काम के लिए पक्का किया गया था।

कर्मचारियों का स्वरूप इसे और कठिन बनाता है। बाहर के आयोजनों की कैटरिंग अस्थायी और फ्रीलांस टीम पर टिकी होती है, जो एक साथ दो-तीन कंपनियों के लिए काम करती है, इसलिए जिसे आपने मंगलवार को बुक किया वह गुरुवार तक कहीं और वादा कर चुका हो सकता है। शेड्यूल की शुरुआत खाली ग्रिड से नहीं, उपलब्धता से होनी चाहिए। वही कर्मी प्रदर्शनियों की साज-सज्जा और उतारने की पालियों में भी लगते हैं, जिसकी चर्चा प्रदर्शनी स्थलों की टीम नियोजन पेज पर अलग से है।

इवेंट स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या संभालना होता है

चार बातें तय करती हैं कि कोई टूल व्यस्त सीजन झेल पाएगा या नहीं। उसे सामान्य हफ्ते के लिए नहीं, किसी खास तारीख और वेन्यू के लिए टीम बनानी होगी। उसे फ्रीलांस स्टाफ तक उनके फोन पर पहुंचना होगा और जवाब दर्ज करना होगा। उसे असल में किए गए घंटे पकड़ने होंगे, क्योंकि इवेंट का खिंचना लगभग नियम है। और उसे यह दिखाना होगा कि एक बुकिंग पर श्रम की लागत कितनी पड़ी, जब तक अगली बुकिंग की सही कीमत तय करने का वक्त बाकी है।

जो इवेंट स्टाफिंग सॉफ्टवेयर ये चारों काम कर देता है, वह उस भारी प्लेटफॉर्म से बेहतर है जिसके मेन्यू खंगालने का वक्त शादी के सीजन में किसी कोऑर्डिनेटर के पास नहीं होता। नाम से ज्यादा मायने रखता है फिट होना: इवेंट स्टाफिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर, इवेंट स्टाफिंग मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर और क्रू रोस्टरिंग टूल - मार्केटिंग की भाषा हटा दें तो सब एक ही काम का वर्णन करते हैं।

हफ्ता भरना नहीं, इवेंट के लिए टीम बनाना

कैटरिंग शिफ्ट किसी विभाग से नहीं, एक इवेंट से जुड़ी होती है। मेहमानों के आने से घंटों पहले सेटअप शुरू होता है, सर्विस अनिश्चित समय पर खत्म होती है और समेटने का काम आधी रात के बाद तक खिंच सकता है। साप्ताहिक कैलेंडर में यह तब काम करता है जब हर शिफ्ट का अपना सटीक शुरू और खत्म होने का समय हो और उसे उसी वेन्यू या क्लाइंट प्रोजेक्ट से जोड़ा जा सके जिससे वह संबंधित है।

जो कुछ भी नहीं भरा गया वह खुली शिफ्ट की पंक्ति में चला जाता है, जहां हर योग्य सदस्य उसे एक साथ देख लेता है। इवेंट स्टाफ मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर और फोन सूची में यही फर्क है: प्रस्ताव एक बार, एक ही जगह जाता है और जवाब याद रखने के बजाय दर्ज होता है। Shifton का शिफ्ट शेड्यूलिंग मॉड्यूल खुली शिफ्ट, अदला-बदली और दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट संभालता है, इसलिए 120 मेहमानों की सामान्य शादी का ढांचा दोबारा टाइप करने के बजाय कुछ सेकंड में बन जाता है। टीम की तरफ यही जानकारी फोन पर इवेंट स्टाफ शेड्यूलिंग ऐप के रूप में पहुंचती है, और फ्रीलांस स्टाफ भरोसे से यही चैनल देखता है। इवेंट स्टाफ मैनेजमेंट ऐप को एक ही बात पर परखा जाता है: क्या सदस्य किसी को मैसेज किए बिना कॉल टाइम, वेन्यू और खत्म होने का समय देख पाता है।

फ्रीलांस टीम और उपलब्धता की अड़चन

कैटरिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर का सबसे कठिन हिस्सा कैलेंडर नहीं, बल्कि यह जानना है कि कौन सचमुच काम कर सकता है। सदस्य मासिक उपलब्धता कैलेंडर पर अपने खाली घंटे चिह्नित करता है और खुद उन्हें अपडेट करता है, यानी रोस्टर छह हफ्ते पुराने फॉर्म के बजाय जीवंत तस्वीर पर बनता है।

यही एक बदलाव ज्यादातर आगे-पीछे की बातचीत खत्म कर देता है। प्रस्ताव उन तक पहुंचते हैं जो खाली हैं, पुष्टि जल्दी लौटती है और कोऑर्डिनेटर भरोसे के घटते क्रम में संपर्क सूची खंगालना बंद कर देता है। उपलब्धता से शुरू होने वाला कैटरिंग शेड्यूलिंग ऐप खाली हफ्ते से शुरू होने वाले ऐप के मुकाबले कहीं कम इनकार पाता है। बढ़ते कारोबार आमतौर पर कैटरिंग कंपनी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की ओर तब बढ़ते हैं जब संपर्क सूची एक व्यक्ति की याददाश्त से बड़ी हो जाती है।

हफ्ता नहीं, पूरा सीजन नियोजित करें

कैटरिंग की मांग लहरों में आती है। कॉर्पोरेट सीजन, शादी का सीजन और दिसंबर की कतार बुकिंग को कुछ हफ्तों में समेट देती है, और जोखिम लोग ढूंढने से हटकर उन्हीं कुछ भरोसेमंद लोगों पर बोझ डालने का हो जाता है। महीने का व्यू पूरा बुकिंग कैलेंडर एक स्क्रीन पर लाता है, हर नाम के बगल में घंटों के चलते योग के साथ, ताकि कोई थक कर टूटे उससे पहले ही बोझ बंट जाए।

• हर पक्की तारीख देखें और यह भी कि किस पर पहले से कितने घंटे हैं
• जिन तारीखों पर अब भी खाली घंटे दिख रहे हैं उन्हें जल्दी पकड़ें
• उन सार्वजनिक अवकाशों को चिह्नित करें जिन पर ऊंची दर लगेगी
• दूर की बुकिंग अलग डायरी में रखने के बजाय सामने रखें

जो बैंक्वेट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सिर्फ एक हफ्ता दिखाता है, वह ठीक वही पैटर्न छिपा देता है जिसे संभालना जरूरी है। जो बैंक्वेट शेड्यूल ऐप दिन के बजाय महीने पर खुलता है, वह सुपरवाइजरों को वही लंबी नजर देता है, और जो बैंक्वेट शेड्यूलिंग सिस्टम हर व्यक्ति के घंटों का योग रखता है, वह सीजन को तीन लोगों के कंधों पर नहीं पड़ने देता।

इवेंट की रात घंटे, ब्रेक और ऊंची दरें

कैटरिंग में नियोजित घंटे और किए गए घंटे शायद ही कभी एक होते हैं। जो सर्विस दस बजे खत्म होनी थी वह ग्यारह बजे खत्म होती है, और यह अंतर अगली सुबह के मैसेज की कतार के बिना पेरोल तक पहुंचना चाहिए। टीम ऐप से अपनी तय शिफ्ट पर क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट करती है, ब्रेक अलग दर्ज होते हैं और असली समय उसी शिफ्ट कार्ड पर नियोजित समय के बगल में रहता है।

वेतन दरें शिफ्ट पर ही तय होती हैं, इसलिए रात, सार्वजनिक अवकाश या खिंचाव सामान्य दिन की बुकिंग से ऊंची दर पा सकता है। बोनस और कटौतियां भी उसी जगह दर्ज होती हैं। जो बैंक्वेट स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर यह सब शिफ्ट स्तर पर पकड़ लेता है, वह उस मिलान के काम को खत्म कर देता है जो वरना हर महीने का पहला दिन खा जाता है। अलग से जोड़ा गया बैंक्वेट स्टाफ अटेंडेंस सॉफ्टवेयर दूसरा रिकॉर्ड बना देता है जिस पर बहस करनी पड़ती है, जो मकसद के उलट है। बैंक्वेट टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर को चौबीस घंटे में दो इवेंट भी संभालने होते हैं, जो दिन-स्तरीय टाइमशीट कभी नहीं कर पातीं।

हर बुकिंग पर टीम की असल लागत

बाहर के आयोजनों की कैटरिंग में मुनाफा श्रम में छिपा होता है। जब घंटे, दरें, बोनस और कटौतियां बाद में टाइमशीट में टाइप करने के बजाय शिफ्ट से जुड़ी होती हैं, तो बुकिंग की लागत एक संख्या होती है जिसे आप निकाल सकते हैं, न कि ऐसा अनुमान जिसका बचाव करना पड़े। कार्य घंटे, बजट और वेतन दर की रिपोर्ट महीने और पद के हिसाब से फिल्टर होती हैं और पेरोल या क्लाइंट समीक्षा के लिए एक्सपोर्ट होती हैं, और यहीं कैटरिंग स्टाफ प्रबंधन अंदाजा लगाना छोड़कर आपकी कीमत तय करने लगता है। जो कैटरिंग स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर घंटे और दरें एक ही शिफ्ट पर रखता है, वह प्रति माह नहीं, प्रति बुकिंग लागत देता है।

वेन्यू, प्रोजेक्ट और कई जगहों की टीमें

ज्यादातर कैटरिंग कंपनियां ऐसे वेन्यू पर काम करती हैं जो उनके नहीं होते, अक्सर एक ही सप्ताहांत में दो या तीन जगह। शिफ्ट को प्रोजेक्ट या लोकेशन से जोड़ने पर टीमें अलग रहती हैं जबकि कुल आंकड़े एक ही खाते में रहते हैं, जिससे कोऑर्डिनेटर देख पाता है कि शनिवार को एक जगह दो वेटर कम हैं और दूसरी जगह ज्यादा। जो टीमें स्थायी जगहों की सेवा भी करती हैं, वे उन्हें इवेंट के काम के साथ नियोजित कर सकती हैं, जिस पर हमारे सम्मेलन स्थल पेज में लिखा है। बैंक्वेट क्रू शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को वेन्यू, कॉल टाइम और टीम एक साथ रखनी होती है, क्योंकि पता ही वह ब्योरा है जिसे लोग गलत कर बैठते हैं। जो बैंक्वेट रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर हर शिफ्ट को ऐसे देखता है मानो वह मुख्यालय में हो रही हो, वही यह गलती कराता है। जियोलोकेशन मॉड्यूल के जरिए लोकेशन आधारित क्लॉक-इन पेड ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध है, जहां अनजान वेन्यू पर पहुंचने की पुष्टि जरूरी होती है।

कैटरिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

किसी भी प्लेटफॉर्म को अपने सबसे आसान नहीं, सबसे कठिन सप्ताहांत पर परखें। तीन वेन्यू पर तीन इवेंट वाला शनिवार बनाएं और देखें कितना समय लगता है। किसी सदस्य के फोन पर ऐप खोलें और देखें वह कॉल टाइम और पता कितनी जल्दी ढूंढ पाता है। किसी शुरुआत का समय एक घंटा खिसकाएं और गिनें कि सभी बुक लोगों तक पहुंचने में कितना वक्त लगता है। बैंक्वेट रोस्टर ऐप का कोई मोल नहीं अगर अपडेट तब पहुंचे जब टीम घर से निकल चुकी हो, और जिस बैंक्वेट शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को प्रकाशित करने के लिए लैपटॉप चाहिए वह शनिवार को इस्तेमाल ही नहीं होगा।

जो कुछ भी अब भी छपे हुए इवेंट स्टाफ शेड्यूल टेम्पलेट, बैंक्वेट शेड्यूल टेम्पलेट या साझा फाइल पर टिका है, वह दो हफ्ते में बिखर जाएगा। दस लोगों तक Shifton बिना समय सीमा के मुफ्त है, जो स्प्रेडशीट के कैटरिंग शेड्यूल टेम्पलेट से आगे बढ़ती छोटी कंपनी के लिए ठीक बैठता है। जैसे-जैसे बुकिंग बढ़ती है, पेड प्लान कई लोकेशन की योजना, गहरी रिपोर्टिंग और बड़े इवेंट स्टाफिंग कारोबार के लिए जरूरी मॉड्यूल जोड़ते हैं। लक्ष्य नहीं बदलता: हर इवेंट के लिए टीम, हर घंटे का हिसाब और श्रम लागत जो आपकी दी हुई कीमत से मेल खाए।