Створення та призначення завдань

Завдання є основним модулем у режимі обслуговування на місцях і не можуть бути вимкнені.

Завдання дозволяють призначати роботу одному або кільком працівникам, з прикріпленим контрольним списком для виконання під час виконання завдання. Завдання є центральним елементом операцій обслуговування на місцях і використовуються для всіх видів призначень, планування та відстеження роботи.

Примітка: Завдання є важливими; все в обслуговуванні на місцях крутиться навколо них. Повне розуміння завдань є критично важливим для ефективного використання системи.

Сторінки, де можна створити завдання

Завдання можна створити з різних місць у системі в залежності від робочого процесу та уподобань.

1. Сторінка клієнтів

Перейдіть на сторінку клієнтів.
Знайдіть потрібного клієнта у списку.
Натисніть на значок олівця поруч з ім’ям клієнта, щоб відкрити бічну панель профілю клієнта.
Прокрутіть панель вниз і натисніть Створити завдання.

Важливі деталі:

Якщо у клієнта є кілька адрес, ви повинні вибрати конкретну адресу для завдання.
При створенні завдання через сторінку Клієнти клієнт автоматично додається. Ви не повинні вибирати клієнта вручну.
Якщо потрібно відредагувати будь-які дані клієнта (наприклад, ім’я, контактну інформацію, адресу), натисніть іконку олівця, оновіть інформацію в бічній панелі та натисніть Зберегти.
Щоб створити нового клієнта, натисніть іконку + у секції клієнта, заповніть необхідні поля, налаштовані для вашої компанії, та натисніть Зберегти.

Порада: Завжди двічі перевіряйте обраного клієнта та адресу, особливо якщо у клієнта кілька адрес, щоб уникнути неправильної прив’язки завдання.

2. Сторінка завдань

Сторінка Завдання надає детальний огляд і інструменти управління для всіх завдань.

Ви можете:

Переглядати завдання у вигляді списку.
Фільтрувати завдання за статусом: Активні, Завершені, Скасовані та Без дати.
Шукати завдання за ключовими словами.
- Примітка: Шукати можна лише по тих полях, які були увімкнені для пошуку під час створення поля завдання.
Фільтрувати завдання за одним або більше статусами.
Обрати діапазон дат для відображення завдань.
Відображати відфільтровані та відсортовані завдання на карта.

Відображувані поля завдань включають:

Заголовок та опис – стандартні поля. Якщо були налаштування (додані/видалені/перерозташовані поля), відображення відображає ці налаштування.
Клієнт – клієнт, пов’язаний із завданням.
Адреса – адреса клієнта, асоційована із завданням.
Співробітник – призначені співробітники.
Запланований час – запланований час початку.
Статус – поточний статус завдання.
Завершено – показується лише для завершених завдань; відображає час завершення співробітником.
Налаштування повторюваних завдань – помаранчевий круг із смужкою = неповторюване завдання; зелений круг із галочкою = повторюване завдання.
Дії – опції для видалення завдання.

Порада: Використовуйте фільтри та сортування для ефективного керування великою кількістю завдань.

3. Сторінка календаря

“Календар” надає візуальний огляд завдань.

Завдання, призначені співробітникам, відображаються як комірки в рядку співробітника..
Завданням з вказаною датою, але без призначеного співробітника з’являються у списку незакріплених задач.
Задачі без запланованої дати з’являються збоку під пунктом Задачі без Дати.

Фільтри календаря:

Фільтр за співробітником
Фільтр за типом задачі
Вибрати мітки
Вибрати статуси
Вибрати сервісні зони

Застосування фільтрів: Натисніть Пошук. Щоб скинути фільтри, натисніть Очистити.
Щоб покращити вигляд календаря, сховайте панель фільтрів, натиснувши іконку фільтра над календарем.

Параметри відображення календаря:

Показати задачі для всіх співробітників або лише для співробітників з призначеними задачами.
Параметри відображення:1 день, 3 дні, 1 тиждень, 1 місяць.
Переміщуйтеся по днях чи місяцях, використовуючи стрілки вліво/вправо або оберіть конкретний день через іконка календаря.
Натисніть на іконку налаштувань для додаткових налаштувань:
- Відображення завдань – контролює видимість завдань у 1-денному вигляді.
- Режим відображення (день) – відображати тільки робочі години (наприклад, 8:00–17:00).
- Опції сортування для співробітників – виберіть відображення номерів співробітників.
- Сортувати – за ім’ям або особистим номером.

Порада: Налаштуйте ці параметри для кращої ясності при управлінні багатьма завданнями одночасно.

Створення завдання

Натисніть Створити завдання щоб розпочати нове завдання.

1. Клієнт (Необов’язково)

Виберіть існуючого клієнта або створіть нового.
Щоб вибрати, введіть мінімум 3 літери імені клієнта для пошуку.
Виберіть правильну адресу.
Щоб редагувати дані клієнта, натисніть на іконку олівця → внесіть зміни → Зберегти.
Щоб створити нового клієнта, натисніть іконку + → заповніть необхідні поля → Зберегти.

Примітка: Завжди перевіряйте вибір клієнта та адреси. Неправильні адреси призводять до помилок у завданнях.

2. Загальна інформація

Заповніть поля загальної інформації (кастомні або стандартні поля, які налаштовані вашою компанією).
Запланований час – час початку завдання. Якщо залишити порожнім, завдання з’явиться у Завданнях без дати.
Орієнтовна тривалість – час, необхідний для виконання завдання, використовується для планування та уникнення накладок.
Позначки – візуальні маркери типів завдань у календарі.
Навички – оберіть попередньо визначені навички для відбору співробітників під час призначення.
Контрольний список – виберіть список, який працівник має виконати під час завдання.

Порада: Правильна установка позначок, навичок та контрольних списків забезпечує правильне призначення співробітників та відстеження виконання завдань.

3. Співробітники

Завдання можуть бути призначені одному або кільком співробітникам.
Після вибору першого співробітника, Додатковий співробітник поле з’являється.
Кожен додатковий співробітник отримує підзадачу. Підзадачі можуть мати:
- Окремий запланований час початку
- Окрему оцінену тривалість
Щоб видалити додаткових співробітників, натисніть на значок кошика поруч з ними.

Приклад: Наприклад, на кейтерингових заходах спочатку приїжджають декоратори, офіціанти прибувають на 2 години пізніше, а прибиральний персонал у вечорі. Підзадачі дозволяють точно впорядкувати розклад.

4. Повторювані завдання

Повторювані завдання доступні лише для завдання, призначеного одному співробітнику.
Увімкніть через Налаштування повторюваних завдань прапорець після встановлення запланованого часу.
Оберіть дату закінчення та тип повторення:
- Щодня – оберіть дні тижня (понеділок–неділя).
- Щотижня – той самий день тижня кожного тижня до дати закінчення.
- Кожні 2 тижні – той самий день тижня кожні 14 днів до дати закінчення.

Зауваження: Додавання додаткових співробітників вимикає повторення для додаткових співробітників.
Важливо: Перш ніж розпочати виконання завдання, ви можете редагувати це завдання або всі майбутні його повторення, включаючи: працівника, контрольний список, дату/час, оцінки, навички тощо.

5. Заплановані Інструменти (Необов’язково)

Укажіть необхідні інструменти, обладнання чи витратні матеріали для виконання завдання (потрібен модуль Інвентаризація).
Інструменти повинні бути доступні в необхідній кількості для працівника.
Примітка: Заплановані інструменти можуть відрізнятися від фактично використовуваних за типом або кількістю.

6. Файли

Завантажте фотографії або документи клієнта.
Обрайте, чи показувати або приховувати файли від працівника.

ЧАП – Створення та Призначення Завдань

1. Чому я не можу вибрати адресу клієнта?
Клієнт має кілька адрес, одну з яких потрібно вибрати, щоб правильно призначити завдання.

2. Що робити, якщо клієнт не існує?
Використовуйте значок + для створення нового клієнта та заповнення необхідних полів.

3. Чи можу я створити завдання без клієнта?
Так, поле клієнта не є обов’язковим. Завдання без клієнта з’являються у списках та на календарі.

4. Чому моє завдання не відображається в календарі?
Завдання без запланованого часу з’являються у Завданнях без Дати. Додайте запланований час, щоб відобразити в календарі.

5. Як призначити декількох працівників?
Виберіть першого співробітника → Додатковий співробітник з’являється поле → додайте більше співробітників → створюються підзадачі.

6. Чи можуть повторювані завдання бути призначені декільком співробітникам?
Ні, повторення доступне лише для одного співробітника.

7. Що таке підзадачі?
Підзадачі призначені для додаткових співробітників з окремим часом початку, тривалістю та контрольним списком.

8. Що означають помаранчевий та зелений круги?

Помаранчевий круг – не повторюване
Зелений круг з галочкою – повторюване

9. Чи можу я редагувати контрольні списки після створення завдання?
Так, до виконання завдання. Підзадачі можуть мати окремі контрольні списки.

10. Чому пошук за ключовими словами не знаходить моє завдання?
Пошук працює лише на полях, увімкнених для пошуку.

11. Як відобразити завдання на карті?
Після фільтрації та сортування на сторінці Завдань, натисніть відобразити на карті.

12. Чи можу я бачити завдання всіх співробітників у календарі?
Так, відобразіть усіх співробітників або лише тих, кому призначені завдання.

13. Як відфільтрувати завдання за мітками або типами?
Використовуйте фільтри → натисніть Пошук.

14. Як змінити запланований час для підзадачі?
Кожна підзадача може мати свій власний час початку та тривалість.

15. Що станеться, якщо я видалю основного співробітника?
Основне завдання видаляється. Підзадачі можуть втратити зв’язок. Спочатку видаліть підзадачі, якщо це потрібно.

16. Як встановити повторюване завдання?
Виберіть дату початку → перевірте Налаштування повторюваних завдань → встановіть дату закінчення та тип.

17. Чи можуть повторювані завдання починатися в різні дні для різних працівників?
Ні. Повторюваність прив’язана до одного працівника та дати початку. Перед виконанням ви можете змінити це або всі майбутні завдання.

18. Чому заплановані інструменти не відповідають фактичному використанню?
Заплановані інструменти є рекомендаціями; фактичне використання може відрізнятися.

19. Як прикріпити файли?
Завантажте файли → виберіть, чи показувати їх співробітнику, чи приховати.

20. Як редагувати інформацію про клієнта після створення завдання?
Натисніть значок олівця → редагувати → зберегти.

21. Як вказати приблизну тривалість?
Використовуйте поле Приблизна тривалість для планування та уникнення накладок.

22. Як переглянути завершені завдання?
Використовуйте фільтр за Завершено; час завершення відображається у стовпці Завершено.

23. Чи можуть кілька працівників мати різні контрольні списки та час?
Так, за допомогою підзавдань.

24. Що робити, якщо завдання не відображається після фільтрації календаря?
Перевірте всі фільтри. Завдання без запланованого часу відображаються у “Завдання без дати”.

25. Як призначити кількох працівників на той самий день?
Використовуйте підзавдання з різними часами початку та тривалістю.

26. Чи можу я редагувати повторювані завдання після створення?
Так, перед виконанням можна редагувати будь-які поля: працівник, контрольний список, дата/час, позначки, навички.

27. Чи може завдання мати декілька контрольних списків?
Так, підзавдання можуть мати різні контрольні списки.

28. Що станеться, якщо я не встановлю запланований час?
Завдання з’являється в Завданнях без дати і не відображається у конкретний день у календарі.