Програма для агенції домашнього догляду та графіків доглядальниць

Чому графіки в домашньому догляді ламаються інакше за всі інші

Більшість задач планування персоналу зводиться до арифметики: вистачає людей, вистачає годин, потрібні навички на місці. Домашній догляд додає умову, яку арифметикою не висловити. Робота йде в чужій квартирі, за розкладом, що належить життю клієнта, а не агенції, і виконує її людина, до якої клієнт зазвичай устиг звикнути. Зсуньте візит на годину, і розрахунок усе одно зійдеться. Клієнт однаково помітить.

Тому програму для домашнього догляду оцінюють не так, як звичайний планувальник змін. Питання не в тому, чи закриє вона тиждень. Питання в тому, чи втримає зібраний нею тиждень ті обіцянки, які агенція дала, коли брала клієнта.

Чотири речі, які графік мусить тримати одночасно

Безперервність

Безперервність найсильніше передбачає, чи задоволений клієнт, і першою ж іде в жертву, коли закривати зміни нема ким. Коли історія доглядальниць зберігається в картці клієнта, безперервність стає тим, що координаторка бачить просто під час збирання графіка, а не тим, що вона пам'ятає про добре знайомих клієнтів і губить про решту.

Дорога

Перелік візитів без дороги це художній твір. Два візити поспіль, між якими двадцять хвилин шляху, не можна поставити впритул, і агенція, яка так робить, або оплачує незаплановані переробки, або віддає скорочені візити, за які потім спитають. Коли шлях запланований як частина дня, його ціна видно до того, як вона виникне.

Побажання і доступ

Код ключниці, собака, яку треба зачинити в іншій кімнаті, літня жінка, що не відчинить незнайомій людині: це не примітки дрібним шрифтом, це різниця між візитом і марною поїздкою. Їхнє місце в картці завдання, де доглядальниця їх прочитає, а не в теці в офісі.

Заміни

Лікарняний у домашньому догляді не виняток, а щотижнева подія. Важливо, наскільки швидко координаторка бачить, які візити лишилися без доглядальниці, хто справді достатньо близько, щоб їх узяти, і кому з клієнтів треба подзвонити першим. Це робота живої дошки, а не таблиці, розісланої поштою в неділю.

Записувати візит там, де візит відбувається

Кожна агенція веде облік того, що було надано, і майже будь-яка суперечка про зарплату, рахунки чи якість догляду повертається до цього обліку. Слабке місце рідко в нечесності. Слабке місце в тому, що запис роблять за кілька годин потому людиною, яка встигла побувати ще в чотирьох квартирах.

Коли візит відкривають і закривають у застосунку просто під дверима, природа цього запису змінюється. Час справжній. Нотатки пишуться, поки деталі свіжі. Фотографія того, що насторожило, підпис родича, перелік завдань, відмічений у міру виконання: усе це прив'язане до візиту, а не зібране потім із блокнота.

Підтвердження місця належить до тієї самої розмови і заслуговує на чесний опис. Shifton пропонує його через модуль Контроль місця роботи, це платне доповнення, а не частина безплатного тарифу, і підтверджує він факт того, що телефон був за адресою в момент початку візиту. Це доказ присутності, а не медичний запис і не сертифікована електронна верифікація візитів; агенції з регуляторними обов'язками варто звіритися з вимогами власного регулятора, перш ніж спиратися на один інструмент.

Чим координатори зайняті насправді

Спитайте координаторку, на що йде день, і відповідь майже ніколи не буде «на збирання графіка». Іде він на двадцять дзвінків після того, як графік зустрівся з реальністю: доглядальниця запізнюється, клієнт скасував візит, візит треба рухати, бо об одинадцятій прийде дільнична медсестра.

Програма допомагає тим, що скорочує відстань між моментом, коли щось пішло не так, і моментом, коли про це дізналися. Візит, який не почався, так і видно: як візит, що не почався. Доглядальниці поблизу це імена з місцем, а не подумки складена карта, хто де живе. Клієнту можна подзвонити до тієї години, на яку його записали, і в цьому різниця між сервісом, що попереджає, і сервісом, що вибачається.

Застосунки для догляду, системи для агенцій і різниця між ними

За запитом про програми для доглядальниць видача змішує два різні продукти. Перший це побутовий застосунок: родина домовляється про догляд за літнім родичем, веде спільний календар і список ліків. Другий це система для агенції домашнього догляду, яка існує, щоб керувати найманим персоналом відносно законтрактованих годин. У них спільна лексика і майже нічого більше.

Агенції потрібен другий. Перевірка проста: чи може офіс о дев'ятій ранку понеділка побачити, які візити не почалися. Спільний календар на це питання не відповідає, бо всередині нього немає відомостей про те, чи хтось приїхав. Мобільний застосунок, який фіксує відмітку доглядальниці на адресі, відповідає, і саме ця здатність відрізняє графік від доказу.

Приватний догляд і патронажні служби ставлять одне й те саме питання різними словами і з різними регуляторами за спиною. Задача планування під ними однакова: розставити персонал з урахуванням безперервності, дороги та побажань і отримати години, які нікому не доведеться відновлювати.

Години і чому навколо них завжди суперечка

Заробіток у домашньому догляді складається з коротких візитів, розірваних змін, дороги та незручних годин, і кожен із цих шматків місце, де в доглядальниці та в офісу виходять різні числа. Коли години беруться із записаних візитів, а не зі зданого табеля, розмова перестає бути про те, чия пам'ять точніша, і стає про те, що показує запис.

Ті самі записи відповідають на питання, які агенції ставлять усі інші. Скільки візитів минулого місяця почалися із запізненням. У кого з клієнтів змінилося більше трьох доглядальниць. Скільки тижня пішло на дорогу. Такі звіти ніхто не любить збирати вручну, і саме від них залежить, чи продовжать контракт.

Де Shifton Field Service на своєму місці, а де ні

Shifton Field Service це програма для польового персоналу. Вона планує, хто куди їде, тримає під рукою те, що знадобиться на місці, фіксує, що сталося, і перетворює це на години та звіти. Планування, застосунок для доглядальниці, цифрові форми і звіти входять до безплатного тарифу, який покриває команди до двох працівників без обмеження в часі; склад, виставлення рахунків, контроль місця і клієнтський портал платні модулі.

Це не клінічна система. Вона не зберігає медичних карток, не виставляє рахунків страховій і не замінює документацію, яку агенція веде на вимогу регулятора. Зазвичай її тримають поруч із тим, де живе план догляду, бо ці двоє відповідають на різні питання: одне описує догляд, який клієнт має отримати, друге показує, як візити були надані насправді.