Työvuorosuunnittelu kuntosaleille ja liikuntakeskuksille

Liikunta-alan yritys elää siitä, että ihmiset ovat paikalla sovittuun aikaan. Tunti ilman ohjaajaa muuttuu keskusteluksi hyvityksistä, miehittämätön vastaanotto kuudelta aamulla maksaa yhden uuden jäsenyyden, ja valmentaja, joka on merkitty salivuoroon oman asiakastuntinsa päälle, on tunti jota kukaan ei voi laskuttaa. Kuntosalin työvuorosuunnitteluohjelmisto on olemassa siksi, että lista lakkaa asumasta yhden esihenkilön päässä ja alkaa toimia järjestelmänä, jota muutkin osaavat käyttää.

Miehitys kuntosalilla on aidosti hankala. Kysyntä ruuhkautuu päivän molempiin päihin ja ohenee keskeltä. Tiimissä on kuukausipalkkaisia salityöntekijöitä, osa-aikainen vastaanotto ja ohjaajia, jotka vetävät tunteja useassa toimipisteessä ja pitävät kiinni omista asiakastunneistaan. Yleiset toimistokäyttöön tehdyt vuorotyökalut olettavat tasaisen kahdeksasta neljään kulkevan päivän ja hajoavat ensimmäiseen jaettuun vuoroon.

Mitä kuntosalin työvuorosuunnitteluohjelmiston pitää hoitaa

Kun markkinointipuhe riisutaan pois, tehtävä on lyhyt. Rakenna viikon vuorot nopeasti, mukaan lukien hankalat aamu- ja iltalohkot. Tiedä ennen julkaisua, mahtuvatko juuri jaetut tunnit budjettiin. Tavoita henkilöstö puhelimessa, koska vain sinne katsotaan luotettavasti. Ja ota muutokset vastaan ilman uudelleenrakentamista, sillä sijaispyynnöt, sairastumiset ja viime hetken tuntivaihdot ovat viikoittainen ilmiö eivätkä poikkeus.

Kuntosalin henkilöstönhallintaohjelmisto, joka selviää näistä neljästä, hyödyttää salia enemmän kuin viidenkymmenen ominaisuuden paketti, joka on rakennettu toiseen ongelmaan. Kaikki muu on makuasia.

Valmentajat, ohjaajat ja vastaanotto ovat kolme eri suunnittelutehtävää

Liikuntakeskuksen tiimi ei ole yksi työvoima. Vastaanotto tarvitsee yhtäjaksoisen miehityksen aukeamisesta sulkemiseen, harvoin useampaa kuin yhtä tai kahta henkilöä kerrallaan. Ohjaajat ovat sidottuja tiettyihin aikoihin ja tiettyihin saleihin, ja tyhjä aika näkyy jäsenille välittömästi. Personal trainerit työskentelevät oman asiakaskuormansa ympärillä ja pitävät salivuoroja viikon joustavana osana.

Hyvä personal trainereiden työvuorosuunnittelu pitää nämä ryhmät erillään ilman, että ne pilkotaan eri järjestelmiin. Tehtävänimikkeet asetetaan henkilökohtaisesti, joten voit suunnitella vastaanoton omana kokonaisuutenaan, vaihtaa suodatinta ja laatia ohjaajien tuntikartan, ja katsoa lopuksi koko viikkoa yhdessä varmistaaksesi, että kokonaistunnit ja kokonaiskustannus osuvat sinne minne halusit. Valmentajien suunnitteluohjelma, joka ei pysty näyttämään talon muuta väkeä rinnalla, on vain puolikas työkalu.

Miksi kuntosalin vuorosovellus voittaa jaetun taulukon

Moni sali pyörii yhä pilvipalvelun taulukolla ja ryhmäkeskustelulla muutoksia varten. Se tuntuu ilmaiselta. Hinta piilee kitkassa: yksi vaihto vie neljä viestiä ja muokkauksen, jota puolet tiimistä ei koskaan näe, versio karkaa ajan tasalta heti kun kaksi ihmistä avaa sen, eikä kukaan osaa kertoa mihin aikaan vuoro todella alkoi.

Siirtyminen kuntosalin vuorosovellukseen poistaa tämän kerroksen kokonaan. Vaihdot pyydetään ja hyväksytään sovelluksessa, ja heti kun yksi on hyväksytty, kaikki näkevät korjatun viikon. Avoimet vuorot lähtevät kaikille päteville yhtä aikaa yksittäisten soittokierrosten sijaan. Työvuorolista, jota ihmiset katsovat, on se lista joka oikeasti pitää paikkansa, ja se on sama jonka palkanlaskenta lukee myöhemmin.

Työvoimakustannusten hallinta liikunta-alalla

Palkat ovat lähes jokaisella salilla suurin ohjattavissa oleva erä, ja hukka syntyy pienenä ja toistuvana eikä dramaattisena. Ylimääräinen ihminen hiljaisena iltapäivänä. Vuoro joka venyi neljäkymmentä minuuttia yli sulkemisajan. Ylityöraja joka ylittyi, koska kukaan ei laskenut tunteja kahden toimipisteen yli.

Kuntosalin vuorojärjestelmä tekee tämän näkyväksi silloin kun sitä voi vielä muuttaa. Työntekijäkohtaiset tuntirajat ovat juoksevan summan vieressä, joten lähestyvä katto on ilmeinen jo rakennusvaiheessa. Leimaukset sisään ja ulos kirjataan suunniteltua vuoroa vasten, mikä tekee suunniteltujen ja tehtyjen tuntien erosta luvun eikä epäilyn. Budjetti- ja tuntipalkkaraportit näyttävät sen jälkeen mitä jakso todella maksoi, eriteltynä henkilön ja tehtävän mukaan. Liikuntakeskuksen suunnitteluohjelmisto, joka tuottaa vain kauniin ruudukon, jättää työn kalliin puoliskon tekemättä.

Käytettävyys, sijaisuudet ja viime hetken vaihto

Syy siihen että listoja rakennetaan uudelleen kolmesti on lähes aina käytettävyys. Ohjaajat vetävät tunteja muualla, opiskelijoilla on luentoja ja valmentajat varjelevat asiakasblokkejaan. Kaiken tämän kerääminen viesteillä on hidasta ja tieto vanhenee.

Shifton kerää käytettävyyden etukäteen kuukausikalenteriin, jossa tunnit jolloin joku voi tehdä töitä on merkitty erikseen tunneista jolloin ei. Loma- ja poissaolopyynnöt kulkevat saman paikan kautta, joten hyväksytty poissaolo on ruudukossa jo ennen kuin aloitat suunnittelun. Poissaolojen hallinta suunnittelutyökalun sisällä erillisen sähköpostilaatikon sijaan on juuri se mikä estää saman ristiriidan löytymisen kahdesti.

Kun sijaista yhä tarvitaan, vuoro siirtyy avointen vuorojen riville ja kuka tahansa pätevä voi poimia sen sovelluksesta. Se on huomattavasti nopeampi reitti miehitettyyn tuntiin kuin yhteystietolistan läpikäyminen.

Jooga, pilates ja pienten studioiden arki

Pienillä studioilla on suureen saliin nähden päinvastainen ongelma: ei liikaa työntekijöitä vaan liian vähän, ja jokainen heistä ratkaisee. Viiden tai kuuden ohjaajan kanssa yksi täyttämätön aika on näkyvä aukko lukujärjestyksessä. Joogastudion ja pilatesstudion työvuorosuunnittelussa kyse on täällä vähemmän optimoinnista ja enemmän varmuudesta, jotta lauantaina avaava tietää avaavansa lauantaina.

Joogastudion tiimien suunnitteluohjelmistoa arvioidaan yleensä kahdesta asiasta. Pystyykö omistaja rakentamaan ensi kuun yhdeltä istumalta, ja saako jokainen tiedon ilman erillistä viestikierrosta. Kuntosalin vuorosovellus, joka hoitaa molemmat puhelimessa, tekee juuri sen mitä pieni studio tarvitsee. Sama pätee putiikkimaiseen pilatesstudioon tai itsenäiseen voimasaliin.

Useamman salin pyörittäminen

Koordinoinnista tulee varsinainen työ heti kun toinen toimipiste avautuu. Henkilöstö on yhteistä, yksi paikka on vajaa samalla kun toinen on ylimiehitetty, eikä pääkonttorilla ole kuvaa ennen kuin luvut saapuvat. Liikuntaketjun suunnitteluohjelmisto, joka kohtelee jokaista toimipistettä saarena, palauttaa juuri sen ongelman jonka ratkaisemiseksi se ostettiin.

Monen toimipisteen suunnittelu tuo jokaisen salin samalle tilille, vuorot merkittyinä tiettyyn paikkaan ja summat kertyen henkilöä kohti kaikkien yli. Toimivan listan voi tallentaa pohjaksi ja soveltaa seuraavaan toimipisteeseen tyhjästä ruudukosta aloittamisen sijaan, mikä on nopeampi reitti kuin yksittäisen salin ympärille rakennettu vuorolistageneraattori. Tämän kokoluokan liikuntakeskusohjelmisto ansaitsee paikkansa raportoinnilla yhtä lailla kuin suunnittelulla.

Kuntosalin työvuorojärjestelmän valinta

Useimmat kuntosaliohjelmistojen vertailulistat näyttävät ominaisuussivulla identtisiltä, joten testaa jokainen alusta niin kuin tiimi sitä oikeasti käyttää. Rakenna täysi viikko puhelimella ja ota aikaa. Lähetä vuoromuutos ja katso kuinka nopeasti se saapuu. Kysy mitä ohjaaja näkee avatessaan sovelluksen ensimmäistä kertaa, sillä käyttöönotto kuolee sekavaan aloitusnäyttöön. Tarkista että tunnit lähtevät järjestelmästä muodossa jota kirjanpitäjäsi voi käyttää ja että työajanseurannan tiedot johtavat takaisin siihen vuoroon josta ne ovat peräisin.

Alle kymmenellä työntekijällä Shiftonin maksuton taso kattaa suunnittelun, perustason kellokortin, mobiilisovelluksen ja raportit ilman aikarajaa, mikä riittää yhdelle studiolle. Sen yli menevältä osalta hinnoittelu on työntekijää kohti kuukaudessa niistä moduuleista jotka otat käyttöön. Kummassakin tapauksessa tavoite on sama: lista joka kertoo kuka on oikeasti vapaana, tunnit jotka vastaavat tehtyä työtä, ja palkkasumma joka osuu sinne minne se suunniteltiin.