Die 6 besten kostenlosen Aufgabenverwaltungssoftware

Die meisten Teams brauchen anfangs keine kostenpflichtige Plattform, um ihre Arbeit zu verwalten. Sie starten mit einem Whiteboard, einem Gruppenchat und einer Tabelle, die langsam im Chaos versinkt. Der Moment, in dem Aufgaben durchs Raster fallen – eine Schicht bleibt unbesetzt, eine Kundenanfrage wird vergessen, eine Checkliste hat niemand fertiggestellt – ist meist der Moment, in dem eine Führungskraft anfängt, nach einer kostenlosen Aufgabenverwaltungssoftware zu suchen, die das ganze Team auch wirklich nutzt.

Kostenlose Tools zur Aufgabenverwaltung sind 2026 deutlich besser als noch vor ein paar Jahren. Ein solider kostenloser Aufgabenmanager kommt heute mit Zuweisungen, Fälligkeitsterminen, wiederkehrender Arbeit, mobilem Zugriff und einfacher Berichterstattung zurecht, ohne nach einer Kreditkarte zu fragen. Der Haken ist, dass “kostenlos” in jedem Produkt etwas anderes bedeutet: Manche kostenlosen Tarife begrenzen dich auf zwei Nutzer, andere geben einem ganzen Kleinunternehmen Raum zum Wachsen. Dieser Leitfaden vergleicht sechs der besten kostenlosen Apps zur Aufgabenverwaltung – von Frontline- und Deskless-Teams bis zum klassischen Projektmanagement – damit du das richtige Aufgabenverwaltungssystem an die tatsächliche Arbeitsweise deines Teams anpassen kannst.

Wir haben uns das echte kostenlose Kontingent jedes Tools angesehen (nicht die Testphase), wie viele Personen es abdeckt, was es einschränkt und für wen es am besten passt. Schichtbasierte und Außendienstteams haben ganz andere Anforderungen als ein Designstudio, das in Sprints arbeitet, daher hängt die “beste” kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware ganz von der Aufgabe ab, die vor dir liegt.

Wie wir die beste kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware ausgewählt haben

Viele Listen bewerten Tools nach ihren kostenpflichtigen Funktionen und ignorieren stillschweigend, was man tatsächlich umsonst bekommt. Wir haben es umgekehrt gemacht. Jedes Produkt hier wurde nach seinem echten kostenlosen Tarif beurteilt: dem Nutzerlimit, dem Lieferumfang und dem Punkt, an dem die kostenlose Version nicht mehr ausreicht. Wir haben außerdem abgewogen, wie jede Aufgaben-App zu unterschiedlichen Teams passt – ein kostenloser Aufgaben-Tracker für eine Frontline-Crew ist nicht dasselbe wie eine kostenlose Arbeitsverwaltungssoftware für eine Marketingabteilung.

Drei Dinge waren am wichtigsten. Erstens: wie viele Personen der kostenlose Tarif abdeckt, denn ein Aufgabenmanager für Teams ist nutzlos, wenn nur zwei hineinpassen. Zweitens: ob die Kernarbeit – Aufgaben zuweisen, planen und nachverfolgen – ohne Bezahlung verfügbar ist. Drittens: die Einführungsfreundlichkeit – die besten kostenlosen Tools zur Aufgabenverwaltung sind die, die Mitarbeiter am ersten Tag ohne Schulung öffnen.

1Shifton

Shifton ist für die Teams gebaut, die die meisten Aufgaben-Apps vergessen: Schichtarbeiter, Frontline-Personal und Außendienstcrews, die nicht am Schreibtisch sitzen. Wo allgemeine Projekt-Tools davon ausgehen, dass jeder den ganzen Tag einen Laptop offen hat, verknüpft Shifton die Aufgabenverwaltung direkt mit dem Dienstplan, sodass Zuweisungen bei der richtigen Person in der richtigen Schicht landen und Führungskräfte bestätigen können, dass die Arbeit tatsächlich erledigt wurde. Das macht es zu einer der wenigen wirklich nützlichen kostenlosen Apps zur Aufgabenverwaltung für Restaurants, Einzelhandel, Gesundheitswesen, Logistik und ähnliche Betriebe.

Sein Free-Forever-Tarif deckt bis zu 10 Teammitglieder ab und ist keine abgespeckte Schnupperversion. Er umfasst Schichtplanung, eine Stechuhr mit Anwesenheitserfassung, die vollständige mobile App, unbegrenzte Pläne und Standorte sowie Berichte – die Grundlage eines funktionierenden Aufgabenverwaltungssystems für Mitarbeiter statt einer aufgehübschten To-do-Liste. Aufgaben und Schichtaktivitäten werden genau dort zugewiesen, wo das Personal ohnehin seine Schichten prüft, weshalb die Einführung meist hängen bleibt. Wenn du den kostenlosen Tarif überwächst, bleibt Shifton durch ein Pay-per-Employee-Modell erschwinglich: Du fügst nur die Module hinzu, die du brauchst (Lohnabrechnung, Abwesenheit, Projekte, Aktivitätsverfolgung und mehr), mit bis zu 30 Tagen kostenlos zum Testen jedes Moduls und 20% Rabatt bei jährlicher Abrechnung.

• An den Dienstplan gekoppelte Aufgaben: Zuweisungen hängen an Schichten, sodass der richtige Mitarbeiter die richtige Arbeit zur richtigen Zeit sieht
• Kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter: ein echter kostenloser Tarif mit Planung, Stechuhr, mobiler App und Berichten – ohne Karte
• Alles funktioniert vom Telefon aus, was für Personal zählt, das nie am Computer sitzt
• Aktivitätsverfolgung und -bestätigung: Führungskräfte sehen, was erledigt wurde und was liegen blieb
• Modulare Preise: Bezahle nur die Funktionen, die du aktivierst, wenn du über den kostenlosen Tarif hinauswächst

Wenn deine Aufgabenverwaltung mit dem Dienstplan steht und fällt, schau dir genauer an, wie Shifton die Aktivitätsverfolgung bei einer schichtbasierten Belegschaft handhabt.

Am besten für: schichtbasierte und Außendienstteams, die eine Aufgabenverwaltung brauchen, die daran gekoppelt ist, wer tatsächlich arbeitet.

2ClickUp

ClickUp ist das großzügigste kostenlose Aufgabenverwaltungstool für Teams, die ernsthafte Projektmanagement-Funktionen ohne Bezahlung wollen. Sein Free-Forever-Tarif unterstützt unbegrenzte Mitglieder, was es sofort von Konkurrenten abhebt, die kostenlose Teams auf zwei oder zehn begrenzen. Für eine wachsende Gruppe, die ein flexibles Aufgabenverwaltungssystem braucht – Listen, Boards, Kalender und Dokumente – ist es bei der reinen Leistungsfähigkeit kaum zu schlagen.

Diese Leistung kommt mit einer Lernkurve. ClickUp kann fast alles, und neue Nutzer haben manchmal das Gefühl, dass die Oberfläche zu viel auf einmal tut. Der kostenlose Tarif hat Grenzen (der Speicher ist auf 100 MB begrenzt und einige erweiterte Ansichten und Automatisierungen sind den Bezahltarifen vorbehalten), aber für einen kostenlosen Online-Aufgabenmanager bleibt er bemerkenswert vollständig. Bezahltarife beginnen bei 7 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, was unbegrenzten Speicher und native Zeiterfassung freischaltet.

• Unbegrenzte kostenlose Mitglieder: selten unter den kostenlosen Apps zur Aufgabenverwaltung und ideal für größere Teams mit knappem Budget
• Listen-, Board- und Kalenderansichten, damit jeder so arbeitet, wie er es bevorzugt
• Dokumente und Dashboards: halte Notizen und Aufgabenverfolgung in einem Arbeitsbereich
• 100-MB-Speichergrenze im kostenlosen Tarif, die sich schnell füllt, wenn du viele Dateien anhängst

Am besten für: Teams, die die leistungsfähigste kostenlose Projekt- und Aufgabenverwaltungssoftware wollen und ein anspruchsvolleres Setup nicht scheuen.

3Asana

Asana ist eine ausgefeilte, weit verbreitete Aufgaben-App, bekannt für saubere Arbeitsabläufe und eine angenehme Oberfläche. Sie ist eine starke Wahl für strukturierte Projektarbeit – Briefings, Freigaben und wiederholbare Prozesse – und integriert sich mit mehr als 100 anderen Tools.

Der wichtige Vorbehalt für 2026 ist der kostenlose Tarif. Neue Asana-Konten im Personal-Tarif (kostenlos) unterstützen jetzt nur noch die Zusammenarbeit von bis zu 2 Nutzern, eine deutliche Reduzierung gegenüber dem früheren kostenlosen 10-Platz-Tarif (Altkonten, die vor Ende 2025 erstellt wurden, behalten das höhere Limit). Das macht kostenloses Asana hervorragend für eine Einzelperson oder ein Duo, aber nicht zu einer praktischen kostenlosen Team-Aufgaben-App für ein echtes Team. Der kostenpflichtige Starter-Tarif beginnt bei 10,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

• Sauberes, zugängliches Design: einer der am leichtesten zu erlernenden Aufgabenmanager
• Kostenlos für bis zu 2 Nutzer: super für Soloarbeit oder ein Duo, einschränkend für Teams
• Verbindet sich mit mehr als 100 der Tools, die die meisten Büros bereits nutzen
• Kein GPS und keine Außendienstfunktionen: für Schreibtischarbeit gebaut, nicht für Deskless-Crews

Am besten für: Einzelpersonen, Freelancer und sehr kleine Duos, die ein verfeinertes Projektaufgaben-Management wollen.

4Connecteam

Connecteam zielt auf denselben Deskless- und Frontline-Markt wie Shifton und bündelt Aufgabenverwaltung mit Kommunikations- und HR-Tools für Belegschaften ohne Schreibtisch. Sein kostenloser Small-Business-Tarif deckt bis zu 10 Nutzer über seine Hubs ab, was ihn zu einer vernünftigen kostenlosen Option für die Mitarbeiter-Aufgabenverwaltung eines kleinen Frontline-Teams macht.

Für einen winzigen Betrieb ist der kostenlose Tarif wirklich nützlich, aber du solltest die Preisstruktur darüber hinaus verstehen, bevor du dich festlegst. Die kostenpflichtigen Operations-Tarife beginnen bei 29 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für die Basic-Stufe – und dieser Pauschalpreis deckt die ersten 30 Nutzer ab, wobei zusätzliche Nutzer darüber hinaus pro Kopf berechnet werden. Für ein Deskless-Team, das zusätzlich Chat und Onboarding in einer App will, ist es eine leistungsfähige Plattform; prüfe nur, welche Funktionen in welchem Hub liegen, da sie separat lizenziert werden.

• Kostenlos für bis zu 10 Nutzer: ein praktikabler kostenloser Tarif für eine kleine Frontline-Crew
• All-in-One-Deskless-Suite: Aufgaben, Chat, Planung und Onboarding zusammen
• Geofencing-GPS-Stempeln für mobiles und Außendienstpersonal
• Hub-basierte Lizenzierung: Operations, Communications und HR werden separat berechnet

Am besten für: kleine Deskless-Teams, die Aufgabenverwaltung gebündelt mit Mitarbeiterkommunikation wollen.

5Trello

Trello ist das Tool, das sich die meisten Menschen vorstellen, wenn sie an einen einfachen, visuellen Aufgaben-Tracker denken. Sein Karten-und-Board-Format ist fast selbsterklärend: Erstelle ein Board, füge Karten hinzu und ziehe sie über die Spalten, während die Arbeit von “zu erledigen” zu “erledigt” wandert. Für ein Team, das eine kostenlose Aufgabenlisten-Software ohne jegliches Onboarding will, ist es der Weg des geringsten Widerstands.

Trellos kostenloser Tarif ist freundlich – unbegrenzte Karten, bis zu 10 Mitarbeiter und bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, mit 250 Automatisierungsläufen pro Monat. Der Kompromiss ist die Tiefe: Es handhabt einfaches Kanban wunderbar, ist aber für komplexe, mehrschichtige Projekte weniger geeignet. Der kostenpflichtige Standard-Tarif beginnt bei 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und hebt das Board-Limit an und fügt benutzerdefinierte Felder hinzu.

• Kinderleichtes Kanban: Boards, die jeder in Minuten nutzen kann
• Kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter mit unbegrenzten Karten und 10 Boards pro Arbeitsbereich
• Power-Ups fügen bei Bedarf Automatisierung und Integrationen hinzu
• Begrenzt für komplexe Arbeit: super für Listen, schwächer für große teamübergreifende Projekte

Am besten für: kleine Teams und Einzelpersonen, die einen kostenlosen, visuellen Aufgabenorganisator ohne jegliche Lernkurve wollen.

6SafetyCulture

SafetyCulture (früher iAuditor) geht die Aufgabenverwaltung aus dem Blickwinkel von Inspektionen und Compliance-Checklisten an. Wenn deine “Aufgaben” wiederkehrende Sicherheitsprüfungen, Geräteinspektionen oder standardisierte Verfahren sind, ist es eines der spezialisierteren kostenlosen Tools zur Aufgabenverwaltung auf dieser Liste.

Sein kostenloser Tarif deckt bis zu 10 Nutzer ab und umfasst 5 aktive Inspektionsvorlagen, grundlegende Analysen sowie grundlegende Aufgaben- und Problemberichte – genug für ein kleines Team, das Routinekontrollen durchführt. Sobald du unbegrenzte Vorlagen und erweiterte Analysen brauchst, kostet der Premium-Tarif 24 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist weniger ein allgemeiner Aufgabenmanager für kleine Unternehmen und mehr ein Tool für Frontline-Betrieb und Inspektionen, daher hängt die Passung stark davon ab, was deine Aufgaben tatsächlich sind.

• Kostenlos für bis zu 10 Nutzer mit 5 aktiven Inspektionsvorlagen
• Checklistengesteuert: ideal für Inspektionen, Audits und standardisierte Verfahren
• Markiere Probleme und weise Folgemaßnahmen direkt vor Ort zu
• Nischenfokus: rund um Inspektionen gebaut, nicht um allgemeine Projektaufgabenverwaltung

Am besten für: Frontline-Teams, deren Aufgaben Inspektionen, Sicherheitsprüfungen und wiederkehrende Checklisten sind.

Arbeit priorisieren, nicht anhäufen

Software auszuwählen ist nur die halbe Miete – die andere Hälfte ist, sie gut zu nutzen. Selbst die beste kostenlose App zur Aufgabenverwaltung kann ein Team nicht retten, das alles in eine einzige undifferenzierte Liste wirft. Wenn sich deine Aufgaben schneller vermehren, als sie erledigt werden, lies unseren Leitfaden dazu, wie man Aufgaben richtig priorisiert, bevor du ein neues Tool im ganzen Team ausrollst.

Vergleiche die beste kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware auf einen Blick

Die kostenlosen Tarife unten unterscheiden sich vor allem in einer Zahl: wie viele Personen sie abdecken. So stellen sich die sechs Tools bei den Grenzen des kostenlosen Tarifs, dem Einstiegspreis der Bezahlversion und dem Team auf, zu dem jedes am besten passt.

Tool	Kostenloser Tarif	Bezahlt ab	Am besten für
Shifton	Bis zu 10 Mitarbeiter (Planung, Stechuhr, Aufgaben, mobile App)	Pay-per-Employee-Module (jährlich 20% sparen)	Schichtbasierte und Frontline-Teams
ClickUp	Free Forever, unbegrenzte Mitglieder (100 MB Speicher)	7 $ / Nutzer / Monat (jährlich)	Funktionsreiches Projektmanagement
Asana	Bis zu 2 Nutzer (neue Konten)	10,99 $ / Nutzer / Monat (jährlich)	Einzelpersonen und kleine Duos
Connecteam	Bis zu 10 Nutzer über die Hubs	29 $ / Monat pauschal für die ersten 30 Nutzer (jährlich)	Kleine Deskless-Teams
Trello	Bis zu 10 Mitarbeiter, 10 Boards, unbegrenzte Karten	5 $ / Nutzer / Monat (jährlich)	Einfaches visuelles Kanban
SafetyCulture	Bis zu 10 Nutzer, 5 Inspektionsvorlagen	24 $ / Platz / Monat (jährlich)	Inspektionen und Checklisten

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware für Teams?

Es hängt vom Team ab. Für schichtbasiertes, Frontline- und Außendienstpersonal ist Shifton die stärkste kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware, weil sie Aufgaben an den Dienstplan koppelt und bis zu 10 Mitarbeiter kostenlos abdeckt, inklusive mobiler App und Stechuhr. Für schreibtischbasierte Projektteams, die unbegrenzte kostenlose Plätze wollen, ist ClickUp am leistungsfähigsten. Trello gewinnt bei der reinen Einfachheit. Der “beste” kostenlose Aufgabenmanager ist der, den dein konkretes Team jeden Tag öffnet.

Gibt es wirklich kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware oder nur kostenlose Testversionen?

Mehrere Tools bieten einen echten Free-Forever-Tarif, nicht nur eine Testversion. Shifton, ClickUp, Connecteam, Trello und SafetyCulture haben alle dauerhaft kostenlose Stufen; der Unterschied ist das Nutzerlimit und die Funktionsgrenzen. Asana hat ebenfalls einen kostenlosen Tarif, deckt bei neuen Konten aber jetzt nur bis zu 2 Nutzer ab. Prüfe immer die Grenzen des kostenlosen Tarifs statt der Überschrift “kostenlos”, denn genau da unterscheiden sich kostenlose Apps zur Aufgabenverwaltung am meisten.

Welche kostenlose Aufgaben-App funktioniert am besten für Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch sind?

Deskless- und Frontline-Teams brauchen einen kostenlosen Aufgaben-Tracker, der vom Telefon aus funktioniert und sich mit Dienstplänen verbindet. Shifton und Connecteam sind beide dafür gebaut: Jedes deckt bis zu 10 Nutzer kostenlos ab und läuft vollständig auf dem Mobilgerät. Shifton sticht hervor, wenn Aufgaben der Schicht folgen müssen, während SafetyCulture zu Teams passt, deren Arbeit aus Inspektionen und Checklisten besteht.

Wie viele Nutzer kann ich bei einem kostenlosen Aufgabenmanager haben?

Die kostenlosen Nutzerlimits variieren stark. Trello erlaubt bis zu 10 Mitarbeiter pro Arbeitsbereich, Connecteam und SafetyCulture decken bis zu 10 Nutzer ab, und Shifton deckt bis zu 10 Mitarbeiter inklusive Planung und Zeiterfassung ab. ClickUp ist der Ausreißer mit unbegrenzten kostenlosen Mitgliedern, während der neue kostenlose Tarif von Asana auf 2 Nutzer begrenzt ist. Wenn du eine kostenlose Team-Aufgaben-App für mehr als eine Handvoll Personen brauchst, ist dieses Limit das Erste, was du prüfen solltest.

Kann kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware auch Planung und Zeiterfassung übernehmen?

Einige können das, die meisten nicht. Reine Projekt-Tools wie Asana, ClickUp und Trello konzentrieren sich auf Aufgaben und enthalten keine Personaleinsatzplanung oder Stechuhr. Shifton ist anders gebaut: Sein kostenloser Tarif kombiniert Aufgabenverwaltung mit Schichtplanung und einer Anwesenheitsuhr, was es eher zu einem kostenlosen Arbeitsverwaltungssystem für operative Teams macht als zu einer eigenständigen To-do-App.

Fang heute an, etwas zu ändern!

Die richtige kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware nimmt die tägliche Reibung des “Wer macht was” weg, ohne Kosten hinzuzufügen. Wenn dein Team in Schichten oder im Außendienst arbeitet, gibt dir Shifton Aufgabenverwaltung, Planung und eine Stechuhr in einem kostenlosen Tarif für bis zu 10 Mitarbeiter – und wächst mit dir, wenn du für mehr bereit bist.