Schichtplanung für Messegelände: Software für Messeteams

Ein Messegelände hat keine stabile Belegschaft. Es hat eine Folge kurzer, intensiver Personalspitzen, getrennt durch ruhige Wochen, und jede Spitze besteht aus drei Teilen: einer Aufbaucrew, die Tage vor der Türöffnung anrückt, Messetagpersonal, das die Hallen bespielt, während die Veranstaltung läuft, und einem Abbauteam, das die Fläche räumt, sobald der letzte Besucher gegangen ist. Schichtplanung für Messegelände existiert, um alle drei in einem Plan zu halten statt in drei Tabellen, einem Ausdruck und einem Gruppenchat.

Die Schwierigkeit ist nicht die Größe des Teams. Es ist das Tempo der Veränderung. Ein Gelände kann innerhalb von zehn Tagen von zwanzig Leuten auf zweihundert und zurück gehen, mehrmals im Quartal, mit einer Mischung aus Stammpersonal, Aushilfen und Agenturkräften, die vielleicht nie zwei Veranstaltungen hintereinander arbeiten.

Was Schichtplanung für Messen tatsächlich abdeckt

Der Begriff wird lose verwendet, deshalb lohnt es sich, genau zu sagen, was so ein System leistet. Es plant, wer in welcher Halle zu welchen Stunden im Dienst ist, über jede Phase einer Veranstaltung hinweg. Es veröffentlicht die Schichten, die noch niemandem zugeteilt sind, sammelt Verfügbarkeiten aus dem Aushilfenpool, erfasst, wann Leute tatsächlich begonnen und aufgehört haben, und meldet die Stunden nach Veranstaltung und Person zurück. Das ist die ganze Aufgabe, und auf den meisten Geländen wird genau dieser Teil noch von Hand gefahren, lange nachdem alles Kaufmännische modernisiert wurde.

Was es nicht tut, ist Fläche verkaufen oder Aussteller verwalten. Das ist eine eigene Kategorie, und es ist die, die die meisten bei der Suche zuerst finden. Die beiden auseinanderzuhalten macht die Kaufentscheidung deutlich leichter, denn ein Gelände braucht fast immer beides, und keines der Produkte erledigt die Aufgabe des anderen gut.

Aufbau, Messetage und Abbau sind drei verschiedene Dienstpläne

Eine Veranstaltung als einen einzigen Personalblock zu behandeln ist der Grund, warum Dienstpläne auf Messegeländen schiefgehen. Der Aufbau ist eine kleine, qualifizierte Crew mit langen Tagen, oft früher im Haus als alle anderen. Messetage brauchen die höchste Kopfzahl, verteilt auf Hallen, Eingänge, Stände und Backoffice, mit einer Pausenablösung, die nicht dem Zufall überlassen werden darf. Der Abbau ist der komprimierteste der drei und häufig der teuerste, weil er über Nacht gegen eine harte Frist läuft, die die nächste Belegung setzt.

Sie als getrennte Schichtsätze im selben Raster zu planen zwingt jede Phase, ehrlich zu ihrem Bedarf zu stehen. Es macht auch die Überlappung sichtbar: der Punkt, an dem Aufbaupersonal noch vor Ort ist und Messetagpersonal schon eingetroffen, ist genau die Stelle, an der Gelände entweder doppelt besetzen oder eine Lücke lassen. Unsere Ansichten zur Schichtplanung sind auf genau dieses Nebeneinanderlesen gebaut.

Der Personalausschlag zwischen Veranstaltungen

Kaum eine Branche bewegt ihre Kopfzahl so heftig. Eine ruhige Woche und eine Messewoche können sich um eine Größenordnung unterscheiden, und der Plan muss beides abbilden, ohne unlesbar zu werden. Das heißt, eine Planerin muss im Peak das ganze Team auf einmal sehen und dann auf die Handvoll Leute eingrenzen, die an einem ruhigen Dienstag arbeiten, ohne zwei getrennte Systeme zu pflegen.

Es heißt außerdem, dass der Plan schnell zu bauen sein muss. Wenn das Aufsetzen einer großen Veranstaltung Tage Handarbeit kostet, kommt der Plan immer zu spät, und späte Pläne sind es, die kurzfristige Agenturbuchungen zu Premiumsätzen erzwingen. Dienstplansoftware für Messegelände verdient ihren Platz vor allem dadurch, dass sie die Zeit zwischen der Entscheidung über den Bedarf und der Ansage an die Leute verkürzt.

Aushilfen und Agenturkräfte, die nur wenige Tage arbeiten

Ein großer Teil des Dienstplans eines Messegeländes sind Leute, die in diesem Quartal drei Tage arbeiten und im nächsten womöglich keinen. Sie werden kein kompliziertes System lernen, sie sitzen nicht am Schreibtisch, und sie werden dem Büro nicht hinterherlaufen, um ihre Zeiten zu erfahren. Was das Gelände auch einsetzt, es muss auf dem Handy funktionieren, beim ersten Mal, ohne Schulung.

Praktisch heißt das: veröffentlichte Schichten kommen als Benachrichtigung an und nicht als Nachricht, die jemand suchen muss, Verfügbarkeit meldet die Person selbst statt sie von einer Koordination einsammeln zu lassen, und offene Schichten lassen sich übernehmen statt einzeln per Anruf zu verteilen. Ein Gelände, das einen Veranstaltungsplan veröffentlicht und den Aushilfenpool die Lücken selbst füllen lässt, hat den größten Teil der Koordinationsarbeit abgeräumt, die früher an einer überlasteten Person hing.

Ein Gelände, mehrere Hallen, ein Plan

Größere Zentren fahren regelmäßig mehr als eine Veranstaltung gleichzeitig, und die Hallen haben am selben Tag unterschiedliche Bedürfnisse: eine im Aufbau, eine für Besucher offen, eine wird geräumt. Wenn der Plan sie nicht trennen kann, bedeuten die Summen nichts mehr und niemand kann sagen, welcher Veranstaltung tatsächlich Leute fehlen.

Schichten ihrer Halle oder ihrem Projekt zuzuordnen löst das in beide Richtungen. Geplant wird Halle für Halle, geprüft wird geländeweit, und die Stunden werden anschließend je Veranstaltung ausgewertet, was aus Personaleinsatz eine Zahl macht, mit der ein kaufmännisches Team arbeiten kann. Gelände, die neben Messen auch Kongresse und Gastronomie fahren, haben dieselbe Struktur über mehr Raumtypen, und unsere Seite zur Personalplanung für Veranstaltungen geht auf diese Seite genauer ein.

Die Stunden richtig führen, wenn tageweise bezahlt wird

Aushilfs- und Agenturarbeit wird meist nach Stunden oder Tagessätzen bezahlt, und Fehler fallen allen Beteiligten sofort auf. Wer für einen nächtlichen Abbau zu wenig bekommt, geht vor der nächsten Messe nicht ans Telefon, und eine Agenturrechnung, die nicht zur eigenen Erfassung des Geländes passt, kostet Stunden Diskussion.

Genau hier hört Zeiterfassung auf, ein Verwaltungsdetail zu sein. Ein erfasster Beginn und ein erfasstes Ende gegen die geplante Schicht ergeben eine Zahl, mit der beide Seiten arbeiten können, Pausen werden protokolliert statt angenommen, und Verspätungen tauchen in einem Bericht auf statt in jemandes Erinnerung. Die Stunden werden dann nach Lohnsatz aufgeschlüsselt und für die Lohnabrechnung exportiert, sodass Zeiterfassung auf einem Messegelände zur Sache des Berichtlesens wird statt zur Rekonstruktion der Woche. Berichte zu Arbeitsstunden, Verspätungen und Lohnsätzen stammen alle aus derselben Erfassung.

Wo Personalplanung aufhört und Veranstaltungsplattformen anfangen

Die Grenze sollte man klar benennen, denn das spart viel vergebliche Evaluierung. Messemanagement-Software, Kongresszentrums-Systeme und Ticketing-Plattformen halten Aussteller, Standvergaben, Hallenpläne und Besucherregistrierung. Shifton hält nichts davon. Es hält die Belegschaft: Dienstpläne und Vorlagen, offene Schichten, Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge, Zeiterfassung, geleistete Stunden und Überstunden, Pausen, Aufgabenzuweisung, Stundenberichte und Exporte sowie Integrationen mit Usedesk, Zapier, Intercom und QuickBooks.

Gelände, die ein Dienstplansystem fürs Expo-Zentrum gegen eine volle Veranstaltungsplattform stellen, vergleichen meist zwei Dinge, die sie am Ende getrennt betreiben werden. Die Frage ist nicht, welches gewinnt, sondern welches der beiden derzeit mehr Handarbeit kostet, und auf den meisten Geländen ist das der Dienstplan.

Ein Dienstplansystem fürs Messegelände auswählen

Testen Sie jede Plattform an Ihrer vollsten Woche, nicht an einer ruhigen. Bauen Sie eine komplette Veranstaltung inklusive des nächtlichen Abbaus und sehen Sie, wie lange das dauert und wie die Summen zu lesen sind. Nehmen Sie dann zwei Personen aus dem Messetagplan heraus und beobachten Sie, wie schnell die Lücke neu veröffentlicht und gefüllt werden kann, denn genau diese Situation kostet wirklich Geld. Öffnen Sie es auf dem ältesten Handy, das Sie finden, denn genau das benutzt eine Aushilfe.

Shifton ist für bis zu 10 Teammitglieder kostenlos und ohne Zeitlimit, was zu einer kleinen festen Crew auf dem Gelände passt, und die bezahlten Tarife rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab, während der Aushilfenpool darum herum wächst. Wenn Ihre Veranstaltungsbesetzung derzeit in einer Tabelle lebt, die eine Koordination pflegt, und in einem Telefon, das das ganze Wochenende klingelt, ist das Erste, was sich zu reparieren lohnt, wie schnell eine Änderung im Plan die Fläche erreicht.