جدولة موظفي مراكز المؤتمرات وتسجيل حضورهم

ما الذي يجدوله مركز المؤتمرات فعلاً

برامج مراكز المؤتمرات تعني عادةً الجانب التجاري: طلبات العروض، وتوافر القاعات، وتسجيل المشاركين، وطلبات الضيافة، ومتطلبات الصوت والإضاءة. ذلك هو النظام الذي يعيش فيه فريق المبيعات، وليس هو موضوع هذه الصفحة.

الجانب التشغيلي هو الناس. مركز فيه ست قاعات يدير في يوم واحد ست عمليات تجهيز وست فعاليات وست عمليات إعادة تهيئة، ينجزها فريق دائم صغير يُكمَّل بعمالة مؤقتة. ونجاح الغد يتوقف بالكامل على ذلك الجدول، وهو غالباً مبني في جدول بيانات.

القاعة والمرحلة وحدةً للتخطيط

تخطيط المبنى بحسب الأشخاص يعطي قائمة لا يستطيع أحد التصرف بها. أما التخطيط بحسب القاعة والمرحلة فيعطي شيئاً يقرأه مدير المناوبة: هذا الحجز جُهِّز، وهذا لا أحد على إعادة تهيئته، وهذا يحتاج شخصين إضافيين عند الباب في التاسعة.

المراحل لا تقل أهمية عن القاعات. التجهيز فريق صغير يقوم بعمل ثقيل وقتاً طويلاً. الفعالية نفسها تطلب الحضور أكثر مما تطلب الجهد. أما إعادة التهيئة فسريعة ومتأخرة وكثيراً ما ينجزها من هم في المبنى منذ السابعة صباحاً.

ثلاث مراحل، وثلاثة أشكال مختلفة من الحاجة إلى الناس.

حجوزات متلاصقة

أصعب ساعة في مركز المؤتمرات هي الساعة الواقعة بين فعاليتين في القاعة نفسها. قصيرة، ومشغولة بالكامل، وغير مرئية في جدول يخطط بحسب اليوم. إبقاء إعادة التهيئة مرحلة مجدولة قائمة بذاتها هو ما يمنعها من أن تبقى مجرد افتراض.

قوة عمل تتغير كل أسبوع

لا يكاد مركز يحتفظ دائماً بعدد الناس الذي تتطلبه ذروته. الفريق الأساسي صغير، والأسابيع المزدحمة تُغطى بعمالة مؤقتة وعمال وكالات ووجوه عادت من الموسم الماضي. وإدخالهم إلى النظام يجب أن يكون سريعاً بما يكفي ليحدث في وسط أسبوع مزدحم، لأن ذلك هو وقت حدوثه.

الأقسام تبقي المجموعات متمايزة دون تقطيع الخطة. مدير المناوبة يرى كل من في المبنى، وملف الرواتب لا يحمل إلا من يوظفهم المركز نفسه.

تسجيل الحضور في مبنى كامل

الجهاز الثابت عند مدخل الموظفين يصلح لمصنع. أما في المركز فالفريق يدخل من أبواب مختلفة وفي أوقات مختلفة ولقاعات مختلفة، ومن يحتاج إلى معرفة العدد يتنقل في المبنى بدل الجلوس قرب الجهاز.

التسجيل من الهاتف يضع سجل الوصول حيث يجري العمل. ومعرفة من حضر فعلاً، لا من كان مسجلاً، هي ما يتيح لمدير المناوبة إعادة توزيع الناس في العشرين دقيقة السابقة لفتح الأبواب.

أيام طويلة تُقيَّد بصدق

مناوبات المركز تكسر الافتراضات المرتبة لتتبع الوقت المعتاد. أيام تجهيز من أربع عشرة ساعة تحدث فعلاً. والاستراحات تُؤخذ حين تسمح القاعة. ومن سُجل لثماني ساعات يبقى إحدى عشرة لأن العميل تجاوز وقته. تسجيل الفعلي مقابل المخطط، مع إبقاء الاستراحات منفصلة، يحفظ ذلك في السجل بدل الذاكرة.

كم كلّف كل حجز

تسعير المركز يفترض رقماً لتكلفة العمل. والتسوية اللاحقة عاجزة عادةً عن اختبار ذلك الرقم، لأن فاتورة الأجور تصل رقماً واحداً يغطي كل قاعات المبنى.

الساعات المجمعة بحسب الحجز وبحسب المرحلة تجعل الاختبار ممكناً. العميل المتكرر الذي تحتاج فعالياته دائماً شخصين أكثر مما افترضه العرض هو حديث عن السعر، وهذا الحديث لا يوجد إلا حين يرى أحدهم الرقم.

من أين تبدأ

Shifton مجاني حتى 10 أشخاص بلا حد زمني، وهذا يكفي مركزاً صغيراً أو قسماً واحداً. الجدولة وتطبيق الهاتف وساعة الحضور الأساسية والتقارير مشمولة، والوحدات تُضاف واحدة تلو الأخرى ابتداءً من 0.50 دولار للموظف شهرياً مع فترة تجربة تصل إلى 60 يوماً.