إدارة القوى العاملة للشرطة وخدمات الطوارئ

تزويد الجهاز بالأفراد مسألة ميزانية ترتدي ثياب الجدول. مستويات الملاك الدنيا تحددها اللائحة أو الاتفاقية، والمنطقة المغطاة لا تنكمش لتناسب غيابا، وكل ساعة فوق المستوى الأساسي تدفع بعلاوة تقع على ميزانية عامة. وبرنامج إدارة القوى العاملة في خدمات الطوارئ يستحق مكانه حين يظهر أمرين في اللحظة نفسها: هل التغطية آمنة وقانونية، وكم تكلف.

قليل من الأجهزة وصل إلى أسلوبه الحالي باختياره. الجدول الحسابي أنبت ورقة ثانية ثم ثالثة ثم مجموعة قواعد ألوان لا يفهمها بالكامل سوى شخص واحد. سجلات التدريب في ملف آخر. الساعات ذات العلاوة تسوى بعد وقوعها، في الرواتب، حين لا يمكن تغيير شيء. العمل يغطى رغم ذلك، لكن لا أحد يجيب بسرعة عن سؤال بسيط: كم ساعة فوق المستوى الأساسي عملت هذه الوحدة في الربع الماضي وما الذي أدى إلى ذلك.

أربع مهام يجب أن ينجزها نظام القوى العاملة

إذا نزعنا الطبقة الدعائية فالعمل ضيق. نشر تغطية تفي بمعيار الملاك الأدنى لكل ساعة من ساعات الأسبوع. حفظ سجل بمن كان في الخدمة فعلا لا بمن كان مخططا له. متابعة الساعات التي يراكمها كل شخص مقابل الحدود التي تنطبق عليه. إنتاج أرقام تصمد أمام دائرة المالية وأمام المدقق في نهاية المطاف.

وما عدا هذه الأربع زينة. الحل الذي ينتج جدولا أنيقا لكنه لا يستطيع أن يقول كم كلف الجدول قد حل النصف الأسهل من المشكلة.

ساعات التدريب والشهادات التي لا يجوز أن تنتهي

يحمل المنتسبون والمدنيون على السواء متطلبات لها تاريخ انتهاء. مهارة السلاح، وتقنيات الدفاع، والإسعافات الأولية، والقيادة، والاعتماد التخصصي لمهام بعينها: لكل منها متطلب بالساعات وموعد تجديد، ولكل منها أن ينفذ دون ترك نوبة ناقصة. هذه مسألة جدولة قبل أن تكون مسألة امتثال، لأن وقت التدريب وقت يكون فيه الشخص غير متاح للتغطية.

النهج العملي هو التعامل مع التدريب بوصفه عملا. جدوله كمشروع مستقل، وأسند الناس إليه كما تسندهم إلى أي كتلة خدمة أخرى، ودع الساعات تتراكم في التقارير التي تحمل أصلا كل شيء آخر. في نهاية الربع يبين تقرير ساعات العمل كم تدريبا استوعب كل شخص وأي الوحدات تخلفت، دون ملف مواز يحتاج إلى صيانة. والمناصب والأدوار المحفوظة في سجل كل موظف تجعل من الواضح من هو مؤهل لمهمة معينة حين يلزم ملء موقع في وقت قصير.

الامتثال والاتفاقية الجماعية وسقوف الساعات

خدمات الطوارئ من القطاعات القليلة التي يعمل فيها الجدول بوصفه وثيقة قانونية. تحدد الاتفاقيات الجماعية فترات الراحة بين النوبات، وأقصى عدد أيام متتالية، ومهل الإخطار بالتغييرات، وكيفية توزيع الساعات ذات العلاوة. وفوق ذلك تقف حدود وقت العمل المقررة قانونا. ومخالفة القواعد لا تكلف شكوى فحسب بل إعادة كتابة الفترة كلها.

ويساعد البرنامج هنا بإتقان أمرين غير لامعين. يعرض الحد الأقصى لساعات كل شخص مع الساعات المسندة إليه أثناء بناء الجدول، فيعمل السقف قيدا حيا لا اكتشافا متأخرا. ويحفظ سجلا دائما لما نشر ومتى ولمن، وهو ما تدور عليه الشكوى أو التدقيق فعلا. والنظام الذي يخزن النسخة الحالية من الخطة فقط لا يستطيع الإجابة عن أسئلة تخص الماضي.

أين تتراكم كلفة العمل الإضافي فعليا

الوقت ذو العلاوة في جهاز ما لا يكون قرارا واحدا تقريبا أبدا. يتراكم من شواغر تغطى بالتمديد، ومن جلسات محاكم تقع في أيام الراحة، ومن الاستدعاءات والفعاليات المخططة، ومن الانزياح البطيء لوحدة تعمل بشخص أقل من قوتها شهورا. وحين توحد الرواتب الرقم تكون الأسباب قد صارت غير قابلة للتمييز بعضها عن بعض.

تقسيم الساعات حسب مستوى الأجر يحول هذا الضباب إلى رقم يمكن التصرف على أساسه. الساعات الأساسية والعلاوة الليلية وعلاوة الليل ونهاية الأسبوع وساعات العطل، معروضة أعمدة منفصلة لكل موظف ولكل مشروع ولكل جدول، تخبر القائد أي وحدة تولد الوقت المكلف وهل السبب بنيوي أم شهر سيئ واحد. وتبني أدوات التقارير لدينا هذا التفصيل من سجلات المناوبات نفسها التي خططت بها الفترة، فلا يتعارض عرض التخطيط مع عرض الكلفة أبدا.

معايير الملاك وتخطيط عدد الوظائف

لكل جهاز قوة معتمدة وقوة فعلية، والفجوة بينهما تملأ بساعات ذات علاوة. وبناء الحجة لزيادة عدد الوظائف، أو لنقل الوظائف الموجودة، يحتاج أدلة معبرا عنها بالوحدات التي تكتب بها الميزانية.

وتأتي هذه الأدلة من التاريخ: الساعات المنجزة لكل وحدة شهريا، ونسبة الساعات ذات العلاوة إلى الساعات الأساسية، وكم مرة بقيت المناوبات المفتوحة دون من يأخذها، وكم من الملاك استوعبته الإجازات والتدريب. وإذا قرئت هذه الأرقام على مدى سنة كاملة وصفت معيار الملاك الحقيقي لا المعيار المكتوب على الورق. والنظام الذي يصدر بياناته نظيفة إلى جدول حسابي يسهم في تخطيط الوظائف أكثر من نظام يقفل بياناته داخله.

أنظمة التوجيه وحدود طبقة القوى العاملة

تبحث منتجات مختلفة تحت الكلمات نفسها، ويجدر أن نكون دقيقين. التوجيه المدعوم بالحاسوب يعالج الحوادث الجارية وحالة الوحدات وتوزيع البلاغات. وأنظمة إدارة الأمن العام بالمعنى الواسع تجمع السجلات والأدلة وملفات القضايا، وبرامج إدارة خدمة الإطفاء تفعل ما يعادل ذلك في جانب الإطفاء. وليس Shifton أيا من هذه. فهو يجيب عن سؤال الملاك الذي تفترض بقية الأنظمة أنه حسم: من في الخدمة، ولأي مدة، وبأي أجر، وماذا يحدث للأسبوع حين يمرض شخصان.

والحد مرسوم عن قصد. الأجهزة تملك أصلا منصات السجلات والتوجيه لديها ونادرا ما ترغب في استبدالها. وما ينقصها أكثر طبقة قوى عاملة يثق بها المخطط ودائرة المالية معا، وهذه هي الفجوة التي يفترض ببرنامج إدارة القوى العاملة أن يملأها.

رؤية رئيس المناوبة ورؤية إدارة الجهاز

التخطيط اليومي والتخطيط على مستوى الجهاز عملان مختلفان يقوم بهما أشخاص مختلفون. المشرف الذي يملأ الأسبوع المقبل يعنيه من هو متاح ومن اقترب من سقفه. أما نائب القائد فيعنيه اتجاه الساعات ذات العلاوة عبر ستة أشهر وما إذا كانت وحدة ما ناقصة الملاك بنيويا. والبيانات نفسها عن المناوبات عليها أن تخدم الجانبين، ولذلك تغطي صفحة جداول المناوبات لدينا جانب التغطية والأنماط بعمق، بينما تبقى هذه الصفحة على إدارة القوى العاملة والامتثال والكلفة.

وإبقاؤهما في نظام واحد يزيل أيضا خطوة التسوية. حين يكون الجدول وسجل الحضور وتقرير معدلات الأجر ثلاثة مستندات منفصلة، يذهب أغلب وقت التحليل إلى جعلها متطابقة. وحين تكون ثلاثة عروض للسجلات نفسها يبدأ التحليل من حيث ينبغي أن يبدأ.

كيف تختار نظام إدارة القوى العاملة

اختبر أي منصة على فترة مضطربة لا على فترة نظيفة. ابن أسبوعا فيه كتلة ليلية ويوم تدريب وشاغر وغيابان في وقت قصير، ثم اسأل النظام كم كلف ذلك وأي الحدود اقترب من كسرها. تحقق من قدرة الموظف على رؤية ساعاته وطلب الإجازة من الهاتف، لأن من يحسم التبني هم من لا يجلسون خلف مكتب. وتأكد أن الأرقام تصدر بصيغة تستطيع عملية الرواتب لديك استيعابها، لأن تقريرا لا يستطيع أحد تحريكه تقرير لا يستخدمه أحد.

يعمل Shifton مجانا حتى عشرة أعضاء في الفريق بلا حد زمني، وهو ما يغطي قسما صغيرا أو وحدة واحدة بالكامل ويشمل الجدولة وساعة الدوام الأساسية وتطبيق الهاتف والتقارير القياسية. وتحسب الخطط المدفوعة لكل موظف شهريا وتضيف تقارير الكلفة الأعمق وبنية المشاريع المتعددة وضبط المواقع التي يحتاجها جهاز أكبر. وإذا كان أسلوبك الحالي لا يخبرك بكلفة الفترة إلا بعد انتهائها، فالتغيير الجدير هو الذي يخبرك بها بينما لا يزال هناك قرار يتخذ.