Altyapı İşletmeleri, Saha Ekipleri ve Nöbet İçin Vardiya Yazılımı

Altyapı işlerinde plan tercihlere göre değil yükümlülüklere göre yapılır. Şebekenin gece de personelle karşılanması, nöbetteki ekiplerin her an ulaşılabilir olması ve planlı bakımın aylar önce anlaşılmış pencerelere oturması gerekir; tek bir kötü fırtına ise salı öğleden sonrasına kadar planın tamamını geçersiz kılabilir. Altyapı işletmeleri için vardiya yazılımı tam da bu planı bir arada tutmak ve kimin ne zaman, hangi ücretle çalıştığına dair doğru bir kayıt bırakmak için vardır.

Baskı nadiren iş azlığından doğar. Görünürlük eksikliğinden doğar. Bu gece kim listede, bu hafta sonu nöbeti kim taşıyor, kim saat sınırını çoktan aştı ve son arıza müdahaleleri ücret bordrosuna ne ekledi. Bu sorular bir tabloda yavaş yanıtlanır ve bir arıza ekibi yanıt beklerken yavaşlık pahalıya patlar.

Altyapı vardiya yazılımının üstlenmesi gerekenler

Değerin büyük kısmını dört iş taşır. Bir haftalık ya da bir aylık ekip kapsamasını hızlıca kurmak ve tabloyu yeniden çizmeden değiştirmek. Nöbeti ve arızaya müdahaleyi telefona kim bakarsa ona yıkmak yerine adil biçimde döndürmek. Güncel çizelgeyi herkesin telefonuna göndermek, çünkü ekipler işletme merkezlerinde ve sahadadır, masa başında değil. Ve gerçek saatleri plana karşı kaydetmek, çünkü gece, hafta sonu ve resmi tatil çalışması farklı ödenir ve daha sık sorgulanır.

Bu dördünü iyi yapan bir altyapı çizelgeleme sistemi, daha uzun bir özellik listesinden daha değerlidir. Altyapı sevkiyat yazılımı aramaları genelde aynı pratik ihtiyaca döner: hangi ekibin görevde olduğunu bilmek ve bir değişikliği kimseye maliyet çıkarmadan önce onların telefonuna ulaştırmak.

Nöbet, arızaya müdahale ve fırtına yanıtı

Nöbet, çoğu işletmenin en kötü yönettiği kısımdır. Görev eşit biçimde dönmeli, kişiler hangi gecelerin kendilerine ait olduğunu haftalar öncesinden bilmeli ve değişimler grup sohbetinden başka bir yere kaydedilmelidir. Aylık görünümde planlandığında rotasyon görünür hale gelir: deseni tüm ekip boyunca izler, üst üste üç hafta sonu alan teknisyeni fark eder ve bu bir şikayete dönüşmeden düzeltirsiniz.

Kimsenin üstlenmediği kapsama boş bir hücrede değil açık vardiya satırında durur, böylece gelecek ayın nöbet boşluğu daha doldurması kolayken açıkça görünür. Olay büyüdüğünde ek vardiyalar normal işle aynı tabloya girer ve tek seferde herkese yayımlanır. Bir fırtına haftasında altyapı iş gücü yönetimi yazılımından gerçekte istenen şeyin büyük bölümü budur.

Saat sınırları, yorgunluk kuralları ve fazla mesai kontrolü

Altyapı işletmeleri çoğu sektörden daha sıkı saat kuralları uygular ve bunun iyi bir nedeni vardır. On sekiz saat çalışmış bir ekip, direğin tepesinde görmek isteyeceğiniz ekip değildir. Haftalık ve aylık görünümler her kişi için üst sınırı yürüyen toplamın yanında taşır, böylece planlayan kişi çizelge henüz taslakken kimin tavana yaklaştığını görür.

Fazla mesai böylece bir keşif değil bir karar olur. Saatler aynı üç kişinin üzerine yığılmak yerine ay boyunca dengelenebilir ve gündüz ile gece bloklarını dönüşümlü kuran bir rotasyon yükü tüm dönem boyunca eşit tutar. Altyapı vardiya planlama yazılımı, bir sorunu fark etmekle onu gece ikide çözmek zorunda kalmak arasındaki boşlukta hakkını verir.

İşletme merkezleri, trafo merkezleri ve saha noktaları arasında ekipler

Çok az altyapı ekibi tek bir yerde çalışır. Vardiyalar ait oldukları çalışma noktasıyla etiketlenir, böylece üç günlük görünüm sadece kimin çalıştığını değil, önümüzdeki yetmiş iki saatte kimin nerede olduğunu da yanıtlar. Projeye ve çizelgeye göre filtreler panoyu tek bir merkeze, tek bir sözleşmeye ya da tek bir ekibe daraltır ve büyük bir listeyi okunur kılan da budur.

Çok noktalı planlama saha sektörlerinin ortak sorunudur ve aynı desen inşaat ekibi çizelgeleme kurulumumuzda da görülür. Altyapıda fark, noktaların sabit ve etraflarındaki kuralların daha katı olmasıdır; bu yüzden çizelgenin bir kişinin nerede beklendiğini, ne zaman beklendiği kadar net söylemesi gerekir.

Roller, pozisyonlar ve kimin vardiyaya yazılabileceği

Listedeki herkes birbirinin yerine geçemez. Bazı işler sahada yetkili bir isim gerektirir, bir çırak tek başına gönderilemez ve bir vardiya ancak doğru pozisyon üzerindeyse gerçekten kapanmıştır. Pozisyonlar erişim düzeyleri ve iletişim bilgileriyle birlikte ekip listesinde durur, roller ise çizelgede adların yanında görünür; böylece kapsama kişi sayısıyla değil yetkinlikle denetlenir.

Bu, daha sessiz bir sorunu da çözer. Dört kişilik ama sorumlusu olmayan bir vardiya tabloda dolu görünür, gerçekte dolu değildir. Bir altyapı çizelgeleme platformunda ise olduğu gibi, bir boşluk olarak okunur.

Arka ofis sistemleri nerede biter, çizelge nerede başlar

Bu sınırı açıkça söylemekte fayda var, çünkü arama sonuçları birbirinden çok farklı iki ürünü karıştırıyor. Altyapı işletme yönetimi yazılımları faturalamayı, abone hesaplarını ve şebeke kayıtlarını yürütür, farklı bir departman tarafından satın alınır ve Shifton bunların hiçbirini yapmaz. Shifton altta duran iş gücü katmanıdır: kim listede, kim nöbette, kim giriş yaptı, kaç saat çalışıldı ve bunun ne kadarı fazla mesaiydi.

Çoğu işletme ikisini birlikte kullanır ve ayrım nettir. Arka ofis platformu şebekeye ve aboneye sahiptir. Altyapı personel çizelgeleme yazılımı ise vardiya listesine ve puantaja sahiptir. Yalnızca ikinci yarıya ihtiyaç duyan ekipler, bunun beklediklerinden daha fazla tablo işini ortadan kaldırdığını görür.

Altyapı ekipleri için zaman takibi ve saat raporları

Ekipler mobil uygulamadan giriş ve çıkış yapar, böylece her vardiya planlanana karşı gerçek bir başlangıç, bitiş ve mola saklar. Çalışma saatleri raporları çalışılan saatleri, fazla mesaiyi, geç kalmayı, erken çıkışı ve devamsızlığı kişi ve proje bazında gösterir; dönem yeniden yazılmak yerine bordroya aktarılır.

Maliyet tablosunu kapatan şey ücret kademesi raporlamasıdır. Saatler kademelere ayrılır, yani temel ücret, gece fazla mesaisi, hafta sonuna denk gelen gece fazla mesaisi ve resmi tatil fazla mesaisi; böylece müdahalenin yoğun olduğu bir ay tek bir rakam olarak değil ayrıştırılmış olarak gelir. Altyapı için zaman takibi yazılımı ancak çıktısı finansın üzerine gidebileceği bir şeyse işe yarar ve raporlama araçları tam bunun için kurulmuştur. Bu rakamların başka bir yere taşınması gerektiğinde QuickBooks, Zapier, Intercom ve Usedesk entegrasyon ekranından bağlanır.

Ekiplerinizin gerçekten kullanacağı bir altyapı çizelgeleme sistemi seçmek

Benimseme demoda değil telefonda kararlaşır. Uygulamadaki çizelge her seferinde gerçek çizelge ise ekipler kontrol için merkezi aramayı bırakır. Bu da değişikliklerin herkese aynı anda yayımlanması, uygunluk ve izin taleplerinin çizelgeyle aynı yerde işlenmesi ve kaydedilen saatlerin gerçekte çalışılanla örtüşmesi demektir.

Ekibin kullanacağı şekilde test edin. Bir aylık tam rotasyon kurun ve ne kadar sürdüğüne bakın. Bir nöbet gecesini değiştirin ve bildirimin ne kadar hızlı ulaştığını ölçün. Arıza müdahalesi içeren bir haftanın saat raporunu çekin ve fazla mesai kademelerinin ayrı çıkıp çıkmadığını görün.

10 ekip üyesine kadar Shifton süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bu, küçük işletmeleri ve yüklenici ekiplerini tümüyle karşılar. Daha büyük kadrolar çalışan başına aylık faturalanan ücretli planlara geçer; konum ve çalışma yeri ücretli modül olarak sunulur. Her iki durumda da hedef aynıdır: gece üçte güvenebileceğiniz bir kapsama ve kimsenin tartışmak zorunda kalmadığı bir saat rakamı.