ซอฟต์แวร์จัดตารางเวรร้านยา ตารางกะ เภสัชกรแทน และชั่วโมงงาน

ร้านยาเปิดร้านโดยขาดคนไม่ได้ เคาน์เตอร์รับมือกับเช้าที่เงียบเหงาและบ่ายที่วุ่นวายได้ แต่รับมือกับการขาดเภสัชกรไปหนึ่งคนไม่ได้ และทุกอย่างเกี่ยวกับตารางเวรล้วนตามมาจากข้อจำกัดข้อเดียวนี้ ซอฟต์แวร์จัดตารางเวรร้านยามีอยู่เพื่อให้พิสูจน์กำลังคนได้ล่วงหน้า แทนที่จะต้องโทรยืนยันกันในเช้าวันที่เรื่องนั้นสำคัญที่สุด

งานนี้จุกจิกกว่าที่เห็นมาก สัญญาจ้างแบบไม่เต็มเวลา รูปแบบวันธรรมดาที่ตายตัว เวรวันเสาร์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ การลาไปอบรม การจองเภสัชกรแทน และเครือร้านที่ต้องแบ่งคนกันระหว่างสาขา ถ้าทำด้วยมือ ทั้งหมดนี้ตกอยู่กับผู้จัดการคนเดียวและกินเวลาไปครึ่งวันทุกสัปดาห์ ถ้าสร้างเป็นเทมเพลตครั้งเดียวแล้วใช้ซ้ำ งานนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

สิ่งที่ซอฟต์แวร์จัดตารางเวรร้านยาต้องทำให้ถูกต้อง

สี่เรื่องรับภาระงานส่วนใหญ่ไว้ หนึ่งคือรับประกันว่าทุกชั่วโมงที่เปิดร้านมีกำลังคนตามที่กฎหมายกำหนด สองคือสร้างสัปดาห์หรือเดือนได้รวดเร็วและแก้ไขได้โดยไม่ต้องวาดตารางใหม่ สามคือส่งเวอร์ชันล่าสุดเข้าเครื่องของทุกคน เพราะพนักงานร้านยาอยู่หน้าร้านไม่ได้นั่งโต๊ะ และสี่คือบันทึกสิ่งที่ทำจริง เพราะชั่วโมงที่จ่ายเงิน เวลาพัก และการมาสายคือตัวเลขที่ลงเอยด้วยข้อโต้แย้ง

เรื่องอื่นเป็นเรื่องรอง เครื่องมือจัดตารางเวรร้านยาที่ทำสี่ข้อนี้ได้ย่อมชนะรายการฟีเจอร์ที่ยาวกว่า และนี่คือความต่างระหว่างตารางเวรที่ทีมเชื่อถือกับกระดาษที่พิมพ์ออกมาแล้วหมดความจริงตั้งแต่วันพุธ

สัปดาห์หนึ่งของร้านยาประกอบขึ้นจากชิ้นส่วนไม่กี่ชิ้นที่วนซ้ำ

• ชั่วโมงเปิดทำการหลักที่มีเภสัชกรผู้รับผิดชอบอยู่ประจำร้านตลอดเวลา
• กะของผู้ช่วยเภสัชกรและพนักงานหน้าร้านที่ยืดหยุ่นตามช่วงที่ลูกค้าแน่นที่สุดของวัน
• การหมุนเวรวันเสาร์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ที่แบ่งกันอย่างเป็นธรรมทั่วทั้งทีม
• กำลังคนเสริมและเภสัชกรแทนที่จองไว้รอบวันลาพักร้อน การอบรม และการขาดงาน

เมื่อชิ้นส่วนเหล่านี้มาอยู่บนตารางเดียวแทนที่จะกระจายอยู่สี่ที่ ตารางเวรก็เลิกเป็นแบบฝึกหัดความจำ งานส่วนใหญ่ของแอปจัดตารางกะร้านยาคือการรักษาตารางนั้นให้ตรงกับความจริง

การมีเภสัชกรอยู่ประจำและกฎที่ผ่อนปรนไม่ได้

กำลังคนไม่ใช่เรื่องจำนวนหัว กะที่มีคนสามคนแต่ไม่มีใครมีคุณสมบัติเป็นเภสัชกรผู้รับผิดชอบก็ไม่ใช่กะที่ครอบคลุม ต่อให้คอลัมน์นั้นดูเต็มเพียงใด ตำแหน่งและระดับสิทธิ์อยู่ในทะเบียนทีมงาน และบทบาทแสดงข้างชื่อบนตารางเวลา การตรวจกำลังคนจึงดูที่ความสามารถ ไม่ใช่ดูว่าเติมไปกี่แถว

การวางแผนทีละเดือนทำให้ความเสี่ยงปรากฏแต่เนิ่น วันที่ยังไม่มอบหมายให้ใครจะแสดงเป็นกะว่างพร้อมชั่วโมงที่ยังต้องการ วันหยุดถูกทำเครื่องหมายไว้บนตาราง และช่องว่างในสัปดาห์ที่สามของเดือนหน้าเติมได้ตั้งแต่ตอนที่ยังเติมได้ในราคาถูก นี่คือเหตุผลเชิงปฏิบัติที่ควรใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวรร้านยาแบบออนไลน์แทนกระดาษที่ติดไว้หลังร้าน

ผู้ช่วยเภสัชกร พนักงานหน้าร้าน และบทบาทในแต่ละกะ

ร้านยาไม่ได้มีทีมเดียว เภสัชกร ผู้ช่วยเภสัชกร พนักงานหน้าร้าน และพนักงานส่งของทำงานคนละรูปแบบ คนละชั่วโมงตามสัญญา และคนละต้นทุนต่อชั่วโมง ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานสำหรับร้านยาต้องแยกพวกเขาออกจากกันให้ชัด แต่ยังแสดงทั้งสาขาได้ในหน้าจอเดียว

ตำแหน่งถูกเก็บไว้กับแต่ละคนพร้อมข้อมูลติดต่อ เขตเวลา และระดับสิทธิ์ ผู้จัดการจึงเห็นว่าใครวางไว้ตรงไหนได้ก่อนจะสร้างกะขึ้นมา พนักงานใหม่ถูกเพิ่มหรือนำเข้าทะเบียนแล้วเชิญทางอีเมล และสถานะคำเชิญจะปรากฏจนกว่าจะได้รับการตอบรับ ไม่มีใครโผล่ในตารางเวรสัปดาห์หน้าในฐานะชื่อที่คนครึ่งทีมไม่รู้จัก

วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ และเภสัชกรแทน

เวรวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์คือส่วนที่พนักงานรู้สึกมากที่สุด ความเป็นธรรมจึงสำคัญไม่แพ้การมีคนครบ การหมุนเวรบนมุมมองรายเดือนแสดงรูปแบบของทั้งทีมพร้อมกันในครั้งเดียว ทำให้ช่วงที่แบ่งไม่เท่ากันปรากฏชัดก่อนที่ใครจะต้องเอ่ยปาก

การขาดงานกะทันหันทำงานในทางกลับกัน งานที่ปล่อยออกมาเป็นกะว่างจะเห็นพร้อมกันทุกคนแทนที่จะไล่โทรไปตามรายชื่อ และเภสัชกรแทนหรือเภสัชกรเสริมที่มาประจำและอยู่ในทะเบียนแล้วก็จัดกะได้เหมือนสมาชิกทีมคนอื่น ระบบตารางเวรร้านยาไม่ได้ทำให้ไม่ต้องโทรเลย แต่ตัดสายส่วนใหญ่ออกไปได้

ตารางเวรทั่วทั้งเครือร้านยา

หลายสาขาคือจุดที่สเปรดชีตพังในที่สุด สองสาขาขาดคนและอีกสาขาคนล้นในวันเสาร์เดียวกันคือปัญหาที่ไม่มีใครมองเห็น เมื่อตารางเวรแต่ละใบอยู่ในไฟล์ของตัวเอง โปรเจกต์และตัวกรองช่วยให้เครือร้านสร้างตารางแยกรายสาขาได้ แต่ยังทบทวนกำลังคนทั้งเครือได้ และเทมเพลตที่ใช้ได้ผลที่สาขาหนึ่งก็นำไปใช้ที่สาขาถัดไปได้โดยไม่ต้องเริ่มจากตารางเปล่า

สำนักงานใหญ่ก็ได้สิ่งที่แฟ้มสเปรดชีตไม่เคยให้ นั่นคือที่เดียวที่ตารางเวรของทุกสาขาเป็นเวอร์ชันล่าสุด งานที่ปล่อยออกมาที่สาขาหนึ่งเสนอให้พนักงานที่ผ่านการอบรมของสาขาข้างเคียงได้ ซึ่งเปลี่ยนตารางเวรที่แยกกันหลายชุดให้กลายเป็นแหล่งกำลังคนเดียวกัน

เครือร้านที่จัดกำลังคนให้โรงพยาบาลหรือหน่วยงานคลินิกด้วยจะเจอรูปแบบการวางแผนแบบเดียวกับลูกค้ากลุ่มการจัดตารางบุคลากรทางการแพทย์ของเรา ที่ซึ่งข้อกำหนดกำลังคนขั้นต่ำและการใช้บุคลากรร่วมกันระหว่างสถานที่เป็นตัวกำหนดการออกแบบทั้งหมด

ระบบจ่ายยาจบตรงไหนและตารางเวรเริ่มตรงไหน

ผลการค้นหาผสมผลิตภัณฑ์สองอย่างที่ต่างกันมากเข้าด้วยกัน จึงควรพูดกันตรง ๆ ซอฟต์แวร์บริหารจัดการร้านยาดูแลงานฝั่งจ่ายยาและระบบคลินิกรอบข้าง ซึ่ง Shifton ไม่ได้ทำสิ่งเหล่านั้นเลย Shifton คือชั้นบริหารกำลังคนที่อยู่เคียงข้าง ได้แก่ ใครอยู่ในตารางเวร ใครมีคุณสมบัติเข้ากะนั้น ใครลงเวลาเข้างาน ทำไปกี่ชั่วโมง และในนั้นเป็นชั่วโมงล่วงเวลากี่ชั่วโมง

ร้านยาแทบทุกแห่งใช้ทั้งสองอย่าง และเส้นแบ่งชัดเจน แพลตฟอร์มจ่ายยาดูแลกระบวนการทำงานเชิงวิชาชีพ แอปจัดตารางพนักงานร้านยาดูแลตารางเวรและใบบันทึกเวลา กลุ่มร้านที่ต้องการเพียงครึ่งหลังมักพบว่ามันแทนที่งานมือได้มากกว่าที่คาดไว้มาก

ชั่วโมงงาน เวลาพัก และการมาสายในรายงานเดียว

พนักงานลงเวลาเข้าและออกจากแอปมือถือ ทุกกะจึงเก็บเวลาเริ่ม เวลาสิ้นสุด และเวลาพักที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับแผนที่วางไว้ จากนั้นรายงานชั่วโมงทำงานจะกางรอบนั้นออกมาเป็นรายคนและรายสาขา ทั้งเวลาเริ่มและสิ้นสุดกะ ระยะเวลากะ ระยะเวลาพัก ชั่วโมงที่มาสาย การกลับก่อนเวลา การขาดงาน ชั่วโมงที่ทำจริง ชั่วโมงล่วงเวลา และจำนวนกะ

ผลที่ตามมามีสองข้อ ฝ่ายเงินเดือนได้รับไฟล์ส่งออกแทนที่จะต้องมานั่งคุยกัน และชั่วโมงที่เป็นข้อพิพาทใช้เวลาแค่นาทีเดียวก็จบ เพราะบันทึกลงเวลาผูกอยู่กับกะที่มันสังกัด ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาทำงานของร้านยาคุ้มค่าที่จะใช้ก็ต่อเมื่อผลลัพธ์ผ่านการทดสอบข้อนี้ ซึ่งเป็นสิ่งที่นาฬิกาลงเวลาถูกสร้างขึ้นรอบ ๆ จุดนี้ QuickBooks, Zapier, Intercom และ Usedesk เชื่อมต่อได้จากหน้าจอการเชื่อมต่อเมื่อตัวเลขต้องส่งต่อไปที่อื่น

การเลือกระบบจัดตารางเวรร้านยาที่ทีมจะใช้จริง

การนำไปใช้จริงตัดสินโดยพนักงาน ไม่ใช่โดยผู้ซื้อ ถ้าตารางเวรในแอปคือตารางเวรจริงทุกครั้ง คนก็จะเลิกโทรมาถามสาขาว่าวันเสาร์เปลี่ยนหรือยัง นั่นหมายถึงการเปลี่ยนแปลงต้องเผยแพร่ถึงทุกคนพร้อมกัน การแจ้งเวลาว่างและการขอลาต้องจัดการในที่เดียวกับตารางเวลา และชั่วโมงที่บันทึกไว้ต้องตรงกับที่ทำจริง

ทดสอบมันในแบบที่จะใช้จริง ลองสร้างทั้งเดือนที่มีการหมุนเวรวันเสาร์แล้วจับเวลาดู ลองปล่อยกะว่างหนึ่งกะแล้วดูว่าการแจ้งเตือนไปถึงเร็วแค่ไหน ลองดึงรายงานชั่วโมงของสัปดาห์ที่มีคนเข้างานสายแล้วดูว่ามันแยกออกจากชั่วโมงปกติหรือไม่

ทีมต่ำกว่า 10 คน Shifton ใช้ฟรีโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมร้านยาอิสระส่วนใหญ่ได้เต็ม ๆ กลุ่มร้านและสาขาที่ใหญ่ขึ้นย้ายไปใช้แผนแบบเสียค่าใช้จ่ายที่คิดตามจำนวนพนักงานต่อเดือน โดยการระบุตำแหน่งและสถานที่ทำงานเป็นโมดูลแบบเสียค่าใช้จ่าย เป้าหมายยังคงเดิมไม่ว่าจะทางไหน คือทุกชั่วโมงที่เปิดร้านมีคนที่เหมาะสมดูแล และตัวเลขชั่วโมงที่ไม่มีใครต้องมาเถียงกัน