Kotihoidon työvuorosuunnittelu ja käyntien hallinta yrityksille

Miksi kotihoidon listat hajoavat eri tavalla kuin muut

Useimmat työvuorosuunnittelun ongelmat ovat laskutoimituksia: tarpeeksi ihmisiä, tarpeeksi tunteja, oikeat osaamiset. Kotihoito lisää ehdon, jota laskutoimitus ei osaa kuvata. Työ tehdään jonkun kotona, aikataululla joka kuuluu hänen elämäänsä eikä yritykselle, ja tekijä on yleensä ihminen, johon asiakas on ehtinyt luottaa. Siirrä käyntiä tunnilla, ja laskelma pitää yhä. Asiakas huomaa silti.

Siksi kotihoidon työvuoro-ohjelmaa arvioidaan eri mittarilla kuin yleistä vuorolistatyökalua. Kysymys ei ole siitä, saako se viikon katettua. Kysymys on siitä, pitääkö sen tuottama viikko ne lupaukset, jotka annettiin asiakasta otettaessa.

Neljä asiaa, joita listan on kannettava yhtä aikaa

Jatkuvuus

Jatkuvuus ennustaa parhaiten asiakastyytyväisyyttä, ja se on ensimmäinen asia, josta tingitään, kun tekijöitä on niukasti. Kun asiakaskortilla on tieto aiemmista hoitajista, jatkuvuudesta tulee jotain, jonka koordinaattori näkee listaa tehdessään, eikä jotain, jonka hän muistaa hyvin tuntemiensa asiakkaiden kohdalla ja unohtaa muiden.

Siirtymät

Käyntilista ilman siirtymiä on kaunokirjallisuutta. Kahta peräkkäistä käyntiä, joiden välissä on kahdenkymmenen minuutin matka, ei voi ketjuttaa vierekkäin, ja niin tekevä yritys joko maksaa suunnittelematonta ylityötä tai antaa lyhennettyjä käyntejä, joista sille tullaan esittämään kysymyksiä. Kun matka suunnitellaan osaksi päivää, kustannus näkyy ennen kuin se syntyy.

Toiveet ja ovelle pääsy

Avainsäilön koodi, koira joka pitää sulkea toiseen huoneeseen, rouva joka ei avaa ovea tuntemattomalle: nämä eivät ole alaviitteitä, vaan ero käynnin ja turhan matkan välillä. Niiden paikka on työmääräimellä, jonka hoitaja lukee, ei kansiossa toimistolla.

Sijaisuudet

Sairastuminen ei ole kotihoidossa poikkeus vaan viikoittainen tapahtuma. Ratkaisevaa on, miten nopeasti koordinaattori näkee, mitkä käynnit jäivät ilman tekijää, kuka on todella riittävän lähellä ottamaan ne ja mille asiakkaille pitää soittaa ensin. Se on elävä näkymä, ei sunnuntaina sähköpostilla lähetetty taulukko.

Käynti kirjataan siellä, missä käynti tapahtuu

Jokainen yritys pitää kirjaa siitä, mitä se on tuottanut, ja lähes jokainen kiista palkasta, laskutuksesta tai laadusta palaa siihen kirjaan. Heikkous on harvoin epärehellisyys. Heikkous on se, että merkintä syntyy tunteja myöhemmin, ihmiseltä joka on sen jälkeen käynyt neljässä muussa kodissa.

Käynnin aloittaminen ja päättäminen sovelluksessa ovella muuttaa merkinnän luonteen. Ajat ovat oikeita aikoja. Merkinnät kirjoitetaan, kun yksityiskohta on tuore. Valokuva huolta aiheuttaneesta asiasta, omaisen allekirjoitus, tehtävälista jota kuitataan sitä mukaa: kaikki kiinnittyy käyntiin sen sijaan, että se koottaisiin muistivihkosta.

Sijainnin varmistus kuuluu samaan keskusteluun ja ansaitsee rehellisen kuvauksen. Shifton tarjoaa sen Työpaikan sijainnin hallinta -moduulilla, joka on maksullinen lisä eikä kuulu maksuttomaan tasoon, ja se vahvistaa, että puhelin oli osoitteessa käynnin alkaessa. Se on näyttö läsnäolosta, ei hoitokirjaus eikä sertifioitu sähköinen käyntien todentaminen, ja viranomaisvelvoitteita kantavan yrityksen kannattaa tarkistaa oman valvojansa vaatimukset ennen kuin se nojaa yhteen työkaluun.

Mihin koordinaattorin päivä todella kuluu

Kysy koordinaattorilta, mihin aika kuluu, ja vastaus ei lähes koskaan ole listan tekeminen. Se on ne kaksikymmentä puhelua, jotka tulevat sen jälkeen, kun lista kohtaa todellisuuden: myöhästyvä hoitaja, peruva asiakas, käynti joka pitää siirtää koska kotisairaanhoitaja tulee yhdeltätoista.

Ohjelmisto auttaa tässä lyhentämällä matkaa siitä, että jokin menee pieleen, siihen että joku tietää sen. Käynti joka ei ole alkanut näkyy käyntinä joka ei ole alkanut. Lähellä olevat hoitajat näkyvät niminä ja sijainteina eikä muistinvaraisena karttana siitä, kuka asuu missä. Asiakkaalle ehditään soittaa ennen sitä tuntia, jolle hän odotti jotakuta, ja siinä on ero tiedottavan ja anteeksi pyytävän palvelun välillä.

Omaisten sovellukset, yrityksen järjestelmät ja ero niiden välillä

Kun haet ohjelmistoa hoitajille, tulokset sekoittavat kaksi eri tuotetta. Toinen on omaisten sovellus: perhe järjestää iäkkään vanhemman hoivaa, jakaa kalenteria ja lääkelistaa. Toinen on palveluntuottajan järjestelmä, joka on olemassa palkattujen hoitajien ohjaamiseen sovittuja tunteja vastaan. Niillä on yhteinen sanasto ja tuskin mitään muuta.

Yritys tarvitsee jälkimmäisen. Koe on yksinkertainen: näkeekö toimisto maanantaina yhdeksältä, mitkä käynnit eivät ole alkaneet? Jaettu kalenteri ei vastaa siihen, koska mikään siinä ei tiedä, saapuiko kukaan. Mobiilisovellus, joka kirjaa hoitajan aloituksen osoitteessa, tietää, ja juuri tuo yksi kyky erottaa listan kirjanpidosta.

Kotipalvelu ja kotisairaanhoito esittävät saman kysymyksen eri sanastolla ja eri valvojan kanssa taustalla. Suunnitteluongelma alla on sama: henkilöstön sijoittelu, joka kunnioittaa jatkuvuutta, siirtymiä ja toiveita ja tuottaa tunnit, joita kenenkään ei tarvitse koota jälkikäteen.

Tunnit ja miksi niistä kiistellään

Kotihoidon palkka koostuu lyhyistä käynneistä, jaetuista vuoroista, siirtymistä ja epämukavista työajoista, ja jokainen niistä on kohta, jossa hoitaja ja toimisto voivat päätyä eri lukuun. Kun tunnit tulevat kirjatuista käynneistä eivätkä palautetusta tuntilistasta, keskustelu ei enää koske sitä, kenen muisti on parempi, vaan sitä mitä kirjaus näyttää.

Samat kirjaukset vastaavat siihen, mitä yritykseltä kysytään muualta. Kuinka monta käyntiä myöhästyi viime kuussa. Millä asiakkailla kävi yli kolme eri hoitajaa. Kuinka suuri osa viikosta meni siirtymiin. Näitä raportteja ei kukaan tee mielellään käsin, ja juuri ne ratkaisevat, jatkuuko sopimus.

Mihin Shifton Field Service sopii ja mihin ei

Shifton Field Service on henkilöstön ohjaamisen ohjelmisto. Se suunnittelee kuka menee minne, pitää tarvittavat tiedot mukana perillä, kirjaa mitä tapahtui ja muuttaa sen tunneiksi ja raporteiksi. Suunnittelu, hoitajan sovellus, sähköiset lomakkeet ja raportointi kuuluvat maksuttomaan tasoon, joka kattaa enintään kahden hengen tiimit ilman aikarajaa; varasto, laskutus, sijainnin valvonta ja asiakasportaali ovat maksullisia moduuleja.

Se ei ole kliininen järjestelmä. Se ei säilytä potilastietoja, ei laskuta maksajaa eikä korvaa sitä dokumentaatiota, jota yritys pitää viranomaisia varten. Yritykset käyttävät sitä yleensä rinnakkain hoitosuunnitelman järjestelmän kanssa, koska nämä vastaavat eri kysymyksiin: toinen kuvaa hoidon, jota asiakkaan kuuluu saada, toinen näyttää miten käynnit todella toteutuivat.