訪問介護事業所向けのシフト管理と訪問記録のソフトウェア

訪問介護のシフトが、ほかの現場とは違う壊れ方をする理由

人員計画の問題の多くは計算で片づきます。人数が足りるか、時間が足りるか、必要な資格があるか。訪問介護はそこに、計算では表せない条件が加わります。仕事は誰かの自宅で、事業所ではなくその人の生活に属する時間割の上で行われ、提供するのはたいてい利用者が信頼を寄せてきた相手です。訪問を一時間ずらしても計算は合います。それでも利用者は気づきます。

だから訪問介護のシフト管理ソフトは、一般的なシフト作成ツールとは別の基準で評価されます。問われているのは一週間を埋められるかどうかではありません。出来上がった一週間が、利用者を受け入れたときの約束を守れているかどうかです。

シフト表が同時に抱えるべき四つのこと

継続性

継続性は利用者の満足度をもっとも強く左右し、人手が足りなくなると真っ先に犠牲になります。これまで誰が担当したかという履歴が利用者カードに載っていれば、継続性はシフトを組みながら確認できる情報になります。よく知っている利用者については覚えていて、それ以外では抜け落ちる、という状態から抜け出せます。

移動

移動を織り込まない訪問一覧は作り話です。二十分離れた二軒の訪問を続けて入れることはできず、それを強行した事業所は、予定していなかった残業代を払うか、短く切り上げた訪問について後から説明を求められるかのどちらかになります。移動を一日の一部として計画すれば、費用は発生する前に見えます。

希望と入室

キーボックスの暗証番号、別室に移す必要のある犬、初めての人には扉を開けない利用者。これらは補足事項ではなく、訪問が成立するか空振りに終わるかの分かれ目です。置き場所は事務所のファイルではなく、ヘルパーが読む訪問カードです。

代替

訪問介護で体調不良は例外ではなく、毎週起きる出来事です。重要なのは、どの訪問が未割当なのか、本当に引き受けられる距離にいるのは誰か、どの利用者に先に電話すべきかを責任者がどれだけ早く見られるかです。これは日曜にメールで送る表ではなく、生きたボードの仕事です。

訪問が起きた場所で訪問を記録する

どの事業所も提供した内容の記録を残しており、賃金、請求、ケアの質をめぐる争いはほぼすべてその記録に戻ってきます。弱点が不正であることはまれです。弱点は、その記録が数時間後に、すでに別の四軒を回った人の手で書かれることにあります。

玄関先でアプリから訪問を開始し終了すると、記録の性質が変わります。時刻は実際の時刻になります。記録は細部が新しいうちに書かれます。気になった点の写真、家族の署名、終えるたびに消していく実施項目。そのすべてが手帳から組み直されるのではなく、訪問そのものに紐づきます。

位置の確認も同じ話題に属し、正直な説明が必要です。Shifton は 勤務場所の管理 モジュールとして提供しており、これは有料の追加機能で無料プランには含まれません。確認できるのは、訪問開始の時点で端末がその住所にあったという事実です。これは在席の証拠であって、診療記録でも、電子的な訪問確認の認証でもありません。法令上の義務がある事業所は、ひとつの道具に頼る前に所管の規制で何が求められているかを確認してください。

サービス提供責任者が一日で実際にしていること

責任者に何に時間を取られるか尋ねると、シフトを組むことだと答える人はまずいません。時間を取るのは、シフトが現実とぶつかった後の二十本の電話です。遅れているヘルパー、キャンセルした利用者、十一時に訪問看護が入るので動かさなければならない訪問。

ソフトウェアはここで、何かが崩れてから誰かがそれを知るまでの距離を縮めます。始まっていない訪問は、始まっていない訪問として見えます。近くにいるヘルパーは、誰がどこに住んでいるかという頭の中の地図ではなく、位置のついた名前として見えます。利用者には待っている時刻より前に電話できます。連絡する事業所と謝る事業所を分けるのはここです。

介護アプリと事業所向けシステムの違い

介護向けのソフトを検索すると、性質の異なる二つの製品が混ざって出てきます。ひとつは家庭向けのアプリで、家族が高齢の親族の世話を分担し、予定表と服薬リストを共有するものです。もうひとつは訪問介護事業所のシステムで、契約した時間数に対して雇用したヘルパーを運用するために存在します。共通するのは語彙だけで、中身はほとんど別物です。

事業所に必要なのは後者です。判定は簡単で、月曜の朝九時に、どの訪問が始まっていないかを事務所が見られるかどうかです。共有カレンダーはこれに答えられません。誰かが到着したかどうかを知る仕組みが中にないからです。訪問先での開始を記録するモバイルアプリは答えられます。シフト表と記録を分けるのは、この一点です。

自費の訪問サービスと制度上の在宅サービスは、同じ問いを違う言葉で、違う所管のもとで抱えています。その下にある計画の課題は同じです。継続性と移動と希望を踏まえて人を配置し、誰も後から組み直さなくてよい実働時間を残すことです。

実働時間がもめやすい理由

訪問介護の賃金は、短時間の訪問、分断された勤務、移動、早朝や夜間の割増で構成されます。そのどれもが、ヘルパーと事務所で数字が食い違いうる場所です。実働時間が提出された勤務表ではなく記録された訪問から出てくると、話は誰の記憶が正しいかではなく、記録が何を示しているかになります。

同じ記録は、外部から事業所に投げられる問いにも答えます。先月、開始が遅れた訪問は何件か。担当が三人以上替わった利用者は誰か。一週間のうちどれだけが移動に消えたか。手作業で作りたい集計ではありませんし、契約が続くかどうかを決めるのはこの種の数字です。

Shifton Field Service が担う範囲と担わない範囲

Shifton Field Service は人員運用のソフトウェアです。誰がどこへ行くかを計画し、到着時に必要な情報を持たせ、何が起きたかを記録し、それを実働時間と集計に変えます。シフト管理、ヘルパー用アプリ、デジタル作業フォーム、レポートは無料プランに含まれ、このプランは従業員二名までのチームを期限なくカバーします。在庫、請求、位置管理、顧客ポータルは有料モジュールです。

医療システムではありません。診療記録を保持せず、保険者への請求も行わず、事業所が法令上保管する書類の代わりにもなりません。多くの事業所はケアプランを保持する仕組みと並行して使います。二つは別の問いに答えるからです。一方は利用者が受けるべきケアを記述し、もう一方は訪問が実際にどう提供されたかを示します。