ซอฟต์แวร์จัดตารางงานดูแลที่บ้านสำหรับศูนย์ดูแล

ทำไมตารางงานดูแลที่บ้านจึงพังไม่เหมือนตารางอื่น

ปัญหาการจัดกำลังคนส่วนใหญ่เป็นเรื่องเลขคณิต คนพอไหม ชั่วโมงพอไหม ทักษะตรงไหม แต่งานดูแลที่บ้านเพิ่มเงื่อนไขที่เลขคณิตอธิบายไม่ได้ งานเกิดขึ้นในบ้านของใครบางคน ตามตารางเวลาที่เป็นของชีวิตคนคนนั้น ไม่ใช่ของศูนย์ดูแล และคนที่ไปให้บริการมักเป็นคนที่ผู้รับบริการเริ่มไว้ใจแล้ว ขยับรอบเยี่ยมไปหนึ่งชั่วโมง ตัวเลขก็ยังลงตัวเหมือนเดิม แต่ผู้รับบริการรู้สึกได้อยู่ดี

ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์จัดตารางงานดูแลที่บ้านจึงถูกวัดด้วยไม้บรรทัดคนละอันกับเครื่องมือจัดกะทั่วไป คำถามไม่ใช่ว่ามันปิดทั้งสัปดาห์ได้หรือไม่ แต่คือสัปดาห์ที่มันสร้างออกมานั้นรักษาคำสัญญาที่ศูนย์ดูแลให้ไว้ตอนรับผู้รับบริการเข้ามาหรือเปล่า

สี่เรื่องที่ตารางต้องรับไว้พร้อมกัน

ความต่อเนื่อง

ความต่อเนื่องคือตัวทำนายความพอใจของผู้รับบริการที่แม่นที่สุด และเป็นสิ่งแรกที่ถูกสละเมื่อกำลังคนตึง การเก็บประวัติผู้ดูแลไว้ในแฟ้มของผู้รับบริการ ทำให้ความต่อเนื่องกลายเป็นสิ่งที่ผู้ประสานงานมองเห็นระหว่างวางตาราง ไม่ใช่สิ่งที่จำได้เฉพาะรายที่คุ้นเคย แล้วหลุดไปกับรายที่เหลือ

การเดินทาง

รายการรอบเยี่ยมที่ไม่มีเวลาเดินทางคือเรื่องแต่ง รอบเยี่ยมสองรอบที่ห่างกันยี่สิบนาทีวางติดกันไม่ได้ ศูนย์ที่ทำแบบนั้นถ้าไม่จ่ายค่าล่วงเวลาที่ไม่ได้วางแผนไว้ ก็ต้องให้บริการแบบย่นเวลาและถูกถามภายหลัง การวางการเดินทางเป็นส่วนหนึ่งของวัน ทำให้ต้นทุนปรากฏก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง

ความต้องการและการเข้าบ้าน

รหัสกล่องกุญแจ สุนัขที่ต้องขังไว้อีกห้อง ผู้รับบริการที่ไม่เปิดประตูให้คนที่ไม่เคยเจอกัน สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เชิงอรรถ แต่คือเส้นแบ่งระหว่างรอบเยี่ยมที่สำเร็จกับการเดินทางที่เสียเปล่า ที่ของมันคือใบงานที่ผู้ดูแลอ่าน ไม่ใช่แฟ้มในสำนักงาน

การหาคนแทน

การลาป่วยไม่ใช่ข้อยกเว้นในงานดูแลที่บ้าน แต่เป็นเหตุการณ์รายสัปดาห์ สิ่งที่สำคัญคือผู้ประสานงานเห็นเร็วแค่ไหนว่ารอบไหนยังไม่มีคนรับ ใครอยู่ใกล้พอจะรับจริง และต้องโทรหาผู้รับบริการรายใดก่อน นั่นคือกระดานสด ไม่ใช่ไฟล์ตารางที่ส่งอีเมลกันวันอาทิตย์

บันทึกรอบเยี่ยมตรงที่รอบเยี่ยมเกิดขึ้น

ศูนย์ดูแลทุกแห่งเก็บบันทึกว่าให้บริการอะไรไปบ้าง และข้อพิพาทเรื่องค่าจ้าง ใบแจ้งหนี้ หรือคุณภาพงาน เกือบทั้งหมดย้อนกลับมาที่บันทึกนั้น จุดอ่อนแทบไม่เคยเป็นเรื่องความไม่ซื่อสัตย์ แต่เป็นเรื่องที่บันทึกถูกเขียนหลังเหตุการณ์หลายชั่วโมง โดยคนที่ผ่านบ้านอีกสี่หลังมาแล้ว

การเปิดและปิดรอบเยี่ยมในแอปตรงหน้าประตู เปลี่ยนธรรมชาติของบันทึกนั้น เวลาที่ได้คือเวลาจริง บันทึกถูกเขียนตอนที่รายละเอียดยังสด รูปถ่ายสิ่งที่น่ากังวล ลายเซ็นของญาติ รายการงานที่ติ๊กไปพร้อมกับที่ทำ ทั้งหมดผูกอยู่กับรอบเยี่ยม แทนที่จะไล่เรียงย้อนหลังจากสมุดจด

การยืนยันตำแหน่งอยู่ในบทสนทนาเดียวกันและควรถูกอธิบายอย่างตรงไปตรงมา Shifton ให้บริการผ่านโมดูล การควบคุมสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนเสริมแบบเสียค่าใช้จ่ายและไม่รวมอยู่ในแผนฟรี สิ่งที่มันยืนยันคือโทรศัพท์อยู่ที่บ้านหลังนั้นตอนรอบเยี่ยมเริ่ม นี่คือหลักฐานการอยู่หน้างาน ไม่ใช่บันทึกทางคลินิกและไม่ใช่ระบบตรวจสอบการเยี่ยมที่ได้รับการรับรอง ศูนย์ดูแลที่มีภาระตามกฎระเบียบจึงควรตรวจสอบกับหน่วยงานกำกับของตนเองว่าต้องใช้อะไรบ้าง ก่อนจะพึ่งพาเครื่องมือใดเครื่องมือหนึ่ง

ผู้ประสานงานใช้เวลาทั้งวันไปกับอะไรจริง

ถามผู้ประสานงานดูแลว่าอะไรกินเวลาไปมากที่สุด คำตอบแทบไม่เคยเป็นการวางตาราง แต่เป็นสายโทรศัพท์อีกยี่สิบสายที่ตามมาเมื่อตารางเจอความจริง ผู้ดูแลที่กำลังจะสาย ผู้รับบริการที่ยกเลิก และรอบเยี่ยมที่ต้องเลื่อนเพราะพยาบาลจะมาสิบเอ็ดโมง

ซอฟต์แวร์ช่วยตรงนี้ด้วยการย่นระยะระหว่างเวลาที่บางอย่างผิดพลาดกับเวลาที่มีคนรู้ รอบเยี่ยมที่ยังไม่เริ่มจะปรากฏว่ายังไม่เริ่ม ผู้ดูแลที่อยู่ใกล้ปรากฏเป็นชื่อพร้อมตำแหน่ง ไม่ใช่แผนที่ในหัวว่าใครอยู่แถวไหน และโทรหาผู้รับบริการได้ก่อนถึงเวลาที่เขารออยู่ นั่นคือความต่างระหว่างบริการที่แจ้งล่วงหน้ากับบริการที่มาขอโทษทีหลัง

แอปสำหรับครอบครัว ระบบสำหรับศูนย์ดูแล และความต่างของสองสิ่งนี้

ค้นหาซอฟต์แวร์สำหรับผู้ดูแล แล้วผลลัพธ์จะปนกันสองผลิตภัณฑ์ อย่างแรกคือแอปในความหมายของครอบครัว ญาติจัดการการดูแลผู้สูงอายุในบ้าน แชร์ปฏิทินและรายการยา อีกอย่างคือซอฟต์แวร์ของศูนย์ดูแลที่บ้าน ซึ่งมีไว้บริหารทีมผู้ดูแลที่เป็นลูกจ้างเทียบกับชั่วโมงตามสัญญา สองอย่างนี้ใช้คำศัพท์ร่วมกันและแทบไม่มีอะไรเหมือนกันอีกเลย

ศูนย์ดูแลต้องการอย่างที่สอง วิธีทดสอบง่ายมาก เช้าวันจันทร์เก้าโมง สำนักงานเห็นไหมว่ารอบเยี่ยมไหนยังไม่เริ่ม ปฏิทินที่แชร์กันตอบคำถามนี้ไม่ได้ เพราะไม่มีอะไรในนั้นรู้ว่ามีคนไปถึงแล้วหรือยัง ส่วนแอปมือถือที่บันทึกการลงเวลาของผู้ดูแลที่หน้าบ้านนั้นตอบได้ และความสามารถเพียงข้อเดียวนี้เองที่แยกตารางงานออกจากหลักฐาน

บริการดูแลผู้สูงอายุที่บ้านและการพยาบาลที่บ้านตั้งคำถามเดียวกันด้วยคำศัพท์คนละชุดและมีหน่วยงานกำกับคนละแห่งอยู่ข้างหลัง แต่โจทย์การจัดตารางที่อยู่ข้างใต้เหมือนกัน คือจัดคนโดยเคารพความต่อเนื่อง การเดินทาง และความต้องการของแต่ละบ้าน แล้วได้ชั่วโมงที่ไม่มีใครต้องไล่เก็บย้อนหลัง

ชั่วโมงทำงาน และเหตุที่มักมีข้อถกเถียง

ค่าจ้างในงานดูแลที่บ้านประกอบด้วยรอบเยี่ยมสั้น วันทำงานที่ถูกตัดเป็นช่วง การเดินทาง และชั่วโมงนอกเวลาปกติ ทุกข้อคือจุดที่ผู้ดูแลกับสำนักงานได้ตัวเลขไม่ตรงกัน เมื่อชั่วโมงมาจากรอบเยี่ยมที่บันทึกไว้ ไม่ใช่จากใบลงเวลาที่ส่งทีหลัง บทสนทนาก็เปลี่ยนจากความทรงจำของใครถูกต้อง ไปเป็นบันทึกแสดงอะไร

บันทึกชุดเดียวกันยังตอบคำถามที่คนภายนอกถามศูนย์ดูแลด้วย เดือนที่แล้วมีรอบเยี่ยมสายกี่รอบ ผู้รับบริการรายไหนเจอผู้ดูแลมากกว่าสามคน สัปดาห์หนึ่งหมดไปกับการเดินทางเท่าไร รายงานเหล่านี้ไม่มีใครอยากทำด้วยมือ แต่เป็นรายงานที่ตัดสินว่าสัญญาจะได้ต่อหรือไม่

Shifton Field Service เหมาะกับตรงไหน และไม่เหมาะกับตรงไหน

Shifton Field Service เป็นซอฟต์แวร์บริหารกำลังคน วางแผนว่าใครไปที่ไหน เก็บสิ่งที่ต้องใช้เมื่อไปถึง บันทึกว่าเกิดอะไรขึ้น แล้วแปลงเป็นชั่วโมงและรายงาน การจัดตาราง แอปของผู้ดูแล แบบฟอร์มงานดิจิทัล และรายงาน อยู่ในแผนฟรี ซึ่งครอบคลุมทีมไม่เกินสองคนโดยไม่จำกัดเวลา ส่วนสินค้าคงคลัง การออกใบแจ้งหนี้ การควบคุมสถานที่ทำงาน และพอร์ทัลลูกค้า เป็นโมดูลแบบเสียค่าใช้จ่าย

ระบบนี้ไม่ใช่ระบบทางคลินิก ไม่เก็บเวชระเบียน ไม่ได้ตั้งเบิกกับผู้จ่าย และไม่ได้แทนเอกสารที่ศูนย์ดูแลต้องเก็บตามกฎระเบียบ ศูนย์ดูแลมักใช้งานคู่ไปกับระบบที่เก็บแผนการดูแล เพราะสองอย่างนี้ตอบคนละคำถาม อย่างหนึ่งอธิบายการดูแลที่ผู้รับบริการควรได้รับ อีกอย่างแสดงว่ารอบเยี่ยมถูกให้บริการจริงอย่างไร