Planlægningssoftware til hjemmepleje og vagtplaner for hjemmehjælpere

Hvorfor vagtplaner i hjemmeplejen brister på en anden måde

De fleste bemandingsproblemer er regnestykker: nok folk, nok timer, de rigtige kompetencer. Hjemmeplejen tilføjer et vilkår, som regnestykket ikke kan udtrykke. Arbejdet foregår i nogens hjem, efter en tidsplan der tilhører det menneskes liv og ikke leverandøren, og den der udfører det, er som regel en, borgeren har fået tillid til. Flyt besøget en time, og regnestykket holder stadig. Borgeren mærker det alligevel.

Derfor måles et planlægningsprogram til hjemmepleje med en anden målestok end et almindeligt vagtplanværktøj. Spørgsmålet er ikke, om det kan dække ugen. Det er, om den uge, det laver, holder de løfter, der blev givet, da borgeren blev visiteret til leverandøren.

Fire ting vagtplanen skal bære på én gang

Kontinuitet

Kontinuitet er det, der bedst forudsiger, om en borger er tilfreds, og det første der ryger, når bemandingen bliver stram. Når historikken over hjælpere ligger på borgerkortet, bliver kontinuitet noget planlæggeren kan se, mens vagtplanen bygges, i stedet for noget hun husker for de borgere, hun kender godt, og taber for resten.

Kørsel

En besøgsliste uden kørsel er ren fiktion. To besøg i træk med tyve minutters kørsel imellem kan ikke lægges tæt, og den leverandør, der gør det, betaler enten uplanlagt overarbejde eller leverer korte besøg, som nogen vil spørge til. Når turen planlægges som en del af dagen, er udgiften synlig, før den opstår.

Ønsker og adgang

Koden til nøgleboksen, hunden der skal lukkes ind i et andet rum, borgeren der ikke åbner for en, hun ikke har mødt: det er ikke fodnoter, det er forskellen mellem et besøg og en spildt tur. De hører hjemme på opgaven, hvor hjælperen læser dem, og ikke i et ringbind på kontoret.

Afløsning

Sygdom er ikke en undtagelse i hjemmeplejen, det er en ugentlig begivenhed. Det afgørende er, hvor hurtigt planlæggeren kan se, hvilke besøg der står udækkede, hvem der reelt er tæt nok på til at tage dem, og hvilke borgere der skal ringes til først. Det er en levende tavle, ikke et regneark sendt ud søndag aften.

Besøget dokumenteres dér, hvor besøget sker

Enhver leverandør fører optegnelser over det leverede, og næsten enhver diskussion om løn, afregning eller kvalitet ender i dem. Svagheden er sjældent uærlighed. Svagheden er, at optegnelsen bliver til timer efter besøget, af en der siden har været i fire andre hjem.

At starte og afslutte besøget i appen i døren ændrer, hvad den optegnelse er værd. Tiderne er de rigtige tider. Noterne skrives, mens detaljen er frisk. Et foto af noget bekymrende, en underskrift fra en pårørende, en ydelsesliste der krydses af undervejs: det hænger alt sammen på besøget i stedet for at blive samlet ud fra en notesbog.

Bekræftelse af position hører til i samme samtale og fortjener en ærlig beskrivelse. Shifton tilbyder den gennem modulet Kontrol af arbejdssted, som er en betalt tilføjelse og ikke en del af gratisplanen, og den bekræfter, at telefonen var på adressen, da besøget startede. Det er dokumentation for fremmøde, ikke en journal og ikke en certificeret elektronisk besøgskontrol, og en leverandør med tilsynsforpligtelser bør undersøge, hvad dens egen tilsynsmyndighed kræver, før den læner sig op ad ét enkelt værktøj.

Hvad planlæggere rent faktisk bruger dagen på

Spørg en planlægger, hvad der tager tiden, og svaret er næsten aldrig at lave vagtplanen. Det er de tyve opkald bagefter, når planen møder virkeligheden: hjælperen der bliver forsinket, borgeren der melder afbud, besøget der skal flyttes, fordi hjemmesygeplejersken kommer klokken elleve.

Her hjælper software ved at forkorte afstanden mellem, at noget går galt, og at nogen ved det. Et besøg, der ikke er startet, ses som et besøg, der ikke er startet. Hjælperne i nærheden ses som navne med position og ikke som et mentalt kort over, hvem der bor hvor. Borgeren kan ringes op før den time, hun ventede nogen, og dér går grænsen mellem en leverandør, der melder ud, og en der undskylder.

Apps til pårørende, systemer til leverandører og forskellen på dem

Søger du efter software til hjemmehjælp, blander resultaterne to forskellige produkter. Det ene er en app til pårørende: en familie der koordinerer hjælpen til en forælder og deler en kalender og en medicinliste. Det andet er et leverandørsystem, som findes for at køre ansatte hjælpere op mod visiterede timer. De deler ordforråd og næsten intet andet.

En leverandør har brug for det andet. Prøven er enkel: kan kontoret se klokken ni mandag morgen, hvilke besøg der ikke er startet? En delt kalender kan ikke svare, for intet i den ved, om nogen kom frem. En mobilapp, der registrerer hjælperens tjek ind på adressen, kan, og netop den ene evne skiller en vagtplan fra dokumentation.

Personlig pleje og praktisk hjælp på den ene side og hjemmesygepleje på den anden stiller det samme spørgsmål med hvert sit ordforråd og hver sin myndighed bag sig. Planlægningsopgaven nedenunder er den samme: bemanding der respekterer kontinuitet, kørsel og ønsker, og timer ingen skal regne ud bagefter.

Timerne, og hvorfor der altid bliver diskuteret om dem

Lønnen i hjemmeplejen består af korte besøg, delte vagter, kørsel og ubekvemme timer, og hvert eneste af dem er et sted, hvor hjælper og kontor kan nå frem til hvert sit tal. Når timerne kommer fra registrerede besøg i stedet for en indleveret timeseddel, handler samtalen ikke længere om, hvis hukommelse der er bedst, men om hvad registreringen viser.

De samme registreringer svarer på det, alle andre spørger om. Hvor mange besøg blev leveret for sent sidste måned. Hvilke borgere har haft mere end tre forskellige hjælpere. Hvor meget af ugen gik til kørsel. Det er ikke rapporter, nogen har lyst til at lave i hånden, og det er dem, der afgør, om en aftale bliver forlænget.

Hvor Shifton Field Service passer ind, og hvor den ikke gør

Shifton Field Service er software til medarbejderne. Den planlægger, hvem der kører hvorhen, holder styr på det, de skal bruge ved fremmødet, registrerer hvad der skete, og laver timer og rapporter ud af det. Planlægning, appen, digitale skemaer og rapporter er med i gratisplanen, der dækker teams på op til to personer uden tidsbegrænsning; lager, fakturering, positionskontrol og kundeportal er betalte moduler.

Det er ikke et klinisk system. Den fører ikke journaler, afregner ikke med en betaler og erstatter ikke den dokumentation, en leverandør fører af hensyn til reglerne. Leverandører kører den typisk ved siden af det, der holder plejeplanen, fordi de to svarer på hver sit spørgsmål: det ene beskriver den hjælp, borgeren skal have, det andet viser, hvordan besøgene faktisk blev leveret.