Evde bakım ajansları için vardiya ve ziyaret planlama yazılımı

Evde bakım vardiyaları neden başka listelerden farklı kırılır

İş gücü planlamasının çoğu aritmetiktir: yeterli kişi, yeterli saat, doğru yetkinlik. Evde bakım, aritmetiğin ifade edemediği bir kısıt ekler. İş birinin evinde, o kişinin hayatına ait bir zaman çizelgesinde geçer, ajansın çizelgesinde değil; işi yapan kişi de danışanın zamanla güvenmeye başladığı biridir. Ziyareti bir saat kaydırın, hesap yine tutar. Danışan yine de fark eder.

Bu yüzden evde bakım planlama yazılımı, genel bir vardiya aracından farklı ölçülür. Soru haftayı kapatıp kapatamadığı değildir. Soru, ürettiği haftanın, danışan kabul edilirken verilen sözleri tutup tutmadığıdır.

Planın aynı anda taşıması gereken dört şey

Süreklilik

Süreklilik, bir danışanın memnun olup olmayacağının en güçlü göstergesidir ve kadro daraldığında ilk feda edilen şeydir. Danışanın geçmiş bakım personeli kaydı kartında dururken süreklilik, koordinatörün planı kurarken gördüğü bir veri olur; iyi tanıdığı danışanlar için hatırladığı, geri kalanlar için kaybettiği bir ayrıntı olmaktan çıkar.

Yol

Yol süresi olmayan bir ziyaret listesi kurgudur. Aralarında yirmi dakika yol bulunan iki ziyaret arka arkaya dizilemez; bunu yapan ajans ya planlamadığı fazla mesaiyi öder ya da kısaltılmış ziyaretler verir ve bunun hesabı sorulur. Yolu günün parçası olarak planlamak, maliyeti oluşmadan önce görünür kılar.

Tercihler ve eve giriş

Anahtar kutusunun şifresi, başka odaya kapatılması gereken bir köpek, hiç görmediği birine kapıyı açmayan yaşlı bir hanım: bunlar dipnot değil, bir ziyaret ile boşa giden bir yolculuk arasındaki farktır. Yerleri, personelin okuduğu iş kartıdır; ofisteki bir klasör değil.

Yerine geçme

Hastalık evde bakımda istisna değil, haftalık bir olaydır. Önemli olan, koordinatörün hangi ziyaretlerin boşta kaldığını, kimin onları alacak kadar gerçekten yakın olduğunu ve önce hangi danışanların aranması gerektiğini ne kadar hızlı görebildiğidir. Bunu canlı bir pano yapar, pazar günü e-postayla gönderilen bir tablo değil.

Ziyareti, ziyaretin geçtiği yerde kaydetmek

Her ajans neyin verildiğine dair bir kayıt tutar ve ücret, fatura ya da bakım kalitesiyle ilgili hemen her tartışma o kayda döner. Zayıf nokta nadiren dürüstlüktür. Zayıf nokta, kaydın olaydan saatler sonra, aradan dört ev daha geçmiş biri tarafından yazılmasıdır.

Ziyareti kapının önünde uygulamadan açıp kapatmak bu kaydın niteliğini değiştirir. Saatler gerçek saatlerdir. Notlar ayrıntı tazeyken yazılır. Endişe veren bir durumun fotoğrafı, bir yakının imzası, tamamlandıkça işaretlenen bir iş listesi: hepsi ziyarete iliştirilir, sonradan bir defterden toparlanmaz.

Konum doğrulaması da aynı konunun parçasıdır ve dürüst bir tarif hak eder. Shifton bunu Çalışma yeri kontrolü modülüyle sunar; bu ücretli bir eklentidir, ücretsiz planın parçası değildir ve doğruladığı şey, ziyaret başladığında telefonun o adreste olduğudur. Bu bir bulunma kanıtıdır; klinik bir kayıt ya da elektronik ziyaret doğrulama sertifikası değildir. Düzenleyici yükümlülüğü olan ajanslar tek bir araca dayanmadan önce kendi denetleyici kurumlarının ne istediğini kontrol etmelidir.

Koordinatörler günlerini gerçekte neye harcıyor

Bir bakım koordinatörüne zamanını neyin aldığını sorun, cevap neredeyse hiçbir zaman planı kurmak olmaz. Plan gerçekle buluştuktan sonraki yirmi telefondur: geciken personel, iptal eden danışan, saat on birde hemşire geleceği için taşınması gereken ziyaret.

Yazılım burada, bir şeyin ters gitmesiyle birinin bunu öğrenmesi arasındaki mesafeyi kısaltarak yardım eder. Başlamamış bir ziyaret, başlamamış bir ziyaret olarak görünür. Yakındaki personel, kimin nerede oturduğuna dair zihinsel bir harita değil, konumu belli isimlerdir. Danışan, birini beklediği saatten önce aranabilir; haber veren bir hizmetle özür dileyen bir hizmet arasındaki fark tam olarak budur.

Bakıcı uygulamaları, ajans sistemleri ve aradaki fark

Bakım personeli için yazılım aradığınızda sonuçlar iki ayrı ürünü karıştırır. Biri ev içi anlamda bir uygulamadır: bir aile yaşlı bir yakınının bakımını düzenler, takvim ve ilaç listesi paylaşır. Diğeri evde bakım ajansı yazılımıdır ve sözleşmeli saatler karşısında maaşlı bir ekibi yönetmek için vardır. Ortak sözcükleri vardır, başka neredeyse hiçbir şeyleri yoktur.

Ajansın ihtiyacı ikincisidir. Sınav basit: ofis pazartesi sabahı dokuzda hangi ziyaretlerin başlamadığını görebiliyor mu? Paylaşılan bir takvim bu soruyu yanıtlayamaz, çünkü içindeki hiçbir şey birinin varıp varmadığını bilmez. Personelin adreste giriş kaydını tutan bir mobil uygulama yanıtlar ve bir çizelgeyi kanıttan ayıran tek yetenek budur.

Özel bakım şirketleri ve evde sağlık hizmeti sunanlar aynı soruyu farklı sözcüklerle ve arkalarında farklı düzenleyicilerle sorar. Altındaki planlama sorunu aynıdır: sürekliliğe, yola ve tercihlere saygı gösteren bir personel planı ve kimsenin sonradan toparlamak zorunda kalmayacağı çalışma saatleri.

Saatler ve neden hep tartışma konusu oldukları

Evde bakımda ücret kısa ziyaretlerden, bölünmüş günlerden, yoldan ve gece ya da tatil saatlerinden oluşur; bunların her biri personelle ofisin farklı sayılara varabileceği bir noktadır. Saatler teslim edilen bir puantajdan değil kaydedilmiş ziyaretlerden geldiğinde, konuşma kimin daha iyi hatırladığından çıkar ve kaydın ne gösterdiğine döner.

Aynı kayıtlar, ajansa dışarıdan sorulan soruları da yanıtlar. Geçen ay kaç ziyaret geç başladı. Hangi danışanlar üçten fazla farklı personel gördü. Haftanın ne kadarı yolda geçti. Bunlar kimsenin elle hazırlamaktan hoşlandığı raporlar değildir ve bir sözleşmenin yenilenip yenilenmeyeceğine karar veren tam olarak bunlardır.

Shifton Field Service nereye oturur, nereye oturmaz

Shifton Field Service bir saha ekibi yazılımıdır. Kimin nereye gideceğini planlar, varıldığında gereken bilgiyi hazır tutar, ne olduğunu kaydeder ve bunu saatlere ve raporlara çevirir. Planlama, personel uygulaması, dijital iş formları ve raporlar ücretsiz planda yer alır; bu plan iki çalışana kadar ekipleri süre sınırı olmadan kapsar. Stok, faturalama, konum kontrolü ve müşteri portalı ücretli modüllerdir.

Klinik bir sistem değildir. Tıbbi kayıt tutmaz, sağlık sigortasına fatura kesmez ve ajansın mevzuat gereği tuttuğu dokümantasyonun yerini almaz. Ajanslar genellikle bakım planını taşıyan sistemin yanında kullanır, çünkü ikisi farklı sorulara yanıt verir: biri danışanın alması gereken bakımı tanımlar, diğeri ziyaretlerin gerçekte nasıl verildiğini gösterir.