Phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà cho trung tâm dịch vụ

Vì sao lịch chăm sóc tại nhà vỡ theo cách khác

Phần lớn rắc rối khi xếp lịch nhân sự đều là phép tính: đủ người, đủ giờ, đúng kỹ năng. Chăm sóc tại nhà thêm vào một ràng buộc mà phép tính không diễn đạt nổi. Công việc diễn ra trong nhà của một người, theo nhịp thuộc về cuộc sống của họ chứ không thuộc về trung tâm, và người thực hiện thường là người khách hàng đã quen tin cậy. Dời lượt chăm sóc đi một giờ thì con số vẫn khớp. Khách hàng vẫn nhận ra.

Vì thế phần mềm xếp lịch chăm sóc tại nhà được đánh giá bằng thước đo khác với công cụ xếp ca thông thường. Câu hỏi không phải nó có phủ kín được tuần hay không. Câu hỏi là tuần nó tạo ra có giữ được những lời hứa mà trung tâm đã đưa ra khi nhận khách hàng hay không.

Bốn thứ mà lịch phải gánh cùng lúc

Tính liên tục

Tính liên tục là dấu hiệu mạnh nhất cho biết khách hàng có hài lòng hay không, và là thứ đầu tiên bị hy sinh khi thiếu người. Khi lịch sử những người từng đến chăm sóc nằm trên hồ sơ khách hàng, tính liên tục trở thành thứ điều phối viên nhìn thấy trong lúc dựng lịch, chứ không phải thứ chỉ nhớ được với vài khách quen và bỏ sót với số còn lại.

Di chuyển

Một danh sách lượt chăm sóc không có đường đi là chuyện hư cấu. Hai lượt liên tiếp cách nhau hai mươi phút chạy xe không thể xếp sát nhau, và đơn vị làm vậy hoặc phải trả tăng ca ngoài dự tính, hoặc giao những lượt bị rút ngắn mà sau này sẽ bị hỏi đến. Khi quãng đường được đưa vào kế hoạch của ngày, chi phí hiện ra trước khi phát sinh.

Mong muốn và lối vào nhà

Mã hộp chìa khóa, con chó phải nhốt sang phòng khác, bà cụ không mở cửa cho người lạ: đó không phải chú thích nhỏ, đó là khác biệt giữa một lượt chăm sóc và một chuyến đi vô ích. Chỗ của chúng là trên phiếu việc mà nhân viên đọc, không phải trong tập hồ sơ ở văn phòng.

Người thay thế

Ốm đau không phải ngoại lệ trong chăm sóc tại nhà, đó là chuyện của mỗi tuần. Điều quan trọng là điều phối viên nhìn ra nhanh đến đâu những lượt còn trống người, ai thật sự đủ gần để nhận, và khách hàng nào cần gọi trước. Đó là một bảng theo dõi sống, không phải bảng tính gửi qua thư điện tử tối Chủ nhật.

Ghi nhận lượt chăm sóc ngay nơi nó diễn ra

Đơn vị nào cũng lưu lại hồ sơ về những gì đã cung cấp, và gần như mọi tranh cãi về lương, hóa đơn hay chất lượng đều quay về đó. Điểm yếu hiếm khi là sự gian dối. Điểm yếu là bản ghi được lập nhiều giờ sau sự việc, bởi người từ đó đến giờ đã ghé thêm bốn ngôi nhà khác.

Mở và đóng lượt chăm sóc trong ứng dụng ngay trước cửa làm thay đổi bản chất của bản ghi ấy. Giờ giấc là giờ giấc thật. Ghi chú được viết khi chi tiết còn tươi mới. Một tấm ảnh về điều đáng lo, chữ ký của người nhà, danh sách việc được tích dần khi hoàn thành: tất cả gắn vào lượt chăm sóc thay vì được dựng lại từ một cuốn sổ tay.

Xác nhận vị trí thuộc cùng câu chuyện này và xứng đáng được mô tả trung thực. Shifton cung cấp nó qua mô-đun Kiểm soát địa điểm làm việc, vốn là phần bổ sung có trả phí và không nằm trong gói miễn phí, và điều nó xác nhận là chiếc điện thoại đã ở đúng địa chỉ khi lượt chăm sóc bắt đầu. Đó là bằng chứng có mặt, không phải hồ sơ lâm sàng và cũng không phải cơ chế xác minh lượt thăm điện tử được chứng nhận, nên đơn vị có nghĩa vụ tuân thủ nên hỏi lại cơ quan quản lý của mình trước khi dựa vào một công cụ duy nhất.

Ngày làm việc của điều phối viên thật sự trôi vào đâu

Hỏi một điều phối viên điều gì ngốn thời gian của họ, câu trả lời gần như không bao giờ là dựng lịch. Đó là hai mươi cuộc gọi sau đó, khi bảng lịch va vào thực tế: nhân viên đang trễ, khách hàng vừa hủy, lượt chăm sóc phải dời vì mười một giờ có điều dưỡng của trạm y tế tới.

Ở đây phần mềm giúp bằng cách rút ngắn khoảng cách giữa lúc có chuyện và lúc có người biết. Một lượt chưa bắt đầu hiện ra đúng là lượt chưa bắt đầu. Nhân viên ở gần hiện ra thành tên kèm vị trí, chứ không phải tấm bản đồ trong đầu về ai sống ở đâu. Có thể gọi cho khách hàng trước giờ họ chờ người tới, và đó là khác biệt giữa một dịch vụ biết báo trước và một dịch vụ chỉ biết xin lỗi.

Ứng dụng cho gia đình, hệ thống cho đơn vị dịch vụ và khác biệt giữa hai loại

Tìm phần mềm cho người chăm sóc, kết quả trả về trộn lẫn hai sản phẩm khác hẳn nhau. Một là ứng dụng gia đình: con cháu sắp xếp việc chăm ông bà, chia sẻ lịch và danh sách thuốc. Hai là hệ thống của đơn vị dịch vụ, sinh ra để vận hành đội nhân viên hưởng lương theo số giờ đã ký hợp đồng. Hai bên dùng chung từ ngữ và gần như không chung gì khác.

Đơn vị dịch vụ cần loại thứ hai. Phép thử rất đơn giản: chín giờ sáng thứ Hai, văn phòng có thấy được lượt nào chưa bắt đầu không? Một cuốn lịch dùng chung không trả lời nổi, vì không có gì trong đó biết đã có ai tới nơi hay chưa. Ứng dụng di động ghi nhận việc chấm công tại địa chỉ thì biết, và chính khả năng duy nhất đó tách bảng lịch khỏi bản ghi.

Chăm sóc sinh hoạt tại nhà và điều dưỡng tại nhà đặt ra cùng một câu hỏi bằng từ ngữ khác nhau và với cơ quan quản lý khác nhau đứng sau. Bài toán xếp lịch bên dưới thì y hệt: phân công tôn trọng tính liên tục, quãng đường và mong muốn, rồi cho ra giờ công mà không ai phải dựng lại.

Giờ công, và vì sao luôn có tranh cãi quanh nó

Lương trong chăm sóc tại nhà gồm những lượt ngắn, ca bị chia đôi, quãng di chuyển và giờ làm vào lúc bất tiện, và mỗi thứ đều là chỗ mà nhân viên với văn phòng có thể ra hai con số khác nhau. Khi giờ công đến từ những lượt đã được ghi nhận chứ không từ bảng chấm công nộp lên, câu chuyện chuyển từ trí nhớ ai đúng sang bản ghi nói gì.

Cũng chính những bản ghi ấy trả lời các câu hỏi đến từ bên ngoài. Tháng trước có bao nhiêu lượt bị trễ. Khách hàng nào phải tiếp hơn ba nhân viên khác nhau. Bao nhiêu phần của tuần trôi vào việc đi đường. Đây không phải loại báo cáo ai thích làm bằng tay, và chúng lại quyết định hợp đồng có được gia hạn hay không.

Shifton Field Service hợp ở chỗ nào và không hợp ở chỗ nào

Shifton Field Service là phần mềm quản lý nhân sự hiện trường. Nó lên kế hoạch ai đi đâu, mang theo những gì cần khi tới nơi, ghi lại chuyện đã xảy ra rồi chuyển thành giờ công và báo cáo. Xếp lịch, ứng dụng cho nhân viên, biểu mẫu số và báo cáo nằm trong gói miễn phí, áp dụng cho đội tối đa hai người và không giới hạn thời gian; kho, hóa đơn, kiểm soát vị trí và cổng khách hàng là các mô-đun trả phí.

Đây không phải hệ thống lâm sàng. Nó không lưu bệnh án, không gửi yêu cầu thanh toán cho bên chi trả và không thay thế bộ hồ sơ mà đơn vị phải giữ theo quy định. Các đơn vị thường dùng nó song song với nơi lưu kế hoạch chăm sóc, vì hai bên trả lời hai câu hỏi khác nhau: một bên mô tả phần chăm sóc khách hàng đáng được nhận, bên kia cho thấy các lượt đã thực sự diễn ra thế nào.