Programska oprema za načrtovanje domače oskrbe in obiskov na domu

Zakaj se razporedi v domači oskrbi lomijo drugače

Večina nalog pri načrtovanju osebja je aritmetika: dovolj ljudi, dovolj ur, prave usposobljenosti. Domača oskrba doda pogoj, ki ga aritmetika ne zna izraziti. Delo se odvija v nečijem domu, po urniku, ki pripada življenju tega človeka in ne agenciji, opravlja pa ga običajno nekdo, ki mu je uporabnik sčasoma začel zaupati. Prestavite obisk za uro in račun se bo še vedno izšel. Uporabnik bo to kljub temu opazil.

Zato programsko opremo za načrtovanje domače oskrbe merimo z drugim merilom kot običajno orodje za izmene. Vprašanje ni, ali zmore pokriti teden. Vprašanje je, ali teden, ki ga izdela, drži obljube, ki jih je agencija dala, ko je uporabnika sprejela.

Štiri stvari, ki jih mora razpored držati hkrati

Neprekinjenost

Neprekinjenost bolje od vsega drugega napove, ali bo uporabnik zadovoljen, in je prva stvar, ki jo žrtvujemo, ko pokritje zaškripa. Ko zgodovina oskrbovalk leži na kartici uporabnika, postane neprekinjenost nekaj, kar koordinatorka vidi med sestavljanjem razporeda, in ne nekaj, česar se spomni pri uporabnikih, ki jih dobro pozna, in izgubi pri vseh drugih.

Pot

Seznam obiskov brez poti je leposlovje. Dveh zaporednih obiskov, med katerima je dvajset minut vožnje, ni mogoče nizati enega za drugim, agencija, ki to počne, pa bodisi plačuje nenačrtovane nadure bodisi opravlja skrajšane obiske, o katerih jo bodo povprašali. Načrtovanje vožnje kot dela dneva naredi strošek viden, preden nastane.

Želje in vstop

Koda ključavnice s ključem, pes, ki ga je treba zapreti v drugo sobo, gospa, ki ne odpre vrat nekomu, ki ga ne pozna: to niso opombe pod črto, to je razlika med obiskom in zaman opravljeno potjo. Njihovo mesto je na delovnem nalogu, kjer jih oskrbovalka prebere, ne v mapi v pisarni.

Nadomeščanje

Bolniška v domači oskrbi ni izjema, ampak tedenski dogodek. Šteje, kako hitro koordinatorka vidi, kateri obiski ostajajo nepokriti, kdo je zares dovolj blizu, da jih prevzame, in katere uporabnike je treba poklicati prve. To je živa tabla, ne preglednica, poslana po pošti v nedeljo.

Beleženje obiska tam, kjer obisk poteka

Vsaka agencija vodi zapis o tem, kaj je opravila, in skoraj vsak spor o plačilu, računu ali kakovosti se vrne k temu zapisu. Šibka točka je redko nepoštenost. Šibka točka je, da zapis nastane ure po dogodku, pri človeku, ki je vmes vstopil še v štiri domove.

Odpiranje in zapiranje obiska v aplikaciji, tik pred vrati, spremeni naravo takega zapisa. Časi so resnični časi. Zapiski nastajajo, dokler je podrobnost še sveža. Fotografija česa, kar vzbuja skrb, podpis svojca, seznam opravil, ki se odkljuka sproti: vse to se veže na obisk, namesto da bi se sestavljalo iz beležnice.

Potrditev lokacije sodi v isti pogovor in si zasluži pošten opis. Shifton jo ponuja prek modula Nadzor lokacije dela, ki je plačljiv dodatek in ni del brezplačnega paketa, potrjuje pa, da je bil telefon na naslovu, ko se je obisk začel. To je dokaz o prisotnosti, ne klinični zapis in ne certificirana shema preverjanja obiskov, zato bi morala agencija z regulativnimi obveznostmi pri svojem nadzornem organu preveriti, kaj ta zahteva, preden se opre na eno samo orodje.

S čim koordinatorke v resnici napolnijo dan

Vprašajte koordinatorko oskrbe, kaj ji požira čas, in odgovor skoraj nikoli ni sestavljanje razporeda. To je dvajset klicev, ki sledijo, ko se razpored sreča z resničnostjo: oskrbovalka, ki zamuja, uporabnik, ki je odpovedal, obisk, ki ga je treba prestaviti, ker ob enajstih pride patronažna sestra.

Programska oprema tu pomaga tako, da skrajša razdaljo med trenutkom, ko gre nekaj narobe, in trenutkom, ko nekdo za to izve. Obisk, ki se ni začel, je viden kot obisk, ki se ni začel. Oskrbovalke v bližini so imena s položajem, ne miselni zemljevid, kdo kje stanuje. Uporabnika je mogoče poklicati pred uro, ob kateri je nekoga pričakoval, in prav v tem se storitev, ki obvesti, loči od storitve, ki se opravičuje.

Aplikacije za svojce, sistemi za agencije in razlika med njimi

Poiščite programsko opremo za oskrbovalce in rezultati bodo pomešali dva različna izdelka. Eden je aplikacija v domačem pomenu: družina si organizira skrb za starejšega sorodnika, deli koledar in seznam zdravil. Drugi je programska oprema agencije za domačo oskrbo, ki obstaja zato, da vodi ekipo zaposlenih oskrbovalk glede na pogodbene ure. Skupen jima je besednjak in skoraj nič drugega.

Agencija potrebuje drugega. Preizkus je preprost: ali pisarna v ponedeljek ob devetih zjutraj vidi, kateri obiski se niso začeli. Skupni koledar na to ne odgovori, ker nič v njem ne ve, ali je kdo prišel. Mobilna aplikacija, ki zabeleži prijavo oskrbovalke na naslovu, odgovori, in prav ta ena sposobnost loči razpored od zapisa.

Pomoč družini na domu in patronažna zdravstvena nega postavljata isto vprašanje z drugačnim besednjakom in z drugačnim organom za hrbtom. Načrtovalska naloga pod tem je enaka: razporediti ljudi ob upoštevanju neprekinjenosti, poti in želja ter dobiti ure, ki jih nikomur ni treba naknadno sestavljati.

Ure in zakaj se o njih vedno razpravlja

Plačilo v domači oskrbi je sestavljeno iz kratkih obiskov, prekinjenega delovnika, poti in neugodnih ur, vsak od teh elementov pa je mesto, kjer oskrbovalka in pisarna prideta do različnih številk. Ko ure prihajajo iz zabeleženih obiskov in ne iz oddane evidence, se pogovor preseli s tega, čigav spomin je pravilen, na to, kaj kaže zapis.

Isti zapisi odgovorijo tudi na vprašanja, ki jih agencija dobi od zunaj. Koliko obiskov je bilo prejšnji mesec opravljenih z zamudo. Kateri uporabniki so imeli več kot tri različne oskrbovalke. Koliko tedna je odšlo v pot. To niso poročila, ki bi jih kdo rad delal na roko, a prav ta odločajo, ali bo pogodba podaljšana.

Kam Shifton Field Service sodi in kam ne

Shifton Field Service je programska oprema za osebje na terenu. Načrtuje, kdo gre kam, hrani tisto, kar potrebujejo ob prihodu, beleži, kaj se je zgodilo, in to spremeni v ure in poročila. Načrtovanje, aplikacija oskrbovalke, digitalni delovni obrazci in poročanje so v brezplačnem paketu, ki pokriva ekipe do dveh ljudi brez časovne omejitve; skladišče, izstavljanje računov, nadzor lokacije in portal za uporabnike so plačljivi moduli.

To ni klinični sistem. Ne hrani zdravstvene dokumentacije, ne izstavlja računa plačniku in ne nadomešča dokumentacije, ki jo agencija vodi za potrebe nadzora. Agencije jo običajno uporabljajo ob tistem, kjer leži načrt oskrbe, saj ta dva odgovarjata na različni vprašanji: eden opisuje oskrbo, ki naj bi jo uporabnik prejel, drugi pa kaže, kako so bili obiski v resnici opravljeni.