Softvér na plánovanie domácej starostlivosti a rozpisov opatrovateliek

Prečo sa rozpisy v domácej starostlivosti lámu inak

Väčšina úloh pri plánovaní pracovníkov je aritmetika: dosť ľudí, dosť hodín, správne zručnosti. Domáca starostlivosť pridáva podmienku, ktorú aritmetika nevie vyjadriť. Práca sa deje v niečom dome, podľa rozvrhu, ktorý patrí životu toho človeka, nie agentúre, a vykonáva ju spravidla niekto, komu sa klient naučil dôverovať. Posuňte návštevu o hodinu a výpočet stále sedí. Klientovi to aj tak neujde.

Preto sa softvér na plánovanie domácej starostlivosti meria iným metrom než bežný nástroj na zmeny. Otázka neznie, či dokáže pokryť týždeň. Otázka znie, či týždeň, ktorý z neho vyjde, drží sľuby, ktoré agentúra dala, keď klienta prijala.

Štyri veci, ktoré musí rozpis uniesť naraz

Kontinuita

Kontinuita predpovedá spokojnosť klienta lepšie než čokoľvek iné a je prvá vec, ktorá padne, keď je pokrytie napäté. Keď história opatrovateliek leží v karte klienta, stáva sa z kontinuity niečo, čo koordinátorka vidí počas stavania rozpisu, a nie niečo, čo si pamätá pri klientoch, ktorých dobre pozná, a stráca pri všetkých ostatných.

Cesta

Zoznam návštev bez cesty je beletria. Dve po sebe idúce návštevy vzdialené dvadsať minút jazdy sa nedajú poskladať tesne za sebou a agentúra, ktorá to robí, buď platí neplánované nadčasy, alebo poskytuje skrátené návštevy, na ktoré sa jej niekto spýta. Plánovanie jazdy ako súčasti dňa robí náklad viditeľným skôr, než vznikne.

Želania a vstup

Kód od schránky s kľúčom, pes, ktorého treba zavrieť do inej izby, pani, ktorá neotvorí niekomu, koho nepozná: to nie sú poznámky pod čiarou, to je rozdiel medzi návštevou a zbytočnou cestou. Ich miesto je na pracovnej karte, kde si ich opatrovateľka prečíta, nie v šanóne v kancelárii.

Zástupy

Práceneschopnosť nie je v domácej starostlivosti výnimka, ale týždenná udalosť. Rozhoduje, ako rýchlo koordinátorka vidí, ktoré návštevy ostávajú nepokryté, kto je naozaj dosť blízko, aby ich prevzal, a ktorým klientom treba zavolať prvým. To je živá tabuľa, nie tabuľka poslaná mailom v nedeľu.

Zápis návštevy tam, kde návšteva prebieha

Každá agentúra si vedie záznam o tom, čo poskytla, a takmer každý spor o mzdu, faktúru alebo kvalitu sa k nemu vráti. Slabinou býva zriedka nepoctivosť. Slabinou je, že záznam vzniká hodiny po udalosti, od človeka, ktorý odvtedy vošiel do štyroch ďalších domácností.

Otvorenie a zatvorenie návštevy v aplikácii priamo pri dverách mení povahu takého záznamu. Časy sú skutočné časy. Poznámky sa píšu, kým je detail čerstvý. Fotografia niečoho, čo znepokojuje, podpis člena rodiny, zoznam úkonov odškrtávaný tak, ako sa plní: všetko sa viaže na návštevu namiesto toho, aby sa skladalo zo zápisníka.

Potvrdenie polohy patrí do tej istej debaty a zaslúži si poctivý opis. Shifton ho ponúka cez modul Kontrola miesta výkonu práce, ktorý je plateným doplnkom a nie je súčasťou bezplatného plánu, a potvrdzuje, že telefón bol na adrese, keď sa návšteva začala. Je to dôkaz o prítomnosti, nie klinický záznam ani certifikovaná schéma overovania návštev, a agentúra s regulačnými povinnosťami by si mala zistiť, čo žiada jej vlastný regulátor, skôr než sa spoľahne na jediný nástroj.

Čím koordinátorky v skutočnosti trávia deň

Spýtajte sa koordinátorky starostlivosti, čo jej berie čas, a odpoveďou takmer nikdy nie je stavanie rozpisu. Sú to dvadsiate telefonáty, ktoré prichádzajú, keď sa rozpis stretne so skutočnosťou: opatrovateľka, ktorá mešká, klient, ktorý zrušil, návšteva, ktorú treba posunúť, lebo o jedenástej prichádza sestra.

Softvér tu pomáha tým, že skracuje vzdialenosť medzi okamihom, keď sa niečo pokazí, a okamihom, keď sa o tom niekto dozvie. Návšteva, ktorá sa nezačala, vyzerá ako návšteva, ktorá sa nezačala. Opatrovateľky nablízku sú mená s polohou, nie mapa v hlave, kto kde býva. Klientovi sa dá zavolať pred hodinou, na ktorú niekoho čakal, a presne v tom sa líši služba, ktorá informuje, od služby, ktorá sa ospravedlňuje.

Aplikácie pre rodinu, systémy pre agentúry a rozdiel medzi nimi

Pohľadajte softvér pre opatrovateľky a výsledky pomiešajú dva odlišné produkty. Jedným je aplikácia v domácom zmysle: rodina si organizuje starostlivosť o staršieho príbuzného, zdieľa kalendár a zoznam liekov. Druhým je softvér agentúry domácej starostlivosti, ktorý existuje preto, aby riadil tím zamestnaných opatrovateliek voči zazmluvneným hodinám. Majú spoločný slovník a takmer nič iné.

Agentúra potrebuje ten druhý. Skúška je jednoduchá: vidí kancelária v pondelok o deviatej ráno, ktoré návštevy sa nezačali. Zdieľaný kalendár na to neodpovie, lebo nič v ňom nevie, či niekto dorazil. Mobilná aplikácia, ktorá zapisuje prihlásenie opatrovateľky na adrese, odpovie, a práve táto jediná schopnosť oddeľuje rozpis od záznamu.

Opatrovateľská služba aj domáca ošetrovateľská starostlivosť kladú tú istú otázku iným slovníkom a s iným úradom za chrbtom. Plánovacia úloha pod tým je rovnaká: rozdeliť ľudí s ohľadom na kontinuitu, cestu a želania a vyrobiť hodiny, ktoré nikto nemusí dodatočne skladať.

Hodiny a prečo sa o ne vždy vedú spory

Mzda v domácej starostlivosti sa skladá z krátkych návštev, prerušeného dňa, cesty a nevhodných hodín a každá z týchto položiek je miesto, kde sa opatrovateľka a kancelária dopracujú k iným číslam. Keď hodiny pochádzajú zo zaznamenaných návštev, nie z odovzdaného výkazu, rozhovor sa presúva od toho, čia pamäť má pravdu, k tomu, čo ukazuje záznam.

Tie isté záznamy odpovedajú aj na otázky, ktoré agentúre kladú zvonku. Koľko návštev sa minulý mesiac poskytlo s meškaním. Ktorí klienti mali viac ako troch rôznych opatrovateľov. Koľko z týždňa padlo na cestu. Nie sú to prehľady, ktoré by niekto rád robil ručne, a pritom práve ony rozhodujú, či sa zmluva predĺži.

Kde Shifton Field Service sedí a kde nie

Shifton Field Service je softvér pre pracovníkov v teréne. Plánuje, kto kam ide, drží to, čo pri príchode potrebuje, zaznamenáva, čo sa stalo, a mení to na hodiny a prehľady. Plánovanie, aplikácia opatrovateľky, digitálne pracovné formuláre a výkazníctvo sú v bezplatnom pláne, ktorý pokrýva tímy do dvoch ľudí bez časového obmedzenia; sklad, fakturácia, kontrola polohy a portál pre klientov sú platené moduly.

Nie je to klinický systém. Nevedie zdravotnú dokumentáciu, nefakturuje platiteľovi a nenahrádza dokumentáciu, ktorú si agentúra vedie pre potreby dohľadu. Agentúry ho zvyčajne prevádzkujú popri tom, kde leží plán starostlivosti, lebo tie dve veci odpovedajú na iné otázky: jedna opisuje starostlivosť, ktorú má klient dostať, druhá ukazuje, ako návštevy naozaj prebehli.