Программа для агентства домашнего ухода и графиков сиделок

Почему графики в домашнем уходе ломаются иначе, чем любые другие

Большинство задач планирования персонала сводится к арифметике: хватает людей, хватает часов, нужные навыки на месте. Домашний уход добавляет условие, которое арифметикой не выражается. Работа идёт в чужой квартире, по расписанию, которое принадлежит жизни клиента, а не агентству, и выполняет её человек, к которому клиент обычно успел привыкнуть. Сдвиньте визит на час, и расчёт по-прежнему сойдётся. Клиент всё равно заметит.

Поэтому программу для домашнего ухода оценивают не так, как обычный планировщик смен. Вопрос не в том, закроет ли она неделю. Вопрос в том, удержит ли собранная ею неделя те обещания, которые агентство дало, когда брало клиента.

Четыре вещи, которые график обязан держать одновременно

Непрерывность

Непрерывность сильнее всего предсказывает, доволен ли клиент, и первой же приносится в жертву, когда закрывать смены становится нечем. Когда история сиделок хранится в карточке клиента, непрерывность становится тем, что координатор видит прямо во время сборки графика, а не тем, что он помнит про хорошо знакомых клиентов и упускает про всех остальных.

Дорога

Список визитов без дороги это художественное произведение. Два подряд идущих визита, между которыми двадцать минут пути, нельзя поставить вплотную, и агентство, которое так делает, либо оплачивает незапланированные переработки, либо отдаёт укороченные визиты, за которые потом спросят. Когда путь запланирован как часть дня, его цена видна до того, как она возникнет.

Пожелания и доступ

Код ключницы, собака, которую надо закрыть в другой комнате, пожилая женщина, которая не откроет незнакомому человеку: это не примечания мелким шрифтом, это разница между визитом и напрасной поездкой. Их место в карточке задания, где сиделка их прочитает, а не в папке в офисе.

Замены

Больничный в домашнем уходе не исключение, а еженедельное событие. Важно, насколько быстро координатор видит, какие визиты остались без сиделки, кто действительно достаточно близко, чтобы их взять, и кому из клиентов надо позвонить в первую очередь. Это работа живой доски, а не таблицы, разосланной по почте в воскресенье.

Записывать визит там, где визит происходит

Каждое агентство ведёт учёт того, что было оказано, и почти любой спор о зарплате, счетах или качестве ухода возвращается к этому учёту. Слабое место редко в нечестности. Слабое место в том, что запись делается через несколько часов человеком, который успел побывать ещё в четырёх квартирах.

Когда визит открывают и закрывают в приложении прямо у двери, природа этой записи меняется. Время настоящее. Заметки пишутся, пока детали свежие. Фотография того, что насторожило, подпись родственника, список задач, отмеченный по мере выполнения: всё это привязано к визиту, а не собрано потом из блокнота.

Подтверждение местоположения относится к тому же разговору и заслуживает честного описания. Shifton предлагает его через модуль Контроль местоположения работы, это платное дополнение, а не часть бесплатного тарифа, и подтверждает он факт того, что телефон находился по адресу в момент начала визита. Это доказательство присутствия, а не медицинская запись и не сертифицированная электронная верификация визитов; агентству с регуляторными обязательствами стоит свериться с требованиями своего регулятора, прежде чем опираться на один инструмент.

Чем координаторы заняты на самом деле

Спросите координатора, на что уходит день, и ответ почти никогда не будет «на сборку графика». Уходит он на двадцать звонков после того, как график встретился с реальностью: сиделка опаздывает, клиент отменил визит, визит надо двигать, потому что в одиннадцать придёт участковая медсестра.

Программа помогает здесь тем, что сокращает расстояние между моментом, когда что-то пошло не так, и моментом, когда об этом узнали. Визит, который не начался, так и виден: как визит, который не начался. Сиделки поблизости это имена с местоположением, а не мысленная карта, кто где живёт. Клиенту можно позвонить до того часа, на который его записали, и в этом разница между сервисом, который предупреждает, и сервисом, который извиняется.

Приложения для ухода, системы для агентств и разница между ними

По запросу про программы для сиделок выдача смешивает два разных продукта. Первый это бытовое приложение: семья договаривается об уходе за пожилым родственником, ведёт общий календарь и список лекарств. Второй это система для агентства домашнего ухода, которая существует, чтобы управлять наёмным персоналом относительно законтрактованных часов. У них общая лексика и почти ничего больше.

Агентству нужен второй. Проверка простая: может ли офис в девять утра понедельника увидеть, какие визиты не начались. Общий календарь на этот вопрос не отвечает, потому что внутри него нет сведений о том, приехал ли кто-нибудь. Мобильное приложение, которое фиксирует отметку сиделки на адресе, отвечает, и именно эта возможность отличает график от доказательства.

Частный уход и патронажные службы задают один и тот же вопрос разными словами и с разными регуляторами за спиной. Задача планирования под ними одинаковая: расставить персонал с учётом непрерывности, дороги и пожеланий и получить часы, которые никому не придётся восстанавливать.

Часы и почему вокруг них всегда спор

Заработок в домашнем уходе складывается из коротких визитов, разорванных смен, дороги и неудобных часов, и каждый из этих кусков место, где у сиделки и у офиса получаются разные числа. Когда часы берутся из записанных визитов, а не из сданного табеля, разговор перестаёт быть про то, чья память точнее, и становится про то, что показывает запись.

Те же записи отвечают на вопросы, которые агентству задают все остальные. Сколько визитов в прошлом месяце начались с опозданием. У кого из клиентов сменилось больше трёх сиделок. Сколько недели ушло на дорогу. Такие отчёты никто не любит собирать вручную, и именно от них зависит, продлят ли контракт.

Где Shifton Field Service на месте, а где нет

Shifton Field Service это программа для полевого персонала. Она планирует, кто куда едет, держит под рукой то, что понадобится по приезде, фиксирует, что произошло, и превращает это в часы и отчёты. Планирование, приложение для сиделки, цифровые формы и отчёты входят в бесплатный тариф, который покрывает команды до двух сотрудников без ограничения по времени; склад, выставление счетов, контроль местоположения и клиентский портал платные модули.

Это не клиническая система. Она не хранит медицинские карты, не выставляет счета страховой и не заменяет документацию, которую агентство ведёт по требованию регулятора. Обычно её держат рядом с тем, где живёт план ухода, потому что эти двое отвечают на разные вопросы: одно описывает уход, который клиент должен получить, второе показывает, как визиты были оказаны на деле.