Schemaprogram för hemtjänst och scheman för omsorgspersonal

Varför hemtjänstscheman brister på ett annat sätt

De flesta bemanningsproblem är aritmetik: tillräckligt många personer, tillräckligt många timmar, rätt kompetens. Hemtjänsten lägger till ett villkor som aritmetiken inte kan uttrycka. Arbetet sker i någons hem, efter ett schema som hör till den personens liv och inte till verksamheten, och den som utför det är oftast någon brukaren hunnit få förtroende för. Flytta besöket en timme så går kalkylen ändå ihop. Brukaren märker det ändå.

Därför bedöms ett schemaprogram för hemtjänst med andra mått än ett allmänt schemaverktyg. Frågan är inte om det klarar att täcka veckan. Frågan är om veckan det producerar håller de löften som gavs när brukaren togs emot.

Fyra saker schemat måste bära samtidigt

Kontinuitet

Kontinuitet är det som starkast förutsäger om en brukare är nöjd, och det första som offras när bemanningen tryter. När historiken över vilka som varit hos brukaren ligger i brukarkortet blir kontinuiteten något samordnaren ser medan schemat byggs, i stället för något hon minns för de brukare hon känner väl och tappar för resten.

Resor

En besökslista utan restid är skönlitteratur. Två besök i rad med tjugo minuters resa emellan går inte att lägga tätt, och den verksamhet som gör det betalar antingen oplanerad övertid eller levererar korta besök som någon kommer att fråga om. När resan planeras som en del av dagen syns kostnaden innan den uppstår.

Önskemål och tillträde

Koden till nyckelgömman, hunden som måste stängas in i ett annat rum, brukaren som inte öppnar för någon hon inte träffat: det är inga fotnoter, det är skillnaden mellan ett besök och en bortkastad resa. De hör hemma på uppdraget där medarbetaren läser dem, inte i en pärm på kontoret.

Vikarier

Sjukfrånvaro är inget undantag i hemtjänsten, det är en vecklig händelse. Det som avgör är hur snabbt samordnaren ser vilka besök som står obemannade, vem som verkligen är nära nog att ta dem och vilka brukare som måste ringas först. Det är en levande tavla, inte ett kalkylblad som mejlades på söndagen.

Besöket dokumenteras där besöket sker

Varje verksamhet för anteckningar om vad som utfördes, och nästan varje diskussion om lön, fakturering eller kvalitet landar i dem. Svagheten är sällan ohederlighet. Svagheten är att anteckningen görs timmar efteråt, av någon som sedan dess varit i fyra andra hem.

Att starta och avsluta besöket i appen vid dörren förändrar vad den anteckningen är värd. Tiderna är de verkliga tiderna. Anteckningarna skrivs medan detaljen är färsk. Ett foto på något som oroar, en signatur från en anhörig, en insatslista som bockas av medan den utförs: allt hänger på besöket i stället för att byggas ihop ur ett block.

Positionsbekräftelse hör till samma samtal och förtjänar en ärlig beskrivning. Shifton erbjuder den genom modulen Kontroll av arbetsplats, som är ett betaltillägg och inte ingår i gratisplanen, och den bekräftar att telefonen var på adressen när besöket startade. Det är bevis på närvaro, inte en vårdjournal och inte en certifierad elektronisk besökskontroll, och en verksamhet med tillsynskrav bör stämma av vad den egna tillsynsmyndigheten kräver innan den lutar sig mot ett enda verktyg.

Vad samordnare faktiskt gör hela dagarna

Fråga en samordnare vad som tar tiden och svaret är nästan aldrig att bygga schemat. Det är de tjugo telefonsamtalen efteråt, när schemat möter verkligheten: medarbetaren som blir sen, brukaren som avbokar, besöket som måste flyttas för att distriktssköterskan kommer klockan elva.

Här hjälper programmet genom att korta avståndet mellan att något går fel och att någon vet om det. Ett besök som inte har startat syns som ett besök som inte har startat. Personalen i närheten syns som namn med position, inte som en mental karta över vem som bor var. Brukaren kan ringas före den tid hon väntade någon, och där går gränsen mellan en verksamhet som meddelar och en som ber om ursäkt.

Anhörigappar, verksamhetssystem och skillnaden mellan dem

Söker du program för vårdpersonal blandas två helt olika produkter i träfflistan. Det ena är en app för anhöriga: en familj som samordnar omsorgen om en förälder, delar en kalender och en medicinlista. Det andra är verksamhetssystem för en utförare, byggt för att driva anställd personal mot beviljade timmar. De delar ordförråd och nästan ingenting annat.

En utförare behöver det andra. Testet är enkelt: kan kontoret se, klockan nio en måndag, vilka besök som inte har startat? En delad kalender kan inte svara, för inget i den vet om någon kom fram. En mobilapp som registrerar incheckning på adressen kan, och just den förmågan skiljer ett schema från ett underlag.

Hemtjänst och hemsjukvård ställer samma fråga med olika ordförråd och olika krav bakom sig. Planeringsproblemet under ytan är detsamma: bemanning som respekterar kontinuitet, restid och önskemål, och timmar som ingen behöver räkna fram i efterhand.

Timmarna, och varför de blir omtvistade

Lönen i hemtjänsten byggs av korta besök, delade turer, resor och obekväm arbetstid, och var och en av dem är ett ställe där medarbetare och kontor kan hamna på olika tal. När timmarna kommer från registrerade besök i stället för en inlämnad tidrapport handlar samtalet inte längre om vems minne som stämmer utan om vad underlaget visar.

Samma underlag svarar på det alla andra frågar om. Hur många besök som blev sena förra månaden. Vilka brukare som mötte fler än tre olika medarbetare. Hur mycket av veckan som gick åt till resor. Det är inga rapporter någon tycker om att göra för hand, och det är de som avgör om ett avtal förlängs.

Var Shifton Field Service passar in och var det inte gör det

Shifton Field Service är ett system för personalen. Det planerar vem som åker vart, håller reda på det som behövs vid framme, registrerar vad som hände och gör timmar och rapporter av det. Schemaläggning, appen, digitala formulär och rapporter ingår i gratisplanen, som täcker team på upp till två personer utan tidsgräns; lager, fakturering, positionskontroll och kundportal är betalmoduler.

Det är inte ett kliniskt system. Det för inga vårdjournaler, det fakturerar ingen vårdgivare eller försäkring och det ersätter inte den dokumentation verksamheten för av regelskäl. Utförare kör det vanligen bredvid det som håller genomförandeplanen, eftersom de två svarar på olika frågor: den ena beskriver den omsorg brukaren ska få, den andra visar hur besöken faktiskt utfördes.