होम केयर एजेंसियों के लिए केयरगिवर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

होम केयर का रोस्टर बाक़ी रोस्टरों से अलग तरह से क्यों टूटता है

स्टाफ़ शेड्यूलिंग की ज़्यादातर दिक़्क़तें गणित हैं: पर्याप्त लोग, पर्याप्त घंटे, सही कौशल। होम केयर एक ऐसी शर्त जोड़ देता है जिसे गणित कह ही नहीं सकता। काम किसी के घर में होता है, ऐसी समय-सारणी पर जो उस व्यक्ति के जीवन की है, एजेंसी की नहीं, और उसे देने वाली आम तौर पर वह है जिस पर क्लाइंट ने भरोसा करना सीखा है। विज़िट एक घंटा खिसका दीजिए, गणित फिर भी सही बैठेगा। क्लाइंट फिर भी नोटिस करेगा।

इसीलिए होम केयर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को सामान्य शिफ्ट टूल से अलग कसौटी पर परखा जाता है। सवाल यह नहीं कि वह हफ़्ता भर पाता है या नहीं। सवाल यह है कि वह जो हफ़्ता बनाता है, क्या उसमें वे वादे बचे रहते हैं जो एजेंसी ने क्लाइंट को लेते समय किए थे।

चार बातें जो रोस्टर को एक साथ सँभालनी होती हैं

निरंतरता

क्लाइंट संतुष्ट रहेगा या नहीं, इसका सबसे मज़बूत संकेत निरंतरता है, और स्टाफ़ की तंगी में सबसे पहले इसी की बलि चढ़ती है। क्लाइंट कार्ड पर पिछली केयरगिवर का इतिहास रखने से निरंतरता वह चीज़ बन जाती है जो समन्वयक को रोस्टर बनाते समय दिखती है, न कि वह चीज़ जो उसे परिचित क्लाइंट के मामले में याद रहती है और बाक़ी के मामले में छूट जाती है।

यात्रा

यात्रा के बिना विज़िट की सूची कल्पना है। बीस मिनट की दूरी पर पड़ती दो लगातार विज़िट को सटाकर नहीं रखा जा सकता, और ऐसा करने वाली एजेंसी या तो बिना योजना का ओवरटाइम देती है या छोटी पड़ गई विज़िट, जिनके बारे में उससे पूछा जाएगा। रास्ते को दिन का हिस्सा मानकर योजना बनाने से लागत ख़र्च होने से पहले दिख जाती है।

प्राथमिकताएँ और घर में प्रवेश

की-बॉक्स का कोड, वह कुत्ता जिसे दूसरे कमरे में बंद करना पड़ता है, वह बुज़ुर्ग महिला जो अनजान के लिए दरवाज़ा नहीं खोलती: ये फ़ुटनोट नहीं हैं, यही विज़िट और बेकार गए सफ़र का फ़र्क़ हैं। इनकी जगह उस जॉब कार्ड पर है जिसे केयरगिवर पढ़ती है, दफ़्तर की फ़ाइल में नहीं।

बदली

होम केयर में बीमारी अपवाद नहीं, हर हफ़्ते की घटना है। असल बात यह है कि समन्वयक कितनी जल्दी देख पाती है कि कौन-सी विज़िट बिना केयरगिवर रह गईं, कौन सचमुच इतना पास है कि उन्हें ले सके, और किन क्लाइंट को पहले फ़ोन करना है। यह जीवंत बोर्ड है, रविवार को ईमेल की गई स्प्रेडशीट नहीं।

विज़िट वहीं दर्ज करना जहाँ विज़िट होती है

हर एजेंसी इसका रिकॉर्ड रखती है कि उसने क्या दिया, और वेतन, बिलिंग या सेवा की गुणवत्ता का लगभग हर विवाद वहीं लौटता है। कमज़ोरी शायद ही कभी बेईमानी होती है। कमज़ोरी यह है कि रिकॉर्ड घटना के घंटों बाद बनता है, उस व्यक्ति के हाथों जो तब तक चार और घरों में हो आई है।

दरवाज़े पर ऐप में विज़िट खोलना और बंद करना उस रिकॉर्ड की प्रकृति बदल देता है। समय असली समय होते हैं। नोट तब लिखे जाते हैं जब ब्योरा ताज़ा है। किसी चिंता की तस्वीर, परिजन के हस्ताक्षर, काम पूरा होते-होते टिक होती सूची: सब कुछ विज़िट से जुड़ जाता है, डायरी से दोबारा जोड़ा नहीं जाता।

लोकेशन की पुष्टि इसी चर्चा का हिस्सा है और उसका ईमानदार वर्णन ज़रूरी है। Shifton इसे कार्य स्थान नियंत्रण मॉड्यूल से देता है, जो सशुल्क अतिरिक्त सुविधा है और मुफ़्त प्लान में शामिल नहीं, और यह केवल इतना पुष्ट करता है कि विज़िट शुरू होते समय फ़ोन उसी पते पर था। यह उपस्थिति का प्रमाण है, न क्लिनिकल रिकॉर्ड और न विज़िट की कोई प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक सत्यापन व्यवस्था, इसलिए नियामक दायित्वों वाली एजेंसी को किसी एक साधन पर निर्भर होने से पहले अपने नियामक की अपेक्षाएँ जाँच लेनी चाहिए।

समन्वयक का दिन असल में किसमें जाता है

किसी केयर समन्वयक से पूछिए कि समय कहाँ जाता है, तो जवाब लगभग कभी रोस्टर बनाना नहीं होता। जवाब वे बीस फ़ोन कॉल हैं जो उसके बाद आती हैं, जब रोस्टर हक़ीक़त से टकराता है: देर से चल रही केयरगिवर, विज़िट रद्द करता क्लाइंट, वह विज़िट जिसे इसलिए खिसकाना है क्योंकि ग्यारह बजे नर्स आने वाली है।

यहाँ सॉफ़्टवेयर इस तरह मदद करता है कि कुछ बिगड़ने और किसी को पता चलने के बीच की दूरी घट जाती है। जो विज़िट शुरू नहीं हुई, वह शुरू न हुई विज़िट की तरह दिखती है। आस-पास की केयरगिवर नाम और स्थान के साथ दिखती हैं, न कि यह याद करना पड़ता है कि कौन कहाँ रहती है। क्लाइंट को उस घंटे से पहले फ़ोन किया जा सकता है जब वह किसी की राह देख रहा था, और यही फ़र्क़ है सूचना देने वाली सेवा और माफ़ी माँगने वाली सेवा में।

परिवार के ऐप, एजेंसी के सिस्टम और दोनों का फ़र्क़

केयरगिवर सॉफ़्टवेयर खोजने पर नतीजे दो अलग उत्पाद मिला देते हैं। एक परिवार वाला ऐप है: घरवाले किसी बुज़ुर्ग की देखभाल तय करते हैं, कैलेंडर और दवाओं की सूची साझा करते हैं। दूसरा एजेंसी का सिस्टम है, जो वेतनभोगी केयरगिवर की टीम को अनुबंधित घंटों के विरुद्ध चलाने के लिए बना है। दोनों की शब्दावली एक है और उसके आगे लगभग कुछ भी साझा नहीं।

एजेंसी को दूसरा चाहिए। कसौटी सीधी है: क्या दफ़्तर सोमवार सुबह नौ बजे देख सकता है कि कौन-सी विज़िट शुरू नहीं हुईं? साझा कैलेंडर इसका जवाब नहीं दे सकता, क्योंकि उसमें कुछ भी यह नहीं जानता कि कोई पहुँचा या नहीं। पते पर केयरगिवर का क्लॉक-इन दर्ज करने वाली मोबाइल ऐप जानती है, और यही एक क्षमता रोस्टर को रिकॉर्ड से अलग करती है।

केयर अटेंडेंट सेवा और होम नर्सिंग एक ही सवाल अलग शब्दावली और अलग ज़िम्मेदारियों के साथ पूछती हैं। नीचे की शेड्यूलिंग समस्या एक जैसी है: ऐसा स्टाफ़ आवंटन जो निरंतरता, यात्रा और प्राथमिकताओं का ध्यान रखे, और ऐसे घंटे दे जिन्हें किसी को दोबारा जोड़ना न पड़े।

घंटे, और उन पर विवाद क्यों होता है

होम केयर का वेतन छोटी विज़िट, टूटी हुई शिफ्ट, यात्रा और असुविधाजनक समय से बनता है, और इनमें से हर एक वह जगह है जहाँ केयरगिवर और दफ़्तर अलग आँकड़े तक पहुँच सकते हैं। जब घंटे जमा की गई टाइमशीट के बजाय दर्ज विज़िट से आते हैं, तो बहस इस बात से हट जाती है कि किसकी याददाश्त सही है और इस पर आ जाती है कि रिकॉर्ड क्या कहता है।

वही रिकॉर्ड उन सवालों के जवाब भी देते हैं जो बाहर से पूछे जाते हैं। पिछले महीने कितनी विज़िट देर से हुईं। किन क्लाइंट के पास तीन से ज़्यादा अलग-अलग केयरगिवर गईं। हफ़्ते का कितना हिस्सा रास्ते में गया। ये वे रिपोर्ट हैं जिन्हें हाथ से बनाना किसी को पसंद नहीं, और यही तय करती हैं कि अनुबंध बढ़ेगा या नहीं।

Shifton Field Service कहाँ फ़िट बैठता है और कहाँ नहीं

Shifton Field Service वर्कफ़ोर्स सॉफ़्टवेयर है। यह तय करता है कि कौन कहाँ जाएगा, पहुँचने पर जो चाहिए वह साथ रखता है, जो हुआ उसे दर्ज करता है और उसे घंटों और रिपोर्ट में बदलता है। शेड्यूलिंग, केयरगिवर ऐप, डिजिटल फ़ॉर्म और रिपोर्ट मुफ़्त प्लान में हैं, जो दो लोगों तक की टीम को बिना समय-सीमा के कवर करता है; इन्वेंट्री, इनवॉइसिंग, लोकेशन कंट्रोल और कस्टमर पोर्टल सशुल्क मॉड्यूल हैं।

यह क्लिनिकल सिस्टम नहीं है। यह मेडिकल रिकॉर्ड नहीं रखता, किसी भुगतानकर्ता को बिल नहीं भेजता और नियामक उद्देश्यों के लिए एजेंसी जो दस्तावेज़ रखती है उनकी जगह नहीं लेता। एजेंसियाँ इसे आम तौर पर उस व्यवस्था के साथ चलाती हैं जिसमें केयर प्लान रहता है, क्योंकि दोनों अलग सवालों के जवाब देते हैं: एक बताता है कि क्लाइंट को कैसी देखभाल मिलनी चाहिए, दूसरा दिखाता है कि विज़िट असल में कैसे दी गईं।