Planleggingsprogram for hjemmetjenesten og vakter for pleiere
Vaktplaner bygget rundt brukeren, besøk som bekreftes i døra, og timer som havner i lønnskjøringen uten å bli regnet ut i etterkant.
Vaktplanen er et løfte til et menneske, ikke et vaktmønster
En vaktplan i hjemmetjenesten er ikke en liste over vakter som skal dekkes. Den er en rekke løfter til navngitte brukere som venter den samme pleieren omtrent til samme tid, og kontinuiteten er det første brukeren merker når den ryker. Planlegging som behandler besøk som utbyttbare luker, gir en formelt riktig plan og en misfornøyd brukerliste.
Besøk bekreftet der de skjer
Kontoret får vite hva som skjedde i et hjem ut fra det pleieren skriver ned senere, og det er i det senere nøyaktigheten forsvinner. Et besøk som registreres i døra i det øyeblikket det starter og slutter, erstatter en timeliste skrevet etter hukommelsen sist i uka.
Forsinket, uteblitt og flyttet, sett mens dagen fortsatt kan reddes
Nesten alt som går galt i hjemmetjenesten lar seg rette opp hvis noen ser det i løpet av de første tjue minuttene. En pleier som står i kø, en bruker som ikke åpner, et besøk som aldri startet: alt sammen synes på en levende tavle og synes ikke i det hele tatt på en utskrevet plan.
Timer, kilometer og lønna de blir til
Lønn i hjemmetjenesten er stedet der tre tall møtes: timer som er jobbet, kjøring mellom brukere og tilleggene som gjelder for hver del. Å regne dem ut fra papir er tregt, og hver retting blir en samtale med en pleier om penger.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Les hele guiden til planleggingsprogram for hjemmetjenesten
Hvorfor vaktplaner i hjemmetjenesten ryker på en annen måte
De fleste bemanningsproblemer er regnestykker: nok folk, nok timer, riktig kompetanse. Hjemmetjenesten legger til et vilkår regnestykket ikke får uttrykt. Arbeidet skjer hjemme hos noen, etter en timeplan som hører til det menneskets liv og ikke til tjenesten, og den som utfører det er som regel en brukeren har rukket å stole på. Flytt besøket en time, og regnestykket går fortsatt opp. Brukeren merker det likevel.
Derfor måles et planleggingsprogram for hjemmetjenesten med en annen målestokk enn et generelt vaktplanverktøy. Spørsmålet er ikke om det klarer å dekke uka. Det er om uka det lager, holder de løftene som ble gitt da brukeren ble tatt inn.
Fire ting planen må bære samtidig
Kontinuitet
Kontinuitet er det som best forutsier om en bruker er fornøyd, og det første som ofres når bemanningen blir stram. Når historikken over hvilke pleiere som har vært der ligger på brukerkortet, blir kontinuitet noe koordinatoren ser mens planen lages, i stedet for noe hun husker for brukerne hun kjenner godt og mister for resten.
Kjøring
En besøksliste uten kjøring er ren fiksjon. To besøk på rad med tjue minutters kjøring mellom seg kan ikke legges tett, og tjenesten som gjør det, betaler enten uplanlagt overtid eller leverer korte besøk noen kommer til å spørre om. Når turen planlegges som del av dagen, er kostnaden synlig før den oppstår.
Ønsker og adkomst
Koden til nøkkelboksen, hunden som må stenges inne på et annet rom, brukeren som ikke åpner for noen hun ikke har møtt: dette er ikke fotnoter, det er forskjellen mellom et besøk og en bomtur. De hører hjemme på oppdraget der pleieren leser dem, ikke i en perm på kontoret.
Vikarer
Sykefravær er ikke et unntak i hjemmetjenesten, det er en ukentlig hendelse. Det avgjørende er hvor raskt koordinatoren ser hvilke besøk som står uten pleier, hvem som faktisk er nær nok til å ta dem, og hvilke brukere som må ringes først. Det er en levende tavle, ikke et regneark sendt på e-post søndag kveld.
Besøket dokumenteres der besøket skjer
Enhver tjeneste fører oversikt over det som ble utført, og nesten enhver diskusjon om lønn, fakturering eller kvalitet ender der. Svakheten er sjelden uærlighet. Svakheten er at notatet blir skrevet timer etterpå, av en som siden har vært i fire andre hjem.
Å starte og avslutte besøket i appen i døra endrer hva det notatet er verdt. Tidene er de virkelige tidene. Notatene skrives mens detaljen er fersk. Et bilde av noe som bekymrer, en signatur fra en pårørende, en oppgaveliste som krysses av underveis: alt henger på besøket i stedet for å bli satt sammen fra en notatbok.
Bekreftelse av posisjon hører til i den samme samtalen og fortjener en ærlig beskrivelse. Shifton tilbyr den gjennom modulen Kontroll av arbeidssted, som er et betalt tillegg og ikke en del av gratisplanen, og den bekrefter at telefonen var på adressen da besøket startet. Det er dokumentasjon på oppmøte, ikke en journal og ikke en sertifisert elektronisk besøkskontroll, og en tjeneste med tilsynsplikter bør sjekke hva dens eget tilsyn krever før den lener seg på ett enkelt verktøy.
Hva koordinatorer faktisk bruker dagen på
Spør en koordinator hva som tar tiden, og svaret er nesten aldri å lage planen. Det er de tjue telefonene som kommer etterpå, når planen møter virkeligheten: pleieren som blir forsinket, brukeren som avlyser, besøket som må flyttes fordi hjemmesykepleien kommer klokka elleve.
Her hjelper programvaren ved å korte ned avstanden mellom at noe går galt og at noen vet om det. Et besøk som ikke har startet, synes som et besøk som ikke har startet. Pleierne i nærheten synes som navn med posisjon, ikke som et hodekart over hvem som bor hvor. Brukeren kan ringes før timen hun ventet noen, og der går grensen mellom en tjeneste som varsler og en som beklager.
Apper for pårørende, systemer for tjenesten og forskjellen mellom dem
Søker du etter program for pleiere, blander treffene to ulike produkter. Det ene er en app for pårørende: en familie som koordinerer omsorgen for en forelder, deler en kalender og en medisinliste. Det andre er et system for en virksomhet, laget for å styre ansatte pleiere mot vedtatte timer. De deler ordforråd og nesten ingenting ellers.
En virksomhet trenger det andre. Prøven er enkel: kan kontoret se klokka ni mandag morgen hvilke besøk som ikke har startet? En delt kalender kan ikke svare, for ingenting i den vet om noen kom fram. En mobilapp som registrerer pleierens innsjekk på adressen, kan, og nettopp den ene evnen skiller en plan fra dokumentasjon.
Praktisk bistand og hjemmesykepleie stiller det samme spørsmålet med hvert sitt ordforråd og hvert sitt regelverk bak seg. Planleggingsoppgaven under er den samme: bemanning som respekterer kontinuitet, kjøring og ønsker, og timer ingen må regne ut i etterkant.
Timene, og hvorfor det alltid blir diskusjon om dem
Lønn i hjemmetjenesten består av korte besøk, delte vakter, kjøring og ubekvemme timer, og hver eneste av dem er et sted der pleier og kontor kan komme fram til hvert sitt tall. Når timene kommer fra registrerte besøk i stedet for en innlevert timeliste, handler samtalen ikke lenger om hvem som husker best, men om hva registreringen viser.
De samme registreringene svarer på det alle andre spør om. Hvor mange besøk kom for sent forrige måned. Hvilke brukere hadde mer enn tre ulike pleiere. Hvor mye av uka gikk til kjøring. Dette er ikke rapporter noen har lyst til å lage for hånd, og det er dem som avgjør om en avtale blir forlenget.
Hvor Shifton Field Service passer inn, og hvor den ikke gjør det
Shifton Field Service er programvare for bemanning. Den planlegger hvem som drar hvor, holder på det de trenger når de kommer fram, registrerer hva som skjedde og gjør det om til timer og rapporter. Planlegging, appen, digitale skjemaer og rapportering ligger i gratisplanen, som dekker team på opptil to personer uten tidsbegrensning; lager, fakturering, posisjonskontroll og kundeportal er betalte moduler.
Det er ikke et klinisk system. Den holder ikke journaler, sender ikke oppgjør til en betaler og erstatter ikke dokumentasjonen en tjeneste fører av hensyn til regelverket. Virksomheter kjører den vanligvis ved siden av det som holder tiltaksplanen, fordi de to svarer på hvert sitt spørsmål: det ene beskriver hjelpen brukeren skal få, det andre viser hvordan besøkene faktisk ble utført.
Ofte stilte spørsmål
Virker appen uten dekning?
Ja. Besøket, oppgavelista og skjemaene ligger på enheten, så en pleier i en kjellerleilighet eller langt ute på bygda kan starte besøket, skrive notatene og ta imot en signatur uten nett. Alt synkroniseres så snart telefonen får dekning igjen.
Kan vi beholde den samme pleieren hos den samme brukeren?
Det er akkurat det brukerkortet er til for. Ønsker, rutiner, opplysninger om adkomst og tidligere pleiere blir liggende hos brukeren, og koordinatoren bygger planen rundt kontinuitet i stedet for å fylle luker med den som er ledig.
Hvordan bekreftes det at et besøk faktisk ble utført?
Pleieren starter og avslutter besøket i mobilappen på stedet. Bekreftelse av posisjon med GPS eller geogjerde er den betalte modulen Kontroll av arbeidssted, og notater, bilder og signaturer henger på den samme registreringen.
Hva skjer når en pleier blir syk?
De berørte besøkene står på tavla som udekkede. Koordinatoren ser hvem som er i nærheten og ledig, tilbyr besøkene og flytter dem på noen minutter i stedet for å ringe gjennom en liste med numre.
Telles kjøringen mellom brukere?
Turen ligger i planen og blir ikke antatt bort. Tiden mellom to hjem er synlig når planen settes opp, og timene som registreres svarer til den dagen pleieren faktisk hadde.
Kan en liten tjeneste ta dette i bruk uten en lang oppstart?
En virksomhet med høyst to personer jobber på gratisplanen uten tidsbegrensning, med vaktplan, app, skjemaer og rapporter. De betalte modulene dekker lager, fakturering, bekreftelse av posisjon og kundeportal.
Er dette et journalsystem?
Nei. Shifton Field Service planlegger bemanningen og registrerer hvordan besøkene ble utført. Det er ikke et system for klinisk dokumentasjon eller oppgjør, og det erstatter ikke journalen tjenesten fører om en bruker.
Klar til å transformere feltoperasjonene dine?
Bli med tusenvis av field service-selskaper som stoler pa Shifton for smartere drift hver dag.