תוכנה לסידור עבודה לחברות טיפול ביתי ושיבוץ מטפלות

למה סידור העבודה בטיפול ביתי נשבר אחרת

רוב בעיות השיבוץ הן חשבון פשוט: מספיק אנשים, מספיק שעות, הכישורים הנכונים. הטיפול הביתי מוסיף אילוץ שחשבון אינו יודע לבטא. העבודה נעשית בבית של מישהו, לפי לוח זמנים ששייך לחיים שלו ולא לחברה, ומי שמבצע אותה הוא בדרך כלל אדם שהלקוח למד לסמוך עליו. הזיזו את הביקור בשעה והחשבון עדיין מסתדר. הלקוח עדיין שם לב.

לכן תוכנה לסידור עבודה בטיפול ביתי נמדדת אחרת מכלי משמרות כללי. השאלה אינה אם היא מצליחה לכסות את השבוע. השאלה היא אם השבוע שהיא מייצרת שומר על ההבטחות שהחברה נתנה כשקיבלה את הלקוח.

ארבעה דברים שהסידור חייב להחזיק בבת אחת

רציפות

רציפות היא המנבא החזק ביותר לשביעות רצון של לקוח, והיא הדבר הראשון שמוותרים עליו כשחסרים אנשים. שמירת היסטוריית המטפלות בכרטיס הלקוח הופכת את הרציפות למשהו שהרכזת רואה בזמן בניית הסידור, ולא למשהו שהיא זוכרת אצל הלקוחות שהיא מכירה היטב ומאבדת אצל כל השאר.

נסיעות

רשימת ביקורים בלי נסיעה היא ספרות יפה. שני ביקורים רצופים שמפרידות ביניהם עשרים דקות נסיעה אינם יכולים להיות צמודים, וחברה שעושה זאת משלמת שעות נוספות שלא תכננה או מספקת ביקורים מקוצרים שישאלו אותה עליהם. תכנון הדרך כחלק מהיום הופך את העלות לגלויה לפני שהיא נוצרת.

העדפות וכניסה לבית

קוד של כספת מפתחות, כלב שצריך לסגור בחדר אחר, גברת שאינה פותחת את הדלת למי שלא פגשה: אלה אינן הערות שוליים, זה ההבדל בין ביקור לבין נסיעה מיותרת. מקומן בכרטיס העבודה שהמטפלת קוראת, לא בתיקייה במשרד.

מחליפים

מחלה אינה חריג בטיפול ביתי, היא אירוע שבועי. מה שחשוב הוא כמה מהר הרכזת רואה אילו ביקורים נשארו בלי מטפלת, מי באמת קרוב מספיק כדי לקחת אותם ולאילו לקוחות צריך להתקשר ראשונים. זה לוח חי, לא גיליון שנשלח בדואר אלקטרוני ביום ראשון.

לתעד את הביקור במקום שבו הביקור מתרחש

כל חברה מנהלת רישום של מה שסופק, וכמעט כל מחלוקת על שכר, חיוב או איכות חוזרת אליו. החולשה כמעט לעולם אינה חוסר יושר. החולשה היא שהרישום נוצר שעות אחרי האירוע, בידי מי שמאז ביקר בארבעה בתים נוספים.

פתיחה וסגירה של הביקור באפליקציה בפתח הדלת משנות את אופיו של הרישום. השעות הן השעות האמיתיות. ההערות נכתבות כשהפרט עדיין טרי. תמונה של ממצא מדאיג, חתימה של בן משפחה, רשימת משימות שמסומנת תוך כדי ביצוע: הכול נצמד לביקור במקום להשתחזר מפנקס.

אימות מיקום שייך לאותה שיחה ומגיע לו תיאור כן. המודול בקרת מיקום עבודה הוא תוספת בתשלום ואינו חלק מהתוכנית החינמית, והוא מאשר שהטלפון היה בכתובת כשהביקור נפתח. זו ראיה לנוכחות, לא רישום קליני ולא אימות ביקורים אלקטרוני מוסמך, וחברה שחלות עליה חובות רגולטוריות צריכה לבדוק מה דורש הרגולטור שלה לפני שהיא נשענת על כלי יחיד.

במה באמת עובר היום של רכזת

שאלו רכזת מה אוכל לה את הזמן והתשובה כמעט לעולם אינה בניית הסידור. אלה עשרים השיחות שבאות אחריו, כשהסידור פוגש את המציאות: המטפלת שמאחרת, הלקוח שביטל, הביקור שצריך להזיז כי אחות מגיעה באחת עשרה.

כאן התוכנה עוזרת בכך שהיא מקצרת את המרחק בין הרגע שמשהו משתבש לרגע שמישהו יודע. ביקור שלא נפתח נראה כביקור שלא נפתח. המטפלות הקרובות נראות כשמות עם מיקום ולא כמפה מנטלית של מי גר איפה. אפשר להתקשר ללקוח לפני השעה שבה ציפה למישהו, וזה ההבדל בין שירות שמודיע לשירות שמתנצל.

אפליקציות למשפחה, מערכות לחברה וההבדל ביניהן

חיפוש אחר תוכנה למטפלות מחזיר שני מוצרים שונים לגמרי. האחד הוא אפליקציה משפחתית: משפחה שמארגנת טיפול בהורה, משתפת יומן ורשימת תרופות. השני הוא מערכת של חברה, שקיימת כדי לנהל מטפלות שכירות מול שעות שנקבעו בהסכם. יש להם אוצר מילים משותף וכמעט שום דבר מעבר לזה.

לחברה נחוץ השני. המבחן פשוט: האם המשרד רואה ביום שני בתשע בבוקר אילו ביקורים לא נפתחו? יומן משותף אינו יכול לענות, כי שום דבר בתוכו אינו יודע אם מישהו הגיע. אפליקציה ניידת שרושמת פתיחת ביקור בכתובת כן יודעת, ובדיוק היכולת הזאת מפרידה בין סידור לבין תיעוד.

סיעוד ביתי ואשפוז בית שואלים את אותה שאלה באוצר מילים שונה ומול גורמים מפקחים שונים. בעיית השיבוץ שמתחת זהה: חלוקת מטפלות שמכבדת רציפות, נסיעות והעדפות, ומפיקה שעות שאיש אינו צריך לשחזר.

השעות, ולמה תמיד מתווכחים עליהן

השכר בטיפול ביתי מורכב מביקורים קצרים, משמרות מפוצלות, נסיעות ושעות לא נוחות, וכל אחד מהם הוא מקום שבו מטפלת ומשרד יכולים להגיע למספרים שונים. כששעות מגיעות מביקורים שנרשמו ולא מדוח שהוגש, הדיון עובר מהשאלה של מי הזיכרון מדויק לשאלה מה מראה הרישום.

אותם רישומים עונים גם על מה ששואלים את החברה מבחוץ. כמה ביקורים סופקו באיחור בחודש שעבר. לאילו לקוחות הגיעו יותר משלוש מטפלות שונות. כמה מהשבוע הלך לנסיעות. אלה אינם דוחות שמישהו נהנה להכין ביד, והם בדיוק אלה שמכריעים אם חוזה יחודש.

היכן המערכת מתאימה והיכן לא

Shifton Field Service היא תוכנה לניהול כוח אדם. היא מתכננת מי נוסע לאן, מחזיקה את מה שנדרש בהגעה, מתעדת מה קרה והופכת את זה לשעות ולדוחות. סידור עבודה, אפליקציית המטפלת, טפסים דיגיטליים ודוחות נמצאים בתוכנית החינמית, שמכסה צוותים של עד שני אנשים ללא הגבלת זמן. מלאי, חיוב, בקרת מיקום ופורטל לקוחות הם מודולים בתשלום.

זו אינה מערכת קלינית. היא אינה מחזיקה תיקים רפואיים, אינה מגישה חיוב למשלם ואינה מחליפה את התיעוד שחברה שומרת לצורכי רגולציה. חברות מפעילות אותה בדרך כלל לצד המערכת שמחזיקה את תוכנית הטיפול, כי השתיים עונות על שאלות שונות: אחת מתארת את הטיפול שהלקוח אמור לקבל, והשנייה מראה כיצד הביקורים סופקו בפועל.