Program do grafików opiekunek dla agencji opieki domowej

Dlaczego grafiki w opiece domowej pękają inaczej niż wszystkie inne

Większość problemów z planowaniem pracy to arytmetyka: wystarczająco ludzi, wystarczająco godzin, właściwe kwalifikacje. Opieka domowa dokłada warunek, którego arytmetyka nie potrafi wyrazić. Praca dzieje się w czyimś mieszkaniu, w rytmie należącym do życia tej osoby, a nie do agencji, a wykonuje ją ktoś, do kogo podopieczny zdążył się przyzwyczaić. Przesuń wizytę o godzinę, a rachunek nadal się zgadza. Podopieczny i tak to zauważy.

Dlatego program do opieki domowej ocenia się inaczej niż zwykłe narzędzie do grafików. Pytanie nie brzmi, czy zamknie tydzień. Brzmi ono, czy tydzień, który z niego wychodzi, dotrzymuje obietnic złożonych przy przyjęciu podopiecznego.

Cztery rzeczy, które grafik musi unieść naraz

Ciągłość

Ciągłość najmocniej przepowiada, czy podopieczny jest zadowolony, i pierwsza idzie w odstawkę, gdy brakuje obsady. Kiedy historia wcześniejszych opiekunek leży w karcie podopiecznego, ciągłość staje się czymś, co koordynatorka widzi w trakcie układania grafiku, a nie czymś, co pamięta przy dobrze znanych osobach i gubi przy reszcie.

Dojazdy

Lista wizyt bez dojazdów to literatura. Dwóch kolejnych wizyt oddalonych o dwadzieścia minut jazdy nie da się wstawić jedna po drugiej, a agencja, która to robi, albo płaci nieplanowane nadgodziny, albo skraca wizyty, o które potem zostanie zapytana. Zaplanowanie drogi jako części dnia pokazuje jej koszt, zanim ten koszt powstanie.

Preferencje i dostęp

Kod skrytki na klucze, pies, którego trzeba zamknąć w innym pokoju, starsza pani, która nie otworzy komuś, kogo nigdy nie widziała: to nie są przypisy, to różnica między wizytą a straconym kursem. Ich miejsce jest w karcie zlecenia, gdzie opiekunka je przeczyta, a nie w segregatorze w biurze.

Zastępstwa

Zwolnienie lekarskie nie jest w opiece domowej wyjątkiem, tylko cotygodniowym zdarzeniem. Liczy się, jak szybko koordynatorka widzi, które wizyty zostały bez obsady, kto jest naprawdę dość blisko, żeby je przejąć, i do których podopiecznych trzeba zadzwonić najpierw. To zadanie dla żywej tablicy, a nie dla arkusza wysłanego mailem w niedzielę.

Zapisywać wizytę tam, gdzie wizyta się odbywa

Każda agencja prowadzi zapis tego, co zostało wykonane, i niemal każdy spór o wypłatę, fakturę albo jakość opieki wraca do tego zapisu. Słabym punktem rzadko jest nieuczciwość. Słabym punktem jest to, że zapis powstaje kilka godzin później, u osoby, która zdążyła być w czterech innych mieszkaniach.

Rozpoczęcie i zakończenie wizyty w aplikacji pod drzwiami zmienia naturę tego zapisu. Godziny są prawdziwymi godzinami. Notatki powstają, dopóki szczegół jest świeży. Zdjęcie czegoś niepokojącego, podpis członka rodziny, lista czynności odhaczana w trakcie: wszystko przypina się do wizyty, zamiast być odtwarzane z zeszytu.

Potwierdzenie lokalizacji należy do tej samej rozmowy i zasługuje na uczciwy opis. Shifton oferuje je przez moduł Kontrola lokalizacji pracy, który jest dodatkiem płatnym i nie wchodzi do planu bezpłatnego, a potwierdza fakt, że telefon był pod adresem w chwili rozpoczęcia wizyty. To dowód obecności, a nie zapis medyczny ani certyfikowana elektroniczna weryfikacja wizyt; agencja z obowiązkami regulacyjnymi powinna sprawdzić wymagania własnego nadzoru, zanim oprze się na jednym narzędziu.

Czym koordynatorki zajmują się naprawdę

Zapytaj koordynatorkę, co zjada jej czas, a odpowiedź prawie nigdy nie brzmi: układanie grafiku. Zjada go dwadzieścia telefonów po tym, jak grafik spotkał się z rzeczywistością: opiekunka się spóźnia, podopieczny odwołał wizytę, wizytę trzeba przesunąć, bo o jedenastej przyjedzie pielęgniarka środowiskowa.

Program pomaga tu, skracając dystans między chwilą, gdy coś idzie nie tak, a chwilą, gdy ktoś się o tym dowiaduje. Wizyta, która się nie zaczęła, jest widoczna jako wizyta, która się nie zaczęła. Opiekunki w pobliżu to nazwiska z lokalizacją, a nie mapa w czyjejś głowie. Do podopiecznego można zadzwonić przed godziną, na którą czekał, i w tym leży różnica między usługą, która informuje, a usługą, która przeprasza.

Aplikacje dla opiekunów, systemy dla agencji i różnica między nimi

Po zapytaniu o program dla opiekunek wyniki mieszają dwa różne produkty. Pierwszy to aplikacja domowa: rodzina organizuje opiekę nad starszym krewnym, dzieli kalendarz i listę leków. Drugi to system dla agencji opieki domowej, który istnieje po to, by prowadzić zatrudniony personel wobec zakontraktowanych godzin. Łączy je słownictwo i prawie nic poza tym.

Agencji potrzebny jest ten drugi. Sprawdzian jest prosty: czy biuro w poniedziałek o dziewiątej widzi, które wizyty się nie zaczęły? Wspólny kalendarz na to nie odpowie, bo nic w nim nie wie, czy ktokolwiek dotarł. Aplikacja mobilna rejestrująca wejście opiekunki pod adresem odpowie, i właśnie ta jedna zdolność oddziela grafik od dowodu.

Opieka prywatna i usługi finansowane przez gminę zadają to samo pytanie innymi słowami i z innym nadzorem za plecami. Problem planistyczny pod spodem jest identyczny: rozstawić personel z uwzględnieniem ciągłości, dojazdów i preferencji oraz otrzymać godziny, których nikt nie będzie odtwarzał.

Godziny i dlaczego zawsze budzą spór

Wynagrodzenie w opiece domowej składa się z krótkich wizyt, dzielonych dni, dojazdów i godzin nocnych lub świątecznych, a każdy z tych elementów jest miejscem, w którym opiekunka i biuro dochodzą do innych liczb. Kiedy godziny biorą się z zapisanych wizyt, a nie z oddanej karty, rozmowa przestaje dotyczyć tego, czyja pamięć jest lepsza, a zaczyna dotyczyć tego, co pokazuje zapis.

Te same zapisy odpowiadają na pytania zadawane agencji przez wszystkich innych. Ile wizyt w zeszłym miesiącu ruszyło z opóźnieniem. Którzy podopieczni mieli więcej niż trzy różne opiekunki. Ile tygodnia poszło na dojazdy. Nikt nie lubi robić takich zestawień ręcznie, a to właśnie od nich zależy przedłużenie umowy.

Gdzie Shifton Field Service pasuje, a gdzie nie

Shifton Field Service to oprogramowanie do zarządzania personelem w terenie. Planuje, kto dokąd jedzie, trzyma pod ręką to, co będzie potrzebne na miejscu, zapisuje, co się wydarzyło, i zamienia to w godziny oraz raporty. Planowanie, aplikacja dla opiekunki, formularze cyfrowe i raporty są w planie bezpłatnym, który obejmuje zespoły do dwóch osób bez ograniczenia czasowego; magazyn, fakturowanie, kontrola lokalizacji i portal klienta to moduły płatne.

To nie jest system kliniczny. Nie przechowuje dokumentacji medycznej, nie rozlicza się z płatnikiem i nie zastępuje dokumentacji, którą agencja prowadzi z obowiązku. Agencje zwykle używają go obok narzędzia, w którym leży plan opieki, bo oba odpowiadają na inne pytania: jedno opisuje opiekę, którą podopieczny ma otrzymać, drugie pokazuje, jak wizyty zostały naprawdę wykonane.