Software de planificare pentru agenții de îngrijire la domiciliu
Grafice construite în jurul beneficiarului, vizite confirmate în prag și ore care ajung la salarizare fără să fie reconstituite.
Graficul este o promisiune făcută unui om, nu un tipar de ture
Un grafic de îngrijire la domiciliu nu este o listă de ture de acoperit. Este un set de promisiuni făcute unor oameni cu nume, care așteaptă același îngrijitor cam la aceeași oră, iar continuitatea este primul lucru pe care beneficiarul îl observă când se rupe. O planificare care tratează vizitele ca pe niște sloturi interschimbabile produce un grafic corect pe hârtie și o listă de beneficiari nemulțumiți.
Vizite confirmate chiar acolo unde au loc
Biroul află ce s-a întâmplat într-o locuință din ce notează îngrijitorul mai târziu, iar tocmai acolo se pierde exactitatea. O vizită înregistrată în prag, în momentul în care începe și se termină, înlocuiește o fișă de pontaj scrisă din memorie la sfârșit de săptămână.
Întârzieri, vizite ratate și reatribuiri, văzute cât ziua se mai poate repara
Aproape tot ce merge prost în îngrijirea la domiciliu se poate recupera dacă este observat în primele douăzeci de minute. Un îngrijitor blocat în trafic, un beneficiar care nu răspunde, o vizită care nu a început niciodată: toate se văd pe un panou viu și nu se văd deloc pe un grafic tipărit.
Ore, kilometri și statul de plată în care se transformă
Salarizarea în îngrijirea la domiciliu este locul unde se întâlnesc trei cifre: orele lucrate, deplasarea între beneficiari și sporurile care se aplică fiecărei porțiuni. Reconstituirea lor de pe hârtie este lentă, iar fiecare corecție înseamnă o discuție despre bani cu un îngrijitor.
Începeți cu planul gratuit
Fără limită de timp. Obțineți acces complet la funcționalitățile de bază și faceți upgrade când sunteți gata.
Citește ghidul complet despre software-ul de planificare în îngrijirea la domiciliu
De ce graficele din îngrijirea la domiciliu se rup altfel decât celelalte
Aproape toate problemele de planificare a personalului sunt aritmetică: destui oameni, destule ore, competențele potrivite. Îngrijirea la domiciliu adaugă o condiție pe care aritmetica nu o poate exprima. Munca se face în casa cuiva, după un orar care ține de viața acelui om și nu de agenție, iar cel care o prestează este de obicei o persoană în care beneficiarul a ajuns să aibă încredere. Mută vizita cu o oră și calculul rămâne corect. Omul tot observă.
De aceea un software de planificare pentru îngrijire la domiciliu se judecă altfel decât un instrument generic de ture. Întrebarea nu este dacă acoperă săptămâna. Este dacă săptămâna pe care o produce respectă promisiunile pe care agenția le-a făcut când a preluat beneficiarul.
Patru lucruri pe care graficul trebuie să le țină în același timp
Continuitatea
Continuitatea prezice cel mai bine dacă un beneficiar este mulțumit și este primul lucru sacrificat când acoperirea devine strâmtă. Ținând pe fișa beneficiarului istoricul îngrijitorilor care au trecut pe la el, continuitatea devine ceva ce coordonatorul vede în timp ce face graficul, nu ceva ce își amintește pentru cei pe care îi cunoaște bine și pierde la restul.
Deplasările
O listă de vizite fără deplasare este o ficțiune. Două vizite consecutive aflate la douăzeci de minute distanță nu pot fi puse cap la cap, iar agenția care face asta fie plătește ore suplimentare neprevăzute, fie livrează vizite scurte despre care va fi întrebată. Planificarea drumului ca parte din zi face costul vizibil înainte să fie făcut.
Preferințe și acces
Codul de la cutia cu chei, un câine care trebuie închis în altă cameră, o doamnă care nu deschide ușa cuiva pe care nu l-a mai văzut: nu sunt note de subsol, sunt diferența dintre o vizită și un drum pierdut. Locul lor este pe fișa de lucru pe care îngrijitorul o citește, nu într-un dosar din birou.
Înlocuirile
Concediul medical nu este o excepție în îngrijirea la domiciliu, este un eveniment săptămânal. Contează cât de repede vede coordonatorul care vizite rămân descoperite, cine este într-adevăr destul de aproape ca să le preia și ce beneficiari trebuie sunați primii. Asta înseamnă un panou viu, nu un fișier trimis pe e-mail duminică.
Vizita se consemnează acolo unde se întâmplă
Orice agenție ține o evidență a ce a livrat, iar aproape orice dispută despre plată, facturare sau calitate se întoarce la ea. Slăbiciunea rareori este reaua-credință. Este faptul că evidența se face la ore după eveniment, de către cineva care între timp a mai intrat în alte patru case.
Deschiderea și închiderea vizitei din aplicație, chiar în prag, schimbă natura acestei evidențe. Orele sunt orele reale. Notele se scriu cât detaliul este proaspăt. O fotografie a unei probleme, semnătura unui membru al familiei, o listă de sarcini bifată pe măsură ce este făcută: totul se leagă de vizită, în loc să fie reconstituit dintr-un carnet.
Confirmarea locației intră în aceeași discuție și merită descrisă cinstit. Shifton o oferă prin modulul Controlul locației de muncă, care este o completare cu plată și nu face parte din planul gratuit, iar ce confirmă el este că telefonul se afla la adresă când a început vizita. Este o dovadă de prezență, nu o fișă clinică și nu o verificare electronică certificată a vizitelor, iar o agenție cu obligații de reglementare ar trebui să verifice ce cere propriul ei organism înainte să se bazeze pe un singur instrument.
Cu ce își petrec coordonatorii ziua
Întreabă un coordonator ce îi mănâncă timpul și răspunsul aproape niciodată nu este construirea graficului. Sunt cele douăzeci de telefoane care urmează, când graficul se lovește de realitate: îngrijitorul care întârzie, beneficiarul care a anulat, vizita care trebuie mutată pentru că asistenta de la cabinet vine la unsprezece.
Aici programul ajută scurtând distanța dintre momentul în care ceva se strică și momentul în care cineva află. O vizită care nu a început se vede ca o vizită care nu a început. Îngrijitorii din apropiere se văd ca nume cu poziții, nu ca o hartă mentală a cui unde stă. Beneficiarul poate fi sunat înainte de ora la care aștepta pe cineva, iar asta este diferența dintre un serviciu care anunță și unul care își cere scuze.
Aplicații pentru familie, sisteme de agenție și diferența dintre ele
Dacă cauți program pentru îngrijitori, rezultatele amestecă două produse diferite. Unul este o aplicație de familie: rudele organizează îngrijirea unui vârstnic, împart un calendar și o listă de medicamente. Celălalt este software-ul unei agenții, care există ca să conducă o echipă de îngrijitori angajați față de un volum de ore contractat. Au vocabular comun și aproape nimic altceva.
O agenție are nevoie de al doilea. Testul este simplu: poate biroul să vadă, luni la nouă dimineața, care vizite nu au început? Un calendar partajat nu răspunde, pentru că nimic din el nu știe dacă a ajuns cineva. O aplicație mobilă care înregistrează pontajul îngrijitorului la adresă poate, iar exact această capacitate desparte un grafic de o evidență.
Îngrijirea socială la domiciliu și îngrijirile medicale la domiciliu pun aceeași întrebare cu alt vocabular și cu alte autorități în spate. Problema de planificare de dedesubt este identică: personal repartizat cu respect pentru continuitate, drum și preferințe, și ore pe care nimeni nu trebuie să le reconstituie.
Orele și de ce se discută mereu
Plata în îngrijirea la domiciliu este făcută din vizite scurte, program fracționat, deplasări și ore de noapte sau de sărbătoare, iar fiecare dintre ele este un loc unde îngrijitorul și biroul pot ajunge la cifre diferite. Când orele vin din vizite înregistrate și nu dintr-o fișă predată, discuția nu mai este cine ține minte mai bine, ci ce arată evidența.
Aceleași înregistrări răspund și la ce întreabă ceilalți. Câte vizite au fost livrate cu întârziere luna trecută. Ce beneficiari au avut mai mult de trei îngrijitori diferiți. Cât din săptămână s-a dus pe drum. Nu sunt rapoarte pe care cineva să se bucure să le facă de mână și sunt exact cele care decid dacă un contract se prelungește.
Unde se potrivește Shifton Field Service și unde nu
Shifton Field Service este software pentru personal. Planifică cine unde merge, ține la îndemână ce este nevoie la sosire, înregistrează ce s-a întâmplat și transformă asta în ore și rapoarte. Planificarea, aplicația îngrijitorului, formularele digitale și rapoartele sunt în planul gratuit, care acoperă echipe de până la doi oameni fără limită de timp; inventarul, facturarea, controlul locației și portalul clientului sunt module cu plată.
Nu este un sistem clinic. Nu ține dosare medicale, nu decontează la un plătitor și nu înlocuiește documentația pe care agenția o păstrează pentru autorități. De obicei se folosește alături de ce ține planul de îngrijire, pentru că cele două răspund la întrebări diferite: unul descrie îngrijirea pe care beneficiarul ar trebui să o primească, celălalt arată cum au fost livrate vizitele.
Întrebări frecvente
Aplicația merge fără semnal?
Da. Vizita, lista de sarcini și formularele rămân pe dispozitiv, așa că un îngrijitor dintr-un apartament la demisol sau dintr-un sat poate deschide vizita, scrie notele și lua semnătura fără conexiune. Totul se sincronizează când telefonul prinde din nou rețea.
Putem păstra același îngrijitor la același beneficiar?
Pentru asta există fișa beneficiarului. Preferințele, rutinele, detaliile de acces și îngrijitorii anteriori rămân la beneficiar, iar coordonatorul construiește graficul în jurul continuității, nu umple sloturi cu cine este liber.
Cum se confirmă că o vizită chiar a avut loc?
Îngrijitorul deschide și închide vizita din aplicația mobilă, la domiciliu. Confirmarea locației prin GPS sau geofence este modulul cu plată Controlul locației de muncă, iar notele, fotografiile și semnăturile se leagă de aceeași înregistrare.
Ce se întâmplă când un îngrijitor se îmbolnăvește?
Vizitele afectate apar pe panou ca neacoperite. Coordonatorul vede cine este aproape și disponibil, le oferă vizitele și le reatribuie în câteva minute, în loc să sune pe rând o listă de numere.
Se contorizează deplasarea între beneficiari?
Drumul face parte din plan și nu este presupus. Timpul dintre două locuințe se vede când se construiește graficul, iar orele înregistrate reflectă ziua pe care îngrijitorul a făcut-o cu adevărat.
O agenție mică poate folosi programul fără o implementare lungă?
O agenție de cel mult doi oameni lucrează pe planul gratuit pe termen nelimitat, cu grafic, aplicație pentru îngrijitori, formulare și rapoarte incluse. Modulele cu plată acoperă inventarul, facturarea, confirmarea locației și portalul clientului.
Este un sistem de dosar medical?
Nu. Shifton Field Service planifică personalul și înregistrează cum au fost livrate vizitele. Nu este un sistem de documentație clinică, nu decontează la un plătitor și nu înlocuiește dosarul medical pe care agenția îl ține pentru beneficiar.
Sunteți gata să vă transformați operațiunile din teren?
Alătură-te miilor de companii de field service care au încredere în Shifton pentru a lucra mai inteligent în fiecare zi.