Software Penjadwalan Home Care untuk Agensi dan Pendamping

Mengapa jadwal home care jebol dengan cara yang berbeda

Sebagian besar masalah penjadwalan tenaga kerja adalah hitungan: cukup orang, cukup jam, keterampilan yang tepat. Home care menambahkan satu syarat yang tidak bisa diungkapkan oleh hitungan. Pekerjaan berlangsung di rumah seseorang, menurut jadwal yang menjadi milik hidup orang itu dan bukan milik agensi, dan yang mengerjakannya biasanya orang yang sudah dipercaya klien. Geser kunjungan satu jam dan angkanya tetap cocok. Kliennya tetap merasakan.

Karena itu software penjadwalan home care dinilai dengan ukuran yang berbeda dari alat sif biasa. Pertanyaannya bukan apakah ia sanggup menutup satu pekan. Pertanyaannya apakah pekan yang dihasilkannya menjaga janji yang dibuat agensi saat menerima klien tersebut.

Empat hal yang harus ditanggung jadwal sekaligus

Kesinambungan

Kesinambungan adalah penanda paling kuat apakah klien akan puas, dan hal pertama yang dikorbankan ketika tenaga menipis. Dengan riwayat pendamping tersimpan di kartu klien, kesinambungan menjadi sesuatu yang terlihat koordinator saat menyusun jadwal, bukan sesuatu yang diingat hanya untuk klien yang dikenal baik dan hilang untuk sisanya.

Perjalanan

Daftar kunjungan tanpa perjalanan adalah fiksi. Dua kunjungan berurutan yang terpisah dua puluh menit perjalanan tidak bisa ditempelkan, dan agensi yang melakukannya entah membayar lembur yang tak direncanakan atau memberi kunjungan yang dipangkas, yang nanti akan ditanyakan. Merencanakan rute sebagai bagian dari hari membuat biayanya terlihat sebelum terjadi.

Preferensi dan akses

Kode kotak kunci, anjing yang harus dikurung di kamar lain, ibu yang tidak membuka pintu untuk orang yang belum pernah ditemuinya: itu bukan catatan kaki, itu pembeda antara kunjungan dan perjalanan yang sia-sia. Tempatnya ada di kartu tugas yang dibaca pendamping, bukan di map di kantor.

Penggantian

Sakit bukan pengecualian di home care, melainkan kejadian mingguan. Yang menentukan adalah seberapa cepat koordinator melihat kunjungan mana yang belum tertangani, siapa yang benar-benar cukup dekat untuk mengambilnya, dan klien mana yang harus ditelepon lebih dulu. Itu papan yang hidup, bukan lembar kerja yang dikirim lewat surel pada Minggu malam.

Mencatat kunjungan di tempat kunjungan berlangsung

Setiap agensi menyimpan catatan atas apa yang diberikan, dan hampir semua perselisihan soal upah, tagihan, atau mutu layanan berujung ke sana. Kelemahannya jarang berupa ketidakjujuran. Kelemahannya adalah catatan itu dibuat berjam-jam setelah peristiwa, oleh orang yang sejak itu sudah mendatangi empat rumah lain.

Memulai dan menutup kunjungan lewat aplikasi di depan pintu mengubah sifat catatan tersebut. Waktunya adalah waktu yang sebenarnya. Catatan ditulis selagi rinciannya segar. Foto hal yang mengkhawatirkan, tanda tangan anggota keluarga, daftar tugas yang dicentang sambil dikerjakan: semuanya menempel pada kunjungan alih-alih disusun ulang dari buku catatan.

Konfirmasi lokasi termasuk dalam pembicaraan yang sama dan pantas digambarkan dengan jujur. Shifton menyediakannya lewat modul Kontrol lokasi kerja, yang merupakan tambahan berbayar dan bukan bagian dari paket gratis, dan yang dipastikannya adalah bahwa ponsel berada di alamat itu ketika kunjungan dimulai. Ini bukti kehadiran, bukan rekaman klinis dan bukan verifikasi kunjungan elektronik bersertifikat, sehingga agensi dengan kewajiban regulasi sebaiknya memeriksa persyaratan regulatornya sendiri sebelum bersandar pada satu alat saja.

Ke mana sebenarnya hari koordinator habis

Tanyakan kepada koordinator apa yang menghabiskan waktunya, dan jawabannya hampir tidak pernah menyusun jadwal. Jawabannya adalah dua puluh telepon sesudahnya, ketika jadwal bertemu kenyataan: pendamping yang terlambat, klien yang membatalkan, kunjungan yang harus digeser karena perawat puskesmas datang pukul sebelas.

Di sinilah software membantu, dengan memperpendek jarak antara sesuatu yang meleset dan seseorang yang mengetahuinya. Kunjungan yang belum dimulai terlihat sebagai kunjungan yang belum dimulai. Pendamping di sekitar terlihat sebagai nama beserta posisi, bukan peta dalam kepala tentang siapa tinggal di mana. Klien bisa ditelepon sebelum jam ia menunggu seseorang, dan di situlah beda antara layanan yang mengabari dan layanan yang meminta maaf.

Aplikasi keluarga, sistem agensi, dan bedanya

Mencari software pendamping akan memunculkan dua produk yang berbeda. Yang satu aplikasi keluarga: sebuah keluarga mengatur perawatan orang tua, berbagi kalender dan daftar obat. Yang lain sistem agensi, yang ada untuk menjalankan pendamping berstatus karyawan terhadap jam yang dikontrak. Keduanya berbagi kosakata dan nyaris tidak ada kesamaan lain.

Agensi membutuhkan yang kedua. Ujinya sederhana: dapatkah kantor melihat, pukul sembilan pagi Senin, kunjungan mana yang belum dimulai? Kalender bersama tidak bisa menjawab, karena tidak ada apa pun di dalamnya yang tahu apakah seseorang sudah tiba. Aplikasi seluler yang mencatat absen pendamping di alamat klien bisa, dan justru kemampuan tunggal itulah yang memisahkan jadwal dari rekaman.

Pendampingan lansia di rumah dan perawatan medis di rumah mengajukan pertanyaan yang sama dengan kosakata berbeda dan pengawas yang berbeda pula. Masalah penjadwalan di bawahnya identik: penempatan tenaga yang menghormati kesinambungan, perjalanan, dan preferensi, serta jam kerja yang tak perlu disusun ulang siapa pun.

Jam kerja, dan mengapa selalu jadi perdebatan

Upah di home care terbentuk dari kunjungan singkat, sif terbelah, perjalanan, dan jam yang tidak nyaman, dan masing-masing adalah titik tempat pendamping dan kantor bisa sampai pada angka berbeda. Ketika jam berasal dari kunjungan yang tercatat dan bukan dari lembar yang disetorkan, percakapannya berpindah dari ingatan siapa yang benar ke apa yang ditunjukkan catatan.

Catatan yang sama menjawab pertanyaan yang datang dari pihak lain. Berapa kunjungan yang terlambat bulan lalu. Klien mana yang dilayani lebih dari tiga pendamping berbeda. Berapa banyak pekan yang habis di jalan. Laporan seperti ini tidak menyenangkan bila dikerjakan manual, dan justru inilah yang menentukan apakah kontrak diperpanjang.

Di mana Shifton Field Service cocok dan di mana tidak

Shifton Field Service adalah software tenaga lapangan. Ia merencanakan siapa pergi ke mana, membawa serta apa yang dibutuhkan saat tiba, mencatat apa yang terjadi, dan mengubahnya menjadi jam kerja dan laporan. Penjadwalan, aplikasi pendamping, formulir digital, dan pelaporan ada di paket gratis yang mencakup tim hingga dua orang tanpa batas waktu; inventaris, penagihan, kontrol lokasi, dan portal pelanggan adalah modul berbayar.

Ini bukan sistem klinis. Ia tidak menyimpan rekam medis, tidak menagih pihak penjamin, dan tidak menggantikan dokumentasi yang disimpan agensi untuk keperluan regulasi. Agensi biasanya menjalankannya berdampingan dengan sistem yang memegang rencana perawatan, karena keduanya menjawab pertanyaan berbeda: yang satu menjelaskan perawatan yang seharusnya diterima klien, yang lain menunjukkan bagaimana kunjungan benar-benar dijalankan.