Software Penjadwalan Layanan Profesional untuk Kerja Klien

Di firma layanan profesional, satu-satunya persediaan yang nyata adalah waktu. Konsultan, akuntan, insinyur, dan arsitek menjual jam, dan setiap jam yang tidak tercatat, tidak dialokasikan, atau tidak tertagih hilang selamanya. Karena itulah software penjadwalan layanan profesional lebih berarti di sini dibanding di kebanyakan industri: jadwal bukan kemudahan administratif, melainkan rencana atas seluruh kapasitas firma untuk sepekan.

Tekanannya pun tidak merata. Pekerjaan datang bergelombang di sekitar tenggat pelaporan, tonggak proyek, dan tutup tahun, lalu surut. Suatu pekan tim dua belas orang kekurangan empat orang; enam pekan kemudian separuhnya menganggur tanpa satu pun pekerjaan terjadwal. Kedua keadaan itu memakan uang, dan keduanya tak terlihat sampai ada yang bisa melihat sepekan penuh dalam satu layar.

Apa yang harus dilakukan software penjadwalan layanan profesional

Empat kemampuan memikul sebagian besar nilainya. Menugaskan orang ke penugasan klien dengan cepat dan mengubah penugasan itu tanpa menggambar ulang seluruh pekan. Menampilkan total jam per orang selagi jadwal masih bisa disunting, agar periode padat tidak diam-diam berubah menjadi kelelahan dan lembur. Menerbitkan ke semua orang sekaligus, karena separuh tim berada di lokasi klien. Dan mencatat jam yang benar-benar dikerjakan, per orang dan per proyek, dalam bentuk yang bisa dipakai keuangan.

Apa pun di luar itu adalah soal selera. Sistem penjadwalan layanan profesional yang menangani keempat hal tersebut memberi lebih banyak bagi firma dibanding daftar fitur panjang yang membidik masalah yang tidak dimilikinya.

Jam per klien, dicatat alih-alih diingat

Sebagian besar firma masih menyusun ulang pekan pada Jumat sore dari ingatan dan kalender. Hasilnya adalah absensi layanan profesional yang kira-kira benar, secara sistematis kurang dilaporkan, dan mustahil dipertahankan bila klien mempertanyakannya.

Menjadwalkan terhadap proyek mengubah titik awalnya. Pekerjaan dibukukan ke sebuah penugasan, orang absen masuk dan keluar dari aplikasi seluler atau web, dan laporan jam keluar terpecah per orang dan per proyek dengan jam kerja dan jam lembur terpisah. Dengan begitu jam yang dapat ditagih dan jam yang tidak dapat ditagih pun terbedakan dengan jelas. Yang Anda dapat adalah catatan ke mana waktu itu pergi, bukan rekonstruksi. Firma yang mencari software pelacak waktu layanan profesional biasanya sedang berusaha menutup persis jurang antara apa yang terjadi dan apa yang tertulis.

Tiga hal harus sejalan agar catatan itu bisa dipercaya:

• Jadwal dan pencatat waktu berada di sistem yang sama, sehingga jam rencana dan jam aktual bisa dibandingkan
• Setiap blok membawa proyek, sehingga jam terhubung ke klien pada saat ia dicatat
• Laporan diekspor dalam bentuk yang dikenali keuangan, tanpa ada yang perlu mengetik ulang

Lewatkan satu saja dan Anda kembali ke rekonstruksi. Itu juga beda praktis antara software pelacak waktu kantor akuntan dan spreadsheet bersama dengan inisial orang di sisi kiri.

Musim sibuk dan lembur yang dibawanya

Setiap firma punya periode ketika rencana berhenti bisa dinegosiasikan. Tutup tahun, tenggat pelaporan, sebuah proyek yang go-live. Jam menanjak, akhir pekan terpakai, dan risikonya bergeser dari waktu menganggur menjadi orang yang diam-diam menguras dirinya sendiri.

Kendalinya adalah keterlihatan selagi pekan masih bisa disunting. Batas tiap orang duduk di sebelah jam yang sudah dialokasikan, sehingga pekan yang kelebihan beban terlihat sebelum diterbitkan, bukan setelah penggajian. Cakupan diperpanjang, blok sore, dan kerja akhir pekan masuk ke kisi yang sama dengan hari biasa, dengan peran ditampilkan agar seorang junior tidak pernah ditinggal sendirian memegang shift tenggat. Software penjadwalan kantor akuntan hidup atau mati dari seberapa baik ia menangani delapan pekan dalam setahun itu.

Orang yang menganggur: tahu siapa yang luang pekan depan

Masalah sebaliknya sama mahalnya. Seorang konsultan senior dengan pekan kosong adalah biaya yang ditanggung firma sepenuhnya, dan tak seorang pun sadar sampai bulan ditutup. Melihat seluruh tim pada satu kisi membuat ketersediaan terbaca: siapa yang penuh, siapa yang separuh, dan hari mana yang masih terbuka.

Ketersediaan dan pengajuan cuti masuk dari tim, sehingga orang yang merencanakan bulan depan bekerja dari apa yang benar-benar disampaikan, bukan dari catatan di kepala. Pekerjaan yang belum ditugaskan tetap berada di baris terbuka alih-alih lenyap, artinya pertanyaan tentang kapasitas diajukan selagi masih ada waktu untuk menjawabnya. Software pelacak waktu untuk firma konsultan biasanya dibeli untuk menyelesaikan perkara penagihan, tetapi hal pertama yang berubah lebih sederhana: pandangan jujur tentang siapa yang punya ruang pekan depan. Praktik arsitektur dan rekayasa menjalankan pola yang sama, dan halaman software penjadwalan arsitek kami membahas versi studionya.

Cuti di firma yang berjalan atas tenggat

Cuti di layanan profesional tidak pernah sederhana. Pengajuan menumpuk pada periode sepi, dibatalkan ketika klien menggeser tanggal, dan harus diperiksa terhadap siapa lagi dari tim yang sama yang sudah tidak masuk. Ditangani lewat email, ini berubah menjadi daftar pribadi di tangan seorang partner.

Disimpan dalam sistem yang sama dengan jadwal, pengajuan dikirim dari aplikasi, disetujui atau ditolak oleh manajer, dan langsung tercermin di daftar kerja. Laporan saldo cuti dan ketidakhadiran menunjukkan apa yang sudah diambil dan apa yang tersisa per orang, yang menghapus sebagian besar perdebatan tahunan soal sisa hari yang dibawa ke tahun berikutnya.

Absensi yang benar-benar bisa dipakai keuangan

Serah terima akhir bulan adalah tempat penjadwalan membayar dirinya sendiri atau tidak. Laporan jam kerja memecah periode menjadi jam kerja, lembur, istirahat, keterlambatan, dan ketidakhadiran untuk tiap orang dan proyek. Laporan tarif upah memisahkan jam dasar dari jam bertarif khusus. Keduanya bisa diekspor, sehingga tim keuangan menerima sebuah berkas alih-alih sekumpulan jawaban yang setengah diingat.

Integrasi QuickBooks meneruskan data akuntansi, dan Zapier menghubungkan Shifton ke sistem lain yang sudah dijalankan firma. Kalau pelaporan adalah bagian yang paling Anda pedulikan, halaman fitur pelaporan menjelaskan isi setiap laporan.

Di mana suite firma berakhir dan penjadwalan dimulai

Batasnya layak dinyatakan terus terang. Software manajemen layanan profesional, software manajemen kantor akuntan, dan suite konsultansi dibangun di sekitar siklus komersial: pipeline, penagihan, keuangan penugasan. Itu bukan alat penjadwalan, dan sebagian besar memperlakukan entri waktu sebagai formalitas.

Shifton sengaja menjadi separuh yang lain. Ia merencanakan siapa bekerja kapan, membawa rencana itu ke ponsel, mencatat kehadiran, dan menyerahkan jam yang rapi per orang dan per proyek. Ia tidak menerbitkan faktur dan tidak meramalkan apa pun. Firma yang ingin angka jam yang dapat ditagih yang bisa mereka pertanggungjawabkan biasanya menemukan bahwa yang hilang adalah lapisan pencatatan, bukan satu dasbor lagi.

Memilih sistem yang akan terus dipakai tim Anda

Ujilah seperti firma akan memakainya. Jadwalkan sepekan pekerjaan klien dan hitung waktunya. Ubah satu penugasan dan lihat seberapa cepat orang yang terdampak tahu. Minta seseorang di lokasi klien untuk absen masuk dari ponselnya. Tarik laporan jam untuk satu proyek dan lihat apakah cocok dengan yang Anda harapkan.

Di bawah 10 orang, paket gratis Shifton menangani seluruh pekerjaan itu tanpa batas waktu, yang langsung cocok untuk praktik kecil. Seiring firma tumbuh, paket berbayar ditagih per karyawan per bulan dan menambah pelaporan serta kendali yang lebih dalam, dengan geolokasi dan lokasi kerja tersedia sebagai modul berbayar. Tujuannya tetap sama pada skala mana pun: pekan yang mencerminkan kapasitas nyata, musim sibuk yang tidak menghabiskan siapa pun, dan angka jam yang bertahan saat klien bertanya.