Софтвер за распоред за професионални услуги и работа со клиенти

Во фирма за професионални услуги единствената вистинска залиха е времето. Консултантите, сметководителите, инженерите и архитектите продаваат часови, а секој час што ќе остане незапишан, нераспределен или ненаплатен е загубен засекогаш. Затоа софтверот за распоред за професионални услуги овде тежи повеќе отколку во повеќето индустрии: распоредот не е административна погодност, туку план за целиот капацитет на фирмата за таа недела.

Притисокот е и нерамномерен. Работата доаѓа во бранови околу роковите за поднесување, фазите на проектите и годишните затворања, а потоа спласнува. Едната недела на тим од дванаесет луѓе му недостигаат четворица; шест недели подоцна половина од нив седат без ништо закажано. И двете состојби чинат пари и двете остануваат невидливи додека некој не ја види целата недела на еден екран.

Што мора да прави софтверот за распоред за професионални услуги

Најголемиот дел од вредноста ја носат четири способности. Брзо да ги распоредувате луѓето на клиентски ангажмани и да ја менувате таа распределба без да ја прецртувате неделата. Да ги прикажува збировите часови по човек додека распоредот уште може да се менува, за напнатиот период тивко да не се претвори во исцрпеност и прекувремена работа. Да објавува кон сите одеднаш, зашто половина тим е кај клиент. И да ги запишува навистина одработените часови по човек и по проект во форма што финансиите можат да ја употребат.

Сето друго е прашање на вкус. Систем за распоред за професионални услуги што ги извршува овие четири работи ѝ носи на фирмата повеќе од долг список функции насочени кон проблеми што таа ги нема.

Часови по клиент, запишани, а не запаметени

Повеќето фирми уште ја реконструираат неделата во петок попладне по сеќавање и по календар. Резултатот е евиденција на одработено време во професионалните услуги што е приближно точна, систематски потценета и неможна за одбрана ако клиентот ја оспори.

Планирањето наспроти проекти ја менува појдовната точка. Работата се запишува на ангажман, луѓето го евидентираат почетокот и крајот од мобилната апликација или од прелистувачот, а извештајот за часови излегува поделен по човек и по проект, со одвоени одработени часови и прекувремена работа. Тоа што го добивате е запис каде отишло времето, а не реконструкција. Фирмите што бараат софтвер за евиденција на време во професионалните услуги обично се обидуваат да ја затворат токму таа празнина меѓу слученото и запишаното.

За да има доверба во записот, три работи мора да се совпаднат:

• Распоредот и евиденцијата на времето се во ист систем, па планираните и вистинските часови може да се споредат
• Секој блок носи проект, па часовите се припишуваат во моментот кога се запишуваат
• Извештаите се извезуваат во форма што финансиите ја препознаваат, без некој да ги препишува

Пропуштете една од нив и повторно сте на реконструкција. Тоа е и практичната разлика меѓу софтвер за евиденција на време во сметководствена канцеларија и споделена табела со иницијали отстрана.

Сезоната на врв и прекувремената работа што ја носи

Секоја фирма има период кога планот престанува да биде преговарачки. Годишно затворање, рок за поднесување, проект што тргнува во работа. Часовите растат, викендите се трошат, а ризикот се поместува од празно време кон луѓе што тивко се исцрпуваат.

Лекот за тоа е видливост додека неделата уште може да се уредува. Ограничувањето на секој човек стои до веќе распределените часови, па преоптоварената недела е очигледна пред објавување, а не по пресметката на платите. Продолжената покриеност, вечерните блокови и работата на викенд влегуваат во истата мрежа како и обичните денови, со прикажани улоги, за помлад колега никогаш да не остане сам со смена под рок. Софтверот за распоред во сметководствена канцеларија живее или паѓа според тоа колку добро ги совладува тие осум недели во годината.

Слободниот капацитет: кој е слободен следната недела

Спротивниот проблем чини исто толку. Постар консултант со празна недела е трошок што фирмата го носи целосно, а никој не го забележува додека не се затвори месецот. Кога целиот тим е на една мрежа, достапноста станува читлива: кој е зафатен, кој е зафатен наполу и кои денови се слободни.

Достапноста и барањата за одмор доаѓаат од самиот тим, па човекот што го планира следниот месец работи со тоа што луѓето навистина му го кажале, а не со белешка во главата. Работата што не му е доделена никому останува во отворениот ред наместо да исчезне, што значи дека прашањата за капацитет се поставуваат додека уште има време за одговор. Софтвер за евиденција на време за консултантска фирма обично се купува за да реши прашања околу фактурирањето, но првото што го менува е поедноставно: чесен поглед кој има простор следната недела. Архитектонските и инженерските бироа живеат по истиот ритам, а нашата страница за софтвер за распоред за архитекти ја опфаќа студиската верзија.

Одмори во фирма што живее од рокови

Одморот во професионалните услуги никогаш не е едноставен. Барањата се насобираат околу помирните периоди, се откажуваат кога клиент ќе помести датум и мораат да се проверат наспроти тоа кој друг од истиот тим веќе го нема. Водени преку пораки, тие се претвораат во приватен список на партнер.

Кога се држи во истиот систем како распоредот, барањето се поднесува од апликацијата, раководителот го одобрува или го одбива и веднаш се одразува во распоредот. Извештаите за преостанат одмор и за искористен одмор покажуваат што е земено и што останува по човек, што го отстранува најголемиот дел од годишната расправија околу пренесените денови.

Евиденција на време што финансиите навистина може да ја користат

Предавањето на крајот од месецот е местото каде планирањето или се исплаќа или не. Извештаите за работни часови го делат периодот на одработени часови, прекувремена работа, паузи, доцнења и отсуства за секој човек и проект. Извештаите за стапки ги одвојуваат основните од зголемените часови. И двата се извезуваат, па финансискиот тим добива датотека, а не збир полузапаметени одговори.

Интеграцијата со QuickBooks ги пренесува сметководствените податоци, а Zapier го поврзува Shifton со другите системи што фирмата веќе ги води. Ако известувањето е делот што најмногу ве интересира, страницата за функцијата извештаи објаснува што содржи секој извештај.

Каде завршуваат фирмените пакети и каде почнува распоредот

Границата вреди да се каже директно. Софтверот за управување со професионални услуги, системите за управување со сметководствени канцеларии и консултантските пакети се градени околу комерцијалниот циклус: продажна инка, фактурирање, финансии по ангажман. Тие не се алатки за распоред и повеќето од нив внесувањето време го третираат како формалност.

Shifton намерно е другата половина. Планира кој кога работи, го носи тој план на телефоните, го запишува присуството и предава чисти часови по човек и по проект. Не издава фактура и не прогнозира ништо. Фирмите што сакаат бројка за наплатливи часови зад која можат да застанат обично откриваат дека токму слојот за запишување им недостигал, а не уште една контролна табла.

Избор на систем што тимот ќе продолжи да го користи

Тестирајте го онака како што фирмата ќе го користи. Закажете една недела работа за клиенти и измерете си го времето. Сменете една распределба и видете колку брзо засегнатите луѓе дознаваат. Замолете некој кај клиент да го евидентира почетокот на работа од телефон. Извлечете извештај за часови за еден проект и видете дали се совпаѓа со очекуваното.

Под 10 луѓе, бесплатниот план на Shifton ја врши целата работа без временско ограничување, што на мала пракса ѝ одговара целосно. Како што расте фирмата, платените планови се наплатуваат по вработен месечно и додаваат подлабоко известување и контроли, а геолокацијата и работното место се достапни како платен модул. Целта останува иста при секоја големина: недела што го одразува вистинскиот капацитет, сезона на врв во која никој не согорува и бројка за часовите што издржува кога клиент ќе праша.