Beosztásszervező szoftver építészirodáknak és tervezőstúdióknak

Vezessen egy építészeti gyakorlatot bármeddig, és ugyanaz a feszültség tér vissza újra és újra. A munka projektalapú, a naptár nem. Több megbízás mozog egyszerre, mindegyik más szakaszban, és mindegyiknek a megfelelő emberek kellenek egy olyan szakaszra, amely ritkán esik egybe egy rendes munkahéttel. A koncepcióhoz tervező kell, a dokumentációhoz rajzolók kellenek, egy helyszíni szakasz két napra kihúz egy projektépítészt a stúdióból, és mindennek úgy kell megtörténnie, hogy egy határidő ne csússzon el csendben, mert senki sem látta jönni az ütközést.

A legtöbb beosztásszervező eszközt műszakos munkára építették, ahol a kereslet állandó és mindenki ugyanannyi órát dolgozik. Egy tervezőstúdió nem így működik. Az emberek különböző szakterületeket és tapasztalati szinteket hordoznak, hetüket projektek között osztják el, és az idejüket egy díjhoz, nem egy órához mérik. Egy eszköz, amely ezt a valóságot figyelmen kívül hagyja, egy hónapon belül elhagyatott, és az iroda visszatér egy közös táblázathoz és egy tábla táblához, amely ebédre már elavult.

Mit kell valójában tennie a beosztásszervező szoftvernek építészeknek

Ha lehántja a funkciólistákat, a feladat néhány dologra szűkül. Engedje, hogy egy partner vagy stúdióvezető gyorsan eloszthasson egy heti munkát több projekt között. Mutassa a számlázható órákat és a munkaerőköltséget a díjhoz mérten, mielőtt a terv rögzülne, nem a projekt átnézése után. Érje el a stúdió, az ügyfélhelyszínek és az otthon között megosztott csapatot. És bírja, amikor egy határidő csúszik, mert egy elfoglalt irodában mindig csúszik. Egy építészbeosztó alkalmazás, amely átugorja ezeket a lécet, legyőzi azt, amelynek hosszabb a funkciólistája, de olyan problémákat old meg, amelyek egy stúdiónak nincsenek.

Projektek beosztása a stúdió túlterhelése nélkül

Egy építésziroda nem egy csapat, amely egy megbízáson dolgozik. Átfedő projektek halmaza, amelyek ugyanazokért az emberekért versengenek, és a nyereségesség abban él, milyen jól kezelik ezt a versengést. A jó építészirodai munkaerő-kezelés minden projektet saját keresletként kezel, miközben az egész stúdiót egy nézetben tartja. A munkát szakaszokhoz és mérföldkövekhez rendelik, nem egy merev rácshoz, így egy dokumentációs roham és egy koncepciós hajrá ugyanazon a héten megkaphatja a szükséges kezeket. A kapacitás egy pillantásra látszik, ami azt jelenti, hogy egy túlterhelt szenior vagy egy tétlen rajzoló látható, mielőtt elmulasztott leadássá vagy elpocsékolt fizetéssé válna. Az erőforrás-tervezés építészeknek lényegében a korlátozott tehetség hozzáillesztése a változó kereslethez anélkül, hogy bárkit kiégetne.

A számlázható órák és a munkaerőköltség szemmel tartása

A díjakban egy költségvetéshez mérten állapodnak meg, és az a költségvetés csak akkor éli túl, ha az órák oda érkeznek, ahová tervezték. A veszély az, hogy ritkán jelentik be magukat. Egy javítási ciklus tovább tart a megengedettnél, az idő nem számlázható egyeztetésbe sodródik, egy szakasz csendben több napot nyel el, mint amennyit a díj fedez, és ebből semmi sem látszik, amíg a projektet le nem zárják, és a haszonkulcs már el nem tűnt. Egy építész időkövető rendszer, amely a beosztáson belül ül, láthatóvá teszi ezt a kiadást, amíg még van tér a cselekvésre. Az órákat arra a projektre és szakaszra könyvelik, ahová tartoznak, a várható munkaerőköltség a díjhoz mérten jelenik meg a munka lefoglalásakor, és egy kihasználtsági riasztás elkap egy túlterhelt hetet, mielőtt túllépéssé válna. Ugyanezek a rekordok tisztán exportálódnak a számlázáshoz, így az órák, amelyeket az ügyfélnek kiszámláznak, megegyeznek az órákkal, amelyeket a stúdió valóban ledolgozott.

Egy beosztás a stúdió-, helyszíni és távmunkához

A tervezői munka most szétszórt. A csapat egy része a stúdióban van, egy része helyszíni bejárásokon vagy ügyféltalálkozókon, egy része pedig a hét egy részét otthonról dolgozza. Egyetlen projekt néhány nap alatt mind a hármat érintheti. Amikor a terv egy táblázatban él, senki sem tart megbízható képet arról, ki hol van, és a hézagok csak akkor bukkannak fel, amikor egy határidő már nyomás alatt van. Egy építészirodai beosztásszervező rendszer a stúdió-, helyszíni és távoli munkatársakat egyetlen közös beosztásba teszi. Az elérhetőséget és a szabadságot a terv felépítése előtt gyűjtik össze, nem utólag kergetik, az újrafelhasználható sablonok egy bevált beosztási mintát vezetnek be egy új megbízásra ahelyett, hogy egy üres rácsból indulnának, és a szerep alapú lefedettség minden projekten megtartja a szeniorok, építészek és rajzolók megfelelő arányát, hogy egyetlen megbízás se maradjon felül nehéz vagy alulellátott.

Változások felszívása egy határidő elvesztése nélkül

Az ügyfél dátumai mozognak, egy szakasz csúszik, egy jóváhagyás késve érkezik, és az egész tervnek köré kell hajolnia. A gyakorlatok, amelyek ezt jól kezelik, nem azok, amelyeket soha nem érnek meglepetések, hanem azok, amelyek percek alatt tudnak újraegyensúlyozni. Amikor egy leadás elmozdul, a stúdiónak azonnal látnia kell, kinek van kapacitása felszívni a plusz munkát, és ki van már a határán. Az újrakiosztás egy koppintással történik, a szabad kapacitást fel lehet ajánlani minden képzettnek, és egy ütközés- vagy határidőriasztás megjelöli a pillanatot, amikor egy terv veszélyeztet egy leadást. Egy változásértesítés azonnal eléri az érintetteket egy kör telefonálás helyett, ami a különbség egy kontrollált kiigazítás és egy határidő előtti hét kapkodása között.

Egy csapat elérése, amely ritkán ül egy asztalnál

Az építészek és rajzolók nem ülnek, egy e-mailre várva a jövő hétről. Egy helyszínen vannak, egy átnézésen, vagy egy modellbe merülve, és egy nyomtatott terv a stúdió ajtajánál elavult abban a pillanatban, amikor kitűzték. Egy mobil-első megközelítés ott éri el az embereket, ahol vannak. A feladatok közvetlenül a telefonokra kerülnek, a változások abban a pillanatban küldenek értesítést, amikor megtörténnek, és a szabadságot és az elérhetőséget az alkalmazásban rögzítik, mielőtt a beosztás elkészülne. A teljes funkciókészlet lefedi a feladatokat, az időkövetést, az értesítéseket és a jelentéskészítést, így a terv egy változása azonnal eléri a megfelelő embereket, nem egy üzenetláncon át, amelyet a csapat fele soha nem lát.

A megfelelő eszköz kiválasztása a gyakorlatához

Tesztelje bármelyik platformot úgy, ahogy a stúdió valóban használni fogja. Nyissa meg telefonon, mert ott ellenőrzi a csapat nagy része a hetét. Építsen fel egy teljes hetet több projekten át, és mérje, mennyi időbe telik. Mozgasson egy határidőt, és győződjön meg róla, hogy a rendszer megmutatja az ütközést. Könyveljen néhány órát egy projektre, és ellenőrizze, hogy olyan formában exportálódnak-e, amelyet a számlázása használni tud. Az eszköz, amely túléli ezeket a teszteket, az, amely jövőre is használatban lesz. Tíz alkalmazott alatt a Shifton ingyenes csomagja időkorlát nélkül elvégzi az egész feladatot, ami kényelmesen lefed egy kis stúdiót. Ahogy egy gyakorlat növekszik és több párhuzamos munkát vállal, a fizetős szintek több projektes jelentést, mélyebb költségkontrollt és haladó beállításokat adnak hozzá. Így vagy úgy, a cél állandó marad: egy beosztás, amely a valós projektterhelést tükrözi, számlázható órák, amelyek megegyeznek azzal, amit valóban ledolgoztak, egy munkaerősor, amely oda érkezik, ahová a díj tervezte, és egy csapat, amely mindig tudja, min dolgozik. Ez a különbség egy stúdió munkaterhelésének vezetése és eloltása között, és itt érdemli ki a helyét a megfelelő beosztásszervező szoftver építészeknek.