Skeduleringsagteware vir professionele dienste en kliëntewerk

In 'n firma vir professionele dienste is die enigste werklike voorraad tyd. Konsultante, rekenmeesters, ingenieurs en argitekte verkoop ure, en elke uur wat ongeteken, ontoegedeel of ongefaktureer bly, is vir goed weg. Daarom weeg skeduleringsagteware vir professionele dienste hier swaarder as in die meeste bedrywe: die skedule is nie 'n administratiewe gerief nie, dit is die plan vir die firma se hele kapasiteit vir die week.

Die druk is ook ongelyk. Werk kom in golwe rondom indieningsperdatums, projekmylpale en jaareindes, en val dan weg. Een week is 'n span van twaalf vier mense kort; ses weke later sit die helfte van hulle sonder enigiets bespreek. Albei toestande kos geld, en albei is onsigbaar totdat iemand die hele week op een skerm kan sien.

Wat skeduleringsagteware vir professionele dienste moet doen

Vier vermoëns dra die meeste van die waarde. Ken mense vinnig aan kliënte se opdragte toe en verander daardie toedeling sonder om die week oor te teken. Wys individuele uurtotale terwyl die skedule nog wysigbaar is, sodat 'n druk tydperk nie stilweg in uitbranding en oortyd verander nie. Publiseer gelyk aan almal, want die helfte van die span is by 'n kliënt. En teken die ure aan wat werklik gewerk is, per persoon en per projek, in 'n vorm wat finansies kan gebruik.

Enigiets buite dit is 'n voorkeur. 'n Skeduleringstelsel vir professionele dienste wat daardie vier dinge hanteer, doen meer vir 'n firma as 'n langer lys kenmerke wat op probleme gemik is wat sy nie het nie.

Ure per kliënt, aangeteken eerder as onthou

Die meeste firmas bou die week steeds op 'n Vrydagmiddag uit geheue en 'n kalender op. Die uitkoms is 'n tydstaat vir professionele dienste wat ongeveer reg is, stelselmatig te laag aangegee word en onmoontlik is om te verdedig as 'n kliënt daaroor navraag doen.

Skedulering teen projekte verander die beginpunt. Werk word teen 'n opdrag bespreek, mense klok in en uit vanaf die mobiele toepassing of die web, en die uurverslag kom uit, opgebreek per persoon en per projek, met gewerkte ure en oortydure apart. Wat jy kry, is 'n rekord van waarheen die tyd gegaan het, nie 'n rekonstruksie nie. Firmas wat na tydaantekeningagteware vir professionele dienste soek, probeer gewoonlik presies daardie gaping toemaak tussen wat gebeur het en wat neergeskryf is.

Drie dinge moet in lyn wees voordat die rekord vertrou kan word:

• Die skedule en die tydklok sit in dieselfde stelsel, sodat beplande en werklike ure vergelyk kan word
• Elke blok dra 'n projek, sodat ure toegeskryf word op die oomblik wat hulle aangeteken word
• Verslae voer uit in 'n vorm wat finansies herken, sonder dat iemand hulle oortik

Mis een daarvan en jy is terug by rekonstruksie. Dit is ook die praktiese verskil tussen tydaantekeningagteware vir 'n rekenmeestersfirma en 'n gedeelde sigblad met mense se voorletters langs die kant.

Spitstyd en die oortyd wat dit bring

Elke firma het 'n tydperk waar die plan ophou onderhandelbaar wees. Jaareindsluitings, 'n indieningsperdatum, 'n projek wat in gebruik geneem word. Ure klim, naweke word gebruik, en die risiko skuif van ledige tyd na mense wat hulself stilweg tot niet werk.

Die beheer daarvoor is sigbaarheid terwyl die week nog wysigbaar is. Elke persoon se perk sit langs die ure wat reeds toegedeel is, sodat 'n oorlaaide week duidelik is voordat dit gepubliseer word eerder as ná die loonstaat. Verlengde dekking, aandblokke en naweekwerk gaan op dieselfde rooster as gewone dae, met rolle wat gewys word sodat 'n junior nooit alleen met 'n sperdatumskof gelaat word nie. Skeduleringsagteware vir 'n rekenmeestersfirma staan of val by hoe goed dit daardie agt weke van die jaar hanteer.

Onbespreekte kapasiteit: weet wie volgende week beskikbaar is

Die teenoorgestelde probleem is net so duur. 'n Senior konsultant met 'n leë week is 'n koste wat die firma ten volle dra, en niemand merk dit op voordat die maand sluit nie. Om die hele span op een rooster te sien maak beskikbaarheid leesbaar: wie bespreek is, wie half bespreek is, en watter dae oop is.

Beskikbaarheid en verlofaansoeke kom van die span af, sodat die persoon wat volgende maand beplan werk met wat mense hom werklik gesê het eerder as met 'n nota in sy kop. Werk wat aan niemand toegedeel is nie bly in 'n oop ry in plaas daarvan om te verdwyn, wat beteken dat kapasiteitsvrae gevra word terwyl daar nog tyd is om hulle te beantwoord. Tydaantekeningagteware vir 'n konsultasiefirma word gewoonlik gekoop om faktureringsvrae te besleg, maar die eerste ding wat dit verander, is eenvoudiger: 'n eerlike blik op wie volgende week ruimte het. Argitektuur- en ingenieurspraktyke volg dieselfde patroon, en ons bladsy oor skeduleringsagteware vir argitekte dek die ateljeeweergawe daarvan.

Verlof in 'n firma wat op sperdatums loop

Verlof in professionele dienste is nooit eenvoudig nie. Aansoeke groepeer rondom die stil tydperke, word gekanselleer wanneer 'n kliënt 'n datum skuif, en moet nagegaan word teen wie anders uit dieselfde span reeds weg is. Wanneer dit per e-pos hanteer word, word dit 'n vennoot wat 'n private lys byhou.

Wanneer dit in dieselfde stelsel as die skedule gehou word, word 'n aansoek vanaf die toepassing ingedien, deur 'n bestuurder goedgekeur of afgekeur, en onmiddellik in die rooster weerspieël. Verlofsaldo- en verlofverslae wys wat geneem is en wat oorbly per persoon, wat die meeste van die jaarlikse argument oor oorgedraagde dae uit die weg ruim.

Tydstate wat finansies werklik kan gebruik

Die oorhandiging aan die einde van die maand is waar skedulering homself betaal of nie. Werkureverslae breek die tydperk op in ure gewerk, oortyd gewerk, pouses, laatkommery en afwesigheid vir elke persoon en projek. Betaalkoersverslae skei basisure van premie-ure. Albei voer uit, sodat die finansiespan 'n lêer ontvang eerder as 'n stel half onthoude antwoorde.

Die integrasie met QuickBooks gee rekeningkundige data oor, en Zapier koppel Shifton aan die ander stelsels wat 'n firma reeds bedryf. As verslagdoening die deel is wat vir jou die meeste saak maak, gaan die kenmerkbladsy verslae deur wat elke verslag bevat.

Waar firmawye suites eindig en skedulering begin

Die grens is die moeite werd om reguit te stel. Bestuursagteware vir professionele dienste, bestuurstelsels vir rekenmeestersfirmas en konsultasiesuites is rondom die kommersiële siklus gebou: pyplyn, fakturering, opdragfinansies. Hulle is nie skeduleringsgereedskap nie, en die meeste van hulle behandel tydinvoer as 'n formaliteit.

Shifton is doelbewus die ander helfte. Dit beplan wie wanneer werk, kry daardie plan op fone, teken bywoning aan en oorhandig skoon ure per persoon en per projek. Dit stel nie 'n faktuur op nie en dit voorspel niks nie. Firmas wat 'n syfer vir faktureerbare ure wil hê waaragter hulle kan staan, vind gewoonlik dat die aantekenlaag was wat ontbreek het, nie nog 'n paneelbord nie.

Kies 'n stelsel wat jou span sal bly gebruik

Toets dit soos die firma dit gaan gebruik. Bespreek 'n week se kliëntewerk en meet die tyd. Verander 'n toedeling en kyk hoe vinnig die geraakte mense daarvan weet. Vra iemand by 'n kliënt om vanaf sy foon in te klok. Trek 'n uurverslag vir 'n enkele projek en kyk of dit ooreenstem met wat jy verwag het.

Onder 10 mense hanteer Shifton se gratis plan die hele taak sonder tydsbeperking, wat 'n klein praktyk sonder meer pas. Soos die firma groei, word betaalde planne per werknemer per maand gefaktureer en voeg dieper verslagdoening en beheer by, met geoligging en werkplek beskikbaar as 'n betaalde module. Die doel bly dieselfde by enige grootte: 'n week wat werklike kapasiteit weerspieël, 'n spitstyd waarin niemand uitbrand nie, en 'n uursyfer wat hou wanneer 'n kliënt vra.