Software de planeamento para empresas de serviços profissionais

Numa empresa de serviços profissionais o único inventário verdadeiro é o tempo. Consultores, contabilistas, engenheiros e arquitetos vendem horas, e cada hora que não é registada, não é atribuída ou não é faturada está perdida para sempre. É por isso que um software de planeamento pesa mais aqui do que na maioria dos setores: a escala não é uma conveniência administrativa, é o plano de toda a capacidade da empresa para a semana.

A pressão também é desigual. O trabalho chega em vagas em torno de prazos de entrega, marcos de projeto e fechos de exercício, e depois desaparece. Numa semana uma equipa de doze pessoas está a menos quatro; seis semanas depois metade está sem nada reservado. Os dois estados custam dinheiro e ambos são invisíveis até alguém ver a semana inteira num só ecrã.

O que um software de planeamento para serviços profissionais tem de fazer

Quatro capacidades sustentam quase todo o valor. Atribuir pessoas a trabalhos de cliente com rapidez e alterar essa atribuição sem redesenhar a semana. Mostrar os totais de horas individuais enquanto a escala ainda é editável, para que um período de pico não se transforme em silêncio em horas extra e desgaste. Publicar a todos de uma vez, porque metade da equipa está nas instalações de um cliente. E registar as horas efetivamente realizadas, por pessoa e por projeto, num formato que a área financeira consiga usar.

Tudo o resto é preferência. Um sistema de planeamento para serviços profissionais que resolva estes quatro pontos faz mais por uma empresa do que uma lista de funcionalidades mais longa dirigida a problemas que ela não tem.

Horas por cliente, registadas em vez de recordadas

A maioria das empresas ainda reconstrói a semana à sexta-feira à tarde a partir da memória e de um calendário. O resultado é uma folha de horas aproximadamente certa, sistematicamente subdeclarada e impossível de defender se um cliente a questionar.

Planear contra projetos muda o ponto de partida. O trabalho é reservado num trabalho de cliente, as pessoas marcam entrada e saída na aplicação móvel ou no browser, e o relatório de horas sai dividido por pessoa e projeto, com horas trabalhadas e horas extra separadas. O que obtém é um registo de para onde foi o tempo, e não uma reconstrução. As empresas que procuram um registo de tempo para serviços profissionais estão normalmente a tentar fechar exatamente essa distância entre o que aconteceu e o que ficou escrito.

Três coisas têm de encaixar para que o registo mereça confiança:

• A escala e o registo de ponto vivem no mesmo sistema, por isso as horas planeadas e as reais podem ser comparadas
• Cada bloco leva um projeto, por isso as horas são atribuídas no momento em que são registadas
• Os relatórios exportam num formato que a área financeira reconhece, sem ninguém os voltar a escrever

Falta um destes pontos e volta-se à reconstrução. É também a diferença prática entre um registo de tempo para uma empresa de contabilidade e uma folha de cálculo partilhada com iniciais na primeira coluna.

Época alta e as horas extra que traz

Todas as empresas têm um período em que o plano deixa de ser negociável. Um fecho de exercício, um prazo de entrega, um projeto que entra em produção. As horas sobem, os fins de semana são consumidos e o risco passa do tempo parado para pessoas que se esgotam em silêncio.

O controlo para isso é a visibilidade enquanto a semana ainda é editável. O limite de cada pessoa fica ao lado das horas já atribuídas, por isso uma semana sobrecarregada é evidente antes de ser publicada e não depois do processamento salarial. Cobertura alargada, blocos ao final do dia e trabalho ao fim de semana vão para a mesma grelha dos dias normais, com as funções à vista para que um júnior nunca segure sozinho um turno de prazo. Um software de planeamento para empresas de contabilidade vale exatamente o que aguenta nessas oito semanas do ano.

Quem está livre para o próximo trabalho

O problema inverso é igualmente caro. Um consultor sénior com uma semana vazia é um custo que a empresa suporta por inteiro e que ninguém repara até ao fecho do mês. Ver toda a equipa numa grelha torna a disponibilidade legível: quem está reservado, quem está meio reservado e que dias ficam abertos.

A disponibilidade e os pedidos de férias chegam da equipa, por isso quem planeia o mês seguinte trabalha com aquilo que as pessoas realmente comunicaram e não com uma nota de cabeça. O trabalho que ainda não foi atribuído fica numa linha aberta em vez de desaparecer, o que faz com que as perguntas de capacidade sejam feitas enquanto ainda há tempo para as responder. Um registo de tempo para uma consultora costuma ser comprado para resolver questões de faturação, mas a primeira coisa que muda é mais simples: uma visão honesta de quem tem espaço na próxima semana. Os ateliês de arquitetura e engenharia seguem o mesmo padrão, e a nossa página de software de planeamento para arquitetos cobre a versão de atelier.

Ausências numa empresa que vive de prazos

As férias em serviços profissionais nunca são simples. Os pedidos concentram-se nos períodos calmos, são cancelados quando um cliente muda uma data e têm de ser confrontados com quem da mesma equipa já está fora. Tratados por email, transformam-se numa lista privada guardada por um sócio.

Guardado no mesmo sistema da escala, um pedido é submetido pela aplicação, aprovado ou recusado por um responsável e refletido de imediato na escala. Os relatórios de saldo de férias e ausências mostram por pessoa o que foi gozado e o que resta, o que retira a maior parte da discussão anual sobre dias transitados.

Folhas de horas que a área financeira consegue usar

A entrega de fim de mês é onde o planeamento se paga ou não. Os relatórios de horas trabalhadas dividem o período em horas trabalhadas, horas extra, pausas, atrasos e faltas por pessoa e por projeto. Os relatórios de tarifas separam as horas base das horas com majoração. Ambos exportam, por isso a equipa financeira recebe um ficheiro em vez de um conjunto de respostas mal recordadas.

Uma integração com o QuickBooks passa os dados contabilísticos e o Zapier liga o Shifton aos restantes sistemas da empresa. Se a parte que mais lhe interessa são os relatórios, a página da funcionalidade relatórios descreve o que cada relatório contém.

Onde acabam as suites de gestão e começa o planeamento

Vale a pena dizer a fronteira sem rodeios. O software de gestão de serviços profissionais, as suites de gestão de empresas de contabilidade e as plataformas de consultoria são construídos à volta do ciclo comercial: pipeline, faturação, rentabilidade do trabalho. Não são ferramentas de planeamento e a maioria trata o lançamento de horas como uma formalidade.

O Shifton é deliberadamente a outra metade. Planeia quem trabalha quando, leva esse plano aos telemóveis, regista a presença e entrega horas limpas por pessoa e por projeto. Não emite qualquer fatura e não faz previsões. As empresas que querem um número de horas faturáveis que consigam defender descobrem normalmente que o que faltava era a camada de registo e não mais um painel.

Escolher um sistema que a equipa vai continuar a usar

Teste-o como a empresa o vai usar. Reserve uma semana de trabalho de cliente e cronometre-se. Altere uma atribuição e veja com que rapidez as pessoas afetadas ficam a saber. Peça a alguém que esteja num cliente para marcar entrada pelo telemóvel. Extraia um relatório de horas de um único projeto e confirme se corresponde ao esperado.

Abaixo de 10 pessoas, o plano gratuito do Shifton resolve todo o trabalho sem limite de tempo, o que serve por completo um escritório pequeno. À medida que a empresa cresce, os planos pagos são faturados por colaborador por mês e acrescentam relatórios e controlos mais profundos, com geolocalização e local de trabalho disponíveis como módulo pago. O objetivo mantém-se em qualquer dimensão: uma semana que reflita a capacidade real, uma época alta em que ninguém se esgota e um número de horas que aguenta quando um cliente pergunta.