Scheduling Software para sa Professional Services at Kliyente

Sa isang firm ng professional services, ang tanging tunay na imbentaryo ay oras. Nagbebenta ng oras ang mga consultant, accountant, inhinyero at arkitekto, at tuluyan nang nawawala ang bawat oras na hindi naitala, hindi naitalaga o hindi nasingil. Kaya mas mabigat dito ang timbang ng scheduling software para sa professional services kaysa sa karamihan ng industriya: hindi ito kaginhawaan sa administrasyon, ito ang plano para sa buong kapasidad ng firm sa loob ng linggo.

Hindi rin pantay ang presyon. Dumarating ang trabaho nang paalon-alon sa paligid ng mga deadline sa paghahain, milestone ng proyekto at pagsasara ng taon, saka humuhupa. May linggong kulang ng apat na tao ang isang koponan na labindalawa; makalipas ang anim na linggo, wala nang naka-book na trabaho ang kalahati sa kanila. Parehong may halaga sa pera ang dalawang sitwasyon, at parehong hindi nakikita hangga't walang nakakakita ng buong linggo sa iisang screen.

Ano ang dapat gawin ng scheduling software para sa professional services

Apat na kakayahan ang may dala ng pinakamalaking halaga. Mabilis na maitalaga ang mga tao sa engagement ng kliyente at mapalitan ang pagkakatalagang iyon nang hindi na muling iginuguhit ang linggo. Maipakita ang kabuuang oras ng bawat tao habang nae-edit pa ang iskedyul, upang hindi tahimik na maging pagkaubos at overtime ang siksik na panahon. Mai-publish sa lahat nang sabay, dahil nasa kliyente ang kalahati ng koponan. At maitala ang oras na aktwal na napagtrabahuhan, kada tao at kada proyekto, sa anyong magagamit ng finance.

Kagustuhan na lang ang anumang lampas doon. Ang sistemang pang-iskedyul para sa professional services na kayang gawin ang apat na iyon ay mas malaki ang naitutulong sa isang firm kaysa sa mas mahabang listahan ng feature na nakatutok sa mga problemang wala naman ito.

Oras kada kliyente, naitala at hindi inalala

Karamihan ng firm ay muling binubuo pa rin ang linggo tuwing Biyernes ng hapon mula sa alaala at sa kalendaryo. Ang resulta ay isang timesheet para sa professional services na halos tama, palagiang kulang ang naitatala, at imposibleng ipagtanggol kapag nagtanong ang kliyente.

Nagbabago ang panimulang punto kapag laban sa proyekto ang scheduling. Naka-book sa isang engagement ang trabaho, nagcla-clock in at clock out ang mga tao mula sa mobile app o sa web, at lumalabas ang ulat ng oras na hati ayon sa tao at proyekto, magkahiwalay ang oras na natrabaho at ang oras ng overtime. Talaan ng kung saan napunta ang oras ang nakukuha mo, hindi muling pagbuo. Karaniwang sinusubukang isara ng mga firm na naghahanap ng time tracking software para sa professional services ang mismong agwat na iyon sa pagitan ng nangyari at ng naisulat.

Tatlong bagay ang kailangang magkasundo bago mapagkatiwalaan ang talaan:

• Magkasama sa iisang sistema ang iskedyul at ang time clock, kaya maihahambing ang planado at aktwal na oras
• May dalang proyekto ang bawat bloke, kaya naiuugnay ang oras sa mismong sandali ng pagtatala
• Nae-export ang mga ulat sa anyong kilala ng finance, nang walang sinumang muling nagta-type

Kapag nawala ang isa sa mga iyon, babalik ka sa muling pagbuo. Ito rin ang praktikal na pagkakaiba ng time tracking software para sa accounting firm at ng isang shared spreadsheet na may inisyal ng mga tao sa gilid.

Ang busy season at ang overtime na dala nito

May panahon sa bawat firm na hindi na napag-uusapan pa ang plano. Pagsasara ng taon, deadline sa paghahain, proyektong magiging live. Umaakyat ang oras, nagagamit ang mga weekend, at lumilipat ang panganib mula sa walang ginagawang oras patungo sa mga taong tahimik na inuubos ang sarili.

Ang kontrol doon ay ang pagiging nakikita habang nae-edit pa ang linggo. Nasa tabi ng oras na naitalaga na ang limitasyon ng bawat tao, kaya halata ang sobrang punong linggo bago pa ito mai-publish sa halip na pagkatapos ng payroll. Napupunta sa parehong grid ng ordinaryong araw ang pinahabang saklaw, panggabing bloke at trabaho sa weekend, at ipinapakita ang papel upang hindi maiwang mag-isa ang isang junior sa shift na may deadline. Nakasalalay ang scheduling software para sa accounting firm sa kung gaano nito kahusay hinaharap ang walong linggong iyon ng taon.

Ang bench: pagkilala kung sino ang libre sa susunod na linggo

Kasing-mahal din ang kabaligtarang problema. Isang gastusing buo ang pasan ng firm ang senior consultant na walang laman ang linggo, at walang nakakapansin hangga't hindi nagsasara ang buwan. Nagiging mabasa ang availability kapag nakikita ang buong koponan sa iisang grid: sino ang naka-book, sino ang kalahating naka-book, at aling mga araw ang bukas.

Galing mismo sa koponan ang availability at ang mga hiling na leave, kaya ang taong nagpaplano ng susunod na buwan ay batay sa aktwal na sinabi sa kanya at hindi sa tandang nasa isip niya. Nananatili sa bukas na hanay ang trabahong wala pang naitatalagang tao sa halip na maglaho, kaya naitatanong ang mga tanong tungkol sa kapasidad habang may panahon pang sagutin ang mga ito. Karaniwang binibili ang time tracking software para sa consulting firm upang ayusin ang usapin ng billing, ngunit mas simple ang unang bagay na binabago nito: isang tapat na tanawin kung sino ang may puwang sa susunod na linggo. Ganito rin ang takbo ng mga praktis sa arkitektura at inhinyeriya, at sakop ng aming pahina tungkol sa scheduling software para sa arkitekto ang bersyon nito para sa studio.

Leave sa isang firm na umiikot sa deadline

Hindi kailanman simple ang leave sa professional services. Nagsisiksikan ang mga hiling sa mga tahimik na panahon, nakakansela kapag inilipat ng kliyente ang petsa, at kailangang itapat sa kung sino pa sa parehong koponan ang wala na. Kapag inasikaso sa email, nagiging pribadong listahan ito ng isang partner.

Kapag nasa parehong sistema ng iskedyul, isinusumite ang hiling mula sa app, inaaprubahan o tinatanggihan ito ng manager, at agad na makikita sa roster. Ipinapakita ng mga ulat ng balanse at ng nagamit na leave kung ano ang nakuha at ano ang natitira kada tao, kaya nawawala ang malaking bahagi ng taunang pagtatalo tungkol sa mga naipon na araw.

Mga timesheet na talagang magagamit ng finance

Sa pagtuturn-over sa katapusan ng buwan nakikita kung nagbayad ba ang scheduling o hindi. Hinahati ng mga ulat ng oras ng trabaho ang panahon sa oras na natrabaho, overtime, pahinga, pagkahuli at pagliban para sa bawat tao at proyekto. Inihihiwalay ng mga ulat ng pay rate ang base sa premium na oras. Parehong nae-export, kaya file ang natatanggap ng koponan sa finance sa halip na hanay ng kalahating natandaang sagot.

Ipinapasa ng QuickBooks integration ang datos ng accounting, at ikinokonekta ng Zapier ang Shifton sa ibang sistemang pinapatakbo na ng firm. Kung ang reporting ang pinakamahalaga sa iyo, dinadaanan ng pahina ng feature na mga ulat ang laman ng bawat ulat.

Kung saan nagtatapos ang mga suite ng firm at kung saan nagsisimula ang scheduling

Sulit na sabihin nang tuwiran ang hangganan. Nakabuo sa paligid ng komersyal na siklo ang professional services management software, ang mga sistema ng pamamahala ng accounting firm at ang mga consultancy suite: pipeline, billing, pananalapi ng engagement. Hindi sila kasangkapan sa scheduling, at itinuturing ng karamihan sa kanila na pormalidad lang ang pagpasok ng oras.

Sadyang ang kabilang kalahati ang Shifton. Pinaplano nito kung sino ang magtatrabaho at kailan, dinadala ang planong iyon sa mga telepono, itinatala ang pagdalo at ibinibigay ang malinis na oras kada tao at kada proyekto. Hindi ito naglalabas ng invoice at wala itong hinuhulaan. Karaniwang nalalaman ng mga firm na naghahanap ng bilang ng nasisingil na oras na matitindigan nila na ang layer ng pagtatala ang kulang, hindi isa pang dashboard.

Pagpili ng sistemang patuloy na gagamitin ng koponan

Subukan ito sa paraang gagamitin ito ng firm. Mag-book ng isang linggong trabaho para sa kliyente at orasan ang sarili. Palitan ang isang pagtatalaga at tingnan kung gaano kabilis nalalaman ito ng mga apektado. Hilingin sa isang tao sa lugar ng kliyente na mag-clock in mula sa telepono. Kumuha ng ulat ng oras para sa isang proyekto at tingnan kung tugma ito sa inaasahan mo.

Sa ilalim ng 10 tao, kayang-kaya ng libreng plano ng Shifton ang buong trabaho nang walang limitasyon sa panahon, at bagay na bagay ito sa maliit na praktis. Habang lumalaki ang firm, sinisingil kada empleyado kada buwan ang mga bayad na plano at nagdadagdag sila ng mas malalim na reporting at kontrol, habang bayad na module ang geolocation at work location. Nananatiling iisa ang layunin sa anumang laki: linggong sumasalamin sa tunay na kapasidad, busy season na walang nauubos, at bilang ng oras na tumitindig kapag nagtanong ang kliyente.