Softver za raspored dostave i smjene vozača

Dostava uspijeva ili pada na tome hoće li točan broj vozača krenuti u točan sat. Količine se ljuljaju između radnih dana i vikenda, rokovi zaprimanja su fiksni, a jedno nepokriveno vozilo gura cijeli dan isporuka u sljedeći. Softver za raspored dostave pretvara to svakodnevno balansiranje u ponovljiv postupak umjesto u jutro provedeno na telefonu u potrazi za zamjenom.

Većina općih alata za rasporede nastala je za fiksno uredsko radno vrijeme. Kurirski i dostavni timovi ne rade tako. Smjene počinju prije zore, protežu se preko ponoći, mijenjaju se s količinom paketa i odrađuje ih mješavina stalnih vozača, honorarnih radnika i sezonske ispomoći. Alat koji tu mješavinu ignorira napušta se unutar mjesec dana. Softver za raspoređivanje u dostavi mora krenuti od obrazaca smjena koje stvara cesta, a ne od uredskog kalendara.

Što softver za raspored dostave zapravo mora znati

Kad se skinu popisi značajki, posao se svodi na četiri stvari. Brzo složiti cijeli tjedan smjena vozača bez izlaska iz ureda u depou. Zadržati svakoga unutar ugovornih i zakonskih ograničenja sati prije objave rasporeda, a ne nakon što to označi obračun plaća. Doprijeti do radne snage koja dan provodi na cesti, što znači mobitel i ništa drugo. I izdržati trenutak kad vozač u pola šest ujutro javi da je bolestan.

Sve izvan te četiri stvari pitanje je sklonosti. Sustav za raspored dostave koji ih rješava čisto nadmašuje težu platformu natrpanu funkcijama koje voditelj depoa nikad neće otvoriti.

Dvije kategorije proizvoda prodaju se pod sličnim imenima, a razlika je važna kad uspoređujete alate. Softver za dispečiranje dostave odlučuje koje stanice idu vozaču koji je već u smjeni, a rješenja za dispečiranje vozača i kurira spadaju u istu skupinu. Platforma za raspored vozača dostave odgovara na ranije pitanje: tko sutra radi, koliko dugo i iz kojeg depoa. Shifton radi ovo drugo, a to dvoje stoji jedno uz drugo bez preklapanja.

Gdje tablica prestaje raditi

Gotovo svaka kurirska služba kreće s predloškom rasporeda dostave u tablici i to drži dok ima osam vozača i jedan obrazac smjena. Onda se otvori drugi depo, pojavi se vikend pokrivenost, tri vozača prijeđu na pola radnog vremena i datoteka postaje rizik. Izmjene napravljene na jednom laptopu nikad ne stignu do ispisa zakvačenog kraj utovarne rampe. Dva voditelja mijenjaju istu ćeliju. Sati prelaze granicu jer tablica nikoga ne upozorava.

Prelazak na softver za rasporede vozača ne ukida predložak, nego ga oživljava. Predložak rasporeda vozača dostave prestaje biti datoteka koju se netko mora sjetiti ponovno poslati. Spremljeni tjedni obrazac primjenjuje se na bilo koji budući tjedan, svi čitaju istu verziju, a promjene napravljene u sedam ujutro na mobitelima su vozača pet minuta poslije sedam.

Slaganje tjednog rasporeda vozača

Tjedna mreža je mjesto gdje se posao odvija. Vozači su retci, dani stupci, a svaka smjena nosi vlastito vrijeme početka, vrijeme završetka i oznaku lokacije. Tura koju još nitko nema dodijeljenu ide u redak otvorenih smjena, vidljiva svim kvalificiranim vozačima odjednom umjesto da se nudi krugom pojedinačnih poziva.

Brzina ovdje znači više nego što se čini. Kad aplikacija za raspored dostave učini slaganje tjedna jeftinim, voditelji prestaju braniti loš raspored samo zato što bi ponovno slaganje trajalo još dva sata. Shiftonov modul za raspoređivanje smjena podržava dnevni, tjedni i mjesečni prikaz, automatsku raspodjelu za veće skupine vozača i prognozu potražnje kad je količina dovoljno predvidljiva. Depoi koji vode i skladišni tim često planiraju obje strane zajedno, o čemu govori naša stranica raspoređivanje skladišnog osoblja.

Najviše dobivaju tvrtke s više lokacija. Softver za upravljanje kurirskom radnom snagom koji drži sve depoe u jednom računu regionalnom voditelju daje na jednom ekranu uvid gdje je pokrivenost tanka, a gdje izdašna, pa može premjestiti zajedničkog vozača između lokacija bez ponovnog slaganja ijednog rasporeda. Softver za raspored dostavne flote koji traži zasebnu prijavu za svaki depo gubi taj pogled već prvog dana.

Sati, prekovremeni i koliko tjedan dostave stvarno košta

Plaće su najveći troškovni element na koji se može utjecati u dostavi i kreću se zajedno s rasporedom. Šteta od loše složenog tjedna rijetko se vidi isti dan. Pojavi se dva tjedna kasnije kao prekovremeni koje nitko nije odobrio, kao vozač koji je tiho prešao zakonsku granicu i kao trošak plaća koji više ne odgovara isporučenoj količini.

Dobar softver za raspored vozača dostave te brojke iznosi na vidjelo dok se raspored još može uređivati. Maksimum stoji uz tekući tjedni zbroj svakog vozača. Prekovremeni se mogu postaviti tako da traže potvrdu prije dodavanja. Softver za praćenje radnog vremena vozača koristan je samo kad je vezan uz raspored: prijave i odjave bilježe se prema planiranoj smjeni, pa je razmak između plana i stvarnosti broj, a ne sumnja. Prijava po lokaciji putem modula geolokacije dostupna je kao plaćeni dodatak ondje gdje je potvrda dolaska u depo ili na lokaciju bitna. Ista ograničenja vrijede za ekipe koje na jedan posao idu jednim vozilom, što opisuje naša stranica o planiranju smjena u selidbenim tvrtkama.

Noćne ture, vikend pokrivenost i sezonski vrhunac

Vrlo malo dostavnih službi radi samo jednu dnevnu smjenu. Prehrana i ljekarne kreću u sitne sate, e-trgovina se proteže do kasno navečer, a noćni linijski prijevoz prelazi ponoć u sljedeći datum. Kurirski softver za rasporede koji ne može držati više smjena u jednom danu ili krivo broji turu od 23:00 do 07:00 stvara sporove oko plaća umjesto da ih rješava. Softver za raspored dostavnih timova mora tretirati noć kao normalan dio tjedna.

Sezonski vrhunac dodaje drugi problem. Broj ljudi skoči na šest do deset tjedana, velik dio je privremen, a oni koji dolaze nikad nisu vidjeli obrazac smjena u depou. Uloge i ovlasti to drže pod kontrolom: svaki novi vozač dobiva pozivnicu e-poštom, vidi samo svoje smjene i smješta se u postojeći obrazac umjesto u prazan tjedan.

Vikend pokrivenost zaslužuje vlastita pravila, a ne kopiju plana za radne dane. Prvo prikupiti dostupnost, pa tek onda slagati prema njoj, ono je što sprječava da se subotnji raspored piše tri puta.

Kako informirati vozače bez lanca poziva

Vozači su radna snaga do koje je najteže doprijeti. Nisu za stolom, e-poštu rijetko otvaraju, a oglasna ploča radi samo za one koji prođu kraj nje. Svaka aplikacija za raspored vozača koja želi opstati mora raditi na mobitelu u vozačevu džepu, uz slab signal, u manje od trideset sekundi.

• Objavljeni rasporedi i svaka kasnija promjena stižu kao push obavijesti
• Vozači preuzimaju otvorene smjene i traže zamjene u aplikaciji, voditelji odobravaju ili odbijaju
• Dostupnost i zahtjevi za slobodne dane prikupljaju se prije slaganja tjedna, a ne poslije
• Svatko vidi samo svoje smjene, što aplikaciju drži upotrebljivom na malom ekranu

Rezultat je rješenje za raspored dostave koje tim stvarno otvara. Kad vozači vjeruju da je aplikacija ispravna verzija, prestaje niz poziva s pitanjem u koliko sati počinju u četvrtak.

Izvještavanje koje izdrži pred obračunom plaća

Izvještavanje je mjesto gdje se softver za raspored dostavnog osoblja dokazuje pred financijama, jer se raspored i obračun plaća spore svaki put kad se brojke razilaze. Izvještaji o radnim satima, izvještaji o izostancima i stanju godišnjeg, evidencije bonusa i kazni, izvještaji o budžetu i satnicama stoje iza istog rasporeda, filtriraju se po mjesecu i radnom mjestu i izvoze u tablicu kad financije zatraže. Izvještaji o kašnjenjima i aktivnosti pokazuju obrasce dolazaka koje se u tjednoj mreži ne vide. Shifton izrađuje izvještaje i povezuje se s QuickBooksom i Zapierom, a sam obračun plaća ostaje u sustavu koji već koristite.

Odabir sustava za raspored dostave

Ne postoji jedan najbolji softver za raspored dostave, a najbolji kurirski softver za službu s dva depoa nije pravi izbor za nacionalnu flotu. Testirajte svaku platformu onako kako će je vaš depo koristiti. Složite pravi tjedan, s nezgodnim podijeljenim smjenama i dvoje honorarnih, i mjerite vrijeme. Otvorite mobilnu aplikaciju na najstarijem telefonu u zgradi. Otkažite smjenu i vidite koliko brzo pogođeni vozač to sazna. Pitajte što se događa kad se vozač doda usred tjedna i kad smjena prijeđe ponoć, jer su to dva mjesta na kojima jeftini alati pucaju. Besplatan softver za raspored vozača vrijedi prvo isprobati s malim timom, dokle god je besplatna razina pravi paket, a ne probno razdoblje koje istječe.

Ispod deset ljudi, Shiftonov besplatni paket pokriva cijeli posao bez vremenskog ograničenja, što odgovara malom kurirskom timu ili službi s jednim vozilom koja izlazi s papira. Kako flota raste, plaćeni paketi dodaju planiranje za više lokacija, dublje izvještavanje i module koje se očekuju od veće platforme za raspored vozača. U oba slučaja cilj ostaje isti: svaki vremenski prozor rute pokriven, sati unutar granica i tim koji uvijek zna kad vozi.