Työajanseuranta ja vuorosuunnittelu suunnittelutoimistoille

Suunnittelutoimisto myy tunteja. Ei tiedostoja, ei esityksiä eikä korjauskierroksia vaan tunteja osaavaa keskittymistä, jotka joko päätyvät maksavaan projektiin tai katoavat hiljaa sisäiseen työhön, uudelleentekemiseen ja palavereihin, joita kukaan ei aikatauluttanut. Mainostoimiston työajanseurannalla on merkitystä siksi, että tunnit ovat studion ainoa varasto, ja juuri sitä useimmat studiot mittaavat heikoimmin.

Kyse ei ole laiskuudesta. Luova työ vastustaa siistejä tuntilappuja. Suunnittelija liikkuu kolmen projektin välillä ennen lounasta, pitch nielaisee torstain, joka oli varattu asiakkaalle, ja se ihminen, jonka pitäisi rekonstruoida viikko perjantai-iltapäivänä, on jo myöhässä seuraavasta.

Mitä mainostoimiston työajanseurannan on ratkaistava

Neljä ongelmaa, ja ne kaikki ovat kaupallisia eivätkä hallinnollisia. Tiedä, mitä projekti todella kulutti, jottei seuraava tarjous ole arvaus. Tiedä, kenellä on kapasiteettia, ennen kuin deadline luvataan asiakkaalle. Kirjaa tunnit sitä mukaa kuin ne syntyvät sen sijaan, että ne kasataan viikkoa myöhemmin. Ja pidä kokonaisuus niin kevyenä, että kahdeksan hengen studio käyttää sitä yhä puolen vuoden päästä.

Mainostoimiston työajanseurantaohjelmisto, joka vastaa näihin neljään, on arvokkaampi kuin raskaampi kokonaisuus, jonka raportteja kukaan ei avaa toisen kuukauden jälkeen.

Mihin studion aika oikeasti katoaa

Kysy keneltä tahansa studion omistajalta, mihin projektin kate meni, ja rehellinen vastaus on yleensä olankohautus. Ylitys oli todellinen mutta näkymätön: ylimääräinen korjauskierros, joka sulautui työhön ilman keskustelua, kaksi päivää sisäistä työtä, jota ei laskutettu keneltäkään, ja juniori, joka jumittui yhteen tehtävään viikoksi, koska kukaan ei nähnyt hänen olevan vapaana.

Kun tunnit kirjataan aikataulua vasten eikä muistista, sumu hälvenee. Suunniteltu aika on samalla vuorolla tehdyn ajan vieressä, ja niiden välinen ero on luku eikä tuntuma. Studiot, jotka ottavat käyttöön mainostoimiston työajanseurantasovelluksen, kokevat yleensä ensimmäisen kuukauden epämukavana ja toisen kannattavana. Lukujen ei tarvitse olla täydellisiä muuttaakseen päätöstä, niiden pitää vain olla olemassa ennen kuin seuraava tarjous lähtee.

Laskutettavat tunnit ja miksi kirjata ne heti

Jälkikäteen täytetyt tuntilaput ovat arvauksia desimaaleilla. Ihmiset pyöristävät ylöspäin, unohtavat pienet tehtävät ja menettävät keskeytykset kokonaan, ja lopputulos asettuu jonnekin anteliaan ja väärän välille. Kirjaaminen elävää aikataulua vasten poistaa suurimman osan tästä virheestä, koska vuoro on jo olemassa ja leimaus vie yhden napautuksen.

Shiftonin työajanseuranta tallentaa jokaisen vuoron todellisen alun ja lopun sekä tauot, tehtävät ja sovelletun palkkaperusteen, ja juuri se muuttaa studioviikon puolustettavaksi riviksi laskulla. Mainostoimiston tuntikirjausohjelmisto, joka toimii erillään aikataulusta, tuottaa aina kaksi versiota totuudesta ja väittelyn siitä, kumpi laskutetaan. Paras luovan studion työajanseurantaohjelmisto on se, joka ei koskaan pyydä suunnittelijaa muistamaan tiistaita.

Suunnittelijoiden kapasiteetti: viikko suunnitellaan ennen kuin se alkaa

Kapasiteetti on työn toinen puoli. Studiolta ei lopu lahjakkuus vaan torstai. Viikko- ja kuukausinäkymät näyttävät tunnit, joita kukin jo kantaa, ja saatavuuskalenteri näyttää tunnit, jotka hän voi ottaa vastaan, joten vastaus siihen, mahtuuko uusi brief kalenteriin, on nähtävissä eikä optimistinen.

• Näe varatut tunnit suunnittelijaa kohden ennen kuin hyväksyt toimituspäivän
• Huomaa henkilö, joka on hiljaa ylikuormitettu kolme viikkoa peräkkäin
• Julkaise vapaa studioaika freelancereiden tai muun tiimin varattavaksi
• Pidä osa-aikaiset ja sopimussuunnittelijat sovittujen tuntien sisällä

Mainostoimiston vuorosuunnitteluohjelmisto, joka näyttää vain tämän päivän, piilottaa kaavan. Kuukausinäkymä on se paikka, jossa ylisitoutuminen tulee ilmi, kun jotain ehtii vielä siirtää, ja se on yksittäinen ominaisuus, joka erottaa parhaan luovan tiimin vuorosuunnittelusovelluksen jaetusta kalenterista, jossa on värejä.

Studio, etätyö ja freelance samassa aikataulussa

Useimmat luovat tiimit ovat nykyään sekoitus: ydinstudio, etäasiantuntijoita ja freelancereita, jotka tulevat projektiksi ja lähtevät. Jokaisella on oma tehtävänimike, käyttöoikeustaso ja aikavyöhyke, joten etäsuunnittelija lukee vuorot paikallisessa ajassa ja esihenkilöllä säilyy yksi yhtenäinen näkymä. Freelancerit näkevät vain omat vuoronsa.

Studiot, joilla on myös oma kehitys- tai tuotantotiimi, suunnittelevat usein molemmat puolet samalla tilillä, mistä kerromme IT-tiimien vuorosuunnittelun sivulla. Mainostoimiston työvoiman hallinnan ohjelmisto auttaa vain silloin, kun kaikki työhön koskevat ovat samassa aikataulussa. Mainostoimiston työvuorosuunnitteluohjelmisto, joka kattaa vakituiset mutta ei alihankkijoita, jättää studion kalleimman puolen näkymättömiin, ja juuri siksi paras digitoimiston vuorosuunnitteluohjelmisto pitää molemmat samassa listassa.

Tuntikirjaukset, jotka ihmiset oikeasti täyttävät

Käyttöönotto ratkaisee tässä kaiken. Suunnittelija ei avaa työpöytäohjelmaa kirjatakseen viittätoista minuuttia, eikä luova johtaja jää valvomaan sitä. Leimaus puhelimesta vuorolle, joka on jo kalenterissa, vie sekunteja, ja se on ainoa versio mainostoimiston työaika- ja läsnäolojärjestelmästä, joka kestää kosketuksen kiireiseen studioon.

Push-ilmoitukset vievät aikataulumuutokset perille, poissaolopyynnöt tulevat saman sovelluksen kautta ja hyväksynnät hoituvat napautuksella. Kitka, joka tappaa mainostoimiston vuorosuunnitteluohjelmiston, on lähes aina suunnittelijan ensimmäisissä kolmessakymmenessä sekunnissa. Mainostoimiston aikataulusovelluksen on oltava luettava puhelimesta käytävällä, ja mainostoimiston työvuorosovellus, joka vaatii koulutusta, on jo hävinnyt. Mainostoimiston vuoronhallintaohjelmisto elää tai kuolee tuon ensimmäisen kosketuksen mukaan, ei asetusnäkymänsä ansiosta.

Raportointi, joka kertoo mitä projekti maksoi

Kuukauden lopussa kysymys on yksinkertainen ja vastaus yleensä hidas. Työtuntiraportit antavat tunnit henkilöä ja ajanjaksoa kohden, budjetti- ja palkkaperusteraportit muuttavat tunnit kustannuksiksi, ja poissaolo- sekä lomasaldot selittävät aukot. Kaikki suodattuu kuukauden tai tehtävänimikkeen mukaan ja viedään taulukkolaskentaan, ja juuri sen mainostoimiston vuorosuunnittelujärjestelmän pitäisi ojentaa taloushallinnolle ilman käsityötä.

Shifton raportoi tunnit ja kustannukset, ja laskutus pysyy siellä missä se jo on. Integraatio QuickBooksiin ja Zapieriin siirtää luvut ilman uudelleennaputtelua, ja se on käytännön koe parhaalle suunnittelutoimiston työajanseurantaohjelmistolle: säästääkö se taloudelta päivän vai antaako sille yhden viennin lisää täsmäytettäväksi.

Työajanseurannan valinta suunnittelutoimistolle

Studiot nimeävät itsensä eri tavoin, brändistudiosta suunnittelutoimistoon ja digitaaliseen tuotantotiimiin, mutta vaatimus tuskin liikahtaa. Se, mitä myydään parhaana brändistudion vuorosuunnitteluohjelmistona, ja se, mitä myydään parhaana suunnittelutoimiston työajanseurantaohjelmistona, palautuvat samaan kahteen asiaan: aikatauluun, jota ihmiset lukevat kysymättä, ja tunteihin, jotka saapuvat ilman perässä juoksemista.

Testaa mitä tahansa alustaa oikealla viikolla, mukaan lukien pitch, joka söi kaksi päivää, ja freelancer, joka tuli mukaan keskiviikkona. Ota aikaa, kauanko suunnittelijalta menee leimaukseen. Tarkista, tavoittaako aikataulumuutos etätiimiläisen samalla minuutilla. Kysy, mitä tapahtuu kun joku unohtaa leimata ulos, koska juuri se vikatila turmelee hiljaa kuukauden datan. Mainostoimiston vuorosuunnittelualusta, joka ei kestä kesken viikkoa liittyvää freelanceria, kierretään perjantaihin mennessä.

Universaalisti parasta mainostoimiston työajanseurantaohjelmistoa ei ole olemassa, eikä täydellistä mainostoimiston vuorosuunnittelutyökaluakaan, on vain se, jota studiosi käyttää yhä kuudentena kuukautena, ja paras suunnittelutoimiston vuorosuunnitteluohjelmisto kuuden hengen tiimille sopii harvoin kuudenkymmenen hengen tiimille. Alle kymmenen hengen tiimeille Shifton on maksuton ilman aikarajaa, mikä riittää pienelle studiolle, joka siirtyy pois taulukkolaskennassa olevasta mainostoimiston työvuorolistapohjasta. Tiimin kasvaessa maksulliset paketit tuovat monen projektin suunnittelun, syvemmän raportoinnin ja ne moduulit, joita mainostoimiston resursointiohjelmistolta odotetaan mittakaavassa. Pointti pysyy samana: tunnit, joilla voi laskuttaa, kapasiteetti, jonka näkee, ja studioviikko, joka pysyy kasassa.