Remonttimiehen aikataulutusohjelma kiinteistönhuoltoon

Remonttiyritystä mitataan käynteinä, ei vuoroina. Neljä tai viisi lyhyttä keikkaa neljässä tai viidessä osoitteessa, pieniä kodin korjauspyyntöjä ja sekalaisia töitä sopimustöiden lomassa, jokainen varattuna kellonaikaan, jonka asiakas hyväksyi, ja jokainen kykenevä venymään tunnin ja työntämään kaiken takanaan olevan myöhemmäksi. Remonttimiehen aikataulutusohjelma on olemassa siksi, että tuo kaava rikkoo jokaisen työkalun, joka on suunniteltu ihmisille jotka työskentelevät koko päivän yhdessä rakennuksessa.

Paine on hyvin täsmällinen. Kate syntyy valmiiksi saatujen keikkojen määrästä eikä käytettävissä olevista tunneista. Tiimi on niin pieni, että yksi sairastunut on vakava ongelma. Ja se joka tekee työvuorolistan, pitelee tunnin päästä usein itse porakonetta, mikä tarkoittaa että suunnittelun on tapahduttava puhelimella, nopeasti, keikkojen välissä.

Mitä remonttimiehen aikataulutusohjelman on kestettävä

Neljä asiaa ratkaisee, selviääkö työkalu ensimmäistä kuukautta pidemmälle. Työ on sidottava osoitteeseen, koska keikka ilman kohdetta ei ole ohje. Päivän on oltava luettavissa yhdellä silmäyksellä puhelimesta. Muutosten on tavoitettava tiimi välittömästi, koska asiakkaat odottavat tiettyihin kellonaikoihin. Ja takaisin tulevien tuntien on oltava riittävän tarkkoja, jotta niiden perusteella voi maksaa palkat ja hinnoitella seuraavan tarjouksen.

Korjauspalvelun aikataulutusohjelma, joka kattaa nuo neljä, on hyödyllisempi kuin alusta, jonka pitkä ominaisuuslista on tarkoitettu suuremmalle organisaatiolle. Kaikki mikä lisää askelia päivittäiseen suunnitteluun, jää yksinkertaisesti käyttämättä.

Monta lyhyttä keikkaa, monta osoitetta, yksi päivä

Tämän alan määrittävä vaikeus on tiheys. Päivä ei ole yksi sitoumus vaan useita, ja niitä yhdistää matka-aika, jota kukaan ei kirjannut ylös. Kun suunnitelma asuu ryhmächatissa, tiimi kokoaa sen joka aamu uudelleen viestivyörystä, eikä toimiston versio ole koskaan aivan sama kuin pakettiauton versio.

Useampi vuoro samalle päivälle, kukin omalla työkohteellaan ja aikaikkunallaan, muuttaa tuon vyöryn luettavaksi sarjaksi. Kolmen päivän näkymä pitää lähipäivät kaikkien edessä ilman koko kuukauden hälyä. Koska tiimi voi avata sen mistä tahansa, aamuinen puhelu siitä minne pitää mennä loppuu. Remonttikeikkojen aikataulutusohjelma ansaitsee paikkansa vasta silloin, kun se poistaa noita puheluita eikä lisää niitä.

Yksinyrittäjästä pieneksi tiimiksi

Kohta jossa epävirallinen suunnittelu romahtaa on toinen ja kolmas henkilö. Yksi tekijä pitää viikon päässään. Kolme ei voi jakaa yhtä päätä, ja koordinoinnin hinta tulee heti: kuka on missäkin, kuka lopetti aikaisin, kuka on lähimpänä juuri tullutta hätäkeikkaa.

Kaikkien pitäminen yhdellä tilillä tekee tuosta näkyvää eikä suullista. Avoimet vuorot antavat julkaista kiireisen työn kerran ja jättää sen sille jolla on tilaa, sen sijaan että se jaettaisiin neljällä erillisellä puhelulla. Tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot antavat nokkamiehen säätää omaa päiväänsä, kun päälista pysyy toimiston hallinnassa. Remonttiyrityksen työvuorosuunnitteluohjelma merkitsee eniten juuri tässä koossa, koska se on vaihe jossa kasvu alkaa maksaa hallinnossa enemmän kuin se tuo liikevaihtona. Sovelluksessa hoidetut vuoronvaihdot viestien sijaan ovat osa samaa säästöä, sillä hyväksytty vaihto korjaa suunnitelman kerralla kaikille eikä vain sille joka sattui lukemaan viestin. Pitkät projektit, jotka pitävät tiimin viikkoja samassa talossa, ovat toinen tehtävä, jonka kattaa remonttiryhmien työvuorosuunnittelu.

Kiinteistönhuoltosopimukset ja toistuvat käynnit

Sopimustyö käyttäytyy toisin kuin reagoivat keikat. Se on ennustettavaa, se on tuloa johon voi luottaa, ja se on ensimmäinen asia joka jää puristuksiin kun kiireinen viikko täyttyy hälytyskeikoista.

Vastaus on mallipohjat. Kerran rakennettu käyntien kaava voidaan soveltaa eteenpäin kuukausi toisensa jälkeen, jolloin kiinteistönhuollon aikataulutus valtaa kalenterin ennen kuin reagoivat keikat asettuvat sen ympärille. Projektit pitävät sopimustyön erillään kertaluonteisista varauksista samassa näkymässä, mikä tekee yhdellä silmäyksellä selväksi, toteutuvatko luvatut käynnit oikeasti. Kiinteistönhuollon aikataulutusohjelma joka ei osaa käyttää kaavaa uudelleen antaa saman käsityön joka kuukausi. Remonttitiimin työvuorosuunnitteluohjelma maksaa itsensä takaisin juuri sopimustyössä täsmälleen tästä syystä, sillä käynnit tiedetään etukäteen ja vain tekijät vaihtuvat.

Mitä käynti todella maksoi sinulle

Hinnoittelu on arvailua, kunnes kestot ovat tiedossa. Useimmat pienet toimijat hinnoittelevat kokemuksella, joka liukuu, ja johdonmukaisesti venyvät keikat ovat vaikeimpia huomata, koska jokainen yksittäinen ylitys tuntuu sillä hetkellä kohtuulliselta.

Todellisen alun ja lopun kirjaaminen suunnitellun vuoron rinnalle sulkee tuon silmukan. Varatun ja tehdyn ajan välinen ero muuttuu luvuksi työlajia kohden tunteen sijaan. Vuorolle asetetut tuntihinnat, ilta- ja viikonloppulisineen, muuttavat tunnit kustannukseksi, ja budjetti- ja tuntihintaraportit laskevat sen yhteen jaksolta. Remonttityön tuntiseurantaohjelma joka laskee vain viikkosumman ei kerro mitään siitä mikä työ on hiljaa tappiollista. Parin kuukauden jälkeen kuvio on yleensä selvä, ja korjaus on hinnoittelupäätös eikä aikataulupäätös. Juuri sitä kiinteistönhuollon tiimin työvuorojärjestelmän pitäisi antaa sinulle ilmaiseksi.

Tunnit, myöhästymiset ja kiusallinen asiakkaan kysymys

Kaksi kysymystä palaa jälkikäteen useammin kuin mitkään muut: kuinka kauan te oikeasti olitte täällä, ja miksi kukaan ei tullut sovittuun aikaan. Molemmat vaativat kirjauksen eivätkä muistikuvaa.

Sisään- ja ulosleimaus ovat kiinni vuorossa, tuntikirjanpidon loki säilyttää muokkaushistorian jokaisen merkinnän takana, ja myöhästyneiden aloitusten raportti näyttää missä saapumisajat liukuvat kaavana eikä yksittäistapauksena. Tuo raportti kannattaa ajaa kuukausittain. Kotipalvelujen aikataulutusohjelma ostetaan usein suunnittelun vuoksi ja pidetään raportoinnin vuoksi, koska raportointi on se joka ratkaisee kiistat ja korjaa tavat.

Työvuorolistan siirtäminen pois ryhmächatista

Viestisovellukset ovat yhä paikka jossa useimmat pienet tiimit pitävät suunnitelmaa, ja ne ovat aidosti hyviä keskustelussa ja aidosti huonoja tilan ylläpidossa. Viesti ei päivity kun keikka siirtyy. Kukaan ei osaa sanoa kumpi kolmesta samankaltaisesta viestistä on voimassa. Ja yhdeksältä illalla mainittu vastaanotettu keikka on seuraavana iltapäivänä haudattu.

Julkaistulla työvuorolistalla on yksi versio. Muutokset lähettävät ilmoituksen niille joita ne koskevat ja päivittävät suunnitelman jonka kaikki näkevät, joten nykytila ei ole koskaan kiinni taaksepäin selaamisesta. Remonttimiehen aikataulutussovellus ei korvaa ryhmächattia, se ottaa siltä pois sen yhden tehtävän johon chattia ei koskaan rakennettu.

Oikean työkalun valinta remonttiyritykselle

Testaa sitä oikealla päivällä, ei demolla. Rakenna täysi viikko puhelimella ja ota aikaa. Siirrä keikka toiselle päivälle ja katso kuinka nopeasti tiimi kuulee siitä. Tarkista mitä joku näkee avatessaan sovelluksen ensimmäistä kertaa, sillä käyttöönotto kaatuu sekavaan aloitusnäkymään. Varmista että tunnit siirtyvät ulos muodossa jota kirjanpitäjä voi käyttää suoraan.

Sanasto vaihtelee alan sisällä. Osa yrityksistä etsii keikkojen ohjausjärjestelmää, osa haluaa henkilöstöhallinnan ohjelman, ja osa pyörittää huoltotiimiä kiinteistösalkun yli ja kutsuu sitä aivan toisella nimellä. Perustarve on identtinen: saada nimetty henkilö nimettyyn osoitteeseen sovittuna aikana ja tietää jälkikäteen mitä tapahtui. Reittisuunnittelu ja laskutus kuuluvat erillisiin työkaluihin, ja siellä ne on parasta pitää. Naapurialoilla toimivat yritykset ajavat usein samalla tilillä myös sen mitä LVI-alan työvuorosuunnittelu vaatii yleisten korjaustöiden rinnalla.

Shifton on maksuton enintään 10 hengen tiimille ilman aikarajaa, mukaan lukien työvuorosuunnittelu, perusleimaus, mobiilisovellus ja raportit, mikä riittää yksinyrittäjälle ja useimmille pienille tiimeille. Sen ylittävältä osalta hinnoittelu on työntekijää kohden kuukaudessa käyttöön otetuista moduuleista, ja sijaintimoduuli on saatavilla yrityksille jotka tarvitsevat vahvistuksen saapumisesta kiinteistölle. Lopputulos on kummassakin tapauksessa sama: päivä jonka kaikki näkevät, tunnit jotka vastaavat tehtyä työtä ja tarjoukset jotka perustuvat todellisiin kestoihin.